Registrar respostas de e-mail no CRM

Observação: o tamanho máximo do arquivo para registrar anexos de e-mails enviados e recebidos é 50 MB. Isso se aplica a respostas enviadas para e-mails individuais e e-mails recebidos, enviados a um e-mail de equipe na caixa de entrada de conversas. 

Se seu servidor de e-mail estiver executando um software de segurança que verifica os anexos ao receber os e-mails, o HubSpot pode não conseguir registrar os anexos incluídos nas respostas de e-mail ou os e-mails recebidos que foram enviados para o endereço de e-mail da sua equipe. Por exemplo, se os servidores do Office 365 estiverem executando a Proteção Avançada contra Ameaças com a Entrega dinâmica ativada, os anexos podem não ser registrados. 

Requisitos para o registro de respostas

As respostas aos e-mails serão registradas automaticamente na linha do tempo do contato se você tiver conectado seu e-mail pessoal e as condições a seguir forem verdadeiras:

• O e-mail original foi enviado por meio do CRM ou do seu cliente de e-mail pessoal conectado com a extensão ou complemento de e-mail de vendas instalado e a caixa de seleção Registrar marcada. 

• O e-mail original não foi enviado para um endereço de e-mail ou domínio listado na sua lista de Nunca registrar.
• O endereço de e-mail pessoal ainda estará conectado quando a resposta for recebida.
• A resposta é enviada para um e-mail pessoal conectado pelo usuário que originalmente iniciou o thread.
• O remetente da resposta é um contato existente no HubSpot.

As respostas de e-mail serão registradas na linha do tempo do registro do contato no CRM. Você pode acessar o registro de contato do destinatário ou um dos registros associados para ver a mensagem de e-mail registrada.

Se você conectar um endereço de e-mail de equipe ao HubSpot, poderá visualizar, gerenciar e responder aos e-mails recebidos na caixa de entrada de conversas.

Observação: se você conectar uma conta de e-mail pessoal ao HubSpot, os e-mails enviados dessa conta somente poderão ser registrados utilizando o seu endereço de encaminhamento, que posteriormente poderão ser revisados no registro associado.

As respostas não são registradas como esperado

Se a resposta não for registrada como esperado, saiba mais sobre alguns dos motivos comuns pelos quais isso ocorre. Em alguns casos, se a resposta não foi registrada, você pode encaminhá-la para a linha do tempo do registro no CRM. 

Novos e-mails recebidos

Os e-mails recebidos enviados para o seu e-mail pessoal conectado não serão registrados no HubSpot se não atenderem aos requisitos de registro. 

Se um não contato enviar um novo e-mail que não seja parte de um thread existente, esse e-mail não será registrado no HubSpot e não será criado um novo registro do contato. Quando você responder a este e-mail e selecionar a caixa de seleção Registrar ou incluir o Endereço CCO, sua resposta de saída será registrada, mas o e-mail original do não contato ainda não será exibido no HubSpot. As respostas subsequentes a esse thread serão registradas desde que o e-mail pessoal esteja conectado. 

E-mails enviados de não contatos ou aliases de e-mails

Se uma resposta vier de um endereço de e-mail que não esteja associado a um contato existente, ela não será registrada. Por exemplo, se você enviar um e-mail para contacts@domain.com, mas o contato responder usando contacts-alias@domain.com, a resposta não será registrada. Você pode encaminhar a resposta para o CRM usando seu endereço de encaminhamento e depois mesclar os dois registros de contato.

E-mails enviados de um endereço de e-mail de equipe

Se um thread de e-mail iniciar com o e-mail da equipe na caixa de entrada de conversas, não será possível mudar a opção para usar o thread intermediário do endereço de e-mail pessoal conectado. As respostas não serão mais registradas no HubSpot, pois isso criará um novo thread que o HubSpot não poderá detectar. 

Respostas aos e-mails após alterar os provedores da caixa de entrada

Se você alterar os provedores de caixa de entrada enquanto ainda tiver threads ativos usando seu endereço de e-mail anterior, as respostas de e-mail não serão mais registradas no HubSpot. Além disso, se você estiver usando sequências, os contatos que estão inscritos atualmente em uma sequência não serão desinscritos automaticamente, pois o HubSpot não poderá mais detectar as respostas. Reconecte sua caixa de entrada usando o provedor correto para registrar com sucesso as respostas. 

Saiba mais sobre como reconectar sua caixa de entrada após trocar de provedor de caixa de entrada neste artigo.

E-mail pessoal conectado usando um provedor de e-mail errado

Certifique-se de conectar seu e-mail pessoal usando o tipo de provedor de e-mail correto. Seu provedor de e-mail é o serviço que permite enviar e receber e-mails. Provedores de e-mail comuns incluem Gmail e Office 365.

Confirme com qual provedor de e-mail seu endereço de e-mail está hospedado e siga as instruções para conectar-se ao HubSpot com esse provedor. Você pode pedir para o departamento de TI ou usar o MxToolbox para procurar o provedor de serviços de e-mail do seu domínio de e-mail. Se você não se conectar usando o provedor correto, os e-mails não serão registrados. 

Solucionar problemas de registros de resposta

Se você atender aos requisitos para registro de respostas e suas respostas não se encaixarem em uma das situações listadas acima, saiba como obter ajuda da HubSpot. Antes de entrar em contato, é recomendável ter um exemplo de registro do contato em que a resposta não foi registrada como esperado e os cabeçalhos de e-mail da resposta recebida em sua conta de e-mail. Saiba como coletar os cabeçalhos de e-mail de alguns provedores de e-mail comuns, ou trabalhe com seu recurso de TI para recuperar os cabeçalhos.