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Tasks

Usar tarefas

Ultima atualização: Janeiro 25, 2019

A ferramenta de tarefas no HubSpot ajuda a acompanhar sua lista de tarefas e acessar facilmente os registros associados a cada tarefa.

Neste artigo, você aprenderá a:


Criar tarefas

Você pode criar tarefas em vários lugares no HubSpot. 

Se você for um usuário do  Sales Hub Professional , saiba sobre as tarefas automatizadas nas fases do negócio.

Computador

No painel de tarefas:

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Tarefas.
  • Clique em Criar uma tarefa.
  • Insira um nome de tarefa no campo TítuloVocê pode incluir "chamada" ou «e-mail" no título da tarefa para definir automaticamente o tipo de tarefa correspondente. 
  • Ajuste a data de vencimento usando o menu Data de vencimento conforme necessário. Clique em Adicionar um horário para especificar um horário da data de vencimento até o qual a tarefa precisa estar concluída. 
  • Clique em Adicionar tarefa ou clique em Adicionar e editar para adicionar a tarefa e continuar editando os detalhes.

  • Se você clicou em  Adicionar e editar, um painel será exibido imediatamente no qual poderá adicionar/editar o seguinte (se você clicou em Adicionar, clique no nome da tarefa para adicionar mais detalhes):
    • Nome da tarefa: clique no nome da tarefa na parte superior da caixa e digite um novo nome. Em seguida, clique em Salvar.
    • Registros associados: adicione o registro de um contato, empresa e negócio para associar à tarefa na seção Registros associados .
    • Data de vencimento: no menu suspenso abaixo de Data de vencimento, selecione uma data e um horário até os quais a tarefa deverá estar concluída.
    • Lembrete de e-mail: no menu suspenso abaixo de Lembrete de e-mail, especifique uma data e um horário em que um lembrete de e-mail deve ser enviado para o responsável pela tarefa.
    • Observações: adicione detalhes sobre sua tarefa no campo Observações. Clique em Salvar para salvar quaisquer alterações feitas em observações específicas.
    • Tipo: selecione um tipo de tarefa no menu suspenso Tipo. Você pode selecionar  Chamada, E-mail ou Tarefas. Observe que neste momento, não é possível personalizar um tipo de tarefa.
    • Fila: use o menu suspenso abaixo de Fila para adicionar a tarefa a uma fila de tarefas existente ou para criar uma nova fila de tarefas. Você também pode escolher Nenhum se não quiser adicionar essa tarefa a uma fila de tarefas. 
    • Atribuído a: selecione um usuário responsável pela tarefa no menu suspenso Atribuído a.
  • Clique em Salvar.

No registro de Contato, Empresa, ou Negócio:

  • Navegue até os contatos, empresas ou negócios
  • Clique no nome do contato, empresa ou negócio ao qual você deseja adicionar uma tarefa.
  • Na caixa de atividades acima da linha do tempo, clique na guia Criar tarefa.
  • Insira os detalhes da sua tarefa:
    • Título: digite o nome da tarefa no campo Insira sua tarefaVocê pode incluir "chamada" ou "e-mail" no título da tarefa para definir automaticamente o tipo de tarefa correspondente. 
    • Detalhes da tarefa: adicione as informações básicas no campo Observações....  
    • Data de vencimento: selecione uma data de vencimento no menu suspenso Data de vencimento. Você também pode clicar em Adicionar um horário para especificar um horário em que a tarefa vencerá.
    • Tipo de tarefa: do menu suspenso Tipo , você pode escolher  Chamada, E-mail ou Tarefas. Observe que neste momento, não é possível personalizar um tipo de tarefa.
    • Atribuído a: selecione um usuário responsável pela tarefa no menu suspenso Atribuído a
    • Lembrete de e-mail: no menu suspenso abaixo de Lembrete de e-mail, especifique uma data e um horário em que um lembrete de e-mail deve ser enviado para o responsável pela tarefa.
    • Fila: use o menu suspenso abaixo de Fila para adicionar a tarefa a uma fila de tarefas existente ou para criar uma nova fila de tarefas. Escolha Nenhuma caso não queira adicionar esta tarefa a uma fila. 
    • Registros associados: na seção Registros associados, o registro do contato, da empresa ou do negócio a partir do qual você está criando a tarefa será automaticamente associado à tarefa. Nos outros dois tipos de registro, você pode especificar quais registros você gostaria de associar à tarefa.
  • Clique em Salvar tarefa.

Você também terá a opção de criar uma tarefa de acompanhamento ao incluir um e-mail ou chamada em um registro de contato. Para fazer isso:

  • Clique em E-mail ou Chamada e insira as informações relevantes.
  • Antes de salvar ou enviar, marque a caixa Crie uma tarefa para acompanhar e clique no menu suspenso para definir um horário para a tarefa.

Você também pode criar tarefas em massa para vários contatos e empresas.

  • Navegue até os seus contatos ou empresas. 
  • Marque as caixas à esquerda de qualquer registro para o qual você gostaria de criar tarefas.
  • Para contatos, clique no menu suspenso Mais na linha de cabeçalho e selecione Criar tarefas. Para empresas, clique em + Criar tarefas na linha do cabeçalho. 
  • Insira os detalhes da sua tarefa.
  • Clique em Criar

Móvel

Aplicativo para iOS

  • Navegue até o aplicativo HubSpot.
  • Na guia Resumo, role até a seção Tarefas e clique no ícone de mais (+)

  • Defina um título, um tipo e uma data de vencimento para a tarefa. Por padrão, a tarefa será atribuída a você. Pressione o campo Atribuído a para alterar a pessoa atribuída. Pressione o campo Contato, Empresa ou Negócio associado para selecionar registros para associar a essa tarefa. 

  • Clique em Salvar.

Você também pode adicionar uma tarefa a um registro de contato, empresa ou negócio no iOS, clicando em Adicionar observação, atividade ou tarefa na parte superior da linha do tempo e selecionando a guia Tarefa

Aplicativo para Android

  • Navegue até o aplicativo HubSpot (CRM & Sales). 
  • Pressione a guia Tarefas e clique no ícone de mais (+).
  • Defina um título, um tipo e uma data de vencimento para a tarefa. Por padrão, a tarefa será atribuída a você. Pressione o campo Atribuído a para alterar a pessoa atribuída. Pressione Adicionar um contato, empresa ou negócio para selecionar registros para associar a essa tarefa. 

  • Clique em Salvar.

Criar filas de tarefas

Você pode criar filas de tarefas diferentes para organizar listas de tarefas e concluir tarefas em uma série. Para fazer isso:

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Tarefas
  • No menu da barra lateral esquerda, clique em Adicionar uma fila
  • Dê um nome à nova fila e clique em Salvar

Agora você pode adicionar tarefas existentes a uma fila específica:

  • Marque a caixa ao lado das tarefas.
  • Clique em + Adicionar à fila, selecione uma fila no menu suspenso e clique em Adicionar

Para começar a concluir as tarefas na fila:

  • Clique no nome da fila no menu da barra lateral esquerda.
  • Se necessário, arraste e solte tarefas na fila para alterar a ordem e clique em Iniciar fila.
  • Você será encaminhado a um registro relevante, onde poderá concluir a tarefa. Clique na marca de verificação ao lado da tarefa na linha do tempo para marcá-la como concluída.
  • Clique em Próximo para ir para a próxima etapa. Você também pode deixar a tarefa incompleta e clicar em Ignorar, se quiser deixar uma tarefa para depois e passar para a tarefa seguinte.

Para excluir ou renomear uma fila de tarefas, selecione-a no menu da barra lateral esquerda, clique no menu suspenso Ações e selecione Excluir [nome da fila de tarefas] ou Renomear fila.

Observação: há um limite de 10 filas de tarefas por usuário em cada conta. Se precisar criar uma nova fila e tiver atingido seu limite, considere excluir uma fila concluída para criar outra no usuário. 

Exibir, editar e excluir tarefas

Todas as suas tarefas aparecerão no painel de tarefas (Vendas Tarefas). Você pode personalizar e filtrar sua exibição de tarefas:

  • Para alternar entre os tipos de exibição, use os botões Tabela Quadro. A exibição da tabela mostra uma lista de tarefas, enquanto que a exibição de quadro permite arrastar e soltar tarefas em diferentes status.
  • Para filtrar suas tarefas por designado, tipo e data de vencimento, use os menus suspensos na parte superior.
  • Para visualizar as tarefas que estão abertas, que vencem hoje, essa semana, estão vencidas ou concluídas, ou ver as tarefas de uma fila de tarefas específica, clique nos itens no menu da barra lateral esquerda.
  • Para personalizar as colunas mostradas na exibição de Tabela do painel de tarefas, clique no menu suspenso Ações e selecione Editar colunas.  Na caixa de diálogo exibida, marque a caixa à esquerda de uma coluna para adicioná-la à exibição. Clique e arraste itens na seção Colunas selecionadas para reorganizar as colunas ou clique no à direita do item para removê-lo. Clique em Salvar.

Clique no título de uma tarefa no painel para fazer alterações ou excluir. Para marcar uma tarefa como concluída, clique no ícone de conclusão sucesso  à esquerda do título de uma tarefa ou, na exibição Quadro , arraste e solte uma tarefa para alterar seu status.

As tarefas também aparecerão nas linhas do tempo dos registros de contato, empresa, negócio e tíquete associados. Encontre a tarefa na linha do tempo (se as tarefas não aparecerem, clique no menu suspenso Filtrar linha do tempo e marque a caixa Tarefas) e em Editar para fazer alterações ou, no menu suspenso Ações, selecione Excluir para excluir sua tarefa. Para marcar uma tarefa como concluída, clique no ícone de conclusão sucesso  à esquerda.

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As tarefas concluídas também aparecerão no relatório Produtividade do seu painel de vendas. As tarefas aparecerão aqui quando a data de vencimento estiver dentro do intervalo de datas selecionado para o relatório.

Observação: não é possível exportar tarefas do HubSpot.