Połączenie HubSpot i QuickBooks Online

Połącz swoje konto HubSpot z QuickBooks Online za pomocą synchronizacji danych. Po połączeniu kont możesz synchronizować kontakty, produkty i faktury między dwoma systemami. Możesz również zobaczyć szczegóły płatności na osi czasu rekordu transakcji. Zapoznaj się z tym artykułem, jeśli korzystasz ze starszej integracji HubSpot-QuickBooks Online.

Przed rozpoczęciem

Ograniczenia

• Edycja faktur w QuickBooks Online: niektórych zmian nie można wprowadzać do faktur utworzonych w HubSpot z poziomu QuickBooks. Edycje, których nie można wprowadzić, obejmują dodawanie lub usuwanie pozycji, aktualizowanie cen, usuwanie płatności lub dodawanie informacji podatkowych. Jeśli edycja nie zostanie dokonana w HubSpot, faktura nie zostanie zsynchronizowana. Możesz aktualizować pola faktury, dodawać płatności lub kredyty oraz dodawać daty usług do pozycji na fakturze wygenerowanej przez HubSpot z poziomu QuickBooks. Wreszcie, faktury utworzone w QuickBooks można edytować w QuickBooks.
• Naliczanie podatku: nie jest możliwe naliczanie podatków na fakturach w HubSpot. Jeśli podatek jest wymagany na fakturze, zaleca się, aby faktury były tworzone w QuickBooks i synchronizowane z HubSpot.
• Konta QuickBooks Onlinespoza USA: większość wersji QuickBooks Online spoza USA wymaga, aby zsynchronizowane faktury zawierały podatek (np. VAT, HST, GST itp.). Faktury HubSpot nie mogą być tworzone z podatkiem, więc użytkownicy z kontami QuickBooks Online spoza USA nie będą mogli korzystać z tej funkcji.
• Rozpoznawanie przychodów: Faktury HubSpot nie obsługują dodawania daty usługi do pozycji w HubSpot, co jest wymagane w przypadku korzystania z funkcji rozpoznawania przychodów QuickBooks.
• Właściwość Accounting deal: aplikacja QuickBooks Online nie zapisuje danych do grupy właściwości Accounting deal. Zaleca się używanie obiektu faktury podczas tworzenia raportów i wyzwalania przepływów pracy, jeśli ta aplikacja jest podłączona.

Zalecenia przed rozpoczęciem korzystania z integracji

• Wyłączniestandardowy numer transakcji w QuickBooks Online: sprawdź, czy ustawienie niestandardowego numeru transakcji w QuickBooks jest włączone. Zaleca się wyłączenie tego ustawienia. Jeśli pozostanie włączone, faktury utworzone w QuickBooks automatycznie przyjmą prefiks faktur HubSpot, co może prowadzić do konfliktu numerów faktur.
• Zablokuj zamknięte okresy rozliczeniowe: włącz ustawienie, które automatycznie blokuje zamknięte okresy rozliczeniowe w QuickBooks. Daje to pewność, że wszelkie zamknięte okresy rozliczeniowe są chronione przed zmianą.
• Synchronizacja produktów: zaleca się synchronizację produktów z QuickBooks do HubSpot i używanie tych produktów podczas tworzenia faktur, ofert i linków do płatności. Zagwarantuje to, że gdy faktury i płatności zostaną zsynchronizowane z QuickBooks, zostaną one poprawnie powiązane ze skonfigurowanymi kontami przychodów i wydatków.

• Synchronizacja wszystkich klientów: zalecasię zsynchronizowanie wszystkich klientów z QuickBooks Online do HubSpot jako kontaktów. Podczas tworzenia faktury dla istniejącego klienta należy użyć kontaktu, który został zsynchronizowany z QuickBooks. Pozwoli to upewnić się, że wszystkie tworzone faktury są powiązane z właściwym klientem w QuickBooks. Podczas fakturowania nowego klienta upewnij się, że kontakt na fakturze jest kontaktem rozliczeniowym, którego adres e-mail chcesz połączyć z klientem w QuickBooks.
• Zaktualizuj akcje przepływu pracy Create Paid Invoice i Create paid sales recipt: w przypadku korzystania z dwukierunkowej synchronizacji faktur zaleca się aktualizację przepływu pracy w celu odfiltrowania płatności pochodzących z faktur (np. płatności, których źródło = faktura). Jeśli przepływ pracy nie zostanie zaktualizowany, nastąpi duplikacja, ponieważ płatności za faktury będą również wyzwalać tworzenie płatnych faktur. Pojawi się tylko jedna płatność, ale będą dwie faktury dla płatności.

Podłącz aplikację

Aby połączyć aplikację, musisz być super administratorem lub mieć uprawnienia App Marketplace na swoim koncie HubSpot.

• Wyszukaj QuickBooks Online i wybierz go w wynikach.
• Wprowadź dane logowania do QuickBooks Online i kliknij Zainstaluj aplikację.

Konfiguracja ustawień synchronizacji

Aby włączyć synchronizację danych:

• Przejdź do sekcji Integracje > Połączone aplikacje na lewym pasku bocznym.
• Kliknij QuickBooks Online.
• Kliknij Skonfiguruj synchronizację.
• Na stronie Wybierz dane, które chcesz zsynchronizować kliknij menu rozwijane QuickBooks Online i wybierz obiekt, który chcesz zsynchronizować z HubSpot. Menu rozwijane HubSpot zostanie automatycznie zaktualizowane.
• Kliknij strzałki kierunku synchronizacji i wybierz kierunek synchronizacji. Można synchronizować następujące obiekty:

• W prawym górnym rogu kliknij przycisk Dalej.
• Kliknij menu rozwijane Rozwiązywanie konfliktów danych i wybierz opcję Użyj danych HubSpot lub Użyj danych QuickBooks Online.
• W sekcji Mapowane pola wyłącz przełączniki, aby wykluczyć je z synchronizacji. Dowiedz się więcej o mapowaniu pól synchronizacji danych.
  • Użytkownicy konta Ops Hub Starter, Professional lub Enterprise mogą dodać więcej pól, klikając przycisk Dodaj mapowanie poniżej wstępnie zdefiniowanych pól.
    • Wybierz pola z menu rozwijanego i kliknij przycisk Utwórz lub kliknij przycisk delete Usuń, aby usunąć mapowanie.
    • Aby edytować lub usunąć dodane mapowanie, kliknij opcję Akcje, a następnie kliknij opcję Edytuj lub Usuń.

• W prawym górnym rogu kliknij przycisk Dalej.
• Na ekranie Limit automatycznie zostaną ustawione zalecane filtry na podstawie daty synchronizacji. Filtry są ustawiane w celu zmniejszenia "nadmiernej synchronizacji" danych, szczególnie podczas synchronizacji z HubSpot do QuickBooks Online. Zapoznaj się z zalecanymi filtrami synchronizacji HubSpot.

• Filtry synchronizacji (z wyjątkiem synchronizacji faktur wychodzących) można edytować. Aby edytować filtry synchronizacji:
  • W sekcji Filtry kliknij Edytuj obok filtra synchronizacji.

• • Wybierz właściwości i kryteria filtrowania.
  • Kliknij przycisk Zastosuj kryteria, a następnie kliknij przycisk Gotowe.

Po włączeniu synchronizacji dane będą automatycznie synchronizowane między dwoma systemami. Po zakończeniu pierwszej synchronizacji rekordy zostaną zsynchronizowane w ciągu 10 minut od zmiany.

Zalecane filtry synchronizacji

Podczas konfigurowania synchronizacji automatycznie zostaną ustawione zalecane filtry na podstawie daty synchronizacji. Filtry są ustawiane w celu zmniejszenia "nadmiernej synchronizacji" danych, szczególnie podczas synchronizacji z HubSpot do QuickBooks Online. W razie potrzeby można je edytować

Zalecane filtry ustawiane automatycznie to:

• Kontakty: dwukierunkowa synchronizacja z następującymi filtrami, aby zapobiec synchronizacji niepotrzebnych kontaktów z HubSpot do QuickBooks Online:
  • QuickBooks Online → HubSpot: filtr jest ustawiony na Wszyscy klienci.
  • HubSpot → QuickBooks Online: w pierwszej grupie filtrów ustawione są filtry Invoice status is none of Draft i Create date is after [today's date] oraz Invoice source is any of HubSpot .

• Faktury: bez ustawionego filtra wszystkie faktury będą synchronizowane między QuickBooks Online i HubSpot. Ten filtr ustawia jednokierunkową synchronizację z QuickBooks Online do HubSpot z filtrem Created time is after [today's date at 12:00 AM] . Data jest ustawiona na bieżący dzień.
  
  
• Produkty: jednokierunkowa synchronizacja z QuickBooks Online do HubSpot z domyślnie ustawionym filtrem Wszystkie produkty i usługi.
  
  

Ustawienie wyświetlanej nazwy dla klientów

Klienci zsynchronizowani z HubSpot do QuickBooks Online będą mieli ustawioną nazwę powiązanego rekordu firmy jako wyświetlaną nazwę. Jeśli kontakt nie ma powiązanej firmy w HubSpot, nazwa wyświetlana w Quickbooks będzie domyślnie używać właściwości imienia i nazwiska.

Aby to zmodyfikować:

• Przejdź do sekcji Integracje > Połączone aplikacje na lewym pasku bocznym.
• Kliknij QuickBooks Online.
• Kliknij opcję Synchronizacja kontaktów.
• Na ekranie Konfiguracja, w sekcji Mapowane pola kliknij, aby wyłączyć mapowanie pól Wyświetlana nazwa ← Powiązana nazwa firmy.

Uwaga: Pola Display Name muszą być unikalne w QuickBooks Online. Pierwszy kontakt z firmy będzie miał ustawioną Nazwę wyświetlaną na nazwę firmy, ale wszystkie kontakty z tej firmy, które spróbują zsynchronizować się z QuickBooks Online po pierwszym kontakcie, nie zostaną zsynchronizowane, ponieważ ich Nazwa wyświetlana jest już używana. Zaleca się używanie jednego kontaktu w firmie jako kontaktu rozliczeniowego dla wszelkich faktur lub płatności, aby uniknąć błędów synchronizacji. Faktury, linki do płatności lub oferty mogą być wysyłane do dowolnej liczby kontaktów, ale tylko jeden kontakt (pasujący do klienta w QuickBooks) powinien być formalnie powiązany.

Synchronizacja edycji danych

Aby edytować istniejącą synchronizację danych:

• Przejdź do sekcji Integracje > Połączone aplikacje na lewym pasku bocznym.
• Kliknij QuickBooks Online.
• Najedź kursorem na synchronizację kontaktów, synchronizację produktów lub synchronizację faktur i kliknij Edytuj.
• Wprowadź zmiany, postępując zgodnie z instrukcjami, tak jakbyś konfigurował synchronizację po raz pierwszy.

Przeglądanie statusów synchronizacji

Aby przejrzeć listę rekordów i ich status synchronizacji:

• Przejdź do sekcji Integracje > Połączone aplikacje na lewym pasku bocznym.
• Kliknij QuickBooks Online.
  • Na karcie Przegląd synchronizacji kliknij Widok obiektu, aby zobaczyć liczbę rekordów, które są synchronizowane, nieudane lub wykluczone. Aby edytować kolumny wyświetlane w tabeli, w prawym górnym rogu tabeli kliknij opcję Więcej, a następnie kliknij opcję Edytuj kolumny.
    • Kliknij Wszystkie obiekty obok opcji Filtruj według:, aby filtrować według obiektu.
    • Kliknięcie numeru obok rekordu spowoduje otwarcie panelu bocznego w celu przejrzenia rekordów.

• • • • W przypadku rekordów, których synchronizacja nie powiodła się, najedź kursorem na ikonę informacji pod kategorią błędu, aby zobaczyć wyjaśnienie, dlaczego faktura nie została zsynchronizowana.

• • Kliknij Record view, aby wyświetlić listę rekordów.
    
    • Aby edytować kolumny wyświetlane w tabeli, w prawym górnym rogu tabeli kliknij opcję Więcej, a następnie kliknij opcję Edytuj kolumny.
    • Użyj filtrów nad tabelą, aby filtrować rekordy.
    • Użyj nawigacji strony na dole tabeli, aby poruszać się po rekordach.
    • W sekcji Aktywność synchronizacji kliknij strzałkę , aby wyświetlić więcej informacji na temat aktywności w rekordzie.

Eksportuj rekordy synchronizacji

Aby wyeksportować rekordy synchronizacji:

• Przejdź do sekcji Integracje > Połączone aplikacje na lewym pasku bocznym.
• Kliknij QuickBooks Online.
• Kliknij Widok zapisu.
• Aby edytować kolumny wyświetlane w tabeli, w prawym górnym rogu tabeli kliknij przycisk Więcej, a następnie kliknij przycisk Edytuj kolumny.
• Użyj filtrów nad tabelą, aby przefiltrować rekordy.
• Po przefiltrowaniu rekordów, w prawym górnym rogu tabeli kliknij Więcej, a następnie Eksportuj.
• Wybierz format pliku, a następnie kliknij przycisk Eksportuj.
• Plik eksportu zostanie wysłany na adres e-mail konta. Otrzymasz również powiadomienie w aplikacji, gdy eksport będzie gotowy.

Wyłącz lub usuń synchronizację danych

• Przejdź do sekcji Integracje > Połączone aplikacje na lewym pasku bocznym.
• Kliknij QuickBooks Online.
• Najedź kursorem na synchronizację obiektów, którą chcesz wyłączyć, kliknij Więcej i wybierz Wyłącz synchronizację.

• Zapobiegnie to synchronizacji rekordów między HubSpot i QuickBooks Online. Po wyłączeniu synchronizacji możesz kliknąć Edytuj ustawienia synchronizacji, aby włączyć ją ponownie .
• Kliknij przycisk Usuń synchronizację, aby usunąć synchronizację.