Criar faturas

Crie faturas no HubSpot para coletar pagamentos digitais por meio de pagamentos de Processamento de pagamentos com Stripe ou HubSpot, ou para rastrear pagamentos feitos fora do HubSpot. Superadministradores e usuários com permissões para o objeto de fatura podem criar uma fatura:

1. Diretamente de um registro de contato, empresa, negócio ou orçamento ou da página de índice de faturas.
2. De um orçamento publicado, para copiar os detalhes do orçamento em uma nova fatura.
3. Automaticamente, usando assinaturas.
4. Automaticamente quando pagamentos são feitos por meio de links de pagamento ou orçamentos.

Antes de começar

Use este guia de configuração para orientar a configuração de faturas para sua conta, incluindo como personalizar prefixos, adicionar informações sobre impostos e configurar faturas para assinaturas. Também é possível revisar Propriedades de fatura padrão do HubSpot.

Compreender limitações e considerações

1. Você pode criar e finalizar faturas sem configurar um processador de pagamentos e proceder à cobrança manual dos pagamentos.
2. Se quiser aceitar o pagamentos online, você precisará configurar o Processamento de pagamentos com Stripe (disponível para todas as assinaturas) ou o pagamentos HubSpot (Starter, disponívelProfessional, ou EnterpriseSpot).
3. A moeda de uma fatura pode ser definida como qualquer moeda compatível com o HubSpot. Saiba como configurar moedas para sua conta.
   • Se estiver usando pagamentos HubSpot, você poderá criar faturas em qualquer moeda, mas só poderá aceitar pagamentos on-line em USD. Para outras moedas, você pode registrar pagamentos manuais na fatura.
   • Se estiver usando Stripe como seu processador de pagamentos , você poderá criar NFFs em qualquer moeda, mas só poderá aceitar o pagamentos on-line nas moedas listadas aqui. Para outras moedas, você pode registrar pagamentos manuais na fatura.

Criar faturas manualmente

Use os métodos a seguir para criar uma fatura manualmente.

Criar uma fatura a partir da página de índice

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
2. No canto superior direito, clique em Criar fatura.

Criar uma fatura a partir de um registro de contato, empresa ou negócio

1. Acesse seus registros:
   • Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
   • Empresas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
   • Negócios: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
2. Clique no nome do registro.
   • Para contatos e empresas, na barra lateral direita, na seção Faturas, clique em Adicionar e selecione Criar fatura. 

3. • Para negócios, na barra lateral direita, na seção Faturas, clique em Adicionar e selecione uma das seguintes opções:
     
     • Converter negócio em fatura: crie uma fatura usando as informações do negócio, incluindo itens de linha associados. Se o negócio tiver itens de linha recorrentes, a opção exibida será Converter negócio em assinatura. Saiba mais sobre assinaturas.
     • Criar fatura em branco: crie uma nova fatura do zero.
     • Adicionar fatura existente: selecione uma fatura existente para associar ao negócio.

4. • • Você também pode criar uma fatura a partir do editor de itens de linha de um negócio.

Criar uma fatura a partir de um orçamento publicado

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
2. Passe o mouse sobre o nome do orçamento, clique em Ações e selecione Converter em fatura. Isso criará uma nova fatura usando as informações do orçamento. Se o orçamento tiver itens de linha recorrentes, a opção exibida será Converter em assinatura. Saiba mais sobre assinaturas.

O contato associado à fatura será o último contato associado à empresa que está associada à fatura.

Observe o seguinte: por padrão, ao criar uma fatura, ela usará o prefixo padronizado INV seguido por um número que aumenta sequencialmente para cada fatura criada (por exemplo, INV-1001 depois INV-1002). Você pode atualizar o prefixo e o número inicial das faturas em suas configurações.

Selecione sua predefinição

Se você tiver configurado predefinições alternativas para a predefinição de NFF padrão, poderá selecionar qual predefinição a NFF deverá usar:

1. Clique no botão nome predefinido na parte superior direita.
2. Clique no menu suspenso Predefinição e selecione sua predefinição.
3. Clique em Aplicar.

Configurar cobrança por fatura

Depois de criar sua fatura, na seção Cobrar de do editor de fatura, configure os registros associados, as condições de pagamento e muito mais.

Para associar a fatura a um contato:

1. Clique em Adicionar contato.
2. No painel direito, procure um contato existente ou crie um novo.
3. Clique em Próximo e continue a configurar todos os rótulos de associação necessários.
4. Clique em Salvar. 

Durante a criação, cada fatura pode ser associada a um contato. Depois de criado, você pode adicionar mais contatos usando as associações na barra lateral direita.

1. Clique em Adicionar empresa.
2. No painel direito, pesquise uma empresa existente ou crie uma nova.
3. Clique em Próximo e continue a configurar todos os rótulos de associação necessários.
4. Clique em Salvar.

Durante a criação, cada fatura pode ser associada a uma empresa. Depois de criado, você pode adicionar mais empresas usando as associações na barra lateral direita.

Observação: se a configuração de associação de contato de cobrança estiver ativada e você tiver escolhido uma empresa com um contato de cobrança associado, o contato de cobrança será adicionado automaticamente à fatura.

Para adicionar um endereço de cobrança à fatura:

1. Clique em Editar sob Endereço de cobrança.
2. No painel direito, insira as informações de endereço.
3. Clique em Aplicar.

1. Clique em add Adicionar endereço de envio.
2. No painel direito, insira as informações de endereço.
3. Clique em Salvar.
4. Por padrão, a data da fatura será definida para o dia atual. Para atualizar: 
   • Clique no campo Data da fatura
   • Use o seletor de data para selecionar uma nova data.
5. Os termos de pagamento da fatura serão definidos com base nas condições de pagamento líquido padrão definidas nas configurações. Para selecionar termos de pagamento diferentes:
   • Clique no menu suspenso Termos de pagamento.
   • Selecione um termo de pagamento. O campo Data de vencimento será atualizado automaticamente para corresponder ao prazo selecionado. Se a configuração para enviar e-mails de lembrete automatizados foi ativada, os e-mails serão enviados com base nesta data.
6. Quaisquer propriedades personalizadas definidas nas configurações de fatura serão exibidas no lado direito, em Data de vencimento. Se a configuração para permitir que os usuários substituam esses campos tiver sido ativada, você poderá alterá-las durante a criação da fatura.

Adicionar itens de linha

Na seção Itens de linha, adicione os itens que seu comprador irá comprar. Saiba como usar itens de linha com faturas.

Adicionar impostos

Você pode adicionar impostos de diferentes maneiras, dependendo das suas necessidades:

1. Automatizar cálculos de imposto (BETA): calcula impostos automaticamente com base no endereço da fatura.
2. Adicionar impostos a itens de linha individuais: adicione impostos baseados em itens de linha da biblioteca de impostos.
3. Adicionar um imposto ocasional à fatura: adicione um imposto ocasional a toda a fatura.

Você também pode incluir IDs de imposto em sua fatura.

Adicionar comentários

Se quiser adicionar observações para o seu comprador na fatura, utilize o campo Comentários. Por exemplo, você pode adicionar termos de pagamento, informações legais ou qualquer outra informação importante nos comentários. Se aceitar pagamentos online, você também pode adicionar políticas que aparecerão na página de finalização da compra.

Use as opções na parte inferior do campo de texto para formatar o texto, adicionar um hiperlink ou inserir um snippet (você pode usar snippets para criar fragmentos de texto. Por exemplo, se você usa regularmente os mesmos termos em uma fatura, pode criá-la como um snippet para usar toda vez).

Você pode adicionar um comentário padrão que aparecerá em todas as faturas nas configurações de fatura.

Configurar cobrança de pagamento

Na seção Cobrança de pagamento, escolha se deseja cobrar um método de pagamento armazenado, aceitar pagamentos online, definir quais opções de pagamento estarão disponíveis para o comprador e se deseja coletar informações sobre endereço de cobrança e entrega. As configurações de pagamento online são herdadas das configurações de pagamento na compra.

1. Para cobrar um método de pagamento armazenado, selecione Cobrar fatura usando um método de pagamento armazenado. Isso irá cobrar automaticamente o comprador usando seu método de pagamento armazenado.

2. Para enviar uma fatura para solicitar pagamento ao cliente, selecione Enviar fatura para solicitar pagamento ao cliente. 
   • Para aceitar pagamentos online para a fatura, ative a opção Aceitar pagamentos online. Se a opção Aceitar pagamentos online estiver desativada, as opções abaixo não estarão disponíveis.
   • Marque as caixas de seleção ao lado das formas de pagamento que você gostaria de aceitar (por exemplo, Cartão de crédito ou débito ou pagamentos por débito bancário, como ACH).
   • Para coletar informações de endereço de cobrança ao finalizar a compra, marque a caixa de seleção Coletar endereço de cobrança para compras com cartão de crédito.
   • Para coletar informações de endereço de entrega ao finalizar a compra, marque a caixa de seleção Coletar endereço de entrega. Quando o comprador inserir suas informações de envio, ele só poderá selecionar um dos países que você definiu nas suas configurações de pagamento.
   • Marque a caixa de seleção Armazene as informações de pagamento do seu cliente na finalização da compra para cobranças futuras. para armazenar o método de pagamento usado para cobranças futuras.
   • Para permitir que os clientes insiram um valor personalizado no momento do pagamento, marque a caixa de seleção Permitir que o cliente pague um valor menor do que o saldo devido. Se quiser registrar um pagamento manual ou existente como um pagamento parcial, você poderá fazer isso a partir da página de índice de faturas. Os valores do pagamento personalizado devem ser menores que o saldo total devido.

Configurações avançadas

Na seção Configurações avançadas, você pode personalizar o idioma, o local e o URL da fatura. Para acessar as configurações avançadas, clique em Configurações avançadas.

1. Por padrão, o idioma usado para títulos e rótulos na página é definido como inglês. Para atualizar para outro idioma, clique no menu suspenso Idioma e selecione um idioma. Títulos, rótulos, a moeda da fatura e aviso de imposto serão exibidos no idioma selecionado. Você pode desativar a moeda da fatura e o aviso de imposto nas configurações de fatura.
2. Por padrão, o formato de data e endereço usará o formato dos Estados Unidos. Para atualizar para outro formato, clique no menu suspenso Local e selecione um local.
3. Para definir um URL de fatura personalizado usando um dos domínios conectados, clique no menu suspenso Domínio e selecione um domínio. Você também pode inserir um slug personalizado no final do URL inserindo um campo de Slug de conteúdo. Uma visualização do URL da fatura é exibida abaixo dos campos de URL.

4. Se você tiver IDs de imposto configurados na sua conta e quiser incluí-los na fatura, marque as caixas de seleção de ID do imposto correspondentes.

Salvar e finalizar

Em qualquer momento durante a criação da fatura, você pode clicar em Salvar na parte superior esquerda para salvá-la como rascunho. Você pode voltar a um rascunho de fatura a qualquer momento para editá-lo ou excluí-lo. Você também pode clicar em Visualizar na parte superior direita para ver como a fatura aparecerá para o comprador. A fatura usará automaticamente o logotipo e as cores definidos nas configurações de branding.

Se você estiver pronto para finalizar a fatura e enviá-la ao comprador:

1. No canto superior direito, clique em Finalizar. Depois de finalizada, uma fatura não pode ser excluída.

2. Na caixa de diálogo, revise a isenção de responsabilidade e clique em Finalizar.

Enviar a fatura

Depois de finalizar a fatura, uma caixa de diálogo será exibida com opções para enviar a fatura ao comprador por e-mail ou por meio de um link ou PDF. Você pode fechar o prompt clicando no botão X e enviar mais tarde. Os e-mails de lembrete são gerenciados nas configurações de fatura.

Enviar a fatura por e-mail

1. O campo Para será preenchido automaticamente com o endereço de e-mail do contato associado à fatura. Para alterar este endereço, clique no menu suspenso e selecione um contato. Você também pode inserir um novo endereço de e-mail e o HubSpot criará automaticamente um registro de contato para ele após o envio.
2. Para adicionar um endereço de e-mail ao campo Cc, clique em Adicionar destinatários Cc. Clique no menu suspenso, selecione os contatos ou insira endereços de e-mail personalizados. Você pode adicionar até nove endereços de e-mail no campo Cc.
3. Se um endereço de e-mail padrão foi definido nas configurações da fatura, o campo De será preenchido automaticamente com o endereço de e-mail padrão. Caso contrário, será preenchido com seu endereço de e-mail pessoal. Se um e-mail padrão tiver sido definido, mas a configuração para permitir que os usuários enviem faturas de seus e-mails pessoais ou de outros e-mails da equipe aos quais têm acesso estiver ativada, você poderá selecionar um e-mail diferente.
   • Se nenhum endereço de e-mail padrão tiver sido definido, o endereço de e-mail selecionado se tornará o endereço padrão para futuros envios de faturas, mas poderá ser alterado antes de cada envio.
   • As respostas a este e-mail serão encaminhadas para o endereço De. Se você selecionar um endereço de e-mail que está sendo usado para uma caixa de entrada conectada, incluindo caixas de entrada de e-mail da equipe compartilhadas, você poderá gerenciar o acompanhamento na caixa de entrada de conversas do HubSpot.
4. Clique em Gerar para gerar a mensagem de e-mail automaticamente usando Breeze, a IA do HubSpot.
5. À medida que você atualiza os campos, uma visualização ao vivo será exibida no painel direito. 
6. Para enviar o e-mail, clique em Enviar e-mail da fatura para enviar o e-mail como exibido. O comprador receberá um e-mail contendo os detalhes da fatura com um link para exibir a fatura em seu navegador, juntamente com uma versão em PDF da fatura como um anexo.
7. Para redigir manualmente um email individual com um link para a fatura, clique em Criar email personalizado em

Enviar a fatura por meio de um link ou PDF

Para copiar um link para enviar a fatura ou baixar um PDF da fatura:

Observação: se você enviar uma fatura em um e-mail escrito manualmente ou inserindo um link, a propriedade Data do último envio não será atualizada. Saiba mais sobre propriedades de fatura.

1. Clique na guia Copiar link, baixar PDF. Uma visualização da fatura será exibida no lado direito da janela.
2. Clique em Copiar link para copiar o link da fatura.
3. Clique em Baixar PDF para baixar um PDF da fatura.
4. Clique no botão X ou clique em Fechar quando tiver terminado.

Criação automatizada de faturas

Criar e enviar automaticamente faturas recorrentes usando assinaturas

Para enviar faturas automaticamente aos clientes na data de cobrança da assinatura, siga estas etapas.

Exibir faturas criadas automaticamente de pagamentos por meio de links, orçamentos ou assinaturas

Quando uma fatura é criada automaticamente a partir de um pagamento em um link de pagamento ou orçamento, ela é associada ao pagamento.

Você pode exibir as faturas na página de índice de faturas ou exibir a fatura associada no próprio registro de pagamento. A fatura não é enviada ao cliente automaticamente. Se quiser enviar a fatura, siga estas etapas.

Próximas etapas

Saiba como gerenciar faturas criadas.