Personalizar o e-mail de fallback na caixa de entrada de conversas

Quando você cria uma conta, o HubSpot configurará uma caixa de entrada de conversas com um endereço de e-mail de fallback. Um e-mail de fallback é um e-mail que o HubSpot provisiona para permitir o uso de determinadas ferramentas da HubSpot, como automação de tíquetes, caso você ainda não tenha conectado uma caixa de entrada compartilhada. O e-mail de fallback também é usado se sua caixa de entrada compartilhada desconectar inesperadamente da caixa de entrada de conversas. Você também pode usar o e-mail de fallback para começar a enviar e-mails imediatamente da caixa de entrada.

Você pode personalizar o endereço, as regras de encaminhamento e a assinatura do e-mail de fallback. Configure o e-mail de fallback quando configurar sua caixa de entrada de conversas ou ative-o nas configurações de caixa de entrada.

• Na sua conta da HubSpot, clique no ícone de configurações settingsna barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse  Conversas > Caixa de entrada.
• Use o menu suspenso Exibição atual para selecionar a caixa de entrada que você deseja editar.
• Você verá o e-mail de fallback listado abaixo dos seus canais conectados. Ao lado do e-mail de fallback, clique em Editar.

• Para ativar o endereço de e-mail de fallback para envio, na guia Configuração , marque a caixa de seleção Use o e-mail da HubSpot para enviar mensagens .
• Em seguida, defina as configurações de Enviar de . 

Observação: você não pode usar o mesmo nome do remetente para múltiplos e-mails de fallback. O valor do nome do remetente deve ser exclusivo para o endereço de e-mail de fallback. 

• • Para personalizar o nome exibido, clique no menu suspenso Nome do remetente e selecione uma opção.
    • Nome do agente e da empresa: selecione esta opção para exibir o nome do usuário e da empresa. Insira o nome da empresa no campo de texto.
    • Nome da empresa: selecione esta opção para exibir apenas o nome da empresa. Insira o nome da empresa no campo de texto.
  • Para personalizar o endereço, marque o botão de seleção ao lado de uma das opções.
    • Usar padrão: o padrão do endereço para usuários em uma conta paga será exibido como [username]@[subdomain].hs-inbox.com. O endereço de remetente padrão para os usuários gratuitos será exibido como [username]@[subdomain].hubspot.inbox.com.
    • Personalizar endereço de remetente: no campo de texto, insira o endereço de e-mail que deseja exibir. Clique em Verificar para confirmar que você tem acesso a esse e-mail. 
• Para encaminhar e-mails automaticamente enviados para seu endereço de e-mail para a caixa de entrada de conversas, clique em Copiar ao lado do campo Endereço de encaminhamento. Adicione o endereço de e-mail copiado como um endereço de encaminhamento nas configurações do seu cliente de e-mail.
• Para incluir uma assinatura de e-mail de equipe nos e-mails enviados da caixa de entrada, marque a caixa de seleção Ativar assinatura da equipe.

Observação: essa assinatura se aplica apenas a e-mails enviados diretamente da caixa de entrada de conversas. Se você enviar um e-mail a partir de um registro no CRM, a assinatura do e-mail que você configurou emPerfil e preferências será aplicada.

• • • Na caixa de texto, personalize sua assinatura de e-mail da equipe no editor Simples.
      • Use os ícones na parte inferior para formatar o texto, inserir um link ou inserir uma imagem.
      • Para inserir um token de personalização que preencherá o nome ou o nome completo do remetente, clique no menu suspenso Inserir token e selecione Nome completo ou Nome. Quando o contato receber um e-mail do endereço de e-mail da equipe, o nome do usuário que enviou o e-mail será exibido na assinatura do e-mail.
• À direita, visualize como o nome, o e-mail e a assinatura de e-mail do remetente serão exibidos na caixa de entrada do contato e clique em Salvar.
• Por padrão, quando um e-mail é encaminhado para a caixa de entrada, o e-mail será registrado no registro de contato do remetente original. Para desativar essa configuração para que os e-mails registrem o remetente que encaminhou o e-mail, clique no botão para desativar Escolher o remetente original dos encaminhamentos de e-mails. 

• Para configurar as regras de encaminhamento, clique na guia Automação:
  • Por padrão, as conversas recebidas são deixadas sem atribuição para a triagem da sua equipe. Se quiser encaminhar a conversa para usuários e membros da equipe específicos, clique no botão para ativar Atribuir conversas automaticamente .
    • Clique no menu suspenso Atribuir a e selecione uma opção de roteamento:
      
      • Usuários e equipes específicos: encaminhar e-mails recebidos para os usuários ou equipes selecionadas. Selecione os nomes dos usuários ou da equipe no menu suspenso Usuários e equipes específicos.
      • Proprietário do contato: encaminhe os e-mails recebidos para o proprietário de um contato. O contato deve ter um proprietário atribuído em seu registro e ser rastreado com um cookie.  Se o proprietário estiver off-line, a mensagem será enviada por e-mail para o proprietário do visitante.
  • Para criar um tíquete para cada nova conversa, clique no botão para ativar Criar tíquetes automaticamente.
    • Para personalizar as propriedades de tíquete, clique em Editar tíquete.
    • Edite as propriedades no painel direito e clique em Salvar.
• Clique em Salvar.

Se tiver alterado alguma configuração ou a regra de encaminhamento, seus contatos verão o nome, o endereço e a assinatura de e-mail do remetente atualizados quando receberem um e-mail enviado por você.

Além do endereço de e-mail incluído automaticamente na sua caixa de entrada de conversas, você pode conectar outro canal de e-mail da equipe à caixa de entrada ou criar caixas de entrada de conversas adicionais para suas equipes.