Edytowanie rekordów za pomocą przepływów pracy

Po utworzeniu przepływu pracy i skonfigurowaniu wyzwalaczy rejestracji użyj akcji „Edytuj rekordy” , aby zaktualizować lub wyczyścić wartości właściwości rekordów. Akcji tej można również użyć do skopiowania wartości z jednej właściwości do drugiej, zarówno w obrębie tego samego rekordu, jak i w rekordach powiązanych.

Zanim zaczniesz

• Jeśli w swoim koncie włączyłeś opcję „Dane wrażliwe”, możesz edytować rekordy przy użyciu tokenów personalizacji z właściwości danych wrażliwych, ale nie danych wysoce wrażliwych. Dowiedz się więcej o tym, jak dane wrażliwe są wykorzystywane w przepływach pracy.
• Podczas edycji powiązanego rekordu, takiego jak transakcja z przepływu pracy opartego na kontakcie, powiązanie musi istnieć przed wykonaniem akcji „Edytuj rekord ”.
• Podczas aktualizowania domyślnej właściwości „Etap cyklu życia ” kontaktu można ustawić jedynie wartość znajdującą się dalej w lejku. Aby cofnąć etap cyklu życia kontaktu, należy najpierw dodać kolejną akcję „Edytuj rekord ”, aby wyczyścić wartość właściwości „Etap cyklu życia ”.
• Jeśli używasz akcji „Edytuj rekord ” do skopiowania wartości właściwości do innej właściwości w tym samym rekordzie lub w rekordzie powiązanym:
  
  • Właściwości źródłowa i docelowa muszą być kompatybilne. Dowiedz się więcej o kompatybilnych typach właściwości.

• • Wartość właściwości źródłowej powinna być wypełniona. Jeśli właściwość źródłowa nie ma wartości, właściwość docelowa może pozostać niewypełniona lub otrzymać pustą wartość, a operacja może zakończyć się błędem. Zaleca się użycie gałęzi w celu sprawdzenia, czy wartości właściwości są wypełnione, przed wykonaniem operacji „Edytuj rekord ”.

• • Aby skopiować wartości z rejestru, który został powiązany, do powiązanych rejestrów, należy powiązać rejestry, gdy znana jest właściwość źródłowa. Wartości właściwości nie będą automatycznie aktualizowane po edycji wartości właściwości w rejestrze. Aby na bieżąco aktualizować wartość właściwości, włącz ustawienia ponownego powiązania.
  • Podczas kopiowania z powiązanego rekordu wybór powiązania w przepływie pracy określa, który powiązany rekord zostanie użyty. Na przykład, jeśli kwalifikuje się wiele powiązanych rekordów, wartość może pochodzić z ostatnio zaktualizowanego powiązanego rekordu, a nie z głównego powiązanego rekordu.

Skonfiguruj akcję „Edytuj rekord ”

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Kliknij nazwę istniejącego przepływu pracy lub utwórz nowy przepływ pracy.
3. Ustaw wyzwalacze rejestracji.
4. Kliknij ikonę plusa (+), aby dodać akcję.
5. W panelu po lewej stronie kliknij, aby rozwinąć sekcję CRM . Następnie kliknij opcję Edytuj rekord.
6. Kliknij menu rozwijane „Obiekt docelowy” ( ) i wybierz typ obiektu.
7. Jeśli wybrałeś obiekt powiązany, kliknij menu rozwijane „Powiązanie z obiektem ” i wybierz etykietę powiązania. Na przykład, aby w przepływie pracy opartym na firmie objąć wszystkie powiązane transakcje, wybierz opcję „Wszystkie powiązane transakcje”. Dowiedz się więcej o etykietach powiązań.
   
   

8. Kliknij menu rozwijane „Właściwość do edycji” ( ) i wybierz właściwość, którą chcesz zaktualizować. Kolejne kroki będą się różnić w zależności od wybranego typu właściwości.

Użyj akcji „Edytuj rekord ” w przypadku pojedynczego pola wyboru i innych właściwości typu wyboru

• Kliknij menu rozwijane „Właściwość do edycji ” i wybierz wartość.
• Kliknij menu rozwijane „Zmień typ ” i wybierz jedną z poniższych opcji:
  
  • Zastąp: usuń wszystkie poprzednie wartości właściwości i dodaj tylko wybrane wartości właściwości.

• • Wyczyść: wyczyść wszystkie wartości właściwości z właściwości rekordu
• Jeśli zaznaczyłeś opcję zastąpienia wartości właściwości, kliknij menu rozwijane Wybierz wartość i wybierz wartość zastępczą. Możesz też użyć wartości z innej właściwości, klikając opcję Wybierz token danych.
  

Użyj akcji „Edytuj rekord” z wieloma właściwościami typu pole wyboru

Jeśli aktualizujesz właściwość z wieloma polami wyboru, możesz zaznaczyć wiele opcji:

• Kliknij menu rozwijane „Właściwość do edycji ” i wybierz wartość.
• Kliknij menu rozwijane „Zmień typ ” i wybierz jedną z poniższych opcji:
  
  • Dodaj: dodaj nowe wartości właściwości do istniejących wartości właściwości. Na przykład akcja została skonfigurowana tak, aby ustawić wartość właściwości na opcję B. Jeśli wartość właściwości kontaktu wynosiła opcję A, po wykonaniu akcji kontakt będzie miał zarówno opcję A, jak i opcję B.
    • Ta opcja pojawi się tylko podczas edycji rekordów tego samego typu co rekord objęty procesem. Na przykład, jeśli aktualizujesz powiązane kontakty dla rekordu kontaktu objętego procesem w przepływie pracy opartym na kontaktach.
    • Jeśli aktualizujesz inne powiązane typy rekordów, takie jak powiązany rekord firmy w przepływie pracy opartym na kontaktach, opcja „Dodaj” nie pojawi się. Zamiast tego typ zmiany zostanie domyślnie ustawiony na „Zastąp ”.
  • Zastąp: wyczyść wszystkie poprzednie wartości właściwości i dodaj tylko wybrane wartości właściwości. Na przykład, jeśli akcja została skonfigurowana tak, aby ustawić wartość właściwości na opcję B, a wartość właściwości kontaktu wynosiła opcję A, to po wykonaniu akcji kontakt będzie miał tylko opcję B.
  • Usuń: usuwa określone wartości właściwości. Na przykład akcja została skonfigurowana tak, aby usunąć wartość właściwości „opcja B”. Jeśli wartość właściwości z wieloma polami wyboru dla kontaktu obejmowała opcję A i opcję B, po przejściu przez akcję kontakt będzie miał tylko opcję A.
  • Wyczyść: wyczyść wszystkie wartości właściwości z właściwości rekordu
• Jeśli wybrałeś opcję „Dodaj”, „Zastąp” lub „Usuń”, kliknij menu rozwijane „Wybierz wartość” i wybierz wartości właściwości, na których chcesz wykonać działanie.
  
  

Użyj akcji „Edytuj rekord ” w przypadku właściwości tekstowych

• W polu [nazwa właściwości] wprowadź wartość właściwości.
• Aby skopiować i wykorzystać wartości z innej właściwości, w panelu „Wstaw dane ” wyszukaj i wybierz właściwość. Możesz łączyć zarówno tekst niestandardowy, jak i wartości z innych właściwości.
  

Użyj akcji „Edytuj rekord ” w przypadku właściwości z selektorem daty

• Użyj daty zakończenia akcji: ustaw wartość właściwości na datę, w której rekord osiągnie ten etap w przepływie pracy.
• Wybierz datę lub właściwość daty: ustaw wartość właściwości na określoną datę. Korzystając z tej opcji, możesz również skopiować inne właściwości selektora daty. W panelu po lewej stronie kliknij selektor daty. Następnie wybierz właściwość. Nie można wybierać właściwości innych niż właściwości selektora daty.
  

Wykorzystaj wyniki wcześniejszych akcji do aktualizacji rekordów

• W sekcji Dane akcji kliknij opcję Więcej danych akcji.
• Kliknij nazwę akcji, a następnie wybierz wynik.
• Aby wyczyścić wartość właściwości, zaznacz pole wyboru „Wyczyść istniejącą wartość właściwości ”.

Wyczyść wartości właściwości za pomocą akcji „Edytuj rekord ”

• Aby wyczyścić wszystkie wartości właściwości z rekordu, zaznacz pole wyboru „Wyczyść istniejącą wartość właściwości ”.
  
  

Przykładowe zastosowania

Poniższe przykłady przedstawiają różne sposoby wykorzystania akcji „Edytuj rekord” w przepływach pracy w celu automatyzacji bardziej złożonych procesów:

• Aktualizowanie wartości właściwości na podstawie działań: aktualizuj wartości właściwości rekordu na podstawie interakcji z treścią. Na przykład możesz ustawić właściwość „Branża” kontaktu na wartość „Budownictwo”, gdy osoba ta prześle określony formularz.
• Synchronizacja wartości właściwości między powiązanymi rekordami: użyj tej akcji, aby dopasować wartości właściwości między powiązanymi rekordami, aby zapewnić aktualność danych. Na przykład możesz skopiować właściwość „Branża” firmy do właściwości „Branża” powiązanego kontaktu. W zależności od przepływu pracy możesz dodać kryteria rejestracji i włączyć ponowną rejestrację na podstawie znanej właściwości źródłowej, dzięki czemu zmiany wartości właściwości będą na bieżąco aktualizowane.