了解 HubSpot 中的電子郵件發送

HubSpot 提供多種工具，可依據聯絡人與貴企業的關係性質及郵件預期觸及範圍來發送電子郵件。例如：您可向對特定產品感興趣的新潛在客戶發送一對一郵件，亦可向希望掌握貴組織最新動態的現有客戶發送推廣電子報的行銷郵件。

本文旨在說明 HubSpot 電子郵件發送機制，同時列出確保郵件成功送達的重要規範與最佳實踐，協助您為品牌建立穩健的發送信譽。

理解行銷郵件發送機制

當您使用行銷郵件工具發送郵件時，系統會透過HubSpot自有郵件發送網路，與收件者的收件匣服務供應商（ISP）如Google或Outlook建立SMTP連線。ISP將審查郵件內容，決定是否延遲、拒絕或將郵件送達指定收件者。

ISP 接受、拒絕或延遲郵件的決策基於多重因素，包括寄件者郵件信譽、郵件是否通過適當驗證，以及是否違反 ISP 規範與政策。收件方可能實施額外郵件安全措施，進而影響郵件的接受與否。

瞭解行銷郵件發送規範

由於行銷郵件工具透過 HubSpot 自有郵件發送網路運作，每次發送嘗試皆須符合相關規範。若無法滿足這些要求，建議評估採用一對一郵件或透過序列發送是否更符合您的使用情境。

使用行銷郵件工具發送郵件的所有聯絡人必須符合以下條件：

• 他們親自將電子郵件地址直接提供給貴組織。
• 他們親自向貴組織提供可驗證的訂閱同意。
• 他們未曾透過其他工具取消訂閱貴組織郵件或將貴組織郵件標記為垃圾郵件。

同時務必確保郵件意圖與內容不具誤導性。若在行銷郵件工具中偽裝郵件為一對一性質，不僅更可能被收件方 ISP 標記為垃圾郵件，若使用虛假名稱或主旨行，更可能違反HubSpot 的《可接受使用政策》。

選擇郵件發送網域

使用行銷郵件工具發送郵件時，請注意：不應使用與部落格、網站頁面或著陸頁等內容託管相同的子網域發送郵件。建議採用專屬郵件發送子網域，以保護根網域的郵件發送信譽。

若嘗試同時使用同一網域進行內容託管與郵件發送，或該網域已綁定 CNAME 記錄，在 HubSpot設定郵件驗證時將出現「該網域已在其他處使用」的錯誤提示，此時需選擇其他網域。

以下列舉若干網域與子網域組合範例。若對特定網域術語不熟悉，請參閱本文末尾的術語表。

使用共享發件者

若未購買專用 IP 或交易型電子郵件附加功能，行銷郵件將透過 HubSpot 的共享 IP 位址發送。請參閱下表以決定組織對應的郵件發送網域：

使用專用 IP 發信者

若您已購買專用 IP 位址附加元件或交易性電子郵件附加元件，請參閱下列網域組合範例：

設定驗證機制 

若未在 HubSpot 帳戶中設定正確驗證機制，系統將使用電子郵件變數網域 作為寄件者地址完成傳送，此舉可能被收件者 ISP 視為可疑行為。設定正確驗證機制可讓 HubSpot 在郵件標頭中添加資訊，證明您的網域已授權 HubSpot 代表您發送郵件。

驗證機制需於 HubSpot 帳戶的網域設定中配置DKIM、SPF 及 DMARC。 

分析行銷電子郵件成效

行銷郵件寄送後，您可在郵件成效頁面分析結果及郵件是否成功送達。除彙總指標外，您還可於「收件者」標籤頁檢視每位收件者的送達結果，並點擊不同結果類型進行查閱。

理解超時機制

若網際網路服務供應商未回應 HubSpot 的連線請求，該郵件將不被視為退信，而是顯示於郵件成效頁面的「未送出」區段。這些聯絡人仍具備未來郵件發送資格。

理解退信機制

當 ISP 拒絕郵件時即視為退信。ISP 會提供退信代碼及對應原因，部分代碼代表永久性退信（硬退信），其餘則表示暫時性退信（軟退信）。此退信代碼將在 HubSpot 歸類至相關類別，例如未知用戶、政策限制或垃圾郵件。深入瞭解各類退信類型。

理解延遲

當ISP拒絕郵件時，表示該郵件在抵達當下無法被接收。此時ISP會向HubSpot提供延遲原因。根據原因不同，HubSpot將持續重試發送，直至ISP接受或拒絕郵件，或自初次嘗試起超過72小時。一旦郵件被延遲，便無法手動停止向這些收件者發送郵件。 

理解已送達郵件

當 ISP 接受 HubSpot 發送的郵件後，系統將標記為「已送達」，此為 HubSpot 可追蹤發送流程的終點。隨後 ISP 會將接受的郵件分類至主要收件匣、促銷郵件、垃圾郵件、隔離區或其他收件區。由於 ISP 不會總是向寄件方回報收件區歸屬結果，HubSpot 無法提供相關歸屬數據報告。

深入瞭解聯絡人可能無法找到已送達郵件的原因。 

理解主要收件匣定位機制

當寄件者擁有良好的發送信譽，且收件者曾將您網域的郵件標記為優先收件時，被接受的郵件更可能進入主要收件匣。收件者透過開啟、點擊、標記為重要、回覆或轉寄郵件來展現優先級。務必僅向具備可驗證訂閱同意的聯絡人發送郵件，並屏蔽無互動聯絡人。

理解垃圾郵件收件匣歸類機制

若寄件者未遵循正確的訂閱來源規範、持續寄送郵件給無互動聯絡人，或包含可疑內容與連結，郵件將更可能被歸類為垃圾郵件或其他過濾收件匣。

若郵件雖被接收卻遭過濾至垃圾郵件匣，建議透過修復計畫提升郵件發送信譽。

理解一對一郵件發送機制

透過連結收件匣（如對話收件匣、序列工具或聯絡人記錄中的一對一郵件）發送的郵件，不會使用 HubSpot 的郵件發送網路，而是透過您連結的收件匣網路進行傳送。

將您的收件匣連結至 HubSpot 時，即授權 HubSpot 使用貴公司的郵件發送網路進行傳送。例如若 Outlook 是您的收件匣供應商，則由 Outlook 的發送網路完成郵件傳送。

當您從已連接的收件匣發起郵件時，HubSpot 會與您的收件匣供應商建立連線。一旦供應商接受郵件，便會嘗試將郵件送達收件者信箱。若郵件發生延遲、退件或其他送達失敗狀況，您可能收到退件通知至寄件者信箱。根據收件匣供應商的資訊共享政策，HubSpot 可能無法回報相關送達問題。

若您希望使用對話式收件匣但無法將現有收件匣連結至 HubSpot，亦可設定由 HubSpot 主機託管的收件匣。設定完成後，所有郵件發送將透過 HubSpot 的郵件發送網路進行。若您已購買專用 IP 附加元件或交易郵件附加元件，由 HubSpot 主機託管收件匣發送的郵件亦將使用您的專用 IP 位址。

電子郵件發送術語詞彙表

以下為常見郵件發送術語之定義。其他 HubSpot 術語與概念之定義，請參閱HubSpot 術語表。

BIMI：一項電子郵件規範（訊息識別品牌指標），為郵件發送者提供可選方案，以提升其發送郵件的品牌辨識度與信任度。配置完成後，您的品牌標誌將出現在支援此功能的收件匣服務供應商中，並顯示於經認證的郵件旁。

送達率：指郵件能送達收件者主要收件匣，而非被過濾至垃圾郵件或垃圾信箱等其他分類匣的能力。

DKIM：電子郵件驗證標準（網域金鑰識別郵件），用於驗證郵件發送網路是否獲授權代表您的網域發送郵件。DKIM通常設定於友好寄件者地址。請參閱本文深入了解DKIM。

DKIM對齊：DKIM的延伸機制，要求「友好寄件者」地址與回信路徑網域完全匹配。

DMARC：電子郵件驗證協議（基於網域的訊息驗證、回報與合規性），規範收件方伺服器處理來自您網域之未驗證郵件的方式。此設定針對「友好寄件者」地址進行配置。詳見本文了解 DMARC。

電子郵件客戶端：收件者用於檢視郵件的軟體。多數收件者常使用與收件匣服務供應商相同的郵件客戶端，但兩者可能不同。例如收件者可能使用 Apple Mail 檢視來自 Gmail 收件匣的郵件。

電子郵件標頭：收件郵件中的隱藏元資料。此元資料包含郵件傳送方式及驗證相關技術資訊。

郵件發送網域：您郵件寄件者欄位所使用的網域。請參照本文步驟，透過在 HubSpot 設定 DKIM 驗證來連結您的郵件發送網域。

友善寄件者地址：於郵件編輯器中設定為寄件地址的電子郵件地址。

收件匣服務供應商：為收件者提供電子郵件收件匣的服務。常見供應商包含 Gmail、Yahoo 及 Outlook。

回信路徑網域：郵件發送網路的網域名稱。使用 HubSpot 時可能與寄件者地址不同。此設定在 HubSpot 共享網路中無法自訂，但若購買專用 IP 附加功能或交易郵件附加功能則可自訂。

根網域：貴組織網站或電子郵件地址的網域名稱，不包含名稱前的www。例如網址www.hubspot.com的根網域即為hubspot.com，亦稱組織網域或主網域。

SMTP：電子郵件伺服器間傳輸訊息所使用的網路通訊協定（簡易郵件傳輸協定）。當您透過 HubSpot 郵件工具發送郵件時，系統會與每位收件者的郵件伺服器建立連線，此類連線即稱為 SMTP 交易。

SPF：電子郵件驗證標準（發件者政策框架），用於確認來自您網域的郵件是否預期由外部郵件發送網路（如 HubSpot）傳送。SPF 通常設定於回信路徑網域。請參閱本文深入了解 SPF 設定方法。

SPF對齊：SPF的進階應用，要求「友好寄件者地址」與「回信路徑網域」完全一致。

子網域：網站網址中組織名稱前置的文字。內容託管最常見的子網域為www。郵件發送網域雖非必須使用子網域，但配置子網域常能提升效能。例如help@emails.hubspot.com 中的 emails即為子網域。