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Crear una bandeja de entrada de conversaciones

Última actualización: septiembre 6, 2019

Configura una bandeja de entrada de conversaciones para simplificar y centralizar la comunicación con tus contactos. Puedes conectar correos electrónicos de equipo o canales de chat a la bandeja de entrada, luego ver, responder y administrar todas las conversaciones de cada canal en un solo lugar.

Crear una bandeja de entrada

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Conversaciones Bandejas de entrada.
  • Haz clic en Crear bandeja de entrada.
  • En el campo Nombre de la bandeja de entrada del equipo, escribe un nombre para tu bandeja de entrada.
  • Haz clic en el menú desplegable Agregar miembros de la bandeja de entrada del equipo para elegir quién puede ver esta bandeja de entrada.
    • Todos: cada usuario de HubSpot en la cuenta puede ver la bandeja de entrada.
    • Usuarios y teamss específicos: solo usuarios seleccionados o equipos pueden ver esta bandeja de entrada.

Ten en cuenta: Las conversaciones entrantes solo pueden asignarse automáticamente a usuarios con un asiento de pago, pero los usuarios gratuitos aún pueden asignar y responder a conversaciones sin asignar si se incluyen como miembros del equipo en la bandeja de entrada.

Si eliges usuarios y equipos específicos, los usuarios con permisos de administrador o súper administrador pueden ver cualquier bandeja de entrada de conversaciones en el portal, pero no puede tomar acciones en la bandeja de entrada, como asignar una conversación o responder a una cadena, a menos que se incluyan como miembros del equipo en la configuración de la bandeja de entrada.

  • Haz clic en Siguiente.
  • Selecciona un canal para conectar. Conecta un Correo electrónico de equipo para ver y responder a cualquier mensaje enviado a tu dirección de correo electrónico de empresa o conectar un canal de Chat para ver y responder mensajes enviados a tu chat en directo o bot. Haz clic en una de las opciones siguientes para omitir las instrucciones sobre cómo conectar un correo electrónico de equipo o un canal de chat:

Si prefieres configurar tus canales más tarde editando la bandeja de entrada, haz clic en Conectar un canal más tarde. Cuando configures una bandeja de entrada, conectarás un canal para comenzar, pero también puedes conectar canales adicionales en cualquier momento editando tu bandeja de entrada.

Además de un correo electrónico de equipo y un canal de chat, descubre cómo conectar una Cuenta de Facebook Messenger o un formulario de asistencia técnica a la bandeja de entrada de conversaciones.

Conectar un canal de correo electrónico de equipo

Ten en cuenta: solo conectar direcciones de correo electrónico compartidas a la bandeja de entrada. Todos los correos electrónicos entrantes serán visibles para todo tu equipo. No puedes conectar un correo electrónico que se usa como la bandeja de entrada conectada de un usuario en HubSpot. Si es así, el usuario debe eliminar la conexión antes de que puedas conectarla a una bandeja de entrada de conversaciones.

  • Revisa los términos para compartir esta cuenta de correo electrónico con HubSpot y luego haz clic en Continuar.
  • Selecciona qué bandeja de entrada deseas conectar, ingresa tus credenciales de inicio de sesión y completa el proceso de conexión para permitir que HubSpot acceda a tu bandeja de entrada.
  • Serás redirigido a la pantalla Detalles del correo electrónico donde puedes personalizar la información que verán los contactos cuando reciban un correo electrónico de tu parte. Para personalizar el nombre del remitente que muestra, haz clic en el menú desplegable Nombre del remitente y selecciona uno de los siguientes elementos:

Ten en cuenta: esta característica no es compatible con las bandejas de entrada conectadas de Office 365 debido a limitaciones técnicas.

    • Nombre del agente y empresa: contactos verán el nombre del usuario y el nombre de la empresa cuando reciban un correo electrónico. Introduce el nombre de la empresa en el campo de texto.
    • Nombre de la empresa: los contactos verán el nombre de la empresa cuando reciban un correo electrónico. Introduce el nombre de la empresa en el campo de texto.configure-send-from-address
  • Obtén una vista preliminar del nombre del remitente en la bandeja de entrada del contacto y luego haz clic en Siguiente
  • Por opción predeterminada, las conversaciones entrantes quedan sin asignar para que tu equipo las clasifique. Si quieres dirigir la conversación a usuarios y miembros del equipo específicos, haz clic para activar el interruptor Asignar automáticamente conversaciones.
    • Haz clic en el menú desplegable Asignar automáticamente conversaciones entrantes a y selecciona una opción de direccionamiento:
      • Usuarios y equipos específicos: dirige correos electrónicos entrantes a los usuarios o equipos seleccionados. Selecciona los usuarios o el nombre del equipo del menú desplegable Usuarios y equipos específicos.
      • Propietario del contacto: dirige los correos electrónicos entrantes al propietario de un contacto. El contacto debe tener asignado un propietario a su registro y hacer seguimiento con una cookie. Si el propietario está sin conexión, el envío se realizará por correo electrónico al propietario del visitante.
  • Para crear un ticket de asistencia técnica para cada nueva conversación, haz clic para activar el interruptor Crear tickets automáticamente.
    • Para personalizar las propiedades de ticket, haz clic en Editar ticket.
    • Edita las propiedades en el panel derecho y luego haz clic en Guardar.

Ten en cuenta: si un visitante envía un correo electrónico a la bandeja de entrada de conversaciones usando una dirección de correo electrónico que ya no está asociada a un registro de contacto en tu cuenta, HubSpot creará automáticamente un nuevo registro de contacto para ese correo electrónico. 

  • Haz clic en Conectar y terminar

El correo electrónico de tu equipo ahora está conectado para que puedas redactar y responder correos electrónicos en la bandeja de entrada de conversaciones

Descubre cómo editar las reglas de filtrado de tu bandeja de entrada, agregar un miembro nuevo a la bandeja de entrada o conectar otro canal de correo electrónico de equipo.

Conectar un canal de chat

  • Selecciona Chat.
  • Primero, personaliza qué visitantes verán cuando comienzan un chat:
    • Para establecer el color de acento para tu widget de chat, selecciona un color predeterminado. También puedes seleccionar un color personalizado haciendo clic en el color para la derecha del campo valor hexadecimal y luego usando el gradiente de color para seleccionar un color personalizado o ingresar manualmente un valor hexadecimal.select-chat-widget-accent-color
    • Haz clic en el menú desplegable Encabezado de chat y selecciona aquellos cuyo nombre y avatar debería aparecer en el widget de chat.
      • Usuarios y equipos específicos: selecciona las casillas de comprobación junto al nombre para mostrar. Si seleccionas más de tres usuarios, sus nombres y avatar aparecerán al azar en el widget de chat. Descubre cómo el idioma seleccionado del chatflow afectará tu encabezado de chat.
      • Nombre y avatar personalizados: mostrar un nombre de equipo y una imagen genéricos.
      • Propietario del contacto: si el contacto es conocido y tiene un propietario, la información del propietario del contacto aparecerá. Haz clic en el menú desplegable Reserva de nuevo visitante y selecciona una opción de reserva para cualquier visitante nuevo o sin asignar que comience un chat.
    • En el cuadro de texto, escribe un mensaje de bienvenida que aparecerá cuando los visitantes comiencen a iniciar un chat.
    • Para establecer quién se dirige a las conversaciones entrantes, haz clic en el menú desplegable Asignar automáticamente las conversaciones entrantes. Más información sobre cómo configurar las reglas de enrutamiento en tu bandeja de entrada de conversaciones.
    • Para mostrar automáticamente el mensaje de bienvenida cuando tus páginas se carguen, selecciona Hacer que el mensaje de bienvenida abra automáticamente como un aviso.
    • Para especificar qué página del sitio web debería aparecer, haz clic en Opciones avanzadas y luego haz clic en los menús desplegables e ingresa URL de sitio web específicas y/o parámetros de consulta. Más información sobre cómo configurar tus reglas de segmentación.
  • Haz clic en Siguiente.
  • Determina cuándo debería aparecer tu equipo para chatear y dales información a los visitantes respecto a cuando pueden esperar una respuesta. Selecciona una opción: 
    • Durante el horario de trabajo: selecciona Durante el horario de trabajo para establecer días y horarios consistentes cuando tu equipo debería estar disponible para chatear.
      • En el horario de negocios del equipo, usa los menús desplegables para establecer la disponibilidad de tu equipo. Haz clic en + Agregar horas para agregar intervalos de días y horarios adicionales.
      • Para configurar la experiencia del visitante cuando tu equipo esté disponible, haz clic en la pestaña Durante el horario de trabajo. Haz clic en el menú desplegable Mostrar tiempo usual de respuesta para permitir que los visitantes sepan cuándo pueden esperar una respuesta. Luego haz clic en el menú desplegable Si todos los miembros del equipo están "ausentes" o en capacidad, entonces y luego selecciona el comportamiento de un widget de modo ausente.
      • Para configurar la experiencia del visitante cuando tu equipo no esté disponible, haz clic en la pestaña Fuera del horario de trabajo.Haz clic en el menú desplegable y selecciona mostrar un mensaje de ausencia, mostrar un tiempo de respuesta u ocultar el activador de chat cuando llegue un visitante a tu sitio fuera de las horas de trabajo.

        chatflows-chat-settings-availability-tab
          
    • Según el estado de los miembros del equipo: visitantes pueden chatear con tu equipo si al menos un miembro del equipo de las reglas de direccionamiento de mensajes está disponible.

      • Para personalizar el mensaje automatizado, un visitante verá cuándo comienzan un chat, haz clic en la pestaña Disponible y luego haz clic en el menú desplegable Mostrar tiempo de respuesta típico y selecciona una opción.

      • Para personalizar el mensaje que aparece cuando nadie está disponible para chatear, haz clic en la pestaña Ausente. Introduce el texto de tu mensaje ausente o haz clic en el menú desplegable y selecciona Ocultar lanzador de chat para que el widget no aparezca si nadie está disponible.

    • Siempre: tu equipo siempre está disponible para chatear. Utiliza el menú desplegable Mostrar tiempo de respuesta típico para permitir que los visitantes sepan cuándo pueden esperar una respuesta. Si no deseas mostrar a los visitantes esta información, selecciona No mostrar un tiempo de respuesta.

  • Haz clic en Siguiente.
  • Vista preliminar de cómo aparecerá tu widget de chat en distintos dispositivos usando los botones del tipo de dispositivo encima de la vista preliminar. Al finalizar, haz clic en Publicar.
  • Serás redirigido a la bandeja de entrada. En el cuadro de diálogo que aparece, haz clic en Abrir sitio web para ver el widget de chat en tu sitio web o haz clic en Ir a bandeja de entrada para ver la conversación de prueba en tu bandeja de entrada.

Después de conectar tu canal de chat, descubre cómo personalizar tu perfil de chat y comenzar a chatear con los visitantes de tu sitio web. También puedes editar la apariencia y disponibilidad de tu chat en cualquier momento o crear un nuevo chatflow en la bandeja de entrada.

Editar tu bandeja de entrada

Después de configurar tu bandeja de entrada, puedes ajustar la configuración del nivel de tu bandeja de entrada y la configuración de cada canal conectado o conectar un nuevo canal.

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Conversaciones Bandejas de entrada.
  • Para agregar o eliminar miembros del equipo, conecta una cuenta de Slack, edita la configuración de los canales conectados o conecta otro canal a la bandeja de entrada, coloca el cursor sobre la bandeja de entrada y haz clic en Editar.create-new-inbox-or-edit-inboxes

Ten en cuenta: si tienes una cuenta de Sales Hub o Service Hub Pro o Enterprise, puedes crear varias bandejas de entrada (hasta 100). Configurar varias bandejas de entrada permite a distintos equipos administrar las interacciones de sus clientes por separado. Por ejemplo, podrías configurar una bandeja de entrada para tu equipo de ventas, una bandeja de entrada para tu equipo de éxito del cliente y una bandeja de entrada para tu equipo de facturación.

Edita la configuración de tu bandeja de entrada

  • Para editar los miembros del equipo incluidos en la bandeja de entrada, selecciona Miembros del equipo en el menú de la barra lateral izquierda y luego usa el menú desplegable para editar quién puede ver esta bandeja de entrada en su bandeja de entrada de conversaciones.
  • Para conectar una cuenta de Slack para recibir notificaciones sobre los chats en directo entrantes y responder directamente desde Slack, selecciona Slack en el menú de la barra lateral izquierda. Descubre cómo integrar Slack con conversaciones.

Edita tu canal de correo electrónico

  • En el menú de la barra lateral izquierda, selecciona Correo electrónico.edit-email-channel
  • Coloca el cursor sobre un correo electrónico de equipo existente y haz clic en Editar o haz clic en Conectar correo electrónico de equipo para conectar un nuevo canal de correo electrónico de equipo. edit-an-email-channel
  • Para editar tus reglas de direccionamiento, selecciona Reglas en el menú de la barra lateral izquierda.
  • Para editar el nombre de tus contactos cuando los envías por correo electrónico, selecciona Configuración.
  • Haz clic en Guardar después de realizar cualquier cambio.

Editar tu canal de chat

Si ya conectaste un canal de chat, puedes editar la apariencia de tu canal de chat actual, la configuración de disponibilidad, las opciones de envío de transcripción y acceder al código de seguimiento. Si no deseas cambiar la configuración del canal, pero quieres crear un nuevo widget de chat para usar en tu sitio, haz clic en Crear chatflow en la esquina superior derecha.

  • En el menú de la barra lateral izquierda, selecciona Chat.edit-chat-channel
  • Para editar la apariencia de tu canal de chat, haz clic en la pestaña Personalizar. En esta pestaña, también puedes determinar en qué lado de tu sitio web deseas que aparezca el widget de Chat haciendo clic en la Ubicación del widget de Chat y luego seleccionando Izquierda o Derecha. chat-widget-placement
  • Para editar la disponibilidad de chat de tu equipo, haz clic en la pestaña Disponibilidad.
  • Para personalizar qué sucede cuando un chat termina, haz clic en la pestaña Opciones.
    • De manera predeterminada, después de cerrar cada chat, se enviará automáticamente una copia de la transcripción de chat al visitante. Haz clic en el menú desplegable Dirección de remitente y selecciona la dirección de correo electrónico que debe enviarse desde la transcripción. Solo puedes enviar transcripciones de chat desde una bandeja de entrada conectada compartida.
    • Si no deseas que la transcripción se envíe automáticamente, haz clic para desactivar el interruptor Envía automáticamente una transcripción del chat al final de un chat
      chatflows-options-chat-transcript-settings
  • Si agregas el chatflow a un sitio web que no está alojado con HubSpot, haz clic en la pestaña Código de seguimiento. Haz clic en Copiar y luego agrega el código justo antes de la etiqueta en cada página que deseas que aparezca el widget de chat. O puedes enviar este código directamente a tu desarrollador web. 

Nota: los sitios web creados con Wix no admiten conversaciones, por lo que no podrás incluir el widget de chat en tu sitio web.

Para agregar un widget de chat a tu sitio de WordPress, primero instala el plugin HubSpot Marketing todo en uno: formularios, ventanas emergentes, chat en directo en WordPress. Más información sobre cómo instalar el plugin en tu sitio de WordPress.

  • Haz clic en Guardar después de realizar cualquier cambio.

Eliminar una bandeja de entrada

Puedes eliminar una bandeja de entrada desde la configuración de tu bandeja de entrada. Eliminar una bandeja de entrada la quitará permanentemente de tu cuenta junto con cualquier canal de correo electrónico, mensajes dirigidos a chat y cadenas de conversación. Esta acción no se podrá deshacer. 

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Conversaciones > Bandeja de entrada.
  • Coloca el cursor sobre la bandeja de entrada y haz clic en Eliminar.
  • En el cuadro de diálogo, escribe el nombre de tu bandeja de entrada para confirmar esta acción y luego haz clic en Sí, eliminar.