Criar e gerenciar faturas

Crie faturas no HubSpot para coletar pagamentos digitais por meio de pagamentos de Processamento de pagamentos com Stripe ou HubSpot, ou para rastrear pagamentos feitos fora do HubSpot. Este guia de configuração explica como configurar faturas para sua conta, incluindo como personalizar prefixos, adicionar informações fiscais e configurar faturas para assinaturas. Você também pode revisar Propriedades de fatura padrão da HubSpot.

Você pode criar e finalizar faturas sem configurar um processador de pagamentos e proceder à cobrança manual dos pagamentos. No entanto, se você quiser aceitar pagamentos on-line, precisará configurar o Processamento de pagamentos com Stripe (disponível para todas as assinaturas) ou os pagamentos HubSpot (Starter, Professional, ou HubEnterpriseSpot). 

A moeda de uma fatura pode ser definida como qualquer moeda suportada pelo HubSpot. Aprenda como configurar moedas para sua conta.

Observe: os requisitos de fatura podem variar de jurisdição para jurisdição. Você deve consultar seus consultores jurídicos ou fiscais para determinar se o HubSpot Invoices atende às suas obrigações de conformidade.

Criar uma fatura

Há várias maneiras de criar uma fatura:

• Superadministradores e usuários com permissões de objeto de faturas Você pode criar uma fatura diretamente de um registro de contato, empresa, negócio ou cotação ou da página de índice de faturas.
• A partir de uma cotação publicada, para copiar os detalhes da cotação em uma nova fatura.
• Crie e envie faturas recorrentes automaticamente usando assinaturas.
• As faturas são criadas automaticamente quando os pagamentos são feitos por meio de links de pagamento ou cotações.

Crie uma fatura a partir da página de índice

• Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
• No canto superior direito, clique em Criar recibo.

Crie uma fatura a partir de um contato, empresa ou registro de negócio

• Acesse seus registros:
  • Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
  • Empresas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
  • Ofertas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
• Clique no nome do registro.
  • Para contatos e empresas, na barra lateral direita, no Faturas seção, clique Adicionar, então selecione Criar fatura.  

• • Para ofertas, na barra lateral direita, no Faturas seção, clique Adicionar, então selecione uma das seguintes opções:
    
    • Converter negócio em fatura: crie uma fatura usando as informações do negócio, incluindo itens de linha associados.
    • Criar fatura em branco: crie uma nova fatura do zero.
    • Adicionar fatura existente: selecione uma fatura existente para associar ao negócio.

• • • Você também pode crie uma fatura a partir do editor de itens de linha de um negócio.

Crie uma fatura a partir de uma cotação publicada

• Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
• Passe o mouse sobre nome da cotação, clique Ações e selecione Converter em fatura. Isso criará uma nova fatura usando as informações da cotação.

Você será levado ao editor de faturas para configurar os detalhes da fatura. Se sua cotação tiver mais de um contato, você será solicitado a remover os contatos extras no editor de faturas.

Observe: por padrão, ao criar uma fatura, ele usará um prefixo padronizado de INV seguido por um número que aumenta sequencialmente para cada fatura criada (por exemplo, INV-1001 então INV-1002). Você pode atualizar o prefixo e o número inicial das faturas em suas configurações.

Configurar o faturamento da fatura

No projeto de lei para seção do editor de faturas, primeiro configure os registros associados à fatura, as condições de pagamento e muito mais.

• Durante a criação, cada fatura pode ser associada a um contato. Uma vez criado, você pode adicione contatos adicionais usando as associações na barra lateral direita.
  
  Para associar a fatura a um contato:
  • Clique em Adicionar contato.
  • No painel direito, procure um contato existente ou crie um novo.
  • Clique Próximo e continue a configurar todos os rótulos de associação necessários.
  • Clique em Salvar. 
• Durante a criação, cada fatura pode ser associada a uma empresa. Uma vez criado, você pode adicione empresas adicionais usando as associações na barra lateral direita.
•  Para associar a fatura a uma empresa:
  • Clique em Adicionar empresa.
  • No painel direito, pesquise uma empresa existente ou crie uma nova.
  • Clique Próximo e continue a configurar todos os rótulos de associação necessários.
  • Clique em Salvar.
• Para adicionar um endereço de cobrança à fatura:
  • Clique Editar sob Endereço de Cobrança.
  • No painel direito, insira o Informação de Endereço.
  • Clique em Aplicar.
• Para adicionar um endereço de entrega à NFF:
  • Clique em add Adicionar endereço de remessa.
  • No painel direito, insira o Informação de Endereço.
  • Clique em Salvar.
• Por padrão, a data da fatura será definida para o dia atual. Para atualizar isso, clique no Data da fatura campo e, em seguida, use o selecionador de data para selecionar uma nova data.
• Por padrão, o pagamento da fatura será devido no momento do recebimento da fatura. Para selecionar diferentes condições de pagamento, clique no botão Termos de pagamento menu suspenso e selecione um termo de pagamento. O Data de vencimento O campo será atualizado automaticamente para corresponder ao termo selecionado.
• Qualquer propriedades personalizadas que foram configuradas nas configurações da fatura aparecerá no lado direito, em Data de vencimento. Se a configuração para permitir que os usuários substituam esses campos estiver ativado, você poderá fazer alterações durante a criação da fatura.

Adicionar itens de linha

No Itens de linha seção, adicione os itens que seu comprador irá comprar. Aprender como usar itens de linha com faturas.

Adicione comentários

Se quiser adicionar notas para o seu comprador na fatura, você pode adicioná-las ao Comentários campo. Você pode usar o opções de texto na parte inferior do campo de texto para formatar seu texto, adicionar um hiperlink ou insira um trecho. Você pode adicione um comentário padrão que aparecerá em todas as faturas nas configurações da fatura.

Configurar opções de cobrança

No Cobrança seção, escolha se deseja aceitar pagamentos online, defina quais opções de pagamento estarão disponíveis para o comprador e escolha se deseja coletar informações de faturamento e endereço de entrega. As configurações de pagamento online são herdadas das configurações de pagamento na compra.

• Para aceitar pagamentos online, alterne o Confira ligar. Se o botão de checkout estiver desativado, as opções abaixo não estarão disponíveis.
  • Selecione os caixas de seleção ao lado das formas de pagamento que você gostaria de aceitar (por exemplo, Cartão de crédito ou débito ou pagamentos por débito bancário, como ACH).
  • Para coletar informações de endereço de cobrança na finalização da compra, selecione o Coletar endereço de cobrança para compras com cartão de crédito caixa de seleção.
  • Para coletar informações de endereço de entrega na finalização da compra, selecione o Coletar endereço de entrega caixa de seleção. Quando o comprador inserir suas informações de envio, ele só poderá selecionar um dos países que você definiu nas suas configurações de pagamento.
  • Para permitir que os clientes insiram um valor personalizado no momento do pagamento, selecione o Permita que seu cliente pague um valor menor que o saldo devido caixa de seleção. Se você quiser registrar um pagamento manual ou existente como pagamento parcial, poderá fazer isso na página página de índice de faturas. Os valores de pagamento personalizados devem ser menores que o saldo total devido.

Configurações avançadas

No Configurações avançadas seção, você pode personalizar o idioma e a localidade da fatura, bem como o URL da fatura. Para acessar as configurações avançadas, clique em Configurações avançadas.

• Por padrão, o idioma usado para títulos e rótulos na página é definido como inglês. Para atualizar para outro idioma, clique no botão Linguagem menu suspenso e selecione um linguagem.
• Por padrão, o formato de data e endereço usará o formato dos Estados Unidos. Para atualizar para outro formato, clique no botão Localidade menu suspenso e selecione um localidade.
• Para definir um URL de fatura personalizado usando qualquer um dos seus domínios conectados , Clique no Domínio menu suspenso e selecione um domínio. Você também pode inserir um slug personalizado no final do URL inserindo um valor no Slug de conteúdo campo. Uma visualização do URL da fatura é exibida abaixo dos campos de URL.
• Se você tem IDs fiscais configurados em sua conta e deseja incluí-los na fatura, selecione o correspondente CPF caixas de seleção.

Salvar e finalizar

A qualquer momento durante a criação da fatura, você pode clicar em Salvar no canto superior esquerdo para salvar a fatura como rascunho. Você pode voltar a uma fatura elaborada a qualquer momento para editá-la ou excluí-la. Você também pode clicar Visualização no canto superior direito para ver como a fatura aparecerá para o comprador.

Se você estiver pronto para finalizar a fatura para enviá-la ao comprador:

• No canto superior direito, clique em Finalizar. Depois de finalizada, uma fatura não pode ser excluída.

• Na caixa de diálogo, revise a isenção de responsabilidade e clique em Finalizar.

Envie a fatura

Após finalizar a fatura, aparecerá uma caixa de diálogo com opções de envio da fatura ao seu comprador por email. Você pode fechar o prompt clicando no botão X, e envie mais tarde. Os e-mails de lembrete são gerenciados por meio das configurações da fatura.

• Primeiro, configure os campos do seu endereço de e-mail:
  • O Para O campo será preenchido automaticamente com o endereço de e-mail do contato associado à fatura. Para alterar este endereço, clique no botão menu suspenso e selecione um contato. Você também pode inserir um novo endereço de email e o HubSpot criará automaticamente um registro de contato para eles após o envio.
  • Para adicionar um endereço de e-mail ao Cc campo, clique no menu suspenso, selecione os contatos ou insira personalizado endereços de e-mail. Você pode adicionar até nove endereços de e-mail no CC campo.
  • Se um o endereço de e-mail padrão foi configurado nas configurações da fatura , o De O campo será preenchido automaticamente com o endereço de e-mail padrão. Caso contrário, será preenchido com seu endereço de e-mail pessoal. Se um e-mail padrão tiver sido definido, mas a configuração para permitir que os usuários enviem faturas de seus email pessoal ou outro e-mails da equipe aos quais eles têm acesso estiver ativado, você poderá selecionar um e-mail diferente.
    • Se nenhum endereço de e-mail padrão tiver sido definido, o endereço de e-mail selecionado se tornará o endereço padrão para futuros envios de faturas, mas poderá ser alterado antes de cada envio.
    • As respostas a este e-mail serão encaminhadas para o De endereço. Se você selecionar um endereço de e-mail que está sendo usado para um caixa de entrada conectada , incluindo compartilhado caixas de entrada de e-mail da equipe , você pode gerenciar o acompanhamento na caixa de entrada de conversas do HubSpot. 
• Clique Enviar fatura. O comprador receberá então um e-mail contendo os detalhes da fatura com um link para visualizá-la em seu navegador, juntamente com uma versão em PDF da fatura como anexo.
• Em vez disso, para redigir manualmente um e-mail individual com um link para a fatura, clique em Escreva e-mail manualmente.

Criação automatizada de faturas

Crie e envie faturas recorrentes automaticamente, usando assinaturas

Para automatizar o faturamento com base em uma assinatura, siga estas etapas.

Visualize faturas criadas automaticamente a partir de pagamentos por meio de links de pagamento ou orçamentos

Quando uma fatura é criada automaticamente a partir de um link de pagamento ou cotação, a fatura será associada ao pagamento.

Você pode visualizar as faturas no página de índice de faturas, ou você pode visualizar a fatura associada em registro de pagamento em si. A fatura não é enviada ao cliente automaticamente. Se você deseja enviar a fatura, siga estes passos.

Gerenciar faturas

Depois de criar as faturas, você pode gerenciá-las na página de índice de faturas, como gerenciando outros registros de CRM.

• Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
• Clique no nome da fatura.
• No painel direito, você pode definir o proprietário da fatura usando o Proprietário campo, visualizar suas propriedades, visualizar pagamentos efetuados e gerenciar as associações da fatura, incluindo a adição de contatos e empresas adicionais.

Gerenciar faturas elaboradas 

• Editar: continue configurando a fatura.
• Ver histórico da propriedade: verifique os valores anteriores da propriedade para a fatura.
• Clone: crie uma nova fatura com os mesmos detalhes.
• Excluir: excluir o rascunho da fatura. 

Gerenciar faturas finalizadas

Para faturas finalizadas, você pode acessar as seguintes opções clicando no botão Ações menu suspenso no canto superior direito:

• Editar: se o configuração para editar faturas foi ligado, Superadministradores e usuários com o permissão de edição para faturas pode editar faturas finalizadas na página de índice de faturas. Depois de salvas as alterações, recomenda-se que seja enviada uma comunicação ao cliente informando que a fatura foi alterada, incluindo detalhes das alterações.

• Pagamento recorde: marque manualmente a fatura como paga criando um novo registro de pagamento ou aplicando um existente. Depois de selecionar esta opção:
  • Para criar um novo registro de pagamento, preencha o detalhes de pagamento Campos na barra lateral direita e clique em Registrar pagamento. O pagamento aparecerá então em Pagamentos ao visualizar os detalhes da fatura.
  • Para aplicar um pagamento existente à fatura, na barra lateral direita, clique no botão Aplicar existente aba. Em seguida, pesquise um registro de pagamento pelo valor do pagamento, ID ou endereço de e-mail de contato associado ao pagamento. Selecione os pagamento , então clique Aplicar pagamento. O pagamento aparecerá então em Pagamentos ao visualizar os detalhes da fatura.

Observe: cAo marcar manualmente a fatura como paga, os contatos não receberão um recibo automaticamente. Se for necessário um recibo, você pode envie um para o contato da página de índice de pagamentos.

• • Para excluir um pagamento:

• • • Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
    • Clique no nome da fatura.
    • Na barra lateral direita, no Pagamentos seção, clique Ver pagamento associado.  
    • Clique no valor do pagamento.
    • Clique no Ações menu suspenso no canto superior direito e clique em Excluir.
    • Clique Excluir registro para confirmar.

• Ver fatura: abra a fatura em uma guia separada do navegador.
• Ver histórico da propriedade: verifique os valores anteriores da propriedade para a fatura.
• Link de cópia: copie o URL da fatura para enviar a um comprador.
• Enviar: enviar a fatura por e-mail. Aprender mais sobre envio de e-mails de fatura.
• Download: baixe um PDF da fatura.
• Clone: crie uma nova fatura com os mesmos detalhes.

• Excluir: se o configuração para excluir faturas foi ligado, Superadministradores e usuários com o permissão de edição para faturas pode excluir faturas finalizadas não pagas da página de índice de faturas. A eliminação da fatura é permanente e não pode ser desfeito.

Observe: os números das faturas continuarão a aumentar sequencialmente a partir da última fatura criada (mesmo que essa ou qualquer outra fatura tenha sido excluída). Assim, a exclusão da fatura pode criar uma lacuna permanente na numeração da fatura. A numeração só pode ser redefinida se todas as faturas forem excluídas (mas as faturas pagas não podem ser excluídas). Você deve consultar sua equipe de contabilidade para garantir que o sistema funcionará com seus sistemas atuais.

• Vazio: marcar a fatura como nula. Depois de marcar uma fatura como nula, você não poderá mais receber o pagamento da fatura ou anulá-la. Isso não pode ser desfeito.
  • Se um pagamento online foi feito contra a fatura, não é possível anular a fatura, mesmo que um reembolso seja emitido.
  • Se um pagamento manual tiver sido registrado na fatura, o pagamento deverá ser excluído antes que você possa anular a fatura.

Filtrar e exportar faturas

• Clique Filtros avançados no canto superior esquerdo.
• No painel direito, clique em + Adicionar filtro para configurar um novo filtro.
• Procure e selecione o propriedade você deseja filtrar e defina os critérios de filtro.
• Para selecionar outro imóvel, clique em E ou OU. Saiba mais sobre configurando filtros e salvando visualizações.
  
  
• Para editar as colunas que aparecem na tabela, clique em Editar colunas no canto superior direito da tabela.
• Clique Exportar no canto superior direito da tabela para exportar todas as suas faturas, ou selecione marque as caixas de seleção ao lado das faturas que deseja exportar e clique em Exportar. Aprender mais sobre exportando registros.

Enviar faturas

Após criar uma fatura, você pode compartilhá-la por meio de um link direto ou e-mail, ou inserir faturas enquanto redige mensagens nos registros do CRM e na caixa de entrada de conversas.

Para enviar a fatura por e-mail:

• Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
• Clique no nome da fatura.
• Na barra lateral direita, clique em Ações e selecione Enviar.
• Na caixa de diálogo, configure seus campos de endereço de e-mail , então clique Enviar fatura.

• O comprador receberá então um e-mail contendo os detalhes da fatura com um link para visualizá-la em seu navegador, juntamente com uma versão em PDF da fatura como anexo.

Você também pode enviar manualmente um e-mail com um link de fatura ou inserir o link nas mensagens.

Observe: se você enviar uma fatura por e-mail escrito manualmente ou inserindo um link, o Data do último envio propriedade vai não ser atualizado. Aprender mais sobre propriedades da fatura.

Para enviar manualmente um e-mail individual com um link para a fatura:

• Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
• Clique no nome da fatura.
• Na barra lateral direita, clique em Ações e selecione Enviar.
• Na caixa de diálogo, clique em Escreva e-mail manualmente. Você será redirecionado para o registro do negócio associado à fatura, onde poderá redigir seu e-mail. Um link para a fatura será incluído automaticamente no corpo do e-mail.
• Depois de escrever seu e-mail, clique em Enviar.

Para compartilhar um link direto para uma fatura:

• Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
• Clique no nome da fatura.
• Na barra lateral direita, clique em Ações e selecione Link de cópia.

• Você pode então inserir o link na plataforma de mensagens de sua preferência e o comprador pode clicar no link para visualizar a fatura no URL que você configurado durante a criação da fatura. 

Para inserir uma fatura em um e-mail ou mensagem individual na caixa de entrada de conversas:

• No compositor de mensagens, clique em Inserir e selecione Faturas.
• Selecione um fatura ou clique Gerenciar para navegar até a página de índice de faturas.

Após selecionar uma fatura, um hiperlink será adicionado à mensagem utilizando o número da fatura.

Revise o histórico de edições

Você pode visualizar o histórico de edições em uma fatura, incluindo quaisquer alterações de status e quando os e-mails de fatura foram enviados, quais usuários executaram a ação e a data e hora em que a ação ocorreu.

• Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
• Clique no nome da fatura.
• No painel direito, role para baixo até o painel de histórico.

Observe: atualmente, integrações de contas criadas pela HubSpot, como Quickbooks Online e Xero, não oferecem suporte à sincronização de faturas do HubSpot. No entanto, você pode exporte seus registros de fatura e carregue-os em seu sistema de contabilidade. Você pode assinar atualizações sobre novos recursos de integração de faturas, como sincronização de faturas, clicando em preenchendo este formulário.