Zarządzaj regułami rejestrowania wiadomości e-mail od kontaktów

Skonfiguruj domyślne reguły rejestrowania wiadomości e-mail dotyczących kontaktów na swoim koncie i określ, które przychodzące wiadomości e-mail mają być rejestrowane w systemie CRM. Zarządzając regułami rejestrowania dla wszystkich użytkowników, możesz zapewnić, że istotna korespondencja dotycząca obecnych lub nowych kontaktów będzie rejestrowana w całym zespole.

Zarządzaj wyłączeniami rejestrowania wiadomości e-mail, dodając adresy e-mail i domeny do listy „nigdy nie rejestruj”. Adresy e-mail i domeny znajdujące się na liście „nigdy nie rejestruj ” są wyłączone z rejestrowania wiadomości e-mail i tworzenia kontaktów.

Uwaga: aby tworzyć nowe kontakty na podstawie zarejestrowanych wiadomości e-mail, superadministrator może włączyć dla Twojego konta opcję beta „Tworzenie nowych kontaktów na podstawie zarejestrowanych wiadomości e-mail” w ramach reguł rejestrowania wiadomości e-mail dotyczących kontaktów.

Konfiguracja reguł rejestrowania wiadomości e-mail kontaktów

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji „Zarządzanie danymi” (Data Management),„ ” kliknij „Obiekty” (Objects).
3. Na stronie „Obiekty ” kliknij menu rozwijane „Wybierz obiekt ” i wybierz opcję „Działania”.

4. W zakładce „Rejestrowanie i śledzenie wiadomości e-mail ”, w sekcji „Reguły rejestrowania wiadomości e-mail od kontaktów ”, wybierz opcję rejestrowania:
   • Rejestruj tylko odpowiedzi: odpowiedzi są rejestrowane tylko wtedy, gdy stanowią część istniejącego wątku zarejestrowanego w CRM. Przychodzące wiadomości niezwiązane z zarejestrowanym wątkiem nie będą rejestrowane.
   • Rejestruj wszystkie wiadomości e-mail (od znanych kontaktów):rejestruj wszystkie wiadomości e-mail wysyłane do i od istniejących kontaktów dla użytkownikówposiadających podłączone indywidualne służbowe adresy e-mail.Jest to domyślna opcja rejestrowania dla wszystkich kont.
     
     • E-maile wysłane spoza systemu CRM (np. z klienta poczty e-mail lub aplikacji mobilnej) do istniejących rekordów kontaktów są rejestrowane w systemie CRM.
     • Wszystkie wiadomości e-mail od istniejących kontaktów do użytkowników są rejestrowane w CRM.
     • E-maile wysyłane spoza HubSpot do odbiorców, którzy niesą kontaktami, nie są rejestrowane.
   • Tworzenie nowych kontaktów na podstawie zarejestrowanych wiadomości e-mail (wersja beta): oprócz rejestrowania wszystkich wiadomości e-mail dotyczących znanych kontaktów opcja ta tworzy nowe kontakty na podstawie wiadomości przychodzących na połączone prywatne adresy służbowe, jeśli nie istnieją one w systemie CRM.
5. Kliknij „Zapisz”.

Rejestruj wiadomości e-mail bez zapisywania treści wiadomości (BETA)

Uwaga: jeśli jesteś superadministratorem, możesz włączyć dla swojego konta udział w wersji beta funkcji cenzurowania treści wiadomości e-mail.

Rejestruj wiadomości e-mail w CRM bez przechowywania treści treści wiadomości. Użyj tego ustawienia, aby zachować zapis aktywności związanej z wiadomościami e-mail, jednocześnie ograniczając ilość poufnych informacji przechowywanych w HubSpot. Na przykład organizacja z branży opieki zdrowotnej może potrzebować zarejestrować fakt wysłania wiadomości e-mail do celów audytowych bez przechowywania informacji zawartych w treści wiadomości.

Użyj tego ustawienia, aby zredagować treść wysłanych i odebranych wiadomości e-mail rejestrowanych w CRM, w tym wiadomości rejestrowanych za pomocą rozszerzenia lub dodatku HubSpot Sales, a także adresów w polu „Ukryta kopia” (BCC) lub adresów, na które wiadomość została przekazana dalej. To ustawienie dotyczy wszystkich użytkowników na koncie. Użytkownicy nie mogą włączać ani wyłączać redagowania treści wiadomości e-mail dla poszczególnych wiadomości lub skrzynek odbiorczych.

Sposób działania funkcji redagowania treści wiadomości e-mail

Gdy funkcja redagowania treści wiadomości e-mail jest włączona:

• W systemie CRM rejestrowane są dane nadawcy i odbiorców wiadomości e-mail, temat oraz załączniki.
• Treść wiadomości e-mail jest redagowana i zastępowana tekstem zastępczym [Treść wiadomości e-mail została zredagowana].

• Zredagowane są wyłącznie wiadomości e-mail zarejestrowane po włączeniu tego ustawienia. Treści wiadomości e-mail zarejestrowanych wcześniej nie są redagowane.

Uwaga: zredagowana treść wiadomości e-mail jest trwale usuwana z działań w systemie CRM i nie można jej przywrócić. Wyłączenie funkcji redagowania treści wiadomości e-mail nie powoduje przywrócenia zredagowanej treści.

Włącz redagowanie treści wiadomości e-mail

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

2. W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie „Obiekty ” kliknij menu rozwijane „Wybierz obiekt ” i wybierz opcję „Działania”.
4. W zakładce „Rejestrowanie i śledzenie wiadomości e-mail ”, w sekcji „Redaguj treść ”, zaznacz polewyboru „Redaguj treść wiadomości e-mail” .
5. Kliknij „Zapisz”.

Atrybucja wiadomości e-mail

Poniższe reguły określają, który użytkownik jest przypisywany jako nadawca wiadomości e-mail zarejestrowanej w systemie CRM. Reguły te określają również, które wiadomości e-mail są uwzględniane w łącznej aktywności użytkownika w raportach sprzedaży.

Wiadomości e-mail zarejestrowane od kontaktów, które tworzą nowe wątki e-mailowe, będą przypisywane użytkownikom HubSpot w następujący sposób:

• Jeśli wiadomość e-mail ma tylko jednego odbiorcę, zostanie przypisana do tego użytkownika.
• Jeśli wiadomość e-mail ma wielu odbiorców, ale tylko jeden z nich jest powiązany z użytkownikiem, zostanie ona przypisana temu użytkownikowi. Adres e-mail jest powiązany z użytkownikiem, jeśli jest podłączony jako jego indywidualny służbowy adres e-mail, adres e-mail konta użytkownika HubSpot lub alias e-mailowy.
• Jeśli wiadomość e-mail ma wielu odbiorców, a więcej niż jeden z nich jest powiązany z danym użytkownikiem, należy ją przypisać właścicielowi kontaktu.