Użyj przepływu pracy, aby zautomatyzować proces tworzenia nowego rekordu w HubSpot i ograniczyć procesy administracyjne dla Ciebie i Twojego zespołu. Za pomocą akcji Utwórz rekord można tworzyć rekordy dla następujących typów obiektów:
- Kontakty
- Firmy
- Transakcje
- Bilety( tylkoService Hub Professional i Enterprise )
- Leady( tylkoSales Hub Professional i Enterprise )
- Obiekty niestandardowe ( tylko w wersji Enterprise )
Zanim zaczniesz
Podczas tworzenia rekordów za pomocą przepływów pracy należy pamiętać o następujących kwestiach:
- Podczas tworzenia rekordów tego samego typu, co przepływ pracy, należy upewnić się, że nowo utworzony rekord nie spełnia wyzwalaczy rejestracji dla przepływu pracy. W przeciwnym razie można utworzyć nieskończoną pętlę, w której nowo utworzone rekordy bez końca tworzą nowe rekordy.
- Adres e-mail jest wymagany do tworzenia rekordów kontaktów za pomocą przepływu pracy. Zaleca się użycie tokenu personalizacji, aby wstawić wartość z zarejestrowanego rekordu. Na przykład, jeśli masz formularz polecenia na swojej stronie internetowej, możesz użyć wartości z właściwości polecenia, aby utworzyć nowy rekord kontaktu.
- Aby utworzyć rekordy obiektu niestandardowego za pomocą przepływu pracy, obiekt niestandardowy musi być powiązany z typem obiektu przepływu pracy. Na przykład, jeśli obiekt niestandardowy nie jest powiązany z obiektem kontaktu, nie można tworzyć rekordów obiektów niestandardowych w przepływach pracy opartych na kontaktach. Dowiedz się więcej o definiowaniu obiektów niestandardowych.
Tworzenie rekordów za pomocą przepływu pracy
- Kliknij nazwę istniejącego przepływu pracy lub utwórz nowy przepływ pracy.
- Kliknij ikonę + dodaj , aby dodać akcję przepływu pracy.
- W lewym panelu kliknij, aby rozwinąć CRM. Następnie wybierz opcję Utwórz rekord.
- Kliknij menu rozwijane Typ rekordu do utworzenia, a następnie wybierz typ obiektu.
- Właściwości wyświetlane w każdej akcji Create record zależą od wybranego typu obiektu:
- Transakcja: wymagane pola to nazwa transakcji oraz rurociąg i status transakcji. Zaleca się również ustawienie daty zamknięcia i kwoty. Dowiedz się więcej o domyślnych właściwościach transakcji.
- Bilet: wymagane pola to nazwa biletu oraz potok i status biletu. Zaleca się również ustawienie źródła i opisu zgłoszenia. Dowiedz się więcej o domyślnych właściwościach zgłoszenia.
- Kontakt: wymagane pole to E-mail. Zaleca się również ustawienie imienia i nazwiska kontaktu. Dowiedz się więcej o domyślnych właściwościach kontaktu.
- Firma: wymagane pole to nazwa domeny firmy lub nazwa firmy. Dowiedz się więcej o domyślnych właściwościach firmy.
- Lead: nie ma wymaganych pól podczas korzystania z akcji Utwórz rekord z potencjalnymi klientami, ale ogólnie zaleca się wypełnienie etykiety Lead i etapu Lead Pipeline Stage.
Uwaga: nie można używać tokenów personalizacji w polach liczbowych.
- Aby ustawić przypisanie nowo utworzonych rekordów, kliknij menu rozwijane Przypisz do. Następnie wybierz jedną z następujących opcji:
- [Object]'s existing owner: przypisz nowy rekord do istniejącego właściciela zarejestrowanego rekordu. Domyślnie nowe rekordy transakcji, biletów i firm będą ustawione na tę opcję.
- Jeśli zarejestrowany rekord nie zostanie przypisany, nowa transakcja nie zostanie przypisana do nikogo.
- Aby wybrać niestandardową właściwość właściciela, kliknij menu rozwijane Który właściciel i wybierz właściwość właściciela.
- Określony użytkownik: przypisz rekord do określonego użytkownika. Aby wybrać użytkownika, kliknij menu rozwijane Który właściciel, a następnie wybierz użytkownika.
- Nikt: rekord nie zostanie przypisany do nikogo.
- Domyślnie nowe rekordy kontaktów nie będą przypisywane do żadnego użytkownika. Jeśli chcesz przypisać rekord kontaktu:
- Kliknij przycisk Ustaw inną właściwość kontaktu.
- Kliknij menu rozwijane Ustaw inną właściwość kontaktu i wybierz opcję Właściciel kontaktu.
- Ustaw przypisanie kontaktu w menu rozwijanym Przypisz do .
- Aby ustawić dodatkowe właściwości dla nowych rekordów, kliknij opcję Ustaw inną właściwość [obiektu].
- Aby skopiować właściwość bieżącego obiektu do właściwości nowego rekordu, kliknij opcję Copy a property to a [object] property.
Uwaga: właściwości źródłowe i docelowe muszą mieć zgodne typy pól, aby mogły zostać skopiowane. Niezgodne właściwości nie będą wyświetlane jako opcje we właściwości docelowej w akcji przepływu pracy. Dowiedz się więcej o zgodnych właściwościach źródłowych i docelowych na potrzeby kopiowania wartości właściwości w przepływach pracy.
- Skonfiguruj nowe skojarzenia rekordów:
- Domyślnie rekordy utworzone przez przepływ pracy będą powiązane z rekordem, który został zarejestrowany w przepływie pracy.
- Aby skopiować całą aktywność osi czasu z zarejestrowanego rekordu do nowego rekordu:
- Zaznacz pole wyboru Dodaj aktywność osi czasu z zarejestrowanego [obiektu] do [nowego typu obiektu] .
- Domyślnie po wybraniu tej opcji skopiowane zostanie działanie z ostatnich 30 dni. Aby wybrać inny zakres dat, kliknij menu rozwijane zakresu dat i wybierz inny zakres.
- Aby powiązać nowy rekord z innymi typami rekordów:
- Kliknij + Dodaj inne skojarzenie.
- Kliknij menu rozwijane Skojarz . Następnie wybierz typ rekordu.
- Aby dodać etykietę asocjacji, kliknij menu rozwijane Zastosuj etykietę . Następnie wybierz etykietę powiązania.
- Aby skopiować całą aktywność osi czasu z powiązanego rekordu do nowego rekordu, wybierz opcję Dodaj aktywność osi czasu z [obiektu] do [nowego typu obiektu]. Aby wybrać inny zakres dat, kliknij menu rozwijane Zakres dat i wybierz inny zakres.
-
- Jeśli tworzysz rekord transakcji, możesz powiązać nowo utworzone transakcje z pozycjami liniowymi:
- Kliknij menu rozwijane Dodaj pozycję liniową, aby powiązać produkt podczas tworzenia rekordu transakcji.
- Aby dodać kolejną pozycję, kliknij +Dodaj pozycję. Aby usunąć pozycję, kliknij ikonę ko sza po prawej stronie pozycji.
- Po skonfigurowaniu akcji tworzenia rekordu, u góry kliknij przycisk Zapisz.
Uwaga: oferty mogą być powiązane tylko z jedną transakcją na raz. Powiązanie nowej transakcji z istniejącymi ofertami spowoduje usunięcie ofert z ich bieżących transakcji