Ir para o conteúdo principal
Isenção de responsabilidade de tradução: esse conteúdo foi traduzido para sua conveniência com o uso de software e pode não ter sido revisado por uma pessoa. O texto oficial é a versão em inglês e sempre será o texto mais atualizado. Para ver a versão em inglês, clique aqui.

Configure a sincronização bidirecional de faturas com QuickBooks Online (BETA)

Ultima atualização: Junho 20, 2024

Disponível com qualquer uma das seguintes assinaturas, salvo menção ao contrário:

Todos os produtos e planos

Conecte sua conta HubSpot ao QuickBooks Online com sincronização de dados e configure uma sincronização bidirecional de faturas entre os dois sistemas. Consulte este artigo se você estiver usando a integração legada HubSpot-QuickBooks Online.

Antes de começar

Limitações

  • Editando faturas em QuickBooks Online: uma fatura gerada no HubSpot só pode ser editada no HubSpot. Por exemplo, adicionar ou remover itens de linha, atualizar preços ou remover um pagamento. Se a edição não for feita no HubSpot, a fatura não será sincronizada. As faturas criadas em QuickBooks podem ser editadas em QuickBooks sem problemas.
  • Cobrança de imposto: não é possível cobrar impostos sobre faturas no HubSpot. Se for necessário imposto em uma fatura, é recomendável que as faturas sejam criadas em QuickBooks e sincronizadas com o HubSpot.
  • Contas QuickBooks Online fora dos EUA: a maioria das versões do QuickBooks Online fora dos EUA exige que as faturas sincronizadas incluam impostos (por exemplo, IVA, HST, GST, etc.). As faturas da HubSpot não podem ser criadas com impostos, portanto, usuários com contas QuickBooks Online fora dos EUA não poderão usar esse recurso.
  • Reconhecimento de receita: As faturas do HubSpot não suportam a adição de uma data de serviço aos itens de linha no HubSpot, o que é necessário ao usar QuickBooks Funcionalidade de reconhecimento de receita

Recomendações antes de usar a integração

  • Desligue Cnúmero de transação personalizado em QuickBooks on-line: verifique se seu Número de transação personalizado contexto no QuickBooks está ativado. É recomendado que esta configuração esteja alternada desligado. Se deixado ativado, as faturas criadas em QuickBooks adotarão automaticamente o prefixo de faturas HubSpot, o que pode levar a números de fatura conflitantes.
  • Bloquear períodos contábeis fechados: ative a configuração que bloqueia automaticamente períodos contábeis fechados em QuickBooks. Isso garante que quaisquer períodos contábeis encerrados estejam protegidos contra alterações.
  • Sincronizar produtos: é recomendado sincronize seus produtos de QuickBooks a HubSpot e usar esses produtos ao criar faturas, cotações e links de pagamento. Isso garantirá que, quando as faturas e os pagamentos forem sincronizados com QuickBooks, eles estejam corretamente vinculados às contas de receitas e despesas que você configurou.

Observação:

  • A sincronização do produto usa a propriedade SKU para correspondência. Para evitar a duplicação de produtos, a sincronização de produtos sincroniza apenas produtos com SKUs por padrão. É recomendado adicionar SKUs aos produtos em QuickBooks que você gostaria de sincronizar. 
  • Se uma fatura tiver itens de linha que não podem ser correspondidos a um produto no QuickBooks, um produto chamado Item de linha personalizado será criado em QuickBooks e itens de linha sem correspondência serão correspondidos a esse produto. Você define a qual conta de receitas esse produto de item de linha personalizado será vinculado no Configurar etapa de sincronização da fatura.
  • É recomendado sincronizar todos os clientes do QuickBooks Online para o HubSpot como contatos. Ao criar uma fatura para um cliente existente, certifique-se de usar o contato que foi sincronizado do QuickBooks. Isso garantirá que todas as faturas criadas sejam conectadas ao cliente certo no QuickBooks. Ao faturar um novo cliente, certifique-se de que o contato na fatura seja o contato de cobrança, cujo endereço de e-mail você deseja conectar ao cliente no QuickBooks. 

Sincronizar informações

  • Quando a sincronização de faturas bidirecionais ou de saída de faturas (HubSpot para QuickBooks Online) for configurada, a sincronização de pagamentos será ativada automaticamente e sincronizará os pagamentos em uma fatura entre HubSpot e QuickBooks. A sincronização de faturas de entrada (QuickBooks Online para HubSpot) não sincroniza pagamentos de QuickBooks para HubSpot.
  • Não há suporte para alterar uma fatura do HubSpot (por exemplo, adicionar/remover itens de linha, adicionar impostos, alterar comentários) dentro do QuickBooks.
  • Quando você configura uma sincronização de fatura unidirecional do HubSpot para QuickBooks ou uma sincronização bidirecional, alguns filtros são adicionados automaticamente à sincronização de faturas de saída. Esses filtros existem para evitar proativamente a sincronização excessiva de dados e não podem ser alterados. Esses filtros são: 
    • Somente faturas da HubSpot em que o Fonte da fatura propriedade é HubSpot será sincronizado do HubSpot para QuickBooks.
    • Rascunho as faturas não serão sincronizadas. As faturas devem ser finalizadas para serem sincronizadas com QuickBooks.
    • Somente faturas criadas/modificadas após o início da sincronização serão sincronizadas com QuickBooks.
  • Se você precisar adicionar faturas históricas criadas no HubSpot ao QuickBooks, é recomendável exportar essas faturas e importe-os para QuickBooks.
  • Depois que uma fatura for sincronizada com QuickBooks Online, ela será atualizada no QuickBooks se seu status for alterado (por exemplo, os pagamentos são registrados ou a fatura é anulada).
  • Se a fatura for paga, um registro de pagamento será criado na fatura e sincronizado entre QuickBooks e HubSpot.

Configure a sincronização da fatura

Antes de configurar a sincronização de faturas, conecte o aplicativo QuickBooks Online ao HubSpot e configure a sincronização de produtos e contatos. Você pode encontrar nosso filtros recomendados para sincronização de produtos e contatos aqui

Para configurar a sincronização de faturas entre HubSpot e QuickBooks Online:

  • Na sua conta HubSpot, acesse Relatórios e dados > Integrações.
  • Clique em QuickBooks Online.
  • Escolha a próxima etapa com base na sua configuração atual:
    • Clique Configure sua sincronização se você não adicionou nenhuma regra de sincronização.
    • Se você tiver uma sincronização de fatura unidirecional configurada e quiser usar a sincronização de fatura bidirecional, passe o mouse sobre Sincronização de fatura e clique Editar.
    • Clique Sincronize mais dados se você configurou anteriormente outras regras de sincronização não relacionadas à fatura.
    • No Configurar guia, clique no setas de direção de sincronização e selecione Sincronizações de dados entre aplicativos.

Direção de sincronização do QuickBooks

  • Clique no Resolução de conflitos de dados menu suspenso e selecione se deseja Use dados do HubSpot ou Use QuickBooks on-line dados.
  • No Campos mapeados seção, alterne os interruptores desligado para excluí-los da sincronização.
  • Usuários em um Centro de operações Iniciante , Profissional , ou Conta empresarial pode adicionar mais campos clicando Adicionar um mapeamento abaixo dos campos predefinidos.
    • Selecione os Campos nos menus suspensos e clique em Criar ou clique em delete excluir para remover o mapeamento.
    • Para editar ou remover um mapeamento adicionado, clique em Ações , então clique Editar ou Excluir.

Mapeamento de adição de QuickBooks

  • No canto superior direito, clique em Próximo.
  • Por padrão, todas as faturas serão sincronizadas entre QuickBooks Online e HubSpot. É recomendado adicionar um filtro à sincronização de faturas de entrada para sincronizar apenas faturas criadas em Quickbooks após a data de hoje. Para adicionar um filtro:
    • Sob Filtros , clique Editar ao lado de QuickBooks Online → HubSpot.
    • Selecione uma primário ou associado tipo de filtro.
    • Selecione uma propriedade e critérios de filtro.
    • Clique Aplicar critérios , então clique Feito.

quickbooks-limit-depois-de-hoje-1

Editar sincronização de faturas

Para editar uma sincronização de fatura existente:

  • Na sua conta HubSpot, acesse Relatórios e dados > Integrações.
  • Clique em QuickBooks Online.
  • Pairar sobre Sincronização de fatura e clique Editar.
  • Faça suas alterações seguindo as etapas como se estivesse configurando a sincronização pela primeira vez.

Ativar ou desativar a sincronização de faturas

Para ativar ou desativar a sincronização de faturas:

  • Na sua conta HubSpot, acesse Relatórios e dados > Integrações.
  • Clique em QuickBooks Online.
  • Pairar sobre Sincronização de fatura , clique Mais , então clique Desativar sincronização ou Ative a sincronização.

Revise sua sincronização de fatura

  • Para verificar se uma fatura individual está sendo sincronizada:
    • Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
    • Clique no fatura para abrir o painel direito.
    • Role até o Sincronização de integrações seção para visualizar o status.

fatura-sincronização-status-individual-1

Para revisar uma lista de registros de fatura e seu status de sincronização:
  • Na sua conta HubSpot, acesse Relatórios e dados > Integrações.
  • Clique em QuickBooks Online.
    • No Visão geral da sincronização aba, clique Visualização de objeto para ver o número de registros que estão sincronizando, falhando ou excluídos. Para editar as colunas exibidas na tabela, no canto superior direito da tabela, clique em Mais , então clique Editar colunas.
      • Clique Todos os objetos ao lado de Filtrar por: para filtrar por objeto.
      • Clicar em um número próximo a um registro abrirá um painel lateral para revisar os registros.
        • Para registros de sincronização com falha, passe o mouse sobre o ícone de informações sob Categoria de erro para ver uma explicação sobre o motivo pelo qual a fatura não está sendo sincronizada.
informações de status de sincronização de quickbooks 
    • Clique Visualização de registro para visualizar uma lista de registros. 
      • Para editar as colunas exibidas na tabela, no canto superior direito da tabela, clique em Mais , então clique Editar colunas.
      • Use o filtros acima da tabela para filtrar os registros.
      • Use o navegação na página na parte inferior da tabela para navegar pelos registros.
      • Sob Sincronizar atividade , Clique no seta para ver mais informações sobre a atividade em um registro.

registros de informações de status de sincronização de quickbooks

Usando a sincronização de faturas

Depois que a sincronização estiver configurada, siga estas etapas para sincronizar sua primeira fatura do HubSpot para QuickBooks Online:

  • Crie sua fatura.
  • Clique Finalizar.
  • A integração detectará a nova fatura, verificará os detalhes da fatura em relação a quaisquer filtros configurados e, se for elegível, sincronizará a fatura com QuickBooks Online.
  • Você pode verificar se foi bem-sucedido clicando em revisando os dados de sincronização.

Perguntas comuns

Como sincronizo o número do pedido ou outros campos da fatura de/para Quickbooks? 

O número do pedido não é um campo padrão nas faturas do QuickBooks e deve ser adicionado como um campo personalizado. Por esse motivo, a integração do HubSpot QuickBooks Online não pode definir um mapeamento de campo pronto para uso. Usa em um Centro de operações Iniciante , Profissional ou Empreendimento conta pode definir mapeamentos personalizados. Usando mapeamentos de campos personalizados , você pode identificar campos de fatura do QuickBooks (por exemplo, número de rastreamento, número do pedido, método de envio) e sincronizar esses valores de e para HubSpot e Quickbooks. 

Como represento descontos, impostos e taxas em minhas faturas?

Ao usar a integração do Quickbooks Online, você não pode adicionar descontos, impostos e taxas no nível do pedido às suas faturas, porque o QuickBooks Online não tem o mesmo conceito de impostos e taxas no nível da fatura, embora eles ofereçam suporte a um único desconto no nível da fatura.
 
Em vez de usar impostos, descontos e taxas no nível da fatura, recomenda-se o seguinte:

  • Descontos: adicione seus descontos no item da linha nível e use o Comentários campo para explicar o desconto.
  • Taxas (por exemplo, taxas de envio, taxas de cartão de crédito, taxas atrasadas): podem ser adicionados como seu próprio item de linha na fatura, de preferência usando um produto sincronizado do QuickBooks.
  • Impostos: pode ser adicionado como uma linha à fatura, de preferência usando um produto sincronizado do QuickBooks e vinculado à sua conta de receitas/despesas do QuickBooks, rastreando o valor do imposto cobrado. Esses itens de linha de impostos não serão conectados ao QuickBooks Online Tax Center para relatórios fiscais.

Devo desativar a ação do fluxo de trabalho de pagamento “Criar fatura paga” se usar a sincronização de faturas? 

No mínimo, é recomendado atualizar seu fluxo de trabalho para filtrar pagamentos provenientes de faturas (por exemplo, pagamentos onde a origem = fatura). Se o fluxo de trabalho não for atualizado, ocorrerá duplicação, porque os pagamentos de faturas também acionarão a criação de faturas pagas. Somente um pagamento ocorrerá, mas haverá duas faturas para o pagamento. 

Erros comuns

Se você não estiver vendo a sincronização da sua fatura com o QuickBooks Online dentro de alguns minutos, há vários motivos pelos quais a sincronização pode falhar. Todas as falhas de sincronização, incluindo a sincronização de faturas, podem ser encontradas no seu Página de configurações on-line do QuickBooks.

erro de sincronização de exemplo de quickbooks

Abaixo estão alguns erros comuns que você pode encontrar e como resolvê-los.

Uma fatura deve ter um cliente associado. Certifique-se de que o cliente associado esteja presente no HubSpot e no QuickBooks Online para sincronizar esta fatura

Este erro de sincronização da fatura está ocorrendo porque o contato da fatura não foi encontrado no QuickBooks quando a fatura tentou sincronizar. Na maioria das vezes, isso ocorre porque o contato na fatura não compartilha o endereço de e-mail do cliente no QuickBooks. Se você alterar o contato na fatura no HubSpot para o contato que corresponde ao e-mail do cliente no QuickBooks, a fatura será sincronizada.

O nome de exibição é uma duplicata

Nome de exibição os campos devem ser exclusivos no Quickbooks Online. O primeiro contato de uma empresa terá seu Nome de exibição definido como o nome da empresa, mas todos os contatos dessa empresa que tentarem sincronizar com QuickBooks Online após o primeiro contato não conseguirão sincronizar, porque seus Nome de exibição já está em uso. Consulte Este artigo.

Erro de validação comercial: insira uma data de serviço para o item de linha de reconhecimento de receita

Este erro pode ocorrer se você estiver usando QuickBooks Online Funcionalidade de reconhecimento de receita. O reconhecimento de receita exige que todos os itens de linha de uma fatura tenham uma data de serviço. Não é possível adicionar uma data de serviço aos itens de linha do HubSpot, portanto, é recomendável desativar a configuração de reconhecimento de receita em QuickBooks e fazer relatórios de reconhecimento de receita separadamente. 

Modificações de itens de linha ou valores de faturas em faturas nativas da HubSpot não podem ser feitas por meio de aplicativos externos. Faça as alterações necessárias diretamente no HubSpot

Este erro ocorre porque uma fatura criada no HubSpot foi alterada no QuickBooks. Reverta as alterações na fatura no QuickBooks e faça esses ajustes na fatura no HubSpot para continuar a sincronização.

Esse artigo foi útil?
Este formulário deve ser usado apenas para fazer comentários sobre esses artigos. Saiba como obter ajuda para usar a HubSpot.