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Particionar os ativos do HubSpot

Ultima atualização: Outubro 19, 2020

Disponível para

Todos os produtos e planos

Os ativos do HubSpot podem ser particionados de modo que somente as equipes e os usuários certos possam visualizá-los e editá-los. Isso pode ser útil se quiser manter ativos separados por departamentos ou equipes e ajuda os usuários a se manterem focados e organizados. 

Observação: Os superadministradores e os usuários com a permissão Partição por equipes também poderão visualizar todos os ativos particionados.

Para ver uma série de vídeos sobre particionamento de ativos, confira a lição do HubSpot Academy sobre particionamento de ativos.

Os ativos que você pode criar particionar dependem da sua assinatura do HubSpot:

Nome do ativo Hub
  Marketing Hub Sales Hub Service Hub CMS Hub
  Todas as contas
Registros do CRM
Exibições do CRM
Modelos
Caixa de entrada de Conversas
  Professional e Enterprise
Modelos    
Sequências    
Documentos    
Manuais    
  Enterprise
Painéis
Propriedades
Barra lateral de registros
Publicações de blog    
Domínios    
Páginas do site:      
Landing pages    
E-mail      
Formulários      
Calls to action      
Listas (BETA)
Fluxos de trabalho (BETA)  
Página de preferências da inscrição de e-mail (BETA)      


Definir o comportamento padrão de particionamento

Por padrão, os ativos recém-criados podem ser acessados por todos os usuários com permissões. No entanto, você pode querer apenas permitir que equipes ou usuários específicos criem e editem os ativos. Nas configurações de conta, você pode restringir o acesso automaticamente aos ativos recém-criados para que somente o autor do ativo, sua equipe e qualquer equipe principal possam exibi-lo e editá-lo.

Para particionar automaticamente novos ativos:

  • Na sua conta da HubSpot, clique no ícone de configurações settings na barra de navegação principal.
  • No menu da barra lateral esquerda, acesse Usuários e equipes.
  • Clique na guia Equipes.
  • Clique para ativar a opção Restringir o novo conteúdo a criadores e suas equipes.

Instruções gerais de particionamento

A maioria das ferramentas podem ser particionadas seguindo as etapas abaixo. Para preferências de painéis, exibições do CRM e assinatura de e-mail, ignore a seção específica da ferramenta abaixo.

  • Na sua conta da HubSpot, acesse a ferramenta que você deseja particionar.
  • Para atribuir um ativo, passe o mouse sobre o ativo que você deseja atribuir, depois clique no menu suspenso Mais e selecione Atribuir usuários e equipes
  • Para atribuir ativos em massa, marque as caixas de seleção ao lado dos ativos que você deseja atribuir e clique em Atribuir usuários e equipes.

assign-multiple-pages-to-teams

  • Na caixa de diálogo, selecione a caixa de seleção ao lado de nome da equipe ou nome do contato. Se você estiver usando equipes hierárquicas e atribuir conteúdo a uma equipe infantil, a equipe pai terá acesso automaticamente.
  • Para atribuir o conteúdo a outros usuários, clique na guia Usuários. O usuário só pode ser selecionado se o conteúdo for atribuído a pelo menos uma equipe.

    assign-content-access
  • Clique em Salvar

O ativo estará visível somente para os usuários e equipes selecionados e, se aplicável, às suas equipes principais.

Para as ferramentas que não seguem as instruções acima, você verá as instruções específicas da ferramenta abaixo.

Instruções específicas da ferramenta

Registros do CRM

Por padrão, os usuários podem exibir e editar todos os contatos, empresas, negócios e tíquetes. Você pode ajustar as permissões de um usuário para que possa exibir e editar os registros pertencentes a ele ou a sua equipe.

Para particionar os registros do CRM para seus usuários:

  • Na sua conta da HubSpot, clique no ícone de configurações settingsna barra de navegação principal.
  • No menu da barra lateral esquerda, acesse Usuários e equipes.
  • Clique no nome do usuário que deseja editar.
  • Para particionar os contatos e empresas, na guia Contatos, clique no menu suspenso ao lado das permissões para ExibirComunicar e Editar. Selecione Apenas equipe ou Apenas itens de propriedade.

    user-permission-contact-company-access
  • Para particionar os negócios, clique na guia Vendas e nos menus suspensos ao lado das permissões para ExibirEditar. Selecione Apenas equipe ou Apenas itens de propriedade.

    user-permission-deals-access
  • Para particionar os tíquetes, clique na guia Atendimento e nos menus suspensos ao lado das permissões para ExibirEditar. Selecione Apenas equipe ou Apenas itens de propriedade.

    user-permission-tickets-access
  • Para salvar as alterações, clique em Salvar.

As permissões atualizadas entrarão em vigor assim que o usuário fizer logout e login novamente. Saiba mais sobre as permissões de usuário.

Exibições do CRM

As exibições padrão não podem ser particionadas, mas as exibições personalizadas do CRM podem ser definidas como visíveis somente para você, visíveis para sua equipe ou visíveis para todos. 

Para dividir uma exibição de CRM:

  • Na sua conta da HubSpot, acesse o painel de contatos, empresas, negócios ou tíquetes.
  • Na barra lateral esquerda, clique em Todos os filtros salvos.
  • Passe o mouse sobre o nome do filtro e clique em Opções. No menu suspenso, selecione Gerenciar compartilhamento.
  • Na caixa de diálogo, selecione se deseja manter o filtro visível somente para você, para sua equipe ou para todos.
  • Clique em Salvar.

Caixa de entrada de Conversas

Depois de criar uma caixa de entrada, você pode editar os usuários e equipes que podem exibi-la editando suas configurações. Saiba como editar as configurações de caixa de entrada.
 
conversations-inbox-partition

Painéis

Os proprietários de painéis podem definir quais equipes têm acesso de exibição e edição aos painéis personalizados.

Para atribuir acesso aos painéis:

  • Na sua conta da HubSpot, acesse Relatórios > Painéis.
  • Acima dos relatórios do painel, clique no link Atribuídos e em Editar acesso.

    report-dashboard-edit-access 
  • No painel direito, selecione os usuários aos quais você deseja atribuir acesso.
    • Para permitir que o proprietário do painel veja o painel, selecione o botão de seleção Privado ao proprietário. Em seguida, clique em Salvar.
    • Para permitir que todos os usuários acessem o painel, selecione o botão de opção Todos , Exibir e editar  ou Somente exibir . Clique em Salvar.
    • Para permitir que apenas equipes e usuários específicos acessem o painel:
      • Marque o botão de seleção Somente usuários e equipes específicos.
      • Marque o botão de seleção Exibir e editar ou Somente exibir
      • Clique em Próximo.
      • Marque as caixas de seleção ao lado das equipes e usuários aos quais deseja atribuir acesso.
      • Clique em Salvar.

Documentos, manuais, sequências e modelos de vendas

Depois de criar um documento, manual, sequência ou modelo, você pode definir o nível de acesso como privado (limitado ao proprietário), compartilhado com todos ou compartilhado com usuários e equipes específicos. 

Saiba como particionar o acesso ao conteúdo de vendas

Domínios

Por padrão, os usuários com a permissão Adicionar e editar domínios podem exibir e editar todos os domínios, bem como publicar conteúdo em todos os domínios. Para restringir os usuários que podem editar e publicar conteúdo em determinados domínios, saiba como atribuir permissões de publicação no domínio às equipes.

Barra lateral de registros

Você pode personalizar as barras laterais que são exibidas nos registros de contatos, empresas, negócios e tíquetes para que diferentes equipes tenham diferentes exibições. Saiba como personalizar as barras laterais dos registros para equipes específicas.

Particionamento de listas (BETA)

Os superadministradores podem definir as listas que cada equipe pode visualizar seguindo as instruções gerais acima. 

Ao atribuir acesso a uma lista ou ativar a configuração de atribuição padrão, lembre-se do seguinte:

  • As listas particionadas somente poderão ser visualizadas e selecionadas pelo criador da lista, pelas equipes atribuídas e pelas equipes principais das equipes atribuídas. Todos os outros usuários não poderão ver ou selecionar a lista. Isso se aplica a todas as ferramentas, como e-mail de marketing, fluxos de trabalho e relatórios.
  • Apenas os contatos que pertencem ao criador da lista ou os usuários das equipes atribuídas serão exibidos em uma lista particionada. Se um contato atender aos critérios da lista, mas pertencer a um usuário que não faz parte das equipes atribuídas, ele não aparecerá na lista. Contatos não atribuídos não aparecerão nas listas particionadas porque não têm um proprietário. 
  • Se um usuário passar para outra equipe, ele não poderá mais acessar ou exibir as mesmas listas, a menos que sua nova equipe tenha acesso a elas.

Assinaturas de e-mail (BETA)

O particionamento dos grupos de preferências de e-mail permite controlar quais equipes podem usar determinados tipos de assinatura e locais de escritório nos e-mails de marketing. Quando um grupo de preferências de e-mail é particionado a uma equipe, essa equipe poderá selecionar o grupo de preferências ao escrever um e-mail. 

Para atribuir um grupo de preferências a uma equipe:

  • Na sua conta da HubSpot, acesse Marketing > E-mail.
  • Em Grupos de preferências, clique no grupo de preferência que deseja editar.
  • Clique Ações, selecione Editar.
  • No painel direito, clique no menu suspenso Equipes (Opcional) e selecione as equipes que você deseja atribuir ao grupo.
  • Clique em Salvar.

Fluxos de trabalho (BETA)

Os fluxos de trabalho podem ser atribuídos a uma equipe específica no painel de fluxos de trabalho seguindo as instruções gerais acima.

Os fluxos de trabalho atribuídos a uma equipe somente podem ser visualizados e editados por usuários dessa equipe. Qualquer fluxo de trabalho que não esteja atribuído poderá ser acessado por todos os usuários e equipes com permissão de usuário aos fluxos de trabalho.