設定報價核准

啟用報價單的審核功能，將其納入審核流程。在將報價單發送給買家之前，請確保內容的準確性與一致性。您可以設定兩種審核類型：標準審核與進階審核。請參閱下方以瞭解每種類型的詳細資訊。設定完審核流程後，請學習如何管理報價單審核。

審核類型

請在報價設定中設定標準或進階審核。您無法同時啟用標準與進階審核。

標準審核

指派最多 10 位審核者，以審查符合您設定篩選條件的報價。篩選條件基於屬性，並決定哪些報價需要審核。請選擇應由單一審核者或所有審核者進行批准。例如，您可以將標準審核設定為：

• 要求對折扣金額超過特定數額的報價單進行核准。
• 當報價單採用電子簽名作為接受方式時，需經核准。
• 針對特定明細項目折扣金額超過一定數額的報價單，需經核准。

進階核准

進階核准同樣使用屬性篩選器，但採用基於工作流程的規則以實現更細緻的自訂。

透過進階核准，您可以：

• 根據報價單及明細項的屬性（例如報價金額、折扣等級、SKU、計費頻率、淨期付款條件，以及特定使用者屬性或相關物件（例如交易））觸發核准流程。
• 使用依優先級排序的順序式核准。您最多可新增五個順序，每個順序最多可設定十位核准人。例如，您可以將業務經理設為第一優先級、業務總監設為第二優先級，以及法定代表人設為第三優先級。在業務經理完成核准前，業務總監無需核准該報價；而在業務總監完成核准前，法定代表人亦無需核准該報價。

檢視常見的核准情境。

啟用報價單核准

啟用標準報價單審核

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「物件」>「報價單」。
3. 在頂部，點擊「核准」分頁。
4. 在「報價單核准」下方，開啟「核准」開關。
5. 在「標準核准」下方，點擊「報價單」 旁的「編輯 」。
   
6. 在右側面板中：
   • 在「且滿足以下條件」下方，點擊「+ 新增篩選條件」以新增篩選屬性。
   • 點擊「篩選依據」下拉式選單，並選擇您要檢視其 屬性的物件 。
   • 在「物件資訊」下，點擊[物件] 屬性。
     
     
   • 使用搜尋列搜尋屬性。
     
     
   • 點擊您要作為篩選條件的屬性。
   • 設定篩選條件。
   • 在「且」下方，點擊「+ 新增篩選條件」以新增其他篩選條件。
     
     

1. • 在「接著執行此操作」下方，點擊「核准人」下拉式選單，並選取可核准報價的用戶。您可以選取多位用戶。

7. • 在「核准人要求」下，請選擇「需所有核准人」或 「至少需一名核准人」。若選擇「至少需一名核准人」，當一名核准人核准報價單時，系統將不會將該報價單送交其他選定的使用者進行核准。若選擇「需所有核准人」，當核准流程啟動時，若其中一名核准人缺席，該報價單將無法在未獲其核准的情況下繼續進行。
   • 在「此核准備註」欄位中，輸入備註。當進行核准時，報價單建立者與核准者將看到此備註。例如，您可以根據已設定的篩選條件，輸入報價單需要核准的原因。
   • 點擊「儲存」。
8. 開啟「報價」開關以啟用審核功能。
   
   

啟用進階報價單審核

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「物件」>「報價單」。
3. 在頂部，點擊「核准」分頁。
4. 在「報價單核准」下方，開啟「核准」開關。
5. 在「進階核准」下方，開啟「進階報價單核准」開關。 
6. 點擊「編輯」以設定進階核准工作流程。

自訂進階核准工作流程

當啟用進階工作流程時，會透過工作流程工具建立核准工作流程。此工作流程包含兩個可設定的動作：

• 新增報價核准步驟：在定義核准條件後（例如：核准超過特定金額的報價，或由特定使用者核准報價），請使用此動作。新增後，請為核准者添加訊息、選擇應由誰核准報價，以及若為順序核准時其優先順序。
  
  
• 啟動報價單審核流程：若此動作上方未新增報價單審核步驟，系統將自動批准報價單。若已新增報價單審核步驟，則會啟動報價單審核流程。請設定進入審核工作流程的報價單，使其需經所有審核者、任一審核者或依序審核。 
  
  

您可以手動自訂工作流程，或使用 AI。若要導覽至工作流程：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「物件」>「報價單」。
3. 在頂部，點擊「核准」分頁。
4. 在「進階核准」下方，點擊「編輯」以進入工作流程。
5. 若要了解如何在工作流程中使用 AI，或手動自訂工作流程，請點擊觸發器註冊下方 的+ 按鈕。 
   
   
6. 新增您的動作。例如，您可以：
   • 點擊「分支」，然後選擇「單一屬性或動作輸出」。
   • 選擇「報價金額」屬性，然後點擊「下一步」。將「分支 1」設定為大於 5,000。這將作為任何超過 5,000 美元報價的高階審批工作流程的起點。點擊「儲存」。
   • 若希望報價單重新加入流程，請在左側面板中點擊「設定」標籤，並開啟「重新加入」開關。
   • 點擊「儲存」。
7. 檢視其他使用案例的常見核准情境。
8. 在條件動作（例如> 5,000）下方，點擊+。在左側面板中：
   • 點擊展開CRM 區段 ，然後點擊「新增報價單核准步驟」。 
   • 在「致核准者的訊息」欄位中輸入訊息。您可以透過「選擇資料變數」清單將報價單屬性加入訊息中（例如：報價金額、報價單擁有者）。
   • 點擊「核准人」下拉式選單，並選取核准人。
   • 若 建立順序式審批 ， 請點擊「優先級」下拉式 選單並選擇優先級 。
   • 在右上角，點擊「儲存」。
9. 點擊「新增報價核准步驟」下方的+ 號。
10. 在左側面板中：
    • 點擊展開CRM 區塊 ，然後點擊「啟動報價核准流程」。 
    • 在「所需核准人」下方，選擇以下其中一項：
      • 「所有核准人 」：要求符合條件的報價必須獲得 所有核准人的核准。
      • 「任一核准人 」：符合條件的報價單需獲得 任一核准人的核准。
      • 依序：依優先順序通知核准人。依序核准需在每個優先步驟中獲得所有核准人的核准。
    • 在右上角，點擊「儲存」。
11. 點擊「未符合」下方的「+」。 
12. 在左側面板中：
    • 點擊「前往動作」。
    • 點擊「啟動報價審批流程」動作。若採用此方法，不符合審批標準的報價將不會進入審批流程。若您仍希望不符合審批標準的報價進行獨立審批，請在「未符合」分支下新增一個獨立的「新增報價審批步驟」動作。
    • 點擊「完成」。
      
      
13. 在右上角，點擊「檢視」並開啟以 啟動工作流程。

設定核准通知

核准人員可在其通知設定中設定接收核准通知的類型。預設會開啟鈴聲和電子郵件通知。

基於 HubSpot 的通知

若要自訂您將接收哪些報價單核准通知：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「通知」。
3. 向下捲動並點擊展開「一般」區段 。
4. 在「核准活動」旁邊，選擇您希望針對核准收到哪些通知。
5. 這些設定僅適用於您自己的帳戶。其他使用者需自行設定通知偏好。企業帳戶中的超級管理員可登入其他使用者帳戶來設定其通知。

第三方應用程式的通知

您亦可在第三方應用程式（例如 Google Chat、Microsoft Teams 和 Slack）中接收通知。 

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「通知」。
3. 在頂部，點擊「其他應用程式」標籤頁。
4. 點選您要設定的應用程式。

下一步

• 瞭解如何建立和發送報價單。
• 瞭解如何管理報價，包括管理草稿、已發布及已過期的報價、追蹤活動，以及匯出報價。
• 瞭解如何管理報價核准。