Hvis virksomheten din har behov for en relasjon eller prosess utover standard CRM-objekter, kan du opprette et egendefinert objekt. Brukere med superadministratorrettigheter i Enterprise-kontoer kan definere et egendefinert objekt i innstillingene for egendefinerte objekter eller via API.
Når de er definert, kan du opprette egenskaper, administrere pipelines og tilpasse assosiasjonene mellom egendefinerte objekter og andre objekter. Du kan også bruke egendefinerte objekter i andre HubSpot-verktøy, for eksempel e-poster, arbeidsflyter og rapporter.
Merk: Avhengig av abonnementet ditt er det begrensninger på hvor mange egendefinerte objekter og egenskaper du kan ha. Les mer om begrensningene i HubSpot Products & Services-katalogen.
Før du setter i gang
Før du definerer et egendefinert objekt, er det viktig å vurdere om det er det riktige alternativet for virksomheten din og kvaliteten på dataene dine i HubSpot.
Noen spørsmål du bør stille deg selv før du lager ditt eget objekt, er blant annet
- Kan du bruke et eksisterende CRM-objekt og dets egenskaper til å organisere dataene dine i stedet for et egendefinert objekt?
- Kan det være overlappende eller inkonsistente data mellom det egendefinerte objektet og et eksisterende objekt?
- Er det noen funksjoner som er unike for eksisterende objekter som du ønsker å bruke? For eksempel kan masseutsendelser av markedsførings-e-post bare sendes til kontakter, ikke til andre objekter.
- Finnes det ferdige rapporter som er koblet til eksisterende objekter som du ønsker å bruke? Rapporter om tildeling av avtaler og salgsprognoser er for eksempel koblet direkte til avtaler, ikke til andre objekter.
For å få en oversikt over eksisterende objektrelasjoner og data kan du se en oversikt over kontoens datamodell ved å gå til Rapporter > Datahåndtering > Datamodell. Hvis du vil ha mer informasjon om når du bør opprette et egendefinert objekt, kan du se denne leksjonen i HubSpot Academy eller ta kontakt med Customer Success Manager.
Ordliste
Det er noen begreper og konsepter du bør kjenne til før du oppretter et egendefinert objekt.
- Objektnavn: Tittelen på det egendefinerte objektet. Du blir bedt om å definere et flertallsnavn og et entallsnavn. Firmaer er for eksempel et objektnavn i flertall, og Firma er objektets entallsnavn.
- Primær visningsegenskap: egenskapen som brukes til å navngi en post i objektet. Dette er den viktigste identifikasjonsegenskapen for objektet. Som standard vises den som den første kolonnen på objektets indeksside og øverst til venstre på hver post. Firmanavn er for eksempel den primære visningsegenskapen for selskaper.
- Etikett: et egenskapsnavn slik det vises i HubSpot CRM, for eksempel på poster eller indekssider. For eksempel er bedriftsegenskapen Firmanavn etiketten. Egenskapsetiketter kan endres og bør derfor ikke brukes av integrasjoner eller API-er.
- Internt navn: den interne verdien til en egenskap som brukes av integrasjoner eller API-er. Den interne verdien til egenskapen Company name er for eksempel
name. Interne navn kan ikke endres, og bør derfor brukes av integrasjoner og API-er for å referere til egenskapen.
- Sekundære egenskaper: Ytterligere identifiserende egenskaper for et objekt. Disse egenskapene vises på profilkortet på en post under den primære visningsegenskapen. For egendefinerte objekter vises de også som ekstra hurtigfiltre på indekssiden. De sekundære egenskapene for selskaper er for eksempel selskapets domenenavn og telefonnummer, mens en egendefinert sekundær egenskap for kjæledyr kan være type kjæledyr.
Eksempler
Eksemplene nedenfor er basert på vanlige brukstilfeller for å hjelpe deg med å forstå hvordan et egendefinert objekt kan påvirke kontodataene, men de er ikke ment som råd for alle scenarier. Ta kontakt med Customer Success Manager for å diskutere om et egendefinert objekt passer for ditt spesifikke brukstilfelle.
Følgende er gode eksempler på egendefinerte objekter:
- En kennel ønsker å holde oversikt over kjæledyrene de har innlosjert, knytte hvert kjæledyr til eieren og holde oversikt over aktiviteter knyttet til hvert kjæledyr. De oppretter et Pets-objekt med Pet name som primær visningsegenskap og Pet type som sekundær egenskap. De viser og søker etter kjæledyrene de jobber med på en indeksside, lagrer visninger basert på kjæledyrtype, knytter kontakter til et kjæledyr og administrerer aktiviteter og avtaler i kjæledyrets journal.
- En bilforhandler ønsker å vedlikeholde en database over bilene de har på lager eller har solgt, og å holde oversikt over salgsforespørsler knyttet til hver enkelt bil. De oppretter et Cars-objekt med Model som den primære visningsegenskapen. De oppretter en egendefinert objektpipeline for å spore bilene etter hvert som de går fra stadier som ny til lager, i kjøpsprosessen og solgt. De viser forespørsler og e-poster som er logget på hver bil, og tilknytter kontakter og avtaler når bilen selges.
Følgende er eksempler på tilfeller der det ikke anbefales å opprette et egendefinert objekt:
- En skole har en database med elever, foreldre og lærere. De ønsker å opprette egendefinerte objekter for foreldre og lærere for å skille mellom kontakttypene. Dette er ikke et godt brukstilfelle, fordi et egendefinert objekt ikke bør være en kopi av et eksisterende CRM-objekt. En person kan være både forelder og lærer, noe som vil føre til overlappende data. I tillegg kan ikke skolen sende masseutsendelser av e-post til foreldre og lærere fordi de ikke er kontakter. I stedet kan de inkludere alle kontakttyper i Contacts-objektet og opprette en egendefinert kontakttypeegenskap med alternativene Student, Parent og Teacher.
- Et oppussingsselskap bruker notater i HubSpot-poster til å sende interne forespørsler til sine leverandører. De ønsker å opprette et Notes-objekt for å holde oversikt over alle forespørslene. Dette er ikke et godt bruksområde fordi egendefinerte objekter ikke bør erstatte aktiviteter. Dette vil føre til ekstra trinn sammenlignet med tagging av brukere, andre posters aktiviteter kan ikke automatisk knyttes til de egendefinerte notatpostene, og de kan ikke bruke forhåndsbygde aktivitetsrapporter. I tillegg kan informasjon om ett prosjekt lagres flere steder hvis brukerne oppdaterer både den egendefinerte notatposten og en annen tilknyttet post, noe som kan føre til dupliserte eller motstridende data. I stedet kunne de opprette notater på poster, knytte dem til andre poster, tagge HubSpot-brukere på dem og bruke forhåndsdefinerte rapporter til å spore notataktivitet.
Opprette et egendefinert objekt
Hvis du er superadministrator, kan du opprette et egendefinert objekt i HubSpot-innstillingene eller via API. Slik oppretter du et egendefinert objekt i HubSpot:
- I menyen til venstre navigerer du til Objekter > Egendefinerte objekter.
- Hvis dette er ditt første egendefinerte objekt, klikker du på Opprett et e gendefinert objekt midt på siden. Hvis du oppretter et nytt egendefinert objekt, klikker du på Opprett egendefinert objekt øverst til høyre.
- Konfigurer det egendefinerte objektet i panelet til høyre:
- Slik angir du navnet på det egendefinerte objektet:
- Objektnavn (entall): Skriv inn entallstittelen for det egendefinerte objektet (f.eks. Kjæledyr).
- Objektnavn (flertall): Skriv inn flertallsbetegnelsen for det egendefinerte objektet (f.eks. Kjæledyr).
- Skriv inn en valgfri objektbeskrivelse som forklarer kontoens brukere hva objektet er og hvordan det skal brukes.
-
- Slik oppretter du objektets primære visningsegenskap:
- Primær visningsegenskap: Skriv inn en etikett for egenskapen som brukes til å navngi en objektpost (f.eks. Kjæledyrnavn for Kjæledyr). Denne egenskapen er nødvendig for å opprette en egendefinert objektpost.
- Egenskapstype: velg type primær visningsegenskap, enten enlinjet tekst eller tall.
-
-
- Klikk på blyanten edit under etiketten for å redigere egenskapens interne navn, og klikk deretter på Lagre for å bekrefte. Det interne navnet brukes av integrasjoner eller API-er, og kan ikke redigeres når objektet er opprettet.
- Merk av i avmerkingsboksen for å kreve unike verdier for den primære visningsegenskapen. Når dette er aktivert, kan ikke brukerne angi samme verdi for flere poster (f.eks. for objektet Ordrer bør den primære egenskapen Ordrenummer kreve unike verdier).
-
- Slik oppretter du en sekundær egenskap for det egendefinerte objektet:
- Sekundærvisningsegenskap: Angi en etikett for egenskapen som vises under den primære egenskapen i en post (f.eks. type kjæledyr og telefonnummer til eier for kjæledyr). Sekundære egenskaper er ikke nødvendig for å opprette en egendefinert objektpost, og kan legges til eller fjernes senere ved å redigere det egendefinerte objektet.
- Egenskapstype: Typen sekundær visningsegenskap, enten Enlinjet tekst eller Nummer.
- Klikk på blyanten edit under etiketten for å redigere egenskapens interne navn, og klikk deretter på Lagre for å bekrefte. Det interne navnet brukes av integrasjoner eller API-er, og kan ikke redigeres når objektet er opprettet.
-
- Hvis du vil legge til en ekstra sekundær visningsegenskap, klikker du på + Legg til egenskap. Dette vises bare når du har angitt en etikett og egenskapstype for den første sekundære egenskapen.
- Hvis du vil fjerne en eksisterende sekundær egenskap, klikker du på sletteikonet delete ved siden av egenskapen.
- Når du er ferdig, klikker du på Opprett nederst i panelet.
Når du har definert et egendefinert objekt, kan du gjøre følgende i innstillingene for det egendefinerte objektet:
Redigere eller slette et egendefinert objekt
Når du har opprettet et egendefinert objekt, kan brukere med superadministratorrettigheter redigere navnet og egenskapene eller slette objektet fra HubSpot-kontoen. Du kan redigere og slette egendefinerte objekter i innstillingene for egendefinerte objekter eller via API. Slik redigerer eller sletter du i innstillingene:
- I menyen til venstre navigerer du til Objekter > Egendefinerte objekter.
- Hvis du har flere egendefinerte objekter, velger du objektet du vil redigere eller slette.
- Klikk på rullegardinmenyen Handlinger i kategorien Oppsett, og velg deretter blant følgende:
-
- Se hvor objektet brukes: Klikk for å utvide en verktøygruppe og se hvor i HubSpot objektet brukes for øyeblikket. Klikk på navnet på en ressurs for å navigere til verktøyet.
- Rediger egendefinert objekt: Du kan redigere objektets entallsnavn, flertallsnavn og beskrivelse, samt legge til, redigere eller fjerne visningsegenskaper. Du kan ikke redigere objektets eller egenskapenes interne navn.
- Hvis du vil redigere navnene på eksisterende primære eller sekundære visningsegenskaper, klikker du på Rediger egenskapsetikett for å navigere til egenskapsinnstillingene.
- Hvis du vil legge til en ekstra sekundær egenskap, klikker du på + Legg til egenskap, angir egenskapens navn og velger egenskapstype.
- Hvis du vil fjerne en sekundær egenskap, holder du musepekeren over egenskapen og klikker på sletteikonet delete. Hvis du fjerner en sekundær egenskap, er den fortsatt tilgjengelig i egendefinerte objektoppføringer, men den vises ikke lenger i profilkortet eller indekssidefiltrene. Hvis du vil slette egenskapen, kan du lese om hvordan du arkiverer og sletter egenskaper i egenskapsinnstillingene.
- Klikk på Lagre for å bekrefte endringene.
- Slett egendefinert objekt: I dialogboksen merker du av for at du ikke kan gjenopprette et slettet egendefinert objekt, og klikker deretter på Slett objekt for å bekrefte. Du kan ikke slette et egendefinert objekt som brukes av andre verktøy, så du må fjerne referanser til objektet fra disse verktøyene før du sletter det.
Definere egendefinerte objekttilknytninger
Før du kan legge til assosiasjoner til egendefinerte objektposter, må du opprette assosiasjonene i innstillingene. Du kan opprette assosiasjoner med kontakter, selskaper, avtaler og billetter, samt med andre egendefinerte objekter og innenfor samme egendefinerte objekt.
- I menyen til venstre navigerer du til Objekter og velger deretter Egendefinerte objekter.
- Hvis du har flere egendefinerte objekter, klikker du på rullegardinmenyen Velg et objekt og velger det egendefinerte objektet du vil definere assosiasjoner for.
- Klikk på fanen Tilknytninger.
- Hvis du legger til objektets første assosiasjon, klikker du på Opprett ny assosiasjon. Hvis du vil legge til flere assosiasjoner, klikker du på rullegardinmenyen Velg objektassosiasjoner og velger deretter Opprett ny assosiasjon.
- Klikk på rullegardinmenyen i dialogboksen, og velg deretter objektet du vil knytte det egendefinerte objektet til .
Du kan nå assosiere postene til de valgte objektene og opprette etiketter for å beskrive assosiasjonene.