Använd e-signaturer med citat

Använd e-signaturer för att få en köpare att godkänna enoffert. En elektronisk signatur, eller e-signatur, är en persons elektroniska bekräftelse på att hen godkänner villkoren i ett visst dokument. 

E-signaturer är giltiga och lagliga i USA, Kanada, EU, Storbritannien och många andra länder. De har samma juridiska värde som skriftliga signaturer. HubSpots e-signaturfunktion drivs av Dropbox Sign (tidigare HelloSign). Rådfråga din egen juridiska avdelning för att förstå giltigheten av att använda e-signaturer med dina kunder.

Innan du börjar

• Du behöver inte skapa ett konto hos Dropbox Sign för att kunna använda e-signatur som en del av den vanliga processen för att skapa offerter i HubSpot.
• En användare med en tilldeladCommerceHub-licens kan konfigurera en offert så att den inkluderar ett alternativ för e-signatur.
• Användare med en tilldelad Core-licens kan inte konfigurera en offert, men kan anges som avsändare av en annan användare eller som medundertecknare.

Förstå begränsningarna för e-signaturer

Ditt HubSpot-konto har en samlad månatlig gräns för e-signaturer baserat på ditt abonnemang och antalet användare med en tilldelad Commerce Hub-licens.

Använd tabellen nedan för att se exempel på gränser för e-signaturer:

• Om en användare använde 30 e-signaturer under en månad i Commerce Hub Professional-kontot, skulle 20 e-signaturer återstå och kunna användas av vilken användare som helst på kontot under resten av månaden.
• Om en användare använde 50 e-signaturer under en månad i Commerce Hub Enterprise-kontot skulle 200 e-signaturer återstå och kunna användas av vilken som helst av de andra användarna på kontot under resten av månaden. Gränsen skulle återställas i början av nästa månad.

Tänk på följande när du granskar gränserna för e-signaturer:

• En e-signatur räknas in i gränsen så snart alternativet för e-signatur är aktiverat för en publicerad offert. Offert behöverintevara signerad för att räknas in i signaturgränsen.
• En offert som kräver flera signaturer räknas som en e-signatur mot din gräns. Om en publicerad offert med aktiverade e-signaturer till exempel kräver tre signaturer räknas detta endast som en användning mot din gräns, oavsett vem som har undertecknat offerten.
• Om en offert med en begäran om e-signatur löper ut eller återkallas, räknas ett nytt utskick av offerten som en ytterligare e-signatur mot din gräns (en e-signatur första gången offerten skickas, en till när offerten skickas på nytt).

Granska gränserna för e-signaturer för ditt abonnemang i HubSpots produkt- och tjänstekatalog och genom att kontrollera ditt kontos användning av e-signaturer.

Övervaka användningen av e-signaturer

I dina offertinställningar kan du se hur många e-signaturer du har använt hittills denna månad, samt hur nära din månadsgräns du är. Månadsgränsen återställs den första dagen i varje månad.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I vänster sidomeny navigerar du tillObjekt >Offert.
3. Klicka på fliken E-signaturhögst upp.
4. Din användning av e-signaturer visas underAnvändning av e-signaturer denna månad.

Öka gränsen

för

e-signaturer

För att öka antalet tillgängliga e-signaturer på ditt konto, kontakta dinkundansvarige.

Aktivera e-signaturer på en offert

För att inkludera ett fält för e-signatur i en offert väljer du e-signatur som ett godkännandealternativ.

Ansvarsfriskrivning: HubSpots implementering av Dropbox Sign bör vara eIDAS-kompatibel, eftersom Dropbox Sign är eIDAS-kompatibelt. Detta är inte avsett att vara juridisk rådgivning och bör inte ersätta professionell juridisk rådgivning, för vilken du bör konsultera en auktoriserad advokat.

Dropbox Sign använder en betrodd partner för efterlevnad av e-signaturer i EU och kommer inte att visas explicit påeIDAS-webbplatsen för betrodda partners.

Omfördela en e-undertecknare

E-undertecknaren av en offert kan omfördela kravet på att underteckna till någon annan i sin organisation. Läs mer om hur du aktiverar omfördelning av e-signaturer.

Vem kan se aktiviteter för omfördelning av offerter

När en offert omfördelas till en ny undertecknare loggas ändringen som en aktivitet på offerten.

I ditt HubSpot-konto:

• Omfördelningen visas i förhandsgranskningspanelen för offerten under Offertaktiviteter.
• Endast användare med åtkomst till offerten kan se denna aktivitet.
• Aktiviteten visas inte i associerade poster (t.ex. kontakt och företag).

API-åtkomst:

Aktiviteten för omfördelning av offerter kan vara tillgänglig via API:er beroende på hur händelsen är konfigurerad och behörigheterna för API-begäran.

E-signera en offert

När e-signatur är aktiverad för en offert kan köpare och medundertecknare lägga till sina signaturer på offerten.

• Aktivera identitetsverifiering för ökad säkerhet. När identitetsverifiering är aktiverad kommer HubSpot att inkludera ett preliminärt e-postverifieringssteg för att bekräfta undertecknarens identitet innan denne tillåts underteckna offerten.

• Medundertecknarekan valfritt starta signaturprocessen från sitt HubSpot-konto, vilket eliminerar behovet av verifiering.

Både köpare och medundertecknare kan påbörja processen för elektronisk signatur från en delad offert. Medundertecknare får ett e-postmeddelande om köparen e-signerar offerten först:

1. Öppna offerten för att e-signera:
   • Köpare bör klicka på länken till den offert som delats med dem.
   • Medundertecknare kan visa och medunderteckna en publicerad offert från offertindexsidan.
2. Om offerten tillåter att den elektroniska undertecknaren omfördelas kan köparen klicka påOmfördela denna offertundertecknare för att tilldela offerten till en annan undertecknare.
   
   
   • Köparen kan fylla i uppgifterna för den nya undertecknaren och klickapåTilldela uppe till höger.
     
     
   • Både den tidigare och den nya offertundertecknaren kommer att meddelas via e-post. Den nya undertecknaren kan klicka på Visa offerten i e-postmeddelandet för att öppna offerten för undertecknande.
     
     
3. Om identitetsverifiering är avstängd klickar du på Signera nu längst ned på offerten.
   
   
4. Om identitetsverifiering är aktiverad, verifiera din identitet via e-post:
   • I den delade offerten bläddrar du till avsnittet Godkännande och klickar på Verifiera e-post ovanför ditt namn och din e-postadress. Verifiering skickad visas för att bekräfta att ett verifieringsmeddelande har skickats. Du har en timme på dig att slutföra signaturprocessen efter att du har klickat på Verifiera e-post.
     
     

Observera: om du inte undertecknar offerten inom en timme efter att du har klickat på knappen Verifiera e-post, gå tillbaka till den delade offerten och klicka på Verifiera e-post igen för att generera ett nytt verifieringsmeddelande.

• • Öppna din e-postinkorg och leta reda på e-postmeddelandet med ämnesraden Vänligen verifiera din identitet för att underteckna din offert. Klicka på Verifiera din identitet och underteckna offerten för att starta signaturprocessen.
  • En ny flik öppnas i webbläsaren med en dialogruta som bekräftar din identitet. Klicka på Starta signering.

4. Klicka på Kom igång längst upp till höger.
   
   
5. Under Godkännande klickar du på Klicka för att underteckna ovanför ditt namn.
   
   
6. I dialogrutan klickar du på flikarna Rita, Skriv eller Ladda upp och lägger till din signatur. Klicka på Infoga för att lägga till signaturen.
7. Klicka på Fortsätt längst upp till höger.
8. Klicka på Redigera längst upp till höger för att redigera din signatur. Klicka på Jag godkänner för att spara din signatur på offerten.
9. Klicka på Stäng.
10. Medundertecknare får ett e-postmeddelande om att offerten har undertecknats. Om de inte redan har medundertecknat offerten kan de klicka på Granska och medunderteckna offerten för att starta medunderteckningsprocessen. 
11. Offert är undertecknad men ännu inte betald. Om onlinebetalningar är aktiverade för offerten kan köparen klicka på Ställ in betalning högst upp på offerten. De kan också stänga och återkomma till offerten senare för att ställa in betalning.

Kontrasignera en offert från offersidan

Kontrasignatörer kan också kontrasignera en offert från offersidan:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Offert som kräver en signatur har statusen Väntar på signatur. Håll muspekaren över offerten och klicka på Förhandsgranska.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj sedanKontrasignera.
   
   
4. Fortsättatt underteckna offerten.

Granska signaturstatusen för ett citat

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Håll muspekaren över en offert med väntande signaturer och klicka på Förhandsgranska. 
3. I den högra panelen kan du se signeringsaktiviteten under Signatörer.
   
   
4. När offerten har undertecknats kan duladda ner en PDF-fil med den elektroniskt undertecknade offerten.

Observera: om du laddar ner en signerad offert tar Dropbox Sign bort länkar från all hyperlänkad text som ingår i avsnitten Följebrev, Sammanfattning eller Villkor i PDF-versionen av offerten. Vi rekommenderar att du inkluderar den fullständiga URL:en för den länkade texten i offertavsnitten, så att länken fortfarande är klickbar efter att offerten har laddats ner.

Kunden får en kopia av det dokument som de har undertecknat när alla nödvändiga underskrifter och kontrasignaturer har slutförts. Meddelandet som de får innehåller en länk till det dokument som de har undertecknat, som upphör att gälla när offerten löper ut, samt en PDF-kopia av det undertecknade dokumentet för deras arkiv.

Hantera inställningar för identitetsverifiering vid e-signatur

Som standard kräver e-signaturer ingen identitetsverifiering under offertens signeringsprocess. Om verifiering av köparen krävs, aktivera inställningen. Om du inte kräver att medundertecknare verifieras, aktivera inställningen för köpare. Medundertecknare kan dåmedunderteckna från offertens indexsida.

Så här aktiverar eller inaktiverar du identitetsverifiering:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I vänster sidomeny navigerar du tillObjekt >Offert.
3. Klicka på fliken E-signaturhögst upp.
4. För att aktivera verifiering och kräva den vid undertecknande av en offert, aktivera alternativet Identitetsverifiering under inställningarna för E-signatur. Identitetsverifiering kommer att krävas vid undertecknande av offerter efter att inställningen har aktiverats.
   • Klicka på rullgardinsmenynVerifiering från e-postadress och välj en team-e-postadress. Personliga e-postadresser kan inte användas som standard.
   • Om ingen standard-e-postadress har angetts skickas e-postmeddelandet från success@hubspot.com.
5. För att stänga av verifiering, stäng av knappen Identitetsverifiering under inställningarna för e-signatur. Identitetsverifiering krävs inte vid signering av offerter efter att inställningen har stängts av.
   
   

Nästa steg

• Skapa offerter.
• Hantera offerter.