Se você tem um assento atribuído e Crie páginas de agendamento para outras pessoas permissão, você pode alternar o organizador de suas reuniões ao agendar reuniões com um contato, empresa, negócio ou ticket. Isso pode ser útil se você estiver agendando uma reunião em nome de um grupo ou equipe de representantes.
Configurar um rodízio de reuniões
Você pode criar rotações de reuniões que incluam outros usuários na conta que também tenham um assento atribuído, tenham seus calendário conectado, e tem sincronização de calendário ligadas.
Para criar uma rotação de reunião:
- No menu da barra lateral esquerda, navegue até Ferramentas > Encontros.
- Clique no Rotações de reuniões aba. Então clique Crie uma rotação.
- No painel direito, insira um Nome da rotação.
- Para adicionar usuários à rotação, clique no botão Membros rotativos menu suspenso. Em seguida, selecione os usuários ou equipes você deseja adicionar. Se você selecionar equipes, adicionar ou remover usuários da equipe adicionará ou removerá os membros da rotação.
- (BETA) Na seção Lógica de distribuição , selecione como as reuniões devem ser atribuídas aos membros:
- Distribuir reuniões com evento entre membros: as reuniões serão alternadas com evento entre todos os membros.
- Distribuir reuniões com base em uma porcentagem ponderada atribuída a cada membro: você pode atribuir uma porcentagem ponderada a cada membro. Isso é útil se você for um novo membro da equipe da Onboarding e não quiser que ele se envolva em tantas reuniões.
- Clique em Salvar.
- Para editar a porcentagem ponderada dos membros, clique no nome da rotação.
- Insira a porcentagem para cada membro na coluna Peso .
- Clique em Salvar e redefinir contagens.
Editar uma rotação de reunião
- No menu da barra lateral esquerda, navegue até Ferramentas > Encontros.
- Clique no nome da rotação.
- Se um membro não estiver disponível (por exemplo, para treinamento ou férias), clique para alternar o Disponibilidade desligue. Em seguida, na caixa pop-up, confirme que deseja desativar a disponibilidade. O membro não será agendado como organizador de reuniões que usam essa rotação até que a alternância de disponibilidade seja ativada novamente.
- Para editar o nome ou os membros de uma rotação, clique em Editar rotação.
- No painel direito, edite a rotação nome ou membros. Adicionar um novo membro a um rodízio redefinirá o número de reuniões reservadas para todos os membros no rodízio para garantir uma distribuição uniforme de reuniões para todos os membros no futuro.
Agende uma reunião usando rotações de reunião
- Na sua conta HubSpot, navegue até seu contatos, empresas, negócios ou tickets.
- Clique no nome do registro.
- No painel esquerdo, clique em meetingsAgendar uma reunião. Será exibida uma caixa pop-up do seu calendário conectado. Para marcar sua reunião
- Clique Rotação de reuniões. Em seguida, clique no Reunião de usuários rotativos menu suspenso para selecionar uma rotação de reunião. Elesusuário de rotação de eeting O campo será preenchido pelo membro do rodízio que tiver o menor número de reuniões atribuídas. O calendário desse membro também aparecerá. Se vários membros tiverem a mesma quantidade de reuniões atribuídas, o membro que foi agendado menos recentemente será atribuído.
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- Se a agenda do usuário proposto estiver cheia ou se você quiser escolher outro usuário, você pode clicar no botão Reunião de usuários rotativos menu suspenso para selecionar outro membro.
Observe: quando uma reunião é agendada para um usuário usando rotações de reuniões, a contagem de reuniões reservadas desse usuário aumentará em um. Se a reunião for excluída, a contagem de reuniões agendadas diminuirá em um.