I den här artikeln kan du lära dig mer om den äldre HubSpot-QuickBooks Online-integrationen. Denna integration ersätts av den nya QuickBooks Online-integrationen. Innan du fortsätter bör du notera följande:
- Om du installerar QuickBooks Online-integrationen efter den 2 maj 2023 bör du istället följa de nya installationsstegen för integrationen.
- Om du redan har installerat den här äldre integrationen kan du använda migreringsverktyget för QuickBooks Online för att uppgradera till den nya integrationen. För att påbörja migreringen, navigera till dina QuickBooks Online-integrationsinställningar i HubSpot. Läs mer om hur du migrerar din QuickBooks Online-integration.
Använda integrationen
När du har anslutit integrationen kan du skapa fakturor, se deras status och använda dessa fakturor för att utlösa arbetsflöden och skapa anpassade rapporter.
Observera: QuickBooks Online Advanced stöder inte längre att skapa fakturor i QuickBooks uppgiftshanterare. Fakturor som skapats med kortet
Integrationsfakturor i HubSpot kommer nu att visas i listan Fakturor i QuickBooks med statusen
Väntar på att skickas . Fakturorna kan ändras och skickas inte automatiskt till kunderna.
Skapa fakturor
- Klicka på namnet på en avtalsrekord.
- Klicka på Skapa faktura i den högra panelen i avsnittet Integrationsfakturor.
Observera: sidofältkortet Integration Invoices har tagits bort i den nya QuickBooks Online-integrationen. Läs mer om denna förändring på HubSpots Community.
- Om du har flera konton väljer du ett QuickBooks-konto i rullgardinsmenyn och klickar på Nästa.
- Välj om du vill skapa fakturan från en befintlig offert eller om du vill skapa den från början.
- Om du väljer Skapa från offert kommer HubSpot att försöka matcha dina offertuppgifter med dina QuickBook-poster. Om ingen matchande kund kan hittas kan du välja en kund från rullgardinsmenyn eller klicka på Skapa en ny Quickbooks-kund. Endast offerter som har publicerats och som inte har löpt ut kan användas för att skapa fakturor.
-
- Om du väljer Skapa från början kommer HubSpot att försöka matcha dina avtalsuppgifter med dina QuickBook-poster. Om ingen matchande kund kan hittas kan du välja en kund från rullgardinsmenyn eller klicka på Skapa en ny Quickbooks-kund.
- Klicka på Nästa.
- Klicka på Lägg till produkter från QuickBooks för att välja befintliga produkter från QuickBooks som du vill lägga till på fakturan. När du har lagt till dina produkter klickar du på Nästa.
- Om du skapar en faktura för en kund utanför USA måste du ange skattekoder för varje rad. Så här lägger du till en skattekod:
- Klicka på Visa produktskattekoder.
- I panelen väljer du skattekoden för den specifika raden. Skattekoder behöver inte skickas för amerikanska QuickBooks-konton eftersom QuickBooks kommer att lägga till det på deras sida.
- Välj Betalningsvillkor, Fakturans skapandedatum och Fakturans förfallodatum för din faktura.
- I avsnittet Skriv ett meddelande till din kund skriver du den text som ska visas på kundens faktura och klickar sedan på Nästa.
- Granska dina fakturauppgifter. Klicka på Föregående för att gå tillbaka och redigera dina fakturauppgifter.
- För att skapa din faktura i QuickBooks klickar du på Skapa utkast till faktura.
- Klicka på namnet på fakturan i avsnittet Fakturor för att visa en förhandsgranskning av fakturan.
- Din faktura är nu redo att skickas från ditt Quickbooks-konto.
När din faktura har skapats kommer den att märkas med något av nedanstående steg:
- Väntar på att skickas: fakturan har inte skickats till kunden.
- Skickad till kund: fakturan har skickats till kunden.
- Delbetalning: fakturan har betalats delvis.
- Betalad i sin helhet: fakturan har betalats i sin helhet.
- Förfallen: fakturan har passerat sitt betalningsdatum och är nu förfallen.
Följande egenskaper kommer att uppdateras när en faktura kopplas till en affär via Quickbooks-integrationen:
- Fakturerat belopp
- Fakturamottagare
- Fakturanummer
- Fakturans status
- Fakturans förfallodag
Vänligen notera:
- HubSpot kan inte skapa en faktura i QuickBooks om anpassade transaktionsnummer är aktiverade i QuickBooks. Detta måste stängas av för att HubSpot ska kunna skapa fakturor i QuickBooks.
- Endast fakturor som skapats i HubSpot kommer automatiskt att synas i ditt HubSpot-konto. För att se fakturor som skapats i ditt Quickbooks-konto måste de läggas till i HubSpot.
- Om en faktura i QuickBooks är i en annan valuta än HubSpot-kontots företagsvaluta kommer HubSpot inte att synkronisera fakturadata från QuickBooks till affärsegenskaperna.
Lägg till en befintlig faktura
- I ditt HubSpot-konto navigerar du till Kontakter, Företag eller Affärer.
- Klicka på namnet på en post.
- Klicka på Lägg till befintlig faktura i den högra panelen i avsnittet Integration Invoices.
Observera: sidofältkortet Integration Invoices har tagits bort i den nya QuickBooks Online-integrationen. Läs mer om denna förändring på HubSpots Community.
- Om du har flera konton väljer du ett QuickBooks-konto i rullgardinsmenyn och klickar på Nästa.
- Sök efter och markera kryssrutan till vänster om fakturan. Klicka på Lägg till.
- De fakturor som är kopplade till posten visas i avsnittet Integration Invoices på posten.
Utlösa arbetsflöden och skapa anpassade rapporter
Observera: när du migrerar till den nya QuickBooks Online-integrationen, kom ihåg följande skillnad i arbetsflödesbeteende:
- Äldre integration: HubSpot kommer att skapa nya kontakter i QuickBooks Online oavsett om kontakten är synkroniserad eller inte. Detta innebär att när du använder åtgärden Skapa en QuickBooks-faktura kommer en kontakt som inte synkroniseras att skapas i QuickBooks Online tillsammans med fakturan.
- Ny integration: HubSpot skapar inte nya kontakter i QuickBooks om de inte uppfyller de kriterier för datasynkronisering som du har ställt in. Detta innebär att när du använder QuickBooks Online-arbetsflödesåtgärder kommer HubSpot att misslyckas med arbetsflödesåtgärden om kontakten inte är berättigad att synkronisera med QuickBooks Online. För att säkerställa att dina arbetsflöden fungerar som förväntat bör du uppdatera registreringskriterierna så att de matchar dina datasynkroniseringsfilter.
När QuickBooks Online-integrationen är installerad kan du skapa arbetsflöden med hjälp av de nya egenskaperna för fakturahandel som anges nedan. Du kan till exempel skapa ett arbetsflöde som skickar ett uppföljningsmejl till kunder som inte har betalat sin faktura på förfallodagen. Eller så kan du skapa ett arbetsflöde som skickar ett Slack-meddelande till ditt team varje gång du samlar in en betalning.
Nya affärsfastigheter inkluderar:
- Fakturerat belopp
- Fakturamottagare
- Fakturanummer
- Fakturans status
- Fakturans förfallodag
Använd de nya egenskaperna för fakturahandel för att skapa anpassade rapporter så att du får full insyn i de intäkter som ditt team genererar för företaget.
Observera: när du synkroniserar flera fakturor till HubSpot till samma avtalspost kommer egenskaperna ovan att uppdateras med den senast uppdaterade fakturan i Quickbooks.
Slå på kontaktsynkronisering
- I den vänstra panelen navigerar du till Integrationer > Anslutna appar och klickar sedan på Quickbooks Online.
- Klicka på fliken Kontakter.
- För att synkronisera Quickbooks-kunder med dina HubSpot-kontakter, klicka för att slå på strömbrytaren.
- I avsnittet Skapa och uppdatera kontakter använder du rullgardinsmenyn för att bestämma vad som händer när associerade kontakter skapas eller uppdateras i Quickbooks. Endast nyligen skapade och nyligen uppdaterade kontakter kommer att synkroniseras till HubSpot.
- I avsnittet Radera kontakter använder du rullgardinsmenyn för att bestämma vad som ska hända när associerade kontakter raderas i Quickbooks.
Slå på produktsynkronisering
- I den vänstra panelen navigerar du till Integrationer > Anslutna appar och klickar sedan på Quickbooks Online.
- Klicka på fliken Produkter.
- För att synkronisera Quickbooks-produkter med dina HubSpot-produkter, klicka för att slå på strömbrytaren.
- I avsnittet Skapa och uppdatera produkter använder du rullgardinsmenyn för att bestämma vad som ska hända när tillhörande poster skapas eller uppdateras i Quickbooks. Endast nyligen skapade och nyligen uppdaterade produkter kommer att synkroniseras till HubSpot.
- I avsnittet Radera produkter kan du använda rullgardinsmenyn för att bestämma vad som ska hända när tillhörande poster raderas i Quickbooks.
- Navigera till fliken Product property mappings för att se status för egenskaperna som synkroniseras mellan Quickbooks och HubSpot.
Redigera fältmappningar
Observera: en Operations Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-prenumeration krävs för att konfigurera anpassade fältmappningar i dennya QuickBooks Online-integrationen.
- I den vänstra panelen navigerar du till Integrationer > Anslutna appar och klickar sedan på Quickbooks Online.
- Klicka antingen på fliken Kontakter eller Produkter.
- Klicka på Kontaktfältmappningar eller Produktfältmappningar för att se mappningarna mellan egenskaper i HubSpot och fält i Quickbooks Online.
- Om du vill lägga till en ny fältmappning klickar du på Lägg till ny mappning.
- Klicka på rullgardinsmenyerna för att välja den HubSpot-egenskap och det Quickbooks Online-fält som du vill mappa till varandra.
- Klicka på Spara.
- Om du vill redigera en fältmappning klickar du på Åtgärder bredvid mappningen och sedan på Redigera.
- Om du vill ta bort en fältmappning klickar du på Åtgärder bredvid mappningen och sedan på Ta bort.
Synkronisera fakturor från QuickBooks till HubSpot
För att ställa in en enkelriktad synkronisering av fakturor från QuickBooks till HubSpot:
- I den vänstra panelen navigerar du till Integrationer > Anslutna appar och klickar sedan på Quickbooks Online.
- Klicka på fliken Fakturor.
- För att synkronisera Quickbooks-fakturor med dina HubSpot-fakturor, klicka för att slå på strömbrytaren.
- I avsnittet Skapa och uppdatera fakturor använder du rullgardinsmenyn för att bestämma vad som händer i HubSpot när fakturor skapas eller uppdateras i Quickbooks.
- I avsnittet Radera faktura kan du använda rullgardinsmenyn för att bestämma vad som ska hända när fakturor raderas i Quickbooks.
- Navigera till fliken Fakturafältmappningar för att se status för egenskaperna som synkroniseras mellan Quickbooks och HubSpot.
Visa fakturaobjektet
Fakturor som synkroniserats eller lagts till manuellt i HubSpot från QuickBooks kan visas i HubSpots fakturaobjekt. Du kan också skapa egna egenskaper för fakturaobjektet. För att visa fakturaobjektet:
- Klicka på Kontakter uppe till vänster. I rullgardinsmenyn väljer du Fakturor. Då kommer du till din fakturas indexsida.
Så här skapar du anpassade egenskaper för fakturaobjekt:
- Klicka på Egenskaper.
- Klicka på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och välj Fakturaegenskaper.
- Skapa sedan dina egenskaper.
Fakturaobjektet kan användas för att segmentera kontakter, utlösa arbetsflöden och skapa anpassade rapporter.