Log e-mail i dit CRM med BCC eller videresendelsesadresse

Med HubSpot Sales e-mail extension eller add-in kan du automatisk logge e-mails, dersendes uden for HubSpot til CRM. Hvis du ikke bruger salgsudvidelsen eller add-in'en, kan du bruge HubSpots BCC-adresse eller videresendelsesadresse til manuelt at logge e-mails.

E-mails, der logges til HubSpot ved hjælp af BCC-adressen eller videresendelsesadressen, inkluderer e-mailens indhold og eventuelle vedhæftede filer, der er inkluderet i e-mailen. Den loggede e-mail vil automatisk blive knyttet til modtagerens kontaktoptegnelse, den tilknyttede virksomhedsoptegnelse og de fem seneste åbne aftaleoptegnelser, der er knyttet til kontakten. Læs mere om logning af e-mailsvar i HubSpot.

Bemærk: Vedhæftede filer, der er større end 50 MB, logges ikke til CRM. Selve e-mailen vil blive logget til CRM, men uden en vedhæftet fil. Du vil også modtage en e-mail-leveringsfejl i din indbakke.

Brug BCC-adressen

Når du sender en e-mail fra din mailklient, skal du tilføje BCC-adressen til BCC-linjen i e-mailen. E-mailens indhold vil automatisk blive registreret på kontaktens post i HubSpot.

• Klik i din HubSpot-konto på settings indstillingsikon i den primære navigationsbjælke.
• Naviger til Objekter > Aktiviteter i menuen i venstre side.
• Klik på fanen E-mail-logning .

• Klik på Kopier til højre for feltet BCC-adresse .

• Gå til din e-mail-indbakke, og skriv en ny e-mail.
• Føj den kopierede BCC-adresse til BCC-linjen i e-mailen.

Den sendte e-mail vil blive logget på kontaktpersonens post i HubSpot. Hvis e-mailmodtageren ikke er knyttet til en kontaktoptegnelse i HubSpot, oprettes en ny optegnelse.

Krav til logning af e-mails i CRM ved hjælp af BCC-adressen

• Brugeren, der sender e-mailen, skal have personlig e-mailadgang.
• Den e-mailadresse, som du sender e-mailen fra, skal være en af følgende:
  • En bruger på din konto.
  • En af dine forbundne personlige e-mails.
  • Et alias i din e-mailklient (enten et alias, der er konfigureret i din tilsluttede Gmail-indbakke, eller et alias, der er tilføjet til din Profil og præferencer).
• Modtagerens e-mailadresse er ikke opført på din Never Log-liste.
• Hvis du har aktiveret GDPR-fortrolighedsindstillinger på din HubSpot-konto, skal du have et juridisk grundlag for at kommunikere med e-mailens modtagere.

Bemærk: Hvis du manuelt bruger BCC-adressen i en e-mailklient uden sporing, vil dette kun logge e-mailen på en kontaktpost i HubSpot. Det giver dig ikke mulighed for at spore åbninger eller klik på dine e-mails.

Brug videresendelsesadressen

Brug videresendelsesadressen til at logge et e-mailsvar på kontaktpostens tidslinje. Videresendelsesadressen er nyttig, når du har brug for at logge en e-mail, efter du har modtaget den. Før du går i gang, skal du sikre dig, at din e-mailklient understøttes af videresendelsesfunktionen.

• Klik i din HubSpot-konto på settings indstillingsikon i den primære navigationsbjælke.
• Naviger til Objekter > Aktiviteter i menuen i venstre side.
• Klik på fanen E-mail-logning .
• Klik på Kopier til højre for feltet Videresendelsesadresse .

• Naviger til din e-mail-indbakke, og åbn den e-mail, du vil logge i HubSpot.
• Videresend e-mailen til den kopierede videresendelsesadresse.

Den videresendte e-mail vil blive logget på kontaktpersonens post i HubSpot. Hvis e-mailmodtageren ikke er knyttet til en kontaktpost i HubSpot, oprettes en ny post.

Krav til logning af svar i CRM ved hjælp af videresendelsesadressen

Din e-mail skal opfylde følgende kriterier for at blive logget i CRM:

• Brugeren, der sender e-mailen, skal have personlig e-mailadgang.

• Du videresender den individuelle svar-e-mail (ikke andre dele af e-mailkæden). Den videresendte meddelelsesoverskrift, der genereres af din e-mailklient, skal være til stede:

• Den e-mailadresse, du bruger til at sende den videresendte e-mail, skal være en af følgende:
  • En bruger på din konto.
  • En af dine tilsluttede e-mailindbakker.
  • Et alias i din e-mailklient (enten et alias, der er konfigureret i din tilsluttede Gmail-indbakke, eller et alias, der er tilføjet til din Profil og præferencer).
• Kontaktens e-mail er ikke opført på din Never Log-liste.
• Hvis du har aktiveret GDPR-fortrolighedsindstillinger på din HubSpot-konto, skal du have et juridisk grundlag for at kommunikere med modtagerne af e-mailen.
• Den videresendte e-mail vises på kontaktens tidslinje.

• Hvis den person, der sendte dig den oprindelige e-mail, ikke er i dit CRM, vil videresendelse af beskeden oprette en kontaktpost, så længe deres e-mail eller e-maildomæne ikke er opført på din Never Log-liste.
• Den videresendte besked skal være på et af HubSpots understøttede sprog.
• Den videresendte besked skal indeholde både HTML- og almindelig tekstdel af e-mailen.
• Din e-mailserver skal tillade ekstern videresendelse.

Der er ingen standardformatering for en videresendt e-mail. Hvis HubSpot ikke kan behandle dit e-mailformat, vil e-mailen ikke blive logget til HubSpot. Lær, hvordan du manuelt logger en e-mail til HubSpot.

Bemærk: Hvis du modtager et e-mailsvar fra en kontakt eller et kundeemne, og de CC-modtagere, vil HubSpot ikke tilføje de kopierede modtagere som kontakter i din konto.

E-mailklienter, der understøttes af videresendelsesfunktionen

Hvis din videresendte e-mail opfylder ovenstående krav, men stadig ikke logger til HubSpot, er din e-mailklient inkompatibel med HubSpots videresendelsesfunktion. Hvis din e-mailklient ikke er kompatibel med videresendelsesfunktionen, vil du ikke kunne videresende en e-mail til en post i HubSpot.

Nedenstående e-mailklienter er kompatible med videresendelsesværktøjet:

• Apple iPhone
• Gmail
• Apple Mail
• Outlook Desktop 2010-2019
• Yahoo! Mail
• Samsung Mail
• Apple iPad
• Google Android
• Windows Live Mail
• Outlook.com
• Thunderbird

Afsendertilskrivning for BCC og videresendte e-mails

Når du sender e-mails ved hjælp af BCC- eller videresendelsesadressen, bestemmer følgende regler, hvilken bruger der tilskrives som afsender af den e-mail, der er logget i CRM. Disse regler, i prioriteret rækkefølge, bestemmer, hvilke e-mails der tælles med i en brugers samlede aktivitet i dine salgsrapporter.

1. Hvis kun én bruger har den afsendende e-mailadresse som en tilknyttet personlig e-mailadresse, tilskrives den bruger.
2. Hvis kun én bruger har den afsendende e-mailadresse som sin HubSpot-brugerkonto-e-mail, tilskrives den bruger.
3. Hvis kun én bruger har den afsendende e-mailadresse som et alias, tilskrives denne bruger.
4. Hvis flere brugere har den afsendende e-mailadresse som en tilknyttet personlig e-mailadresse, tilskrives den bruger, der har haft e-mailadressen tilknyttet længst.

Hvis du logger en e-mail uden for HubSpot ved hjælp af BCC-adressen, og du sender fra en e-mailadresse, der er forbundet som en team-e-mail i HubSpot, vil e-mailen altid blive tilskrevet den bruger, der oprindeligt forbandt team-e-mailkontoen.