Administrer indstillinger for arbejdsgange

Konfigurer dine arbejdsgangsindstillinger for at styre, hvornår handlinger skal udføres, eventuelle arbejdsgangsrelaterede meddelelser og din arbejdsgangs forbindelser. Fra workflow-editoren kan du også indstille udløsere for afmelding og tillade Salesforce-tilmelding.

Timing

Brug tidsindstillinger til at angive, hvornår et arbejdsforløb skal eller ikke skal udføre handlinger efter indskrivning.

• Klik på navnet på din arbejdsgang.
• Klik på Indstillinger øverst til venstre i workflow-editoren.
• I afsnittet Timing i højre panel skal du konfigurere følgende:
  • Kør arbejdsgang: Angiv, hvornår poster kan udføre arbejdsgangshandlinger baseret på din kontos tidszone. Som standard udføres arbejdsgangshandlinger, så snart en tilmeldt post når frem til handlingen. Når du angiver tidsrammer for udførelse, skal du være opmærksom på følgende:
    • Hvis en arbejdsgang ikke har en pausedato:
      • Hvis registreringen når frem til en handling uden for det angivne tidsvindue for udførelse, vil arbejdsgangen forsøge at omlægge handlingen til det tidligste tilgængelige tidspunkt på den næste tilgængelige dag.

• • • Hvis et workflow har en pausedato:
      • Hvis posten når frem til en handling uden for de angivne udførelsestimer, vil workflowet forsøge at omlægge til det tidligste tilgængelige tidspunkt på den næste tilgængelige dag.
      • Hvis posten når en handling i løbet af de angivne udførelsestimer, men ikke på en angivet udførelsesdag, vil arbejdsgangen forsøge at omlægge til samme tidspunkt på den næste tilgængelige dag.
    • For at forhindre overbelastning af arbejdsgangen omplanlægges handlinger, så de udføres inden for et vindue på 15 minutter. Hvis det næste ledige tidspunkt f.eks. er kl. 9.00, vil handlingerne blive omlagt mellem kl. 9.00 og 9.15.
    • Forsinkelser og hvis/så-forgreninger omplanlægges ikke, men det gør den følgende handling. For eksempel er et aftalebaseret arbejdsforløb indstillet til kun at udføre handlinger mandag til torsdag fra kl. 9.00 til 17.00. Handlen går ind i en 2-dages forsinkelse på torsdag og afslutter forsinkelse på lørdag. Den næste handling vil blive omlagt til mandag mellem kl. 9.00 og 9.15.

  • Kør ikke arbejdsgang: Sæt en arbejdsgang på pause for at forhindre, at handlinger udføres på bestemte datoer. Du kan også indstille datoerne til en årlig pause. Når en post når frem til en handling på disse datoer, vil den blive sat på pause indtil den næste tilgængelige dato. Når du bruger pausedatoer, skal du være opmærksom på følgende:

    • Pausedatoer tager højde for andre datoindstillinger, når handlinger omplanlægges. For eksempel er en arbejdsgang indstillet til kun at udføre handlinger mandag - onsdag fra kl. 9 til 17. Hvis du tilføjer en pausedato, der finder sted på en onsdag, vil den næste handling blive omlagt til den næste mandag kl. 9.
    • Registreringer vil stadig tilmelde sig og gå ind i forsinkelse og hvis/så-forgreninger på pausedage. Når de forlader forsinkelse eller hvis/så-forgrening, vil de i stedet holde pause ved den næste handling.
  • Planlæg, at workflowet skal slukkes automatisk: Planlæg, at workflowet skal slukkes efter en bestemt dato og et bestemt tidspunkt. Læs mere om at slukke for workflows
    

Notifikationer (kunEnterprise)

Før du opsætter notifikationer i workflow-editoren, skal du sikre dig, at dine brugernotifikationer er slået til. Superadmins i Enterprise-konti kan indstille standardindstillinger for notifikationer for andre brugere, men indstillinger, der er foretaget af individuelle brugere, har forrang for standardindstillingerne. Få mere at vide om opsætning af brugernotifikationer i HubSpot.

• Gå til Notifikationer i menuen i venstre side.
• Klik på fanen E-mail øverst.
• I afsnittet E-mail skal du klikke for at slå kontakten til for at modtage e-mailnotifikationer i din indbakke.
• Rul ned, og klik for at udvide afsnittet Workflows .
• Marker afkrydsningsfelterne ud for de relevante notifikationstyper
  

Indstil notifikationer om arbejdsgange

• Klik på navnet på din arbejdsgang.
• Klik på Indstillinger øverst til venstre i workflow-editoren.
• I afsnittet Performance i højre panel skal du konfigurere følgende:
  • Få besked, når denne arbejdsgang skal gennemgås: Giv brugere og teams besked, hver gang arbejdsgangens status ændres til Skal gennemgås.
    • Du får besked første gang, der opstår problemer i denne arbejdsgang.
    • Når problemerne er gennemgået, ændres status til Reviewed.
    • Hvis der opstår nye problemer, eller hvis allerede gennemgåede problemer opstår igen, skifter status tilbage til Needs review og udløser en notifikation igen.

• • Få besked, hvis tilmeldingsraten ændres: Giv brugere og teams besked, hver gang arbejdsgangens tilmelding stiger eller falder over en bestemt tærskel. Du kan vælge at bruge Breeze Intelligence til at bestemme denne tærskel eller manuelt indstille en stigning eller et fald for at udløse notifikationen.
    • Brug Breeze Intelligence: Brug Breeze, HubSpots AI, til automatisk at registrere usædvanlige ændringer i tilmeldingsraten.
      • Breeze Intelligence sammenligner tilmeldingsraten hver dag med tilmeldingsmønsteret i løbet af den seneste måned. Usædvanlige fald eller stigninger i tilmeldingsraten vil udløse e-mailnotifikationer.
      • Når man bruger denne indstilling, behøver man ikke at indstille en tærskel.
    • Brug et manuelt interval: Indstil manuelt en stigning eller et fald, der skal udløse e-mailnotifikationer. Når du vælger denne indstilling, skal du konfigurere følgende:
      • Check count: Vælg, om antallet af tilmeldinger skal tjekkes ugentligt eller dagligt.
        • Ugentligt: Tjek og send en intern e-mailnotifikation hver fredag kl. 10, hvis antallet af tilmeldinger til arbejdsgangen stiger eller falder med den angivne procentdel fra uge til uge.
        • Dagligt: Tjek og send en intern e-mail hver dag kl. 10, hvis den daglige tilmeldingsrate for arbejdsgangen stiger eller falder med den angivne procentdel.
      • Øget mindst: Indtast en procentdel for at udløse denne meddelelse, hvis tilmeldingen øges.
        • Hvis antallet af tilmeldinger stiger med mere end denne procentdel, vil der blive sendt en e-mailnotifikation om arbejdsgangen.
        • Hvis denne indstilling ikke er udfyldt, udløses der ikke notifikationsmails for øgede tilmeldinger i workflowet.
      • Faldet med mindst: Indtast en procentdel, der skal udløse denne meddelelse, hvis tilmeldingen falder.
        • Hvis antallet af tilmeldinger falder med mere end denne procentdel, vil der blive sendt en e-mailnotifikation om workflowet.
        • Hvis denne indstilling ikke er udfyldt, udløses der ikke e-mailnotifikationer for faldende tilmeldinger i workflowet.

• • Modtagere afnotifikationer: Hvis indstillingen Få besked, når denne arbejdsgang skal gennemgås eller Få besked, hvis tilmeldingsraten ændres er slået til, vises dette felt. Du kan vælge at sende de tilsvarende notifikationer til individuelle brugere eller specifikke teams.

    • Send til disse brugere: Vælg specifikke brugere, der skal have tilsendt e-mailen med arbejdsgangsmeddelelsen. Individuelle brugere skal have aktiveret e-mailnotifikationer om arbejdsgange i deres indstillinger for at modtage denne e-mail.
    • Send til disse teams: Vælg specifikke teams til at sende workflow-meddelelsesmailen. Brugere i disse teams skal have aktiveret workflow-meddelelser i deres indstillinger for at modtage denne e-mail
      

Forbindelser

I kontaktbaserede arbejdsgange kan du angive, om en kontakt skal afmelde sig fra andre arbejdsgange, når den er tilmeldt den valgte arbejdsgang. Indstillingen gælder kun på tilmeldingstidspunktet, den fjerner ikke kontakten fra andre arbejdsgange i fremtiden. Som standard er denne indstilling slået fra.

• Klik på navnet på dit workflow.
• Klik på Indstillinger øverst til venstre.
• I højre panel, i afsnittet Connections , skal du slå kontakten Unenroll contacts from other workflows when enrolled in this workflow til. Vælg derefter, hvilke workflows kontakten skal afmeldes fra:
  • Unenroll from all other workflows: Kontakten fjernes fra alle andre workflows på tilmeldingstidspunktet.
  • Unenroll from specific workflows: Kontakten vil blive fjernet fra de angivne workflows på tilmeldingstidspunktet.
    • For at vælge en arbejdsgang skal du klikke på rullemenuen og markere afkrydsningsfelterne ved siden af den arbejdsgang, du vil have fjernet kontakter fra.
    • For at fjerne en arbejdsgang fra denne indstilling skal du klikke på ikonet x ved siden af arbejdsgangens navn.
      

Udmeldelse

I kontaktbaserede arbejdsgange kan du administrere tilmelding af sammenlagte kontakter, fjerne kontakter, der ikke længere opfylder tilmeldingskriterierne, og forhindre tilmelding af kontakter på bestemte lister.

I andre workflowtyper kan du indstille kriterierne for at afmelde aktive poster og også forhindre dem i at blive tilmeldt eller gentilmeldt.

Håndter afmelding i kontaktbaserede workflows

På fanen Afmelding og fjernelse i et kontaktbaseret workflow:

• Klik på navnet på dit workflow.
• Klik på Rediger > Rediger tilmeldingsudløser i workfloweditoren.
• Klik på Tilmeldingsindstillinger på fanen Tilmelding for at udvide. Derefter kan du konfigurere følgende:
  • Tilmeld, når kontakter flettes: Som standard vil arbejdsgange ikke tilmelde flettede kontakter, selv om kontakten opfylder arbejdsgangens tilmeldingskriterier. Flettede kontakter kan dog senere tilmelde sig, hvis de opfylder tilmeldingsudløserne igen, og gentilmeldingsudløseren er aktiveret. For eksempel er tilmeldingsudløseren har udfyldt en hvilken som helst indsendelse af formular på en hvilken som helst side. Når to kontakter, der tidligere har udfyldt formularer, flettes, vil den nye kontakt ikke blive tilmeldt i workflowet. Men hvis den nyligt flettede kontakt senere indsender en formular igen, vil de blive tilmeldt workflowet.
  • Tillad, at kontakter tilmeldes denne arbejdsgang fra Salesforce: Hvis du har rate Salesforce-integrationen og tilføjet HubSpot Visualforce-vinduet, kan du vælge at tilmelde Salesforce-leads og -kontakter, der er synkroniseret med HubSpot, til kontaktbaserede arbejdsgange. Læs mere om, hvordan du tilmelder dine Salesforce leads eller kontakter til HubSpot-arbejdsgange direkte fra Salesforce.
    
    

• For at administrere dine afmeldingsindstillinger skal du klikke på fanen Unenrollment i venstre panel. Derefter kan du konfigurere følgende:
  
  • Kontakter er på eller deltager i en undertrykkelsesliste : Tilføj en liste over kontakter, du ikke ønsker at tilmelde.
    • Hvis en undertrykkelsesliste fjernes, eller hvis kontakter fjernes fra en undertrykkelsesliste, vil disse kontakter ikke automatisk blive tilmeldt workflowet, selvom de opfylder workflowets tilmeldingsudløsere. De vil være berettiget til at tilmelde sig, næste gang de opfylder arbejdsgangens tilmeldings- eller gentilmeldingskriterier.
    • Tilføjelse af en undertrykkelsesliste til en arbejdsgang vil gøre en af tre ting baseret på en kontakts aktuelle tilmeldingsstatus:
      • Kontaktener ikke tilmeldt work floweti øjeblikket og er medlem af undertrykkelseslisten: Kontakten vil ikke blive tilmeldt workflowet, selvom de opfylder tilmeldingstruslerne på et senere tidspunkt, og vil blive vist i workflowets historik som værende fundet på en undertrykkelsesliste og afmeldt. Kontakten kan heller ikke tilmeldes manuelt.
      • Kontaktener i øjeblikket tilmeldt arbejdsgangen og er medlem af undertrykkelseslisten: Kontakten vil blive afmeldt, når de når det næste eksekverbare trin i arbejdsgangen, f.eks. en Send e-mail-handling . Kontakten afmeldes ikke under forgrenings-, forsinkelse- eller gå til-handlinger.
      • Kontaktener i øjeblikket tilmeldt workflowet og er ikke medlem af undertrykkelseslisten: Kontakten forbliver i workflowet. Men hvis de opfylder kriterierne for undertrykkelseslisten på et senere tidspunkt, vil de blive afmeldt.
  • Kontakter opfylder et mål: Afmeld kontakter, når de opfylder det angivne mål. Læs mere om at bruge mål med kontaktbaserede workflows.

• • Kontakten opfylder ikke længere tilmeldingskriterierne: Beslut, om en kontakt skal fjernes, hvis den ikke længere opfylder tilmeldingskriterierne, mens den er tilmeldt. Som standard er denne indstilling ikke slået til. Denne indstilling gælder kun for Når et filterkriterium er opfyldt tilmeldingsudløsere.
    • Når denne indstilling er valgt, kan kontakter, der ikke opfylder kriterierne, ikke tilmeldes manuelt.
    • Hvis du har en kontakt, der i øjeblikket er tilmeldt arbejdsgangen, og som ikke opfyldte tilmeldingsudløsningerne, før denne indstilling blev slået til, vil de ikke blive afmeldt, før kontakten når den næste handling (undtagen forgreninger og forsinkelser). Hvis du ønsker, at kontakten skal afmeldes med det samme, skal du afmelde dem manuelt.
    • Hvis du tilmelder en testkontakt , der ikke opfylder tilmeldingsudløsningerne, når denne indstilling er aktiveret, vil de automatisk blive afmeldt fra workflowet og ikke udføre nogen af trinnene
      

Indstil afmeldingsudløsere for andre arbejdsgangstyper

I andre workflowtyper vil gentilmeldingsudløsere fjerne aktivt tilmeldte poster fra workflowet og forhindre dem i at blive tilmeldt eller gentilmeldt. Brug nedenstående trin, når du afmelder objekter fra firma-, aftale-, billet-, tilbuds-, samtale-, feedback- og entreprenørbaserede workflows.

For at indstille afmeldingsudløsere:

• Klik på navnet på dit workflow.
• Klik på Edit > Edit enrollment trigger i workflow-editoren.
• Klik øverst på fanen Unenrollment .
• Klik på + Tilføj kriterier.
• I venstre panel skal du indstille dine afmeldingsudløsere. Klik derefter på Anvend filter. Læs mere om afmeldingsudløsere i workflows.
• Tilføj flere afmeldingsudløsere efter behov, og klik derefter på Gem.