設定報價核准流程

啟用報價單的審核功能，使其納入審核流程。在將報價單發送給買家之前，請確保內容的準確性與一致性。您可以設定兩種類型的審核：標準審核與 進階審核。請參閱下方以進一步了解各類型的詳情。設定完審核流程後，請學習如何管理報價單審核。

審核類型

請在報價設定中設定標準或進階審核。您無法同時啟用標準與進階審核。

標準審批

指派最多 10 位審批人，以審查符合您設定篩選條件的報價單。篩選條件基於屬性，並決定哪些報價單需要審批。請選擇應由單一審批人或所有審批人進行審批。例如，您可以將標準審批設定為：

• 要求對折扣金額超過特定數額的報價單進行核准。
• 當報價單採用電子簽名作為接受方式時，需經核准。
• 針對特定明細項目折扣金額超過一定數額的報價單，必須經過核准。

進階核准

進階核准同樣使用屬性篩選條件，但會採用基於工作流程的規則，以實現更細緻的自訂。

透過進階核准，您可以：

• 根據報價單及明細項的屬性（例如報價金額、折扣等級、SKU、計費頻率、淨期付款條件，以及特定使用者屬性或相關物件（例如交易））觸發核准流程。
• 使用依優先級排序的順序式核准。您最多可新增五個順序，每個順序最多可設定十位核准人。例如，您可以將銷售經理設為第一優先級、銷售總監設為第二優先級，以及法定代表人設為第三優先級。在銷售經理完成核准之前，銷售總監無需核准該報價；而在銷售總監完成核准之前，法定代表人亦無需核准該報價。

檢視常見的審核情境。

啟用報價單審核

啟用標準報價單審核

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「物件」>「報價單」。
3. 在頂部，點擊「核准」分頁。
4. 在「報價單核准」下方，將「核准」開關切換為開啟狀態。
5. 在「標準核准」下方，點擊「報價單」旁邊的「編輯」 。
   
6. 在右側面板中：
   • 在「且滿足以下條件」下方，點擊「+ 新增篩選條件」以新增篩選屬性。
   • 點擊「篩選依據」下拉式選單，並選擇您要檢視其 屬性的物件 。
   • 在「物件資訊」下，點擊[物件] 屬性。
     
     
   • 使用搜尋欄位搜尋屬性。
     
     
   • 點選您要作為篩選條件的屬性。
   • 設定篩選條件。
   • 在「且」下方，點擊「+ 新增篩選條件」以新增其他篩選條件。
     
     

1. • 在「接著執行此操作」下方，點選「核准者」下拉式選單，並選取可核准報價的用戶。您可以選取多位用戶。

7. • 在「核准者要求」下，請選擇「需所有核准者」或 「至少需一名核准者」。若選擇「至少需一名核准者」，當一名核准者核准報價單時，系統將不會將該報價單送交其他已選定的使用者進行核准。若選擇「需所有核准者」，當核准請求發出時，若有任何一名核准者缺席，該報價單在未獲得其核准前將無法繼續進行。
   • 在「此核准備註」欄位中，輸入備註內容。當進行核准時，報價單建立者與核准者將看到此備註。例如，您可以根據已設定的篩選條件，輸入報價單需要核准的原因。
   • 點擊「儲存」。
8. 開啟「報價」開關以啟用審核功能。
   
   

啟用進階報價單審核功能

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「物件」>「報價單」。
3. 在頂部，點擊「核准」分頁。
4. 在「報價單審核」下方，開啟「審核」開關。
5. 在「進階核准」下方，開啟「進階報價單核准」開關。 
6. 點擊「編輯」以設定進階核准工作流程。

自訂進階核准工作流程

當啟用進階工作流程時，可透過工作流程工具建立核准工作流程。此工作流程包含兩項可配置的動作：

• 新增報價核准步驟：在定義核准條件後（例如：核准超過特定金額的報價，或由特定使用者核准報價），請使用此動作。新增後，請為核准者設定訊息、選擇應由誰核准報價，以及若為順序式核准時其優先順序。
  
  
• 啟動報價單審批流程：若在此動作上方未新增報價單審批步驟，報價單將自動獲批。若已新增報價單審批步驟，則會啟動報價單審批流程。請設定進入審批工作流程的報價單，需經所有審批人、任一審批人或依序審批。 
  
  

您可以手動自訂工作流程，或使用 AI。若要導航至工作流程：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「物件」>「報價單」。
3. 在頂部，點擊「核准」分頁。
4. 在「進階審批」下方，點擊「編輯」以進入工作流程。
5. 若要了解如何在工作流程中使用 AI，或手動自訂工作流程，請點擊「觸發器註冊」下方的「+」。 
   
   
6. 新增您的動作。例如，您可以：
   • 點擊「分支」，然後選擇「單一屬性或動作輸出」。
   • 選取「報價金額」屬性，然後點擊「下一步」。將「分支 1」設定為大於 5,000。這將作為任何超過 5,000 美元報價的高階核准工作流程的起點。點擊「儲存」。
   • 若要讓報價重新納入工作流程，請在左側面板中點擊「設定」標籤頁，並開啟「重新納入」開關。
   • 點擊「儲存」。
7. 檢視其他使用情境的常見核准情境。
8. 在條件動作（例如：> 5,000）下方，點擊「+」。在左側面板中：
   • 點擊展開「CRM」區段 ，然後點擊「新增報價核准步驟」。 
   • 在「致核准者的訊息」欄位中輸入訊息。您可以透過「選擇資料變數」清單，將報價單屬性（例如：報價金額、報價單擁有者）加入訊息中。
   • 點擊「核准人」下拉式選單，並選取核准人。
   • 若要 建立順序式核准流程，請點擊「優先級」下拉式 選單並選擇優先級 。
   • 在右上角，點擊「儲存」。
9. 點擊「新增報價核准步驟」下方的「+」。
10. 在左側面板中：
    • 點擊展開CRM 區段 ，然後點擊「啟動報價核准流程」。 
    • 在「所需核准人」下方，選擇以下其中一項：
      • 「所有核准人 」：符合條件的報價單須 經所有核准人核准。
      • 「任一核准人 」：符合條件的報價單需獲得 任一核准人的核准。
      • 依優先順序通知審批人。依優先順序審批需在每個優先級步驟中，由該步驟的所有審批人完成審批。
    • 在右上角，點擊「儲存」。
11. 點擊「未符合任何條件」下方的「+」。 
12. 在左側面板中：
    • 點擊「前往動作」。
    • 點擊「啟動報價核准流程」動作。若採用此方法，不符合核准標準的報價將不會進入核准流程。若您仍希望不符合核准標準的報價能進行獨立核准，請在「未符合」分支下新增一個獨立的「新增報價核准步驟」動作。
    • 點擊「完成」。
      
      
13. 在右上角，點擊「檢視」並開啟以 啟用此工作流程。

設定核准通知

核准者可在其通知設定中，設定接收核准通知的類型。鈴聲和電子郵件通知預設為開啟狀態。

基於 HubSpot 的通知

若要自訂您將收到的報價單核准通知：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「通知」。
3. 向下捲動並點擊展開「一般」區段 。
4. 在「核准活動」旁邊，選擇您希望針對核准收到哪些通知。
5. 這些設定僅適用於您自己的帳戶。其他使用者需自行設定通知偏好。企業帳戶中的超級管理員可以其他使用者的身分登入，為其設定通知。

第三方應用程式的通知

您也可以在第三方應用程式（例如 Google Chat、Microsoft Teams 和 Slack）中接收通知。 

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「通知」。
3. 在頂部，點選「其他應用程式」分頁。
4. 點選您要設定的應用程式。

下一步

• 瞭解如何建立和發送報價單。
• 瞭解如何管理報價，包括管理草稿、已發布及已過期的報價、追蹤活動，以及匯出報價。
• 瞭解如何管理報價核准。