Konfigurere godkjenning av tilbud

Aktiver godkjenning av tilbud for å legge dem inn i en godkjenningsprosess. Sørg for nøyaktighet og konsistens før du sender tilbud til kjøpere. Det finnes to typer godkjenninger du kan sette opp:standardgodkjenninger og avanserte godkjenninger. Les mer om hver type nedenfor. Når godkjenningene er satt opp, kan du lære hvordan du administrerer godkjenning av tilbud.

Godkjenningsformer

Konfigurer standard- eller avanserte godkjenninger i tilbudsinnstillingene. Du kan ikke aktivere både standard- og avanserte godkjenninger samtidig.

Standardgodkjenninger

Tildel opptil 10 godkjennere til å gjennomgå tilbud som samsvarer med de konfigurerte filtrene dine. Filtrene er basert påegenskaper og avgjør hvilke tilbud som trenger godkjenning. Velg om én enkelt godkjenner eller alle godkjennerne skal gi godkjenning. Du kan for eksempel konfigurere standardgodkjenninger til å:

• Krev godkjenning av tilbud over et bestemt rabattbeløp.
• Krev godkjenning av tilbud der e-signatur er akseptmetoden som brukes på tilbudet.
• Krev godkjenning av tilbud der en bestemt varelinje overstiger et bestemt rabattbeløp.

Avanserte godkjenninger

Avanserte godkjenninger bruker også egenskapsfiltre, men benytter arbeidsflytbaserte regler for mer detaljert tilpasning.

Ved hjelp av avanserte godkjenninger kan du:

• Utløse godkjenninger basert på egenskaper ved tilbud og varelinjer, for eksempel tilbudsbeløp, rabattnivå, SKU, faktureringsfrekvens, nettobetingelser og spesifikke brukerattributter, eller relaterte objekter (f.eks. avtaler).
• Bruke sekvensielle godkjenninger rangert etter prioritet. Du kan legge til opptil fem sekvenser og ti godkjennere per sekvens. Du kan for eksempel angi en salgssjef som første prioritet, en salgsdirektør som andre prioritet og en juridisk representant som tredje prioritet. Salgsdirektøren trenger ikke å godkjenne tilbudet før salgssjefen har fullført sin godkjenning, og den juridiske representanten trenger ikke å godkjenne tilbudet før salgsdirektøren har fullført sin godkjenning.

Gå gjennom vanlige godkjenningsscenarier.

Aktiver godkjenning av tilbud

Aktiver standard godkjenning av tilbud

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til «Objekter » > «Tilbud».
3. Klikk på fanenGodkjenninger øverst.
4. Under Godkjenning av tilbud slår du på bryteren for Godkjenninger.
5. Under Standardgodkjenninger klikker du på Rediger ved siden av Tilbud.
   
6. I panelet til høyre:
   • Under «Og disse vilkårene er oppfylt» klikker du på «+ Legg til filter» for ålegge til en egenskap å filtrere etter.
   • Klikkpå rullegardinmenyen«Filtrerer etter » og velg objektet du vil vise egenskaper for .
   • Under«Objektinformasjon» klikker du på[Objekt]-egenskaper.
     
     
     
   • Bruk søkefeltet til å søke etter en egenskap.
     
     
     
   • Klikk påegenskapen du vil filtrere etter.
   • Konfigurer filteret.
   • Under «og» klikker du på «+ Legg til filter» for å legge til flere filterkriterier.
     
     
     

1. • Under«Gjør deretter dette» klikker du på rullegardinmenyen«Godkjennere» og velgerbrukernesom kan godkjenne tilbud. Du kan velge flere brukere.

7. • Under «Krav til godkjennere» velger du «Alle godkjennere kreves » eller «Minst én godkjenner kreves». Hvis du velger«Minst én godkjenner kreves», vil tilbudet ikke sendes til de andre valgte brukerne for godkjenning når én godkjenner har godkjent det. Hvis du velger «Alle godkjennere kreves», kan ikke tilbudet gå videre uten godkjenning fra en av godkjennerne dersom vedkommende er fraværende når godkjenningen sendes.
   • Skriv inn enmerknad i feltet «Med denne godkjenningsmerknaden ». De som oppretter tilbudet og godkjennerne vil se denne merknaden når godkjenningen finner sted. Du kan for eksempel skrive inn årsaken til at tilbudet må godkjennes, basert på filteret du har angitt.
   • Klikk på«Lagre».
8. Slå på bryteren for «Tilbud»for å aktivere godkjenninger.
   
   
   

Slå på avanserte tilbudsgodkjenninger

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Objekter > Tilbud.
3. Klikk på fanenGodkjenninger øverst.
4. Under «Godkjenning av tilbud» slår du på bryteren for «Godkjenninger ».
5. Under Avanserte godkjenninger slår du på bryteren for Avanserte tilbudsgodkjenninger. 
6. Klikk på Redigerforå konfigurere den avanserte godkjenningsprosessen.

Tilpass den avanserte godkjenningsprosessen

Godkjenningsprosessen opprettes ved hjelp av verktøyet for arbeidsflyter når avanserte arbeidsflyter er slått på. Arbeidsflyten har to handlinger du kan konfigurere:

• Legg til et tilbudsgodkjenningstrinn: Brukdenne handlingen etter at du har definert godkjenningskriterier (f.eks. godkjenne tilbud over et bestemt beløp eller godkjenne tilbud fra bestemte brukere). Når trinnet er lagt til, legger du til en melding til godkjennerne, velger hvem som skal godkjenne tilbudet og deres prioritet hvis det er en sekvensiell godkjenning.
  
  
  
• Start godkjenningsflyten for tilbud: Hvis det ikke er lagt til et godkjenningstrinn for tilbud over denne handlingen, vil tilbudene bli godkjent automatisk. Hvis et godkjenningstrinn for tilbud legges til, starter godkjenningsflyten for tilbud. Angi om tilbudene som kommer inn i godkjenningsflyten skal godkjennes av alle godkjennere, av en hvilken som helst godkjenner eller sekvensielt. 
  
  
  

Du kan tilpasse arbeidsflyten manuelt eller bruke AI. Slik navigerer du til arbeidsflyten:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Objekter > Tilbud.
3. Klikk på fanenGodkjenninger øverst.
4. Under Avanserte godkjenninger klikker du på Rediger for å gå til arbeidsflyten.
5. Lær hvordan du bruker AI i arbeidsflyter, eller for å tilpasse arbeidsflyten manuelt, klikk på+ under utløseren. 
   
   
   
6. Legg til handlingene dine. Du kan for eksempel:
   • Klikk på «Filial», og velg deretter«Én egenskap eller handlingsutdata».
   • Velg egenskapen «Tilbudsbeløp», og klikk deretter på «Neste». Sett«Gren 1» til større enn 5 000. Dette vil være starten på en avansert godkjenningsarbeidsflyt for alle tilbud over 5 000 dollar. Klikk på«Lagre».
   • Hvis du vil at tilbud skal registreres på nytt, klikker du på fanen«Innstillinger » i venstre panel og slår på bryteren «Registrer på nytt».
   • Klikk på«Lagre».
7. Gå gjennom vanlige godkjenningsscenarier for andre bruksområder.
8. Under kriteriehandlingen (f.eks. > 5 000) klikker du på +. I venstre panel:
   • Klikk for å utvide CRM-delen , og klikk deretter påLegg til godkjenningstrinn for tilbud. 
   • I feltet «Melding til godkjenner» legger du til en melding. Du kan legge til tilbudsegenskaper i meldingen ved å bruke listen«Velg datavariabel» (f.eks. tilbudsbeløp, tilbudseier).
   • Klikk på rullegardinmenyen«Godkjennere » og velg godkjennerne.
   • Klikk på rullegardinmenyen «Prioritet» og velg en prioritet hvis du oppretter en sekvensiell godkjenning.
     
   • Klikk på «Lagre» øverst til høyre.
9. Klikk på + under«Legg til tilbudsgodkjenningstrinn».
10. I venstre panel:
    • Klikk for å utvide CRM-delen , og klikk deretter på«Start tilbudsgodkjenningsflyt». 
    • Under«Godkjennere kreves» velger du ett av følgende:
      • Alle godkjennere: Krever godkjenning fra alle godkjennere for tilbud som oppfyller kriteriene.
      • «Enhver godkjenner» for å kreve én godkjenning fra en av godkjennerne for tilbud som oppfyller kriteriene.
      • Sekvensielt for å varsle godkjennere i prioritetsrekkefølge. Sekvensielle godkjenninger krever godkjenning fra hver godkjenner på hvert prioriteringstrinn.
    • Klikk på «Lagre» øverst til høyre.
11. Klikk på + underIngen oppfylt. 
12. I venstre panel:
    • Klikk på Gå til handling.
    • Klikk på handlingenStart godkjenningsprosessen for tilbud. Hvis du følger denne metoden, vil tilbud som ikke oppfyller godkjenningskriteriene ikke gå gjennom godkjenningsprosessen. Hvis du likevel ønsker at tilbud som ikke oppfyller godkjenningskriteriene skal gjennom en separat godkjenningsprosess, legger du til en egen handling Legg til godkjenningsprosess for tilbud under grenen Ingen oppfylt.
    • Klikk på«Ferdig».
      
      
      
13. Øverst til høyre klikker du på «Gjennomgå» og slår på for å aktivere arbeidsflyten.

Angi godkjenningsvarsler

Godkjennere kan angi hvilken type varsler de skal motta for godkjenninger i varslingsinnstillingene sine. Varsler via klokke og e-post er slått på som standard.

HubSpot-baserte varsler

Slik tilpasser du hvilke varsler du skal motta for tilbudsgodkjenninger:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til «Varsler».
3. Rull ned og klikk for å utvide delen «Generelt ».
4. Ved siden avGodkjenningsaktivitet velger du hvilke varsler du ønsker å motta for godkjenninger.
5. Disse innstillingene gjelder kun for din egen konto. Andre brukere må angi sine egne varslingsinnstillinger. Superadministratorer i en Enterprise-konto kan logge inn som andre brukere for å angi varslingene deres.

Varsler i

tredjepartsapper Du kan også motta varsler i tredjepartsapper, for eksempel Google Chat, Microsoft Teams og Slack. 

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til «Varsler».
3. Klikk på fanenAndre apper øverst.
4. Klikk på appen du vil konfigurere.

Neste trinn

• Lær hvordan du oppretter og sender tilbud.
• Lær hvordan du administrerer tilbud, inkludert håndtering av utkast, publiserte og utløpte tilbud, sporing av aktivitet og eksport av tilbud.
• Lær hvordan du administrerer godkjenning av tilbud.