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Registrar respostas de e-mail no CRM

Ultima atualização: Novembro 12, 2020

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As respostas de e-mail para uma mensagem enviada por meio de uma caixa de entrada de e-mail conectada, enviada diretamente no CRM ou usando a extensão do HubSpot Sales, serão registradas automaticamente no seu CRM. Quando você recebe uma resposta para um e-mail que não estava conectado anteriormente ou um novo e-mail de um cliente ou contato, você pode registrá-lo no HubSpot manualmente usando seu endereço de e-mail de CRM de encaminhamento. Saiba mais sobre como as respostas de e-mail são registradas no HubSpot e quando elas não serão registradas conforme esperado. 

Observação: o tamanho máximo do arquivo para registrar anexos de e-mails enviados e recebidos é 50 MB. Isso se aplica a respostas enviadas para e-mails individuais e e-mails recebidos, enviados a um e-mail de equipe na caixa de entrada de conversas

Se seu servidor de e-mail estiver executando um software de segurança que verifica os anexos ao receber os e-mails, o HubSpot pode não conseguir registrar os anexos incluídos nas respostas de e-mail ou os e-mails recebidos que foram enviados para o endereço de e-mail da sua equipe. Por exemplo, se os servidores do Office 365 estiverem executando a Proteção Avançada contra Ameaças com a Entrega dinâmica ativada, os anexos podem não ser registrados. 

Respostas aos e-mails enviados usando uma caixa de entrada conectada

As respostas aos e-mails serão registradas automaticamente na linha do tempo do contato se você tiver conectado sua caixa de entrada e as condições a seguir forem verdadeiras:

  • O e-mail original foi enviado através do CRM ou do seu cliente de e-mail da caixa de entrada conectada com a caixa de seleção Registrar selecionada. Uma caixa de entrada conectada é necessária para enviar e-mails do CRM.
  • O e-mail original não foi enviado para um endereço de e-mail ou domínio listado na sua lista de Nunca registrar.
  • A caixa de entrada ainda está conectada quando a resposta é recebida.
  • A resposta é enviada a uma caixa de entrada conectada pelo usuário que começou originalmente o thread. 
  • O remetente da resposta é um contato existente no HubSpot.

Observação: as respostas de e-mail enviadas à pasta de SPAM ou LIXO ELETRÔNICO em uma caixa de entrada do Office 365 não serão registradas no HubSpot. 

Respostas aos e-mails que não foram registrados anteriormente

Se você enviar um e-mail da sua caixa de entrada conectada, mas não marcar a caixa de seleção Registrar quando enviar a mensagem, esse e-mail não será registrado no CRM e, portanto, as respostas subsequentes para ele não serão registradas. No entanto, as respostas podem ser encaminhadas para o CRM usando seu endereço de encaminhamento.

Respostas a e-mails que foram enviados de não contatos

Se uma resposta vier de outro endereço de e-mail para sua conversa e esse não for um contato existente, a resposta não será registrada no CRM. Por exemplo, se um e-mail for enviado para contacts@domain.com (um contato existente), mas o contato responder usando contacts-alias@domain.com (que não é um contato), a resposta não será registrada. No entanto, as respostas podem ser encaminhadas para o CRM usando seu endereço de encaminhamento e você poderá optar por mesclar os dois registros de contato.

E-mails recebidos de não contatos

Se um não contato enviar um novo e-mail que não seja parte de um thread existente, esse e-mail não será registrado no HubSpot e não será criado um novo registro do contato. Quando você responder a este e-mail e selecionar a caixa de seleção Registrar ou incluir o Endereço CCO, sua resposta de saída será registrada, mas o e-mail original do não contato ainda não será exibido no HubSpot. As respostas subsequentes a esse thread serão registradas desde que sua caixa de entrada esteja conectada. 

Respostas ao e-mail filtrado para outra pasta (apenas caixas de entrada IMAP)

A HubSpot rastreia respostas relacionadas na pasta Caixa de entrada somente por meio da conexão da caixa de entrada. A resposta deve estar na pasta principal da Caixa de entrada, não em uma pasta secundária ou uma pasta totalmente separada. Se um e-mail de resposta for movido para uma pasta separada devido a regras de filtragem, a resposta provavelmente não será registrada no CRM.

Respostas aos e-mails enviados de uma caixa de entrada compartilhada

Se um thread de e-mail começar com a sua caixa de entrada compartilhada na ferramenta de conversas, não é possível mudar a opção para responder usando o thread intermediário da caixa de entrada pessoal conectada. As respostas não serão mais registradas no HubSpot, pois isso criará um novo thread que o HubSpot não poderá detectar. 

Respostas aos e-mails após alterar os provedores da caixa de entrada

Se você alterar os provedores de caixa de entrada enquanto ainda tiver threads ativos usando seu endereço de e-mail anterior, as respostas de e-mail não serão mais registradas no HubSpot. Além disso, se você estiver usando sequências, os contatos que estão inscritos atualmente em uma sequência não serão desinscritos automaticamente, pois o HubSpot não poderá mais detectar as respostas. Reconecte sua caixa de entrada usando o provedor correto para registrar com sucesso as respostas.