Używanie podpisów elektronicznych z cytatami

Wykorzystaj podpisy elektroniczne, aby uzyskać akceptacjęoferty od kupującego. Podpis elektroniczny to wyrażone w formie elektronicznej potwierdzenie przez daną osobę zgody na warunki określonego dokumentu. 

Podpisy elektroniczne są ważne i legalne w Stanach Zjednoczonych, Kanadzie, Unii Europejskiej, Wielkiej Brytanii i wielu innych krajach. Mają taką samą moc prawną jak podpisy odręczne. Funkcja podpisu elektronicznego HubSpot jest obsługiwana przez Dropbox Sign (dawniej HelloSign). Skonsultuj się z własnym zespołem prawnym, aby dowiedzieć się, czy korzystanie z podpisów elektronicznych w kontaktach z klientami jest zgodne z prawem.

Zanim zaczniesz

• Nie musisz zakładać konta w Dropbox Sign, aby korzystać z podpisu elektronicznego w ramach standardowego procesu tworzenia ofert w HubSpot.
• Użytkownik z przypisanymkontem Commerce Hub może skonfigurować ofertę tak, aby zawierała opcję podpisu elektronicznego.
• Użytkownicy z przypisanym kontem typu „core” nie mogą konfigurować ofert, ale mogą zostać wyznaczeni przez innego użytkownika jako nadawca oferty lub jako współpodpisujący.

Poznaj limity podpisów elektronicznych

Twoje konto HubSpot ma wspólny miesięczny limit podpisów elektronicznych oparty na Twojej subskrypcji i liczbie użytkowników z przypisanym kontem Commerce Hub.

Skorzystaj z poniższej tabeli, aby zapoznać się z przykładami limitów podpisów elektronicznych:

• Jeśli jeden użytkownik wykorzystał 30 podpisów elektronicznych w ciągu miesiąca w Commerce Hub Professional, pozostałoby 20 podpisów elektronicznych, z których mógłby skorzystać dowolny użytkownik na tym koncie w pozostałej części miesiąca.
• Jeśli jeden użytkownik wykorzystał 50 podpisów elektronicznych w ciągu miesiąca na koncie Commerce Hub Enterprise, pozostałoby 200 podpisów elektronicznych, z których mogliby korzystać pozostali użytkownicy konta przez resztę miesiąca. Limit zostałby zresetowany na początku następnego miesiąca.

Podczas sprawdzania limitów podpisów elektronicznych należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

• Podpis elektroniczny zostanie zaliczony do limitu, gdy tylko opcja podpisu elektronicznego zostanie włączona dla opublikowanej oferty. Ofertaniemusi być podpisana, aby podlegała limitowi podpisów.
• Oferta wymagająca wielu podpisów liczy się jako jeden podpis elektroniczny w ramach limitu. Na przykład, jeśli opublikowana oferta z włączoną opcją podpisów elektronicznych wymaga trzech podpisów, liczy się to tylko jako jedno wykorzystanie w ramach limitu, niezależnie od tego, kto podpisał ofertę.
• Jeśli oferta z prośbą o podpis elektroniczny wygaśnie lub zostanie wycofana, ponowne wysłanie oferty będzie liczyć się jako dodatkowy podpis elektroniczny w ramach limitu (jeden podpis elektroniczny za pierwsze wysłanie oferty, a drugi za ponowne wysłanie).

Sprawdź limity podpisów elektronicznych dla swojej subskrypcji w katalogu produktów i usług HubSpot oraz sprawdzając wykorzystanie podpisów elektronicznych na swoim koncie.

Monitoruj wykorzystanie podpisów elektronicznych

W ustawieniach oferty sprawdź, ile podpisów elektronicznych wykorzystałeś dotychczas w tym miesiącu oraz jak blisko jesteś miesięcznego limitu. Limit miesięczny resetuje się pierwszego dnia każdego miesiąca.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. Na lewym pasku bocznym przejdź do sekcjiObiekty >Oferty.
3. U góry kliknij kartę Podpis elektroniczny.
4. Wykorzystanie podpisu elektronicznego jest wyświetlane w sekcjiWykorzystanie podpisu elektronicznego w tym miesiącu.

Zwiększ limit podpisów elektronicznych

Aby zwiększyć liczbę podpisów elektronicznych dostępnych na Twoim koncie, skontaktuj się zmenedżerem ds. sukcesu klienta.

Włącz podpisy elektroniczne w ofercie

Aby dodać pole podpisu elektronicznego do oferty, wybierz podpis elektroniczny jako opcję akceptacji.

Zastrzeżenie: Wdrożenie Dropbox Signprzez HubSpot powinno być zgodne z eIDAS, ponieważ Dropbox Sign jest zgodny z eIDAS. Niniejszy tekst nie stanowi porady prawnej i nie powinien zastępować profesjonalnej porady prawnej, w sprawie której należy skonsultować się z licencjonowanym prawnikiem.

Dropbox Sign korzysta z usług zaufanego partnera w zakresie zgodności podpisów elektronicznych w UE i nie będzie wyraźnie widoczny nastronie internetowej eIDAS poświęconej zaufanym partnerom.

Przeniesienie osoby podpisującej

Osoba podpisująca ofertę może przenieść obowiązek podpisania na inną osobę w swojej organizacji. Dowiedz się więcej o włączaniu przenoszenia podpisu elektronicznego.

Sprawdź działania związane z przeniesieniem oferty

Gdy oferta zostanie przeniesiona na nowego sygnatariusza, zmiana jest rejestrowana jako działanie w ofercie.

• Na koncie HubSpot:

  • Przeniesienie pojawia się w panelu podglądu oferty w sekcji Działania związane z ofertą.

  • Tylko użytkownicy z dostępem do oferty mogą wyświetlić tę aktywność.

  • Czynność ta nie pojawia się w powiązanych rekordach (np. kontakt i firma).

• Dostęp do API: działanie ponownego przypisania oferty może być dostępne za pośrednictwem interfejsów API w zależności od konfiguracji zdarzenia oraz uprawnień żądania API.

Podpisanie oferty elektronicznie

Gdy dla oferty włączono podpis elektroniczny, kupujący i kontrasygnujący mogą dodać swoje podpisy do oferty.

• Aby zwiększyć bezpieczeństwo, włącz weryfikację tożsamości. Po włączeniu weryfikacji tożsamości HubSpot doda wstępny etap weryfikacji e-mailowej w celu potwierdzenia tożsamości osoby podpisującej przed zezwoleniem jej na podpisanie oferty.

• Współpodpisującymoże opcjonalnie rozpocząć proces podpisywania ze swojego konta HubSpot, co eliminuje konieczność weryfikacji.

Zarówno kupujący, jak i kontrasygnatariusze mogą rozpocząć proces podpisu elektronicznego na podstawie wspólnej oferty. Kontrasygnatariusze otrzymają wiadomość e-mail, jeśli kupujący jako pierwszy podpisze ofertę elektronicznie:

1. Wejdź do oferty, aby złożyć podpis elektroniczny:
   • Kupujący powinni kliknąć link do udostępnionej im oferty.
   • Osoby kontrasygnujące mogą wyświetlić i kontrasygnować opublikowaną ofertę na stronie indeksu ofert.
2. Jeśli dla oferty ustawiono hasło (BETA), kupujący musi wprowadzić swój adres e-mail oraz hasło do oferty.
3. Jeśli oferta pozwala na zmianę osoby podpisującej, kupujący może kliknąć„Reassign this quote signer” (Przypisz innąosobę do podpisaniatej oferty), aby przypisać ofertę do innej osoby.
   
   
   • Kupujący może wypełnić dane nowego sygnatariusza i kliknąć opcję„Reassign ” (Przypisz nowego sygnatariusza)w prawym górnym rogu.
     
     
   • Zarówno poprzedni, jak i nowy sygnatariusz oferty otrzymają powiadomienie e-mailem. Nowy sygnatariusz może kliknąć opcję „View the quote ” ( Wyświetl ofertę ) w wiadomości e-mail, aby otworzyć ofertę do podpisania.
     
     
4. Jeśli weryfikacja tożsamości jest wyłączona, kliknij „Podpisz teraz ” na dole oferty.
   
   
5. Jeśli weryfikacja tożsamości jest włączona, zweryfikuj swoją tożsamość za pośrednictwem wiadomości e-mail:
   • W udostępnionej ofercie przewiń do sekcji Akceptacja i kliknij opcję Zweryfikuj e-mail nad swoim imieniem i nazwiskiem oraz adresem e-mail. Wyświetli się komunikat „Wysłano weryfikację”, potwierdzający wysłanie wiadomości e-mail z linkiem weryfikacyjnym. Masz godzinę na zakończenie procesu podpisywania po kliknięciu opcji Zweryfikuj e-mail. Jeśli nie podpiszesz oferty w ciągu godziny od kliknięcia opcji Zweryfikuj e-mail, wróć do udostępnionej oferty i kliknij ponownie opcję Zweryfikuj e-mail, aby wygenerować nową wiadomość e-mail z linkiem weryfikacyjnym.
     
     
   • Otwórz skrzynkę odbiorczą i znajdź wiadomość e-mail o temacie „Zweryfikuj swoją tożsamość, aby podpisać ofertę”. Kliknij „Zweryfikuj swoją tożsamość i podpisz ofertę ”, aby rozpocząć proces podpisywania.

• • Otworzy się nowa karta przeglądarki z okienkiem dialogowym potwierdzającym tożsamość. Kliknij „Rozpocznij podpisywanie”. 

Uwaga: jeśli po kliknięciu przyciskuRozpocznij podpisywanie pojawi się błąd, kliknij opcjęZweryfikuj adres e-mail w wiadomości e-mail w ciągu godziny od jej otrzymania, aby ponownie uruchomić proces weryfikacji.

4. Kliknij „Rozpocznij ” w prawym górnym rogu.
   
   
5. W sekcji Akceptacja kliknij opcję Kliknij, aby podpisać nad swoim imieniem i nazwiskiem.
   
   
6. W oknie dialogowym kliknij kartę „Narysuj”, „Wpisz” lub „Prześlij” i dodaj swój podpis. Kliknij „Wstaw”, aby dodać podpis.
7. W prawym górnym rogu kliknij Kontynuuj.
8. W prawym górnym rogu kliknij Edytuj, aby edytować swój podpis. Kliknij Zgadzam się, aby zapisać swój podpis na ofercie.
9. Kliknij „Zamknij”.
10. Osoby kontrasygnujące otrzymają wiadomość e-mail z powiadomieniem, że oferta została podpisana. Jeśli jeszcze nie kontrasygnowały oferty, mogą kliknąć opcję Przejrzyj i kontrasygnuj ofertę, aby rozpocząć proces kontrasygnacji. 
11. Oferta jest podpisana, ale nie została jeszcze opłacona. Jeśli w ofercie włączono płatności online, w górnej części oferty kupujący może kliknąć opcję Skonfiguruj płatność. Może również zamknąć ofertę i powrócić do niej później, aby skonfigurować płatność.

Współpodpisanie oferty z poziomu strony indeksu ofert

Współpodpisujący mogą również współpodpisać ofertę z poziomu strony indeksu ofert:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. Oferty wymagające podpisu będą miały status „Oczekuje na podpis”. Najedź kursorem na ofertę i kliknij „Podgląd”.
3. W prawym górnym rogu kliknij „Działania”, a następnie wybierz„Podpisz”.
   
   
4. Kontynuujpodpisywanie oferty.

Sprawdź status podpisu cytatu

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. Najedź kursorem na ofertę z oczekującymi podpisami i kliknij Podgląd. 
3. W prawym panelu wyświetl aktywność związaną z podpisywaniem w sekcji „Podpisujący”.
   
   
4. Po podpisaniu oferty możeszpobrać plik PDF z elektronicznie podpisaną ofertą.

Uwaga: w przypadku pobrania podpisanej oferty Dropbox Sign usuwa linki z tekstu zawierającego hiperłącza w sekcjach List przewodni, Streszczenie lub Warunki w wersji PDF oferty. Zaleca się umieszczenie pełnego adresu URL dla tekstu zawierającego linki w sekcjach oferty, aby link był nadal aktywny po pobraniu oferty.

Klient otrzyma kopię podpisanego dokumentu po zebraniu wszystkich wymaganych podpisów i kontrasygnat. Otrzymane powiadomienie zawiera link do podpisanego dokumentu, który wygasa wraz z wygaśnięciem oferty, oraz kopię podpisanego dokumentu w formacie PDF do celów archiwizacyjnych.

Kolejne kroki

• Tworzenie ofert.
• Zarządzaj ofertami.