Po połączeniu HubSpot i Microsoft Teams można zsynchronizować rejestrację webinarów i szczegóły obecności z webinarów Microsoft Teams z wydarzeniami marketingowymi HubSpot. Informacje te można wykorzystać do segmentowania kontaktów w HubSpot.
Zanim zaczniesz
Upewnij się, że podłączyłeś pełną wersję instalacyjną Microsoft Teams do swojego konta HubSpot. Jeśli połączyłeś opcję ograniczonej instalacji, odinstaluj aplikację i zainstaluj opcję pełnej instalacji.
Aby zsynchronizować informacje o webinarach Microsoft Teams z wydarzeniami marketingowymi HubSpot, wykonaj poniższe kroki, aby skonfigurować PowerShell, połączyć się z Microsoft Teams i przyznać uprawnienia użytkownikom.
Konfiguracja PowerShell i połączenie z Microsoft Teams
- Postępuj zgodnie z instrukcjami w tym artykule, aby zainstalować PowerShell w swoim systemie operacyjnym. Jeśli program PowerShell jest już zainstalowany w systemie, pomiń ten krok.
- Otwórz PowerShell w swoim systemie:
- Mac: otwórz Terminal i uruchom
pwsh, aby uruchomić PowerShell.
- Windows: wyszukaj "PowerShell" w menu Start, a następnie kliknij Uruchom jako administrator.
- Uruchom
Connect-MicrosoftTeams w PowerShell i kliknij Enter. Jeśli moduł Teams PowerShell nie został zainstalowany, dowiedz się, jak go zainstalować.
Przyznawanie uprawnień użytkownikom
Postępuj zgodnie z instrukcjami w tym artykule, aby przyznać uprawnienia zestawowi użytkowników:
- Uruchom następujące polecenie w PowerShell, aby utworzyć zasady dostępu:
New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
- Aby przyznać uprawnienia wybranym użytkownikom, uruchom następujące polecenie:
Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.
- Aby uzyskać identyfikator użytkownika, kliknij określonego użytkownika w centrum administracyjnym Microsoft. Identyfikator użytkownika będzie znajdował się w adresie URL strony.
- Polecenie to należy uruchomić dla każdego użytkownika z osobna.
- Aby przyznać uprawnienia wszystkim istniejącym użytkownikom, uruchom następujące polecenie:
Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
- Aby przyznać uprawnienia wszystkim istniejącym i przyszłym użytkownikom jednocześnie, uruchom następujące polecenie:
Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.
Uwaga:
- Jeśli masz już istniejącą politykę na poziomie aplikacji i chcesz, aby ta sama struktura uprawnień została zastosowana do HubSpot, dodaj HubSpot App ID (
0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17) do polityki.
- Jednemu użytkownikowi można przypisać tylko jedną politykę dostępu do aplikacji. Przypisanie nowej polityki dostępu do aplikacji do użytkownika spowoduje zastąpienie istniejącej polityki dostępu do aplikacji.
Przegląd ustawień webinaru
Skonfiguruj ustawienia synchronizacji webinarów na koncie HubSpot i zdecyduj, w jaki sposób kontakty są tworzone w HubSpot z Microsoft Teams.
Zarządzanie globalnymi ustawieniami usługi Microsoft Teams
- Kliknij Microsoft Teams.
- Kliknij pozycję Ustawienia webinarów > Ustawienia globalne.
- W sekcji Webinaria włącz przełącznik Synchronizuj dane webinaru, aby zsynchronizować dane webinaru z Microsoft Teams do HubSpot. Spowoduje to synchronizację danych webinarów dla wszystkich webinarów utworzonych przez wszystkich użytkowników Microsoft Teams na koncie HubSpot.
- W sekcji Wykluczenia dodaj domeny, aby zapobiec synchronizacji webinarów z HubSpot przez użytkowników z określoną domeną w adresie e-mail.
- W sekcji Wykluczenia kontaktów wprowadź nazwę domeny swojej firmy, aby uniemożliwić pracownikom wewnętrznym tworzenie nowych kontaktów w HubSpot.
Możesz także zarządzać ustawieniami webinarów dla poszczególnych użytkowników:
- W sekcji Manage Individual User Settings kliknij User settings obok użytkownika.
- W prawym panelu, w sekcji Nagrywanie webinarów i transkrypcje:
- Zaznacz pole Synchronizuj dane z nowo zaplanowanych webinarów domyślnie, aby automatycznie synchronizować wszelkie dane z nowego webinaru utworzonego przez tego użytkownika.
- Zaznacz pole Synchronizuj nagrania i transkrypcje webinarów tego użytkownika, aby synchronizować nagrania i transkrypcje ze wszystkich webinarów.
- Kliknij Zarządzaj indywidualnymi webinarami dla tego użytkownika , aby zarządzać ustawieniami synchronizacji dla indywidualnego webinaru.
Zarządzanie indywidualnymi ustawieniami Microsoft Teams
- Kliknij Microsoft Teams.
- Kliknij pozycjęUstawienia webinaru > Moje ustawienia.
- W tej sekcji zobaczysz wszystkie webinary, których jesteś organizatorem.
- Zaznacz pola wyboru w kolumnie Synchronizuj obok webinarów, które chcesz zsynchronizować z wydarzeniami marketingowymi HubSpot. Dzięki temu wszelkie nowe aktualizacje webinarów będą synchronizowane z HubSpot.
- Aby zsynchronizować dane dotyczące poprzedniego webinaru, najedź kursorem na webinar i kliknij przycisk Synchronizuj teraz, aby pobrać wszystkie historyczne dane webinaru.
- Aby automatycznie synchronizować wszelkie nowe webinary utworzone w Microsoft Teams z HubSpot, zaznacz pole wyboru Synchronizuj dane z nowo zaplanowanych webinarów domyślnie.
Uwaga:
- Nowo utworzone kontakty będą tworzone tylko z imieniem, nazwiskiem i adresem e-mail.
- Aplikacja Microsoft Teams nie odtworzy automatycznie rekordu kontaktu, jeśli został on wcześniej usunięty.
- Formularze rejestracji na webinaria muszą być skonfigurowane i zarządzane w aplikacji Microsoft Teams.
Automatyczne rejestrowanie kontaktów do webinariów Microsoft Teams( tylkoMarketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Operations Hub Professional i Enterprise )
Skonfiguruj przepływ pracy, aby automatycznie rejestrować kontakty do webinarów Microsoft Teams. Przed wykonaniem poniższych kroków upewnij się, że skonfigurowałeś integrację Microsoft Teams i skonfigurowałeś ustawienia synchronizacji webinarów.
- Kliknij menu rozwijane Webinar i wybierz webinar.
Imię, nazwisko i adres e-mail kontaktu będą zawsze dołączane do rejestracji kontaktu.
Po uruchomieniu przepływu pracy zarejestrowane kontakty będą wyświetlane w zakładce Obecność w ustawieniach webinaru w Microsoft Teams.
Jeśli webinar jest zsynchronizowany z HubSpot, kontakt pojawi się w rekordzie wydarzenia marketingowego HubSpot, a zdarzenie osi czasu rejestracji pojawi się w rekordzie kontaktu.
Wyświetlanie szczegółów rejestracji i obecności na webinarze
Po skonfigurowaniu ustawień webinaru wszelkie webinary, które zdecydujesz się zsynchronizować z Microsoft Teams do HubSpot, utworzą wydarzenie marketingowe w HubSpot z następującymi informacjami:
- Liczba zarejestrowanych, uczestników i anulowanych rejestracji.
- Nazwa wydarzenia
- Data
- Godzina rozpoczęcia i zakończenia
- Organizator
- Status
- Opis
Te właściwości wydarzeń marketingowych mogą być używane jako kryteria w listach i raportach.
Uwaga: jeśli organizator webinaru jest również uczestnikiem webinaru, nie będzie on wliczany do liczby zarejestrowanych lub uczestników.
Wydarzenia webinarowe można również wyświetlać w rekordzie kontaktu HubSpot z następującymi informacjami:
- Data webinaru
- Kiedy kontakt dołączył do webinaru
- Kiedy kontakt opuścił webinar
- Czas trwania uczestnictwa