Konfigurowanie automatyzacji potoków dla obiektów

Automatycznie uruchamiaj działania (np. zadania, powiadomienia) w momencie, gdy rekordy przechodzą przez kolejne etapy potoku lub zmieniają status zgłoszenia. Na przykład ustaw status zgłoszenia na „Oczekiwanie na odpowiedź klienta ”, gdy pracownik pomocy technicznej wyśle wiadomość e-mail z poziomu zgłoszenia. W tym artykule omówiono automatyzację powiązaną z konkretnymi etapami potoku lub statusami zgłoszeń. 

Dowiedz się więcej o korzystaniu z pełnego edytora przepływu pracy.

Zanim zaczniesz

Automatyzacja działań w oparciu o etapy procesu

Twórz automatyzacje dla etapów potoku transakcji, projektów, zgłoszeń i obiektów niestandardowych. Na przykład utwórz zadanie lub wyślij powiadomienie wewnętrzne, gdy zmieni się etap transakcji.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz żądany obiekt.
4. Kliknij kartę Pipelines.
5. W sekcji Wybierz potok kliknij menu rozwijane, a następnie wybierz potok do automatyzacji.
6. Kliknij kartę Automatyzacja.
7. Jeśli sekcja jest zwinięta, kliknij opcję Utwórz przepływy pracy od podstaw, aby ją rozwinąć.
8. W sekcji Wywołaj działania, gdy [nazwa obiektu] przejdzie do nowego etapu kliknij Utwórz przepływ pracy. Jeśli wcześniej miałeś przepływ pracy na tym etapie, kliknij zamiast tego ikonę + dodaj działanie przepływu pracy.
9. W panelu po lewej stronie skonfiguruj akcję, np.
   • Wyślij wewnętrzne powiadomienie e-mail: wyślij wewnętrzne powiadomienie do użytkowników lub zespołów, gdy rekord wejdzie do etapu. Wybierz Wyślij wewnętrzne powiadomienie e-mail. Skonfiguruj szczegóły powiadomienia, a następnie kliknij Zapisz.
   • Utwórz zadanie: utwórz zadanie, gdy rekord (np. projekt) wejdzie w określony etap. Wybierz Utwórz zadanie. Wprowadź szczegóły zadania, a następnie kliknij Zapisz.
   • Przekaż rekord właścicielowi: przypisz rekord do użytkownika lub zespołu przy użyciu metody round robin, równoważenia obciążenia lub losowego wyboru. Skonfiguruj użytkowników i metodę rotacji, a następnie kliknij Zapisz.
10. Kliknij dymek akcji, aby edytować istniejącą akcję. Wprowadź zmiany w panelu po lewej stronie, a następnie kliknij Zapisz.
11. Najedź kursorem na istniejącą akcję, a następnie kliknij ikonę komentarza, aby zostawić komentarz dla innych użytkowników na temat tej akcji. Wpisz wiadomość i kliknij Komentarz.
12. Najedź kursorem na istniejącą akcję, a następnie kliknij ikonę usuwania, aby usunąć akcję. Wybierz opcję Usuń tylko tę akcję, aby usunąć tylko wybraną akcję, lub wybierz opcję Usuń tę akcję i wszystkie następujące po niej akcje, aby usunąć wybraną akcję i wszystkie akcje poniżej niej.
13. Kliknij Otwórz w przepływach pracy poniżej akcji etapu, aby otworzyć pełny edytor przepływu pracy.
14. Przełącz przełącznik Przepływ pracy ma [status], aby włączyć lub wyłączyć przepływ pracy.

Automatyzacja działań w oparciu o status zgłoszenia

Skonfiguruj status zgłoszenia na podstawie powiązanych wiadomości e-mail

Możesz automatycznie aktualizować status zgłoszeń po wysłaniu lub otrzymaniu powiązanych wiadomości e-mail. Oznacza to wiadomości e-mail wysyłane ze zgłoszenia oraz odpowiedzi klientów na zgłoszenie. Status zgłoszenia to domyślna właściwość HubSpot, która śledzi zgłoszenia w ramach Twojego procesu (np.status „Oczekiwanie na kontakt” ).

Aby włączyć lub edytować automatyzację statusu zgłoszenia:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Zgłoszenia.
4. Kliknij kartę„Pipeline”.
5. Kliknij menu rozwijane Wybierz potok ( ), a następnie wybierzpotok zgłoszeń, który chcesz zautomatyzować.
6. Kliknijkartę Automatyzacja. Jeśli sekcja jest zwinięta, kliknij rightIcon, aby rozwinąć sekcję Automatyzacje szablonowe.
7. Aby włączyć automatyzację statusu zgłoszenia, w sekcji Aktualizuj status zgłoszenia zaznacz pole wyboru, aby włączyć wyzwalacz:
   • Wysłano wiadomość e-mail do klienta:status zgłoszenia zmieni się, gdy użytkownik wyśle wiadomość e-mail do kontaktu z rejestru zgłoszenia. Wiadomości e-mail wysłane z rejestru kontaktówniespowodują zmiany statusu zgłoszenia.
   • Klient odpowiada na wiadomość e-mail: status zgłoszenia zmieni się, gdy kontakt odpowie na ten sam wątek, w którym utworzono zgłoszenie. Jeśli zgłoszenie zostało zamknięte, a następnie ponownie otwarte, wszelkie nowe wątki dotyczące zgłoszenia również zaktualizują jego status. 

7. Aby edytować status, na jaki zostanie ustawiony zgłoszenie w oparciu o wyzwalacz, najedź kursorem na wiersz, a następnie kliknij opcję Edytuj. W prawym panelu kliknij menu rozwijane Wybierz status, wybierz status, a następnie kliknij Zapisz.

Aby wyłączyć lub przejrzeć automatyzację statusu zgłoszenia:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz Zgłoszenia.
4. Kliknij kartę„Pipeline”.
5. Kliknij menu rozwijane Wybierz potok ( ), a następnie wybierzpotok zgłoszeń, który chcesz zautomatyzować.
6. Kliknijkartę Automatyzacja. Jeśli sekcja jest zwinięta, kliknij rightIcon, aby rozwinąć sekcję Automatyzacje szablonowe.
7. Odznacz pola wyboru Aktualizuj status zgłoszenia.

Skonfiguruj niestandardowe działania w procesie obsługi zgłoszeń

Skonfiguruj niestandardową automatyzację w oparciu o zmiany wartości właściwości statusu zgłoszenia (np. wysyłanie wiadomości e-mail lub powiadomienia wewnętrznego). Skonfiguruj również zaawansowane działania (np. rozgałęzienia, opóźnienia), aby kierować rekordy przez różne działania.

Aby skonfigurować działania w oparciu o statusy zgłoszeń:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Zgłoszenia.
4. Kliknij kartęPotoki.
5. Kliknij menu rozwijane Wybierz potok ( ), a następnie wybierzpotok zgłoszeń, który chcesz zautomatyzować.
6. Kliknijkartę Automatyzacja, a następnie kliknij, aby rozwinąć sekcję Twórz przepływy pracy od podstaw.
7. Wsekcji „Wywołaj działania, gdy zgłoszenie osiągnie określony status” kliknijikonę plusa (+), aby dodać działanie do statusu zgłoszenia.
8. W panelu po lewej stronie skonfiguruj działanie zgodnie ze swoimi celami:
   • Powiadomienie wewnętrzne: wybierz Wyślij wewnętrzne powiadomienie e-mail , aby wysłać powiadomienie wewnętrzne do swojego zespołu, gdy zgłoszenie osiągnie określony status. Skonfiguruj szczegóły powiadomienia, a następnie kliknij Zapisz.

• • Zautomatyzowany e-mail do klienta: wybierz opcję Wyślij e-mail, aby wysłać wiadomość e-mail po otwarciu zgłoszenia (np. status Nowy ) lub zamknięciu (np. status Zamknięte ).
    • Kliknij menu rozwijane Automatyczny e-mail, a następnie wybierz opcję Zgłoszenie otrzymane lub Zgłoszenie zamknięte, aby użyć domyślnego e-maila HubSpot.
    • Kliknij Edytuj, aby dostosować treść, format, styl i adres nadawcy wiadomości e-mail w edytorze wiadomości marketingowych.
      
      
      • Użyj adresu nadawcy powiązanego z centrum pomocy, aby automatyczna wiadomość e-mail pojawiła się na osi czasu konwersacji w centrum pomocy.
        
      • Po zakończeniu kliknij Aktualizuj.
        
  • Niestandardowa automatyczna wiadomość e-mail do klienta: wybierz niestandardową automatyczną wiadomość e-mail. Aby edytować niestandardową wiadomość e-mail, kliknij jej nazwę. Zostaniesz przeniesiony do narzędzia do obsługi wiadomości marketingowych.

Uwaga: domyślnewiadomości e-mail „Zgłoszenie otrzymane” i „Zgłoszenie zamknięte” to wiadomości transakcyjne tworzone przez HubSpot. Wiadomości transakcyjne służą do interakcji opartych na relacjach, takich jak e-mail z potwierdzeniem po dokonaniu zakupu. Kontakty nie muszą być ustawione jako marketingowe, aby otrzymać e-mail transakcyjny. Jeśli zdecydujesz się wysłać zamiast tego nietransakcyjny automatyczny e-mail, kontakty muszą być ustawione jako marketingowe, aby otrzymać wiadomość. Jeśli Twoje konto posiadadodatek do e-maili transakcyjnych, dowiedz się, jak tworzyć niestandardowe e-maile transakcyjne.

• • Działania zaawansowane: wybierz inne działania związane z przepływem pracy opartym na zgłoszeniach, w tym opóźnienia, rozgałęzienia, komunikację, CRM i działania związane z danymi. Skonfiguruj działanie, a następnie kliknij Zapisz.

8. Przełącz przełącznik Przepływ pracy ma [status], aby włączyć lub wyłączyć przepływ pracy.

Aby edytować lub usunąć istniejącą akcję lub dodać komentarz:

1. Przejdź do przepływu pracy w potoku zgłoszeń.
2. Kliknij dymek akcji, aby edytować istniejącą akcję. Wprowadź zmiany w panelu po lewej stronie, a następnie kliknij Zapisz.
3. Kliknij ikonę komentarza, aby zostawić innym użytkownikom komentarz dotyczący akcji. W oknie dialogowym wpisz wiadomość i kliknij Komentarz.
4. Kliknij ikonę usuwania, aby usunąć akcję. Masz dwie opcje:
   • Usuń tylko tę akcję: usuwa tylko wybraną akcję.
   • Usuń tę akcję i wszystkie następujące po niej akcje: usuwa wybraną akcję oraz wszystkie akcje poniżej niej.
5. Kliknij opcję Otwórz w przepływach pracy poniżej pól akcji, aby przejść do edytora przepływów pracy. W edytorze przepływów pracy możesz dodać więcej akcji i edytować ustawienia przepływu pracy.

Uwaga: domyślnie powyższe automatyczne działania nie mają zastosowania do rozmów na czacie na żywo ani w Facebook Messengerze. Aby włączyć automatyzację zgłoszeń dla czatu na żywo lub Facebook Messengera, możeszutworzyć i dostosować przepływ pracyoraz dostosowaćwyzwalacze rejestracjiprzepływu pracy, aby uwzględnić rozmowy, którychźródłemjestczat.