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Connected Email

Registrar respostas de e-mail no CRM

Ultima atualização: Setembro 9, 2021

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As respostas a uma mensagem de e-mail enviada de seu e-mail pessoal conectado serão registradas automaticamente no registro do contato no CRM. Isso inclui e-mails individuais enviados do registro no CRM ou usando a extensão ou complemento de e-mail do HubSpot Sales.
 
Se você receber uma resposta para um e-mail que não foi registrado anteriormente, ou um novo e-mail de um contato, você pode registrá-lo no HubSpot manualmente usando o endereço de encaminhamento. Saiba mais sobre os requisitos para o registro de respostas e as situações em que as respostas não serão registradas como o esperado. 
 

Observação: o tamanho máximo do arquivo para registrar anexos de e-mails enviados e recebidos é 50 MB. Isso se aplica a respostas enviadas para e-mails individuais e e-mails recebidos, enviados a um e-mail de equipe na caixa de entrada de conversas

Se seu servidor de e-mail estiver executando um software de segurança que verifica os anexos ao receber os e-mails, o HubSpot pode não conseguir registrar os anexos incluídos nas respostas de e-mail ou os e-mails recebidos que foram enviados para o endereço de e-mail da sua equipe. Por exemplo, se os servidores do Office 365 estiverem executando a Proteção Avançada contra Ameaças com a Entrega dinâmica ativada, os anexos podem não ser registrados. 

Requisitos para o registro de respostas

As respostas aos e-mails serão registradas automaticamente na linha do tempo do contato se você tiver conectado seu e-mail pessoal e as condições a seguir forem verdadeiras:

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  • O e-mail original não foi enviado para um endereço de e-mail ou domínio listado na sua lista de Nunca registrar.
  • O endereço de e-mail pessoal ainda está conectado quando a resposta é recebida.
  • A resposta é enviada para um e-mail pessoal conectado pelo usuário que originalmente iniciou o thread.
  • O remetente da resposta é um contato existente no HubSpot.

As respostas de e-mail serão registradas na linha do tempo do registro do contato no CRM. Não há um local central no HubSpot onde você possa ver esses e-mails; acesse o registro do contato do destinatário ou um dos registros associados para visualizar o e-mail registrado.

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Se quiser visualizar, gerenciar e responder aos e-mails recebidos em um local centralizado, saiba mais sobre como conectar um endereço de e-mail de equipe à caixa de entrada de conversas

As respostas não são registradas como esperado

Se a resposta não for registrada como esperado, saiba mais sobre alguns dos motivos comuns pelos quais isso ocorre. Em alguns casos, se a resposta não foi registrada, você pode encaminhá-la para a linha do tempo do registro no CRM. 

Novos e-mails recebidos

Os e-mails recebidos enviados para o seu e-mail pessoal conectado não serão registrados no HubSpot se não atenderem aos requisitos de registro

Se um não contato enviar um novo e-mail que não seja parte de um thread existente, esse e-mail não será registrado no HubSpot e não será criado um novo registro do contato. Quando você responder a este e-mail e selecionar a caixa de seleção Registrar ou incluir o Endereço CCO, sua resposta de saída será registrada, mas o e-mail original do não contato ainda não será exibido no HubSpot. As respostas subsequentes a esse thread serão registradas desde que o e-mail pessoal esteja conectado. 

E-mails enviados de não contatos ou aliases de e-mails

Se uma resposta vier de um endereço de e-mail que não esteja associado a um contato existente, ela não será registrada. Por exemplo, se você enviar um e-mail para contacts@domain.com, mas o contato responder usando contacts-alias@domain.com, a resposta não será registrada. Você pode encaminhar a resposta para o CRM usando seu endereço de encaminhamento e depois mesclar os dois registros de contato.

E-mails filtrados para outra pasta

Se a resposta não estiver em uma pasta com a qual o HubSpot possa sincronizar ou estiver marcada como spam, ela não será registrada no HubSpot. Este comportamento varia de acordo com o provedor de e-mail:

  • Gmail: as respostas de e-mail que são marcadas como spam no Gmail não serão registradas. 
  • Office 365: as respostas de e-mail enviadas à pasta de SPAM ou LIXO ELETRÔNICO em uma caixa de entrada do Office 365 não serão registradas.
  • IMAP: A HubSpot só rastreia respostas relacionadas na pasta Caixa de entrada por meio da conexão da caixa de entrada. A resposta deve estar na pasta principal da Caixa de entrada, não em uma pasta secundária ou uma pasta totalmente separada. Se um e-mail de resposta for movido para uma pasta separada devido a regras de filtragem, a resposta provavelmente não será registrada.
  • Exchange: O HubSpot sincroniza somente os e-mails da pasta Caixa de entrada e qualquer pasta que seja de destino para uma regra da Caixa de entrada. Se você adicionar uma nova regra de caixa de entrada ou excluir uma pasta existente, precisará reconectar sua caixa de entrada para evitar problemas de sincronização.

E-mails enviados de um endereço de e-mail de equipe

Se um thread de e-mail iniciar com o e-mail da equipe na caixa de entrada de conversas, não será possível mudar a opção para usar o thread intermediário do endereço de e-mail pessoal conectado. As respostas não serão mais registradas no HubSpot, pois isso criará um novo thread que o HubSpot não poderá detectar. 

Respostas aos e-mails após alterar os provedores da caixa de entrada

Se você alterar os provedores de caixa de entrada enquanto ainda tiver threads ativos usando seu endereço de e-mail anterior, as respostas de e-mail não serão mais registradas no HubSpot. Além disso, se você estiver usando sequências, os contatos que estão inscritos atualmente em uma sequência não serão desinscritos automaticamente, pois o HubSpot não poderá mais detectar as respostas. Reconecte sua caixa de entrada usando o provedor correto para registrar com sucesso as respostas.

E-mail pessoal conectado usando um provedor de e-mail errado

Certifique-se de conectar seu e-mail pessoal usando o tipo de provedor de e-mail correto. Seu provedor de e-mail é o serviço que permite enviar e receber e-mails. Provedores de e-mail comuns incluem Gmail e Office 365.

Confirme com qual provedor de e-mail seu endereço de e-mail está hospedado e siga as instruções para conectar-se ao HubSpot com esse provedor. Você pode pedir para o departamento de TI ou usar o MxToolbox para procurar o provedor de serviços de e-mail do seu domínio de e-mail. Se você não se conectar usando o provedor correto, os e-mails não serão registrados. 

Solucionar problemas de registros de resposta

Se você atender aos requisitos para registro de respostas e suas respostas não se encaixarem em uma das situações listadas acima, saiba como obter ajuda da HubSpot. Antes de entrar em contato, é recomendável ter um exemplo de registro do contato em que a resposta não foi registrada como esperado e os cabeçalhos de e-mail da resposta recebida em sua conta de e-mail. Saiba como coletar os cabeçalhos de e-mail de alguns provedores de e-mail comuns, ou trabalhe com seu recurso de TI para recuperar os cabeçalhos.