Angebotsgenehmigungen einrichten

Aktivieren Sie Genehmigungen für Angebote, um sie in einen Genehmigungsprozess aufzunehmen. Achten Sie auf Genauigkeit und Konsistenz, bevor Sie Angebote an Käufer senden. Es gibt zwei Typen von Genehmigungen, die Sie einrichten können: Standardgenehmigungen und erweiterte Genehmigungen. Erfahren Sie unten mehr über die einzelnen Typen. Sobald die Genehmigungen eingerichtet sind, erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Angebotsgenehmigungen verwalten.

Genehmigungsarten

Richten Sie Standard- oder erweiterte Genehmigungen in den Angebotseinstellungen ein. Sie können nicht sowohl Standard- als auch erweiterte Genehmigungen gleichzeitig aktivieren.

Standard-Zulassungen

Weisen Sie bis zu 10 Genehmiger zu, um Angebote zu überprüfen, die Ihren konfigurierten Filtern entsprechen. Filter basieren auf Eigenschaften und bestimmen, welche Angebote genehmigt werden müssen. Wählen Sie aus, ob ein einzelner Genehmiger oder alle Genehmiger ihre Genehmigung erteilen sollen. Sie könnten beispielsweise Standardgenehmigungen festlegen auf:

• Genehmigung für Angebote ab einem bestimmten Rabatt-Betrag erforderlich
• Genehmigung bei Angeboten verlangen, bei denen die elektronische Unterschrift die Annahmemethode für das Angebot ist.
• Verlangen Sie eine Genehmigung für Angebote, bei denen ein bestimmter Artikel einen bestimmten Rabatt-Betrag überschreitet.

Erweiterte Zulassungen

Erweiterte Genehmigungen verwenden ebenfalls Eigenschaften-Filter, nutzen aber Workflow-basierte Regeln für eine detailliertere Anpassung.

Mit erweiterten Genehmigungen können Sie:

• Lösen Sie Genehmigungen auf der Grundlage von Angebots- und Artikeleigenschaften wie Angebots-Betrag, Rabattstufe, SKU, Abrechnungsfrequenz, Nettolaufzeiten und bestimmten Benutzerattributen oder verwandten Objekten (z. B. Deals) aus.
• Verwenden Sie sequenzielle Genehmigungen nach Priorität geordnet. Sie können bis zu fünf Sequenzen und zehn Genehmiger pro Sequenz hinzufügen. Sie könnten z. B. einen Vertriebsleiter als erste, einen Vertriebsleiter als zweite Priorität und einen Rechtsvertreter als dritte Priorität festlegen. Der Vertriebsleiter muss das Angebot erst genehmigen, wenn der Vertriebsleiter seine Genehmigung abgeschlossen hat, und der gesetzliche Vertreter muss das Angebot erst genehmigen, wenn der Vertriebsleiter seine Genehmigung erteilt hat.

Sehen Sie sich gängige Genehmigungsszenarien an.

Angebotsgenehmigungen aktivieren

Standardgenehmigungen für Angebote aktivieren

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Angebote.
3. Klicken Sie oben auf den Tab Genehmigungen .
4. Aktivieren Sie unter Angebotsgenehmigungen den Schalter Genehmigungen .
5. Klicken Sie unter Standardgenehmigungen neben Angebote auf Bearbeiten .
   
6. Im rechten Bereich:
   • Klicken Sie unter Und diese Bedingungen sind erfüllt auf + Filter hinzufügen, um eine Eigenschaft hinzuzufügen, nach der gefiltert werden soll.
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Filtern für und wählen Sie das Objekt aus, für das Sie Eigenschaften anzeigen möchten.
   • Klicken Sie unter Objektinformationen auf [Objekt]-Eigenschaften.
     
     
   • Verwenden Sie die Suchleiste, um nach einer Eigenschaft zu suchen.
     
     
   • Klicken Sie auf die Eigenschaft , nach der Sie filtern möchten.
   • Konfigurieren Sie den Filter.
   • Klicken Sie unter und auf + Filter hinzufügen , um weitere Filterkriterien hinzuzufügen.
     
     

1. • Klicken Sie unter "Dann tun" auf das Dropdown-Menü "APprovers " und wählen Sie die Benutzer aus, die Angebote genehmigen können. Sie können mehrere Benutzer auswählen.

7. • Wählen Sie unter Genehmigeranforderungen die Option Alle Genehmiger erforderlich oder Mindestens ein Genehmiger erforderlich aus. Wenn Sie Mindestens ein Genehmiger erforderlich auswählen, wird ein Angebot, wenn ein Genehmiger ein Angebot genehmigt, nicht zur Genehmigung an die anderen ausgewählten Benutzer gesendet. Wenn Sie Alle erforderlichen Genehmiger auswählen und einer der Genehmiger zum Zeitpunkt des Sendens einer der Genehmigung abwesend ist, kann das Angebot ohne dessen Genehmigung nicht fortgesetzt werden.
   • Geben Sie im Feld Mit diesem Genehmigungshinweis eine Notiz ein. Angebotsersteller und Genehmiger sehen diesen Hinweis, wenn eine Genehmigung erfolgt. Sie können beispielsweise den Grund eingeben, warum das Angebot auf der Grundlage des von Ihnen festgelegten Filters genehmigt werden muss.
   • Klicken Sie auf Speichern.
8. Aktivieren Sie den Schalter Angebote, um Genehmigungen zu aktivieren.
   
   

Erweiterte Angebotsgenehmigungen aktivieren

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Angebote.
3. Klicken Sie oben auf den Tab Genehmigungen .
4. Aktivieren Sie unter Angebotsgenehmigungen den Schalter Genehmigungen .
5. Aktivieren Sie unter Erweiterte Genehmigungen den Schalter Erweiterte Angebotsgenehmigungen . 
6. Klicken Sie auf Bearbeiten, um den erweiterten Workflow für Genehmigungen einzurichten.

Den erweiterten Genehmigungs-Workflow anpassen

Der Genehmigungs-Workflow wird mit dem Workflows-Tool erstellt, wenn erweiterte Workflows aktiviert sind. Der Workflow verfügt über zwei Aktionen, die Sie konfigurieren können:

• Genehmigungsschritt für Angebote hinzufügen: Verwenden Sie diese Aktion, nachdem Sie Genehmigungskriterien definiert haben (z. B. Angebote über einem bestimmten Betrag genehmigen oder Angebote von bestimmten Benutzern genehmigen). Fügen Sie nach dem Hinzufügen eine Nachricht für Genehmiger hinzu, wählen Sie aus, wer das Angebot genehmigen soll, und deren Priorität, wenn es sich um eine sequenzielle Genehmigung handelt.
  
  
• Angebotsgenehmigungsprozess starten: Wenn über dieser Aktion kein Schritt zur Angebotsgenehmigung hinzugefügt wurde, werden die Angebote automatisch genehmigt. Wenn ein Schritt zur Angebotsgenehmigung hinzugefügt wird, beginnt der Genehmigungsprozess für das Angebot. Legen Sie für die Angebote, die in den Genehmigungs-Workflow gelangen, fest, dass sie von allen Genehmigern, allen Genehmigern oder sequenziell genehmigt werden.
  
  

Sie können den Workflow manuell anpassen oder KI verwenden. So navigieren Sie zum Workflow:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Angebote.
3. Klicken Sie oben auf den Tab Genehmigungen .
4. Klicken Sie unter Erweiterte Genehmigungen auf Bearbeiten , um zum Workflow zu navigieren.
5. Erfahren Sie, wie Sie KI in Workflows verwenden. Um den Workflow manuell anzupassen, klicken Sie unter der Trigger-Aufnahme auf + .
   
   
6. Fügen Sie Ihre Aktionen hinzu. Zum Beispiel könnten Sie:
   • Klicken Sie auf Verzweigung und wählen Sie dann Eine Eigenschaft oder Aktionsausgabe aus.
   • Wählen Sie die Eigenschaft Angebotsbetrag aus und klicken Sie dann auf Weiter. Verzweigung 1 auf größer als 5.000 setzen. Dies wäre der Start eines erweiterten Genehmigungs-Workflows für alle Angebote über 5.000 USD. Klicken Sie auf Speichern.
   • Wenn Sie Angebote wieder aufnehmen möchten, klicken Sie im linken Bereich auf die Registerkarte Einstellungen und aktivieren Sie den Schalter Erneut aufnehmen.
   • Klicken Sie auf Speichern.
7. Sehen Sie sich gängige Genehmigungsszenarien für andere Anwendungsfälle an.
8. Klicken Sie unter der Kriterienaktion (z. B. > 5.000) auf +. Gehen Sie im linken Bereich folgendermaßen vor:
   • Klicken Sie auf den Abschnitt CRM, um ihn zu erweitern, und klicken Sie dann auf Genehmigungsschritt für Angebote hinzufügen. 
   • Fügen Sie im Feld Nachricht an den Genehmiger eine Nachricht hinzu. Sie können der Nachricht mithilfe der Liste Datenvariable auswählen Angebotseigenschaften hinzufügen (z. B. Betrag des Angebots, für das Angebot zuständiger Mitarbeiter).
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Genehmiger und wählen Sie die Genehmiger aus.
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Priorität und wählen Sie eine Priorität aus, wenn Sie eine sequenzielle Genehmigung erstellen.
   • Klicken Sie oben rechts auf Speichern.
9. Klicken Sie unter Schritt zur Angebotsgenehmigung hinzufügen auf + .
10. Gehen Sie im linken Bereich folgendermaßen vor:
    • Klicken Sie auf den Abschnitt CRM, um ihn zu erweitern, und klicken Sie dann auf Genehmigungsprozess für Angebote starten. 
    • Wählen Sie unter Genehmiger erforderlich eine der folgenden Optionen aus:
      • Alle Genehmiger müssen für Angebote, die die Kriterien erfüllen, Genehmigungen von allen Genehmigern verlangen.
      • Alle Genehmiger , die eine Genehmigung von einem der Genehmiger für Angebote benötigen, die die Kriterien erfüllen.
      • Sequenziell , um Genehmiger in der Reihenfolge ihrer Priorität zu benachrichtigen. Sequenzielle Genehmigungen erfordern die Genehmigung durch alle Genehmiger in jedem Prioritätsschritt.
    • Klicken Sie oben rechts auf Speichern.
11. Klicken Sie auf + unter Keine erfüllt. 
12. Gehen Sie im linken Bereich folgendermaßen vor:
    • Klicken Sie auf Zu Aktion wechseln.
    • Klicken Sie auf die Aktion Genehmigungsprozess für Angebot starten . Wenn Sie diese Methode befolgen, durchlaufen Angebote, die die Genehmigungskriterien nicht erfüllen, keine Genehmigungen. Wenn Sie dennoch möchten, dass Angebote, die die Genehmigungskriterien nicht erfüllen, eine separate Genehmigung durchlaufen, fügen Sie unter der Verzweigung Keine erfüllt eine separate Genehmigungsschrittaktion zum Hinzufügen eines Angebots hinzu.
    • Klicken Sie auf Fertig.
      
      
13. Klicken Sie oben rechts auf Überprüfen und aktivieren, um den Workflow zu aktivieren.

Genehmigungsbenachrichtigungen festlegen

Genehmiger können die Art der Benachrichtigungen, die sie für Genehmigungen erhalten, in ihren Benachrichtigungseinstellungen festlegen. Glocken- und E-Mail-Benachrichtigungen sind standardmäßig aktiviert.

HubSpot-basierte Benachrichtigungen

So passen Sie an, welche Benachrichtigungen Sie für Angebotsgenehmigungen erhalten:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu Benachrichtigungen.
3. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf den Abschnitt Allgemein , um ihn zu erweitern.
4. Wählen Sie neben Genehmigungs-Aktivität aus, welche Benachrichtigungen Sie für Genehmigungen erhalten möchten.
5. Diese Einstellungen gelten nur für Ihren eigenen Account. Andere Benutzer müssen ihre eigenen Benachrichtigungseinstellungen festlegen. Super-Admins in einem Enterprise-Account können sich als andere Benutzer anmelden , um ihre Benachrichtigungen festzulegen.

Benachrichtigungen in Drittanbieter-Apps

Sie können Benachrichtigungen auch in Apps von Drittanbietern wie Google Chat, Microsoft Teams und Slack erhalten. 

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu Benachrichtigungen.
3. Klicken Sie oben auf die Registerkarte Andere Apps .
4. Klicken Sie auf die App , die Sie einrichten möchten.

Nächste Schritte

• Erfahren Sie, wie Sie Angebote erstellen und versenden.
• Erfahren Sie, wie Sie Angebote verwalten, einschließlich der Verwaltung von Entwürfen, veröffentlichten und abgelaufenen Angeboten, der Nachverfolgung von Aktivitäten und dem Exportieren von Angeboten.
• Erfahren Sie, wie Sie Angebotsgenehmigungen verwalten.