Połącz swoje konto HubSpot z QuickBooks Online za pomocą synchronizacji danych. Po połączeniu kont możesz synchronizować kontakty, produkty i faktury między dwoma systemami. Możesz także zobaczyć szczegóły płatności na osi czasu rekordu transakcji. Jeśli korzystasz ze starszej integracji HubSpot-QuickBooks Online, zapoznaj się z tym artykułem.
Uwaga: przed podłączeniem integracji zaleca się skonsultowanie z zespołem księgowym i prawnym, czy ta funkcja jest odpowiednia dla Twoich potrzeb.
Aby zapoznać się z integracją HubSpot z QuickBooks Online, obejrzyj ten film:
Zanim zaczniesz
Ograniczenia
- Edycja faktur w QuickBooks Online: niektórych zmian nie można wprowadzać na fakturach utworzonych w HubSpot z poziomu QuickBooks Online. Edycje, których nie można dokonać, obejmują dodawanie lub usuwanie pozycji, aktualizowanie cen, usuwanie płatności lub dodawanie informacji podatkowych. Jeśli edycja nie zostanie dokonana w HubSpot, faktura nie zostanie zsynchronizowana. Możesz aktualizować pola faktury, dodawać płatności lub kredyty oraz dodawać daty usług do pozycji na fakturze wygenerowanej przez HubSpot z poziomu QuickBooks Online. Wreszcie, faktury utworzone w QuickBooks Online można edytować w QuickBooks Online.
- Naliczanie podatku: jeśli jesteś super administratorem, możesz wybrać swoje konto do automatycznego pobierania podatku od sprzedaży beta. Umożliwia to synchronizację automatycznych danych podatkowych z HubSpot do QuickBooks Online podczas tworzenia faktur z automatycznym podatkiem w HubSpot.
- Konta Quick Books Online spoza USA: większość wersji QuickBooks Online spoza USA wymaga, aby zsynchronizowane faktury zawierały podatek (np. VAT, HST, GST itp.). Faktury HubSpot nie mogą być tworzone z podatkiem, więc użytkownicy z kontami QuickBooks Online spoza USA nie będą mogli korzystać z tej funkcji.
- Rozpoznawanie przychodów: Faktury HubSpot nie obsługują dodawania daty usługi do pozycji w HubSpot, co jest wymagane w przypadku korzystania z funkcji rozpoznawania przychodów QuickBooks Online.
- Właściwość Accounting deal: aplikacja QuickBooks Online nie zapisuje danych do grupy właściwości Accounting deal. Zaleca się korzystanie z obiektu faktury podczas tworzenia raportów i wyzwalania przepływów pracy, jeśli ta aplikacja jest połączona.
- Płatności podzielone na faktury: w QuickBooks Online płatność może być dołączona do wielu faktur. Jednak w HubSpot płatności nie mogą być dzielone między faktury. Dlatego płatności, które mają wiele powiązanych faktur w QuickBooks Online, nie zostaną zsynchronizowane z HubSpot.
Zalecenia przed rozpoczęciem korzystania z integracji
- Wyłączniestandardowy numer transakcji w QuickBooks Online: sprawdź, czy ustawienie niestandardowego numeru transakcji w QuickBooks Online jest włączone. Zaleca się wyłączenie tego ustawienia. Jeśli pozostanie włączone, faktury utworzone w QuickBooks Online automatycznie przyjmą prefiks faktur HubSpot, co może prowadzić do konfliktu numerów faktur.
- Zablokuj zamknięte okresy rozliczeniowe: włącz ustawienie, które automatycznie blokuje zamknięte okresy rozliczeniowe w QuickBooks Online. Daje to pewność, że wszelkie zamknięte okresy rozliczeniowe są chronione przed zmianą.
- Synchronizacja produktów: zaleca się zsynchronizowanie produktów z QuickBooks Online do HubSpot i używanie tych produktów podczas tworzenia faktur, ofert i linków do płatności. Zagwarantuje to, że gdy faktury i płatności zostaną zsynchronizowane z QuickBooks Online, zostaną one poprawnie powiązane z kontami przychodów i wydatków, które zostały skonfigurowane.
Uwaga:
- Synchronizacja produktów wykorzystuje właściwość SKU do dopasowywania. Aby uniknąć powielania produktów, synchronizacja produktów domyślnie synchronizuje tylko produkty z jednostkami SKU. Zaleca się dodanie jednostek SKU do produktów w QuickBooks Online, które mają zostać zsynchronizowane.
- Jeśli faktura zawiera pozycje, których nie można dopasować do produktu w QuickBooks Online, w QuickBooks Online zostanie utworzony produkt o nazwie Custom Line Item, a niedopasowane pozycje zostaną dopasowane do tego produktu. W krokuKonfiguruj synchronizacji faktury definiuje się, z którym kontem przychodów będzie powiązany ten niestandardowy produkt pozycji.
- Synchronizacja wszystkich klientów: zalecasięsynchronizację wszystkich klientów z QuickBooks Online do HubSpot jako kontaktów. Podczas tworzenia faktury dla istniejącego klienta należy użyć kontaktu, który został zsynchronizowany z QuickBooks Online. Pozwoli to upewnić się, że wszystkie tworzone faktury są powiązane z właściwym klientem w QuickBooks Online. Podczas fakturowania nowego klienta upewnij się, że kontakt na fakturze jest kontaktem rozliczeniowym, którego adres e-mail chcesz połączyć z klientem w QuickBooks Online.
- Zaktualizuj akcje przepływu pracy Utwórz opłaconą fakturę i Utwórz opłacony dowód sprzedaży: jeśli korzystasz z dwukierunkowej synchronizacji faktur, zaleca się aktualizację przepływu pracy w celu odfiltrowania płatności pochodzących z faktur (np. płatności, których źródło = faktura). Jeśli przepływ pracy nie zostanie zaktualizowany, nastąpi duplikacja, ponieważ płatności za faktury będą również wyzwalać tworzenie płatnych faktur. Pojawi się tylko jedna płatność, ale będą dwie faktury dla płatności.
Podłączanie aplikacji
Aby połączyć aplikację, musisz być super administratorem lub mieć uprawnienia App Marketplace na swoim koncie HubSpot.
- Wyszukaj QuickBooks Online i wybierz go w wynikach.
- Wprowadź dane logowania do QuickBooks Online i kliknij Zainstaluj aplikację.
Skonfiguruj synchronizację za pomocą Guided Setup
Po zainstalowaniu integracji QuickBooks Online zostaniesz przekierowany na stronę Guided Setup. Jest to jednostronicowy proces, który prowadzi użytkownika przez kolejne kroki konfiguracji synchronizacji faktur, kontaktów i produktów między HubSpot i QuickBooks.
Aby przejrzeć ustawienia synchronizacji dla każdego obiektu:
- Kliknij strzałkę w prawo dla każdego synchronizowanego obiektu, aby wyświetlić ustawienia synchronizacji. Ustawienia synchronizacji dla każdego obiektu będą zawierać:
-
- Kierunek synchronizacji: synchronizację można skonfigurować jako jednokierunkową lub dwukierunkową.
- Rozstrzyganie konfliktów danych: możesz wybrać, która aplikacja zastąpi drugą, gdy nie jest jasne, która aplikacja ma najbardziej aktualne informacje.
- Mapowaniapól: można skonfigurować mapowania pól.
- Filtry synchronizacji: możesz dodać filtry, aby ograniczyć, które rekordy będą synchronizowane.
- Jeśli w ustawieniach synchronizacji występują błędy, które wymagają uwagi, zostaną one wyświetlone na dole sekcji synchronizacji każdego obiektu.
- Jeśli chcesz jeszcze bardziej dostosować ustawienia synchronizacji, kliknij Przejdź do ustawień zaawansowanych.
- Aby zakończyć konfigurację i rozpocząć synchronizację danych, w prawym górnym rogu kliknij Zapisz i rozpocznij synchronizację.
Skonfiguruj ustawienia synchronizacji
Aby włączyć synchronizację danych:
- Przejdź do Integracje > Połączone aplikacje na lewym pasku bocznym.
- Kliknij QuickBooks Online.
- Kliknij kartę Synchronizacje CRM.
- Kliknij opcję Skonfiguruj synchronizację.
- Na stronie Wybierz dane, które chcesz zsynchronizować kliknij menu rozwijane QuickBooks Online i wybierz obiekt, który chcesz zsynchronizować z HubSpot. Menu rozwijane HubSpot zostanie automatycznie zaktualizowane.
- Kliknij strzałki kierunku synchronizacji i wybierz kierunek synchronizacji. Można synchronizować następujące obiekty:
HubSpot |
|
QuickBooks Online |
Kontakt |
⇔ |
Klient |
Produkt |
⇔ |
Produkty i usługi |
Faktura |
⇔ |
Faktura |
Uwaga:
- Gdy faktura jest synchronizowana z QuickBooks Online do HubSpot, faktura zostanie powiązana z główną firmą kontaktu na fakturze. Jeśli kontakt ma więcej niż jedną firmę powiązaną z nim w HubSpot, podstawowa firma zostanie powiązana z fakturą. Jeśli kontakt nie ma powiązanej firmy, żadna firma nie zostanie powiązana z fakturą. Po powiązaniu firmy można ją ręcznie zaktualizować.
- Gdy opłacona faktura jest synchronizowana z HubSpot do QuickBooks Online, powiązane opłaty manipulacyjne dla wybranego procesora płatności w HubSpot, Stripe lub HubSpot, nie utworzą automatycznie kosztu księgowego w QuickBooks Online. Aby to uwzględnić, możesz utworzyć raport wszystkich otrzymanych faktur i płatności oraz zsumować właściwościOpłaty za przetwarzanie i Opłaty za platformę, a następnie wprowadzić łączną kwotę jako wydatek w QuickBooks Online.
- Klienci zsynchronizowani z HubSpot do QuickBooks Online będą mieli nazwę powiązanego rekordu firmy ustawioną jako nazwa wyświetlana. Jeśli kontakt nie ma powiązanej firmy w HubSpot, wyświetlana nazwa w QuickBooks Online będzie domyślnie używać właściwości Imię i Nazwisko. Dowiedz się , jak to zmienić.
- W przypadku dwukierunkowej synchronizacji faktur aktualizacje zmapowanych właściwości mogą być synchronizowane z QuickBooks Online tylko wtedy, gdy faktura została utworzona w HubSpot i zsynchronizowana z QuickBooks Online.
- Jeśli płatność dokonana za pośrednictwem ACH jest nadal przetwarzana, nawet jeśli faktura została oznaczona jako opłacona w HubSpot, zostanie ona oznaczona jako opłacona w QuickBooks Online dopiero po pomyślnym zakończeniu płatności.
- W prawym górnym rogu kliknij przycisk Next (Dalej).
- Kliknij menu rozwijane Data conflict resolution i wybierz opcję Use HubSpot data lub Use QuickBooks Online data.
- W sekcji Mapowane pola wyłącz przełączniki, aby wykluczyć je z synchronizacji. Dowiedz się więcej o mapowaniu pól synchronizacji danych.
-
- Użytkownicy konta Data Hub Starter, Professional lub Enterprise mogą dodać więcej pól, klikając przycisk Dodaj mapowanie poniżej wstępnie zdefiniowanych pól.
- Wybierz pola z menu rozwijanego i kliknij Utwórz lub kliknij delete usuń, aby usunąć mapowanie.
- Aby edytować lub usunąć dodane mapowanie, kliknij opcję Akcje, a następnie kliknij opcję Edytuj lub Usuń.
Uwaga:
- Aby pole niestandardowe QuickBooks Online było dostępne dla HubSpot do tworzenia niestandardowych mapowań pól faktur, w QuickBooks Online typem pola niestandardowego musi być Tekst i Liczba, w kategorii Transakcja, być włączone drukowanie i być włączone dla wszystkich formularzy sprzedaży, w tym faktur, szacunków i paragonów sprzedaży.
- Po skonfigurowaniu niestandardowego mapowania pól i włączeniu synchronizacji, dopasowane faktury, w tym faktury historyczne, zostaną zsynchronizowane.
- Widoczne są tylko pierwsze trzy niestandardowe pola faktur utworzone w QuickBooks Online. Więcej informacji można znaleźć w dokumentacji QuickBooks API.
- W prawym górnym rogu kliknij przycisk Dalej.
- Na ekranie Limit automatycznie ustawione zostaną zalecane filtry w oparciu o datę konfiguracji synchronizacji. Filtry są ustawiane w celu zmniejszenia "nadmiernej synchronizacji" danych, szczególnie podczas synchronizacji z HubSpot do QuickBooks Online. Zapoznaj się z zalecanymi filtrami synchronizacji HubSpot.
- Filtry synchronizacji (z wyjątkiem synchronizacji faktur wychodzących) można edytować. Aby edytować filtry synchronizacji:
-
- W sekcji Filtry kliknij opcję Edytuj obok filtra synchronizacji.
-
- Wybierz właściwości i kryteria filtrowania.
- Kliknij Zastosuj kryteria, a następnie kliknij Gotowe.
Po włączeniu synchronizacji dane będą automatycznie synchronizowane między dwoma systemami. Po zakończeniu pierwszej synchronizacji rekordy będą synchronizowane w regularnych odstępach czasu. Dane można również synchronizować na żądanie za pomocą przycisku Synchronizuj teraz na karcie Przegląd synchronizacji.
Zalecane filtry synchronizacji
Podczas konfigurowania synchronizacji automatycznie zostaną ustawione zalecane filtry na podstawie daty synchronizacji. Filtry są ustawiane w celu zmniejszenia "nadmiernej synchronizacji" danych, szczególnie podczas synchronizacji z HubSpot do QuickBooks Online. W razie potrzeby można je edytować
Zalecane filtry, które są ustawiane automatycznie, to
- Kontakty: dwukierunkowa synchronizacja z następującymi filtrami, aby zapobiec synchronizacji niepotrzebnych kontaktów z HubSpot do QuickBooks Online:
- QuickBooks Online → HubSpot: filtr jest ustawiony na Wszyscy klienci.
- HubSpot → QuickBooks Online: w pierwszej grupie filtrów ustawione są filtry Invoice status is none of Draft i Create date is after [today's date] oraz Invoice source is any of HubSpot .
- Faktury: bez ustawionego filtra wszystkie faktury będą synchronizowane między QuickBooks Online i HubSpot. Ten filtr ustawia jednokierunkową synchronizację z QuickBooks Online do HubSpot z filtrem Created time is after [today's date at 12:00 AM] . Data jest ustawiona na bieżący dzień.
- Produkty: jednokierunkowa synchronizacja z QuickBooks Online do HubSpot z domyślnie ustawionym filtrem Wszystkie produkty i usługi.
Ustaw nazwę wyświetlaną dla klientów
Klienci zsynchronizowani z HubSpot do QuickBooks Online będą mieli ustawioną nazwę powiązanego rekordu firmy jako wyświetlaną nazwę. Jeśli kontakt nie ma powiązanej firmy w HubSpot, wyświetlana nazwa w QuickBooks Online będzie domyślnie używać właściwości imienia i nazwiska.
Aby to zmodyfikować:
- Przejdź do sekcji Integracje > Połączone aplikacje na lewym pasku bocznym.
- Kliknij QuickBooks Online.
- Kliknij kartę Synchronizacje CRM.
- Kliknij opcję Contact sync (Synchronizacja kontaktów).
- Na ekranie Konfiguracja, w sekcji Mapowane pola kliknij, aby wyłączyć mapowanie pól Wyświetlana nazwa ← Powiązana nazwa firmy.
Uwaga: pola Display Name muszą być unikalne w QuickBooks Online. Pierwszy kontakt z firmy będzie miał ustawioną Display Name na nazwę firmy, ale wszystkie kontakty z tej firmy, które spróbują zsynchronizować się z QuickBooks Online po pierwszym kontakcie, nie zostaną zsynchronizowane, ponieważ ich Display Name jest już w użyciu. Zaleca się używanie jednego kontaktu w firmie jako kontaktu rozliczeniowego dla wszelkich faktur lub płatności, aby uniknąć błędów synchronizacji. Faktury, linki do płatności lub oferty mogą być wysyłane do dowolnej liczby kontaktów, ale tylko jeden kontakt (pasujący do klienta w QuickBooks Online) powinien być formalnie powiązany.
Edycja synchronizacji danych
Aby edytować istniejącą synchronizację danych:
- Przejdź do sekcji Integracje > Połączone aplikacje na lewym pasku bocznym.
- Kliknij QuickBooks Online.
- Kliknij kartę Synchronizacje CRM.
- Najedź kursorem na Contact sync, Product sync lub Invoice sync i kliknij Edit.
- Wprowadź zmiany, postępując zgodnie z instrukcjami, tak jakbyś konfigurował synchronizację po raz pierwszy.
Przejrzyj statusy synchronizacji
Aby przejrzeć listę rekordów i ich status synchronizacji:
- Przejdź do Integracje > Połączone aplikacje na lewym pasku bocznym.
- Kliknij QuickBooks Online.
- Kliknij kartę CRM synchronizuje .
-
- Kliknij Object view, aby zobaczyć liczbę rekordów, które są synchronizowane, nie powiodły się lub zostały wykluczone. Aby edytować kolumny wyświetlane w tabeli, w prawym górnym rogu tabeli kliknij opcję Więcej, a następnie kliknij opcję Edytuj kolumny.
- Kliknij opcję Wszystkie obiekty obok opcji Filtruj według:, aby filtrować według obiektu.
- Kliknij liczbę rekordów w każdej kolumnie, aby wyświetlić więcej informacji na temat rekordów, które są synchronizowane, nieudane lub wykluczone.
-
- Kliknij Widok rekordów, aby wyświetlić listę rekordów.
- Aby edytować kolumny wyświetlane w tabeli, w prawym górnym rogu tabeli kliknij opcję Więcej, a następnie kliknij opcję Edytuj kolumny.
- Użyj filtrów nad tabelą, aby filtrować rekordy.
- Użyj nawigacji strony na dole tabeli, aby poruszać się po rekordach.
- W sekcji Aktywność synchronizacji kliknij strzałkę , aby wyświetlić więcej informacji na temat aktywności w rekordzie.
Eksportowanie rekordów synchronizacji
Aby wyeksportować rekordy synchronizacji:
- Przejdź do sekcji Integracje > Połączone aplikacje na lewym pasku bocznym.
- Kliknij QuickBooks Online.
- Kliknij kartę CRM syncs .
- Kliknij Widok rekordów.
- Aby edytować kolumny wyświetlane w tabeli, w prawym górnym rogu tabeli kliknij opcję Więcej, a następnie kliknij opcję Edytuj kolumny.
- Użyj filtrów nad tabelą, aby przefiltrować rekordy.
- Po przefiltrowaniu rekordów, w prawym górnym rogu tabeli kliknij Więcej, a następnie Eksportuj.
- Wybierz format pliku, a następnie kliknij Eksportuj.
- Plik eksportu zostanie wysłany na adres e-mail konta. Otrzymasz również powiadomienie w aplikacji, gdy eksport będzie gotowy.
Wyłącz lub usuń synchronizację danych
- Przejdź do sekcji Integracje > Połączone aplikacje na lewym pasku bocznym.
- Kliknij QuickBooks Online.
- Kliknij kartę CRM synchronizuje .
- Najedź kursorem na synchronizację obiektów, którą chcesz wyłączyć, kliknij Więcej i wybierz Wyłącz synchronizację.
- Zapobiegnie to synchronizacji rekordów między HubSpot i QuickBooks Online. Po wyłączeniu synchronizacji możesz kliknąć Edytuj ustawienia synchronizacji, aby włączyć ją ponownie.
- Kliknij przycisk Usuń synchronizację, aby usunąć synchronizację.