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Tasks

Usar tareas

Última actualización: enero 25, 2019

La herramienta Tareas de HubSpot te ayuda a hacer seguimiento de tu lista de tareas pendientes y a acceder fácilmente a los registros asociados con cada una.

En este artículo, aprenderás a hacer lo siguiente:


Crear tareas

Puedes crear tareas desde distintos lugares de HubSpot. 

Si eres usuario de Sales Hub Pro, descubre cómo automatizar las tareas en las etapas del negocio.

PC

Desde el panel de tareas:

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Tareas.
  • Haz clic en Crear tarea.
  • Introduce un nombre de tarea en el campo Título. Puedes incluir "llamada" o "correo" en el título de tu tarea para establecer automáticamente el tipo de tarea que corresponda. 
  • Ajusta la fecha de vencimiento mediante el menú Fecha de vencimiento según sea necesario. Haz clic en Agregar una hora para especificar una hora de la fecha de vencimiento cuando se debe completar la tarea.
  • Haz clic en Agregar tarea o en Agregar y editar para agregar la tarea y continuar editando los detalles.

  • Si hiciste clic en Agregar y editar, inmediatamente aparecerá un panel donde puedes agregar y editar lo siguiente (si hiciste clic en Agregar, haz clic en el nombre de la tarea para agregar más detalles):
    • Nombre de la tarea: haz clic en el nombre de la tarea en la parte superior de la casilla para escribir un nombre nuevo. Luego haz clic en Guardar.
    • Registros asociados: agrega un registro de contacto, empresa y negocio para asociar con la tarea en la sección Registros asociados .
    • Fecha de vencimiento: desde los menús desplegables bajo Fecha de vencimiento, selecciona una fecha y una hora para completar la tarea.
    • Recordatorio por correo: desde los menús desplegables bajo Recordatorio por correo, selecciona una fecha y una hora para que se envíe un correo electrónico de recordatorio al propietario de la tarea.
    • Notas: agrega detalles acerca de la tarea en el campo Notas. Haz clic en Guardar para guardar los cambios que hagas en notas específicas.
    • Tipo: selecciona un tipo de tarea del menú desplegable Tipo. Puedes seleccionar Llamada, Correo o Pendiente. Ten en cuenta que en este punto, ya no se puede personalizar un tipo de tarea.
    • Cola: usa el menú desplegable bajo Cola para agregar la tarea a una cola de tareas existente o para crear una nueva cola de tareas. También puedes seleccionar Ninguna si no deseas agregar esta tarea a una cola. 
    • Asignado a: selecciona un usuario a quien asignar la tarea del menú desplegable Asignado a .
  • Haz clic en Guardar.

Desde el registro del contacto, empresa o negocio:

  • Navega a contactos, empresas o negocios
  • Haz clic en el nombre del contacto, empresa o negocio al que deseas agregar una tarea.
  • En la casilla de actividad sobre la cronología, haz clic en la pestañaCrear tarea.
  • Introduce los detalles de tu tarea:
    • Título: introduce el nombre de la tarea en el campoIngresa tu tareaPuedes incluir "llamada" o "correo" en el título de tu tarea para establecer automáticamente el tipo de tarea que corresponda. 
    • Detalles de la tarea: agrega información básica sobre la tarea en el campo Notas....  
    • Fecha de vencimiento: selecciona una fecha de vencimiento desde el menú desplegable Fecha de vencimiento. También puedes hacer clic en Agregar una hora para especificar la hora de vencimiento de la tarea.
    • Tipo de tarea: desde el menú desplegable Tipo , puedes seleccionar Llamada, Correo o Pendiente. Ten en cuenta que en este punto, ya no se puede personalizar un tipo de tarea.
    • Asignado a: selecciona un usuario responsable de la tarea del menú desplegable Asignado a
    • Recordatorio por correo: desde los menús desplegables bajo Recordatorio por correo, especifica una fecha y hora para que se envíe un correo electrónico de recordatorio al propietario de la tarea.
    • Cola: usa el menú desplegable bajo Cola para agregar la tarea a una cola de tareas existente o para crear una nueva cola de tareas. Selecciona Ninguna si no deseas agregar esta tarea a una cola de tareas. 
    • Registros asociados: desde la sección Registros asociados, el contacto, empresa o negocio desde el que estás creando la tarea se asociará automáticamente con la tarea. De los dos tipos de registro restantes, puedes especificar los registros que te gustaría asociar con la tarea.
  • Haz clic en Guardar tarea.

También tendrás la opción de crear una tarea de seguimiento cuando registres un correo electrónico o llames a un registro de contacto. Sigue estos pasos:

  • Haz clic en Correo electrónico o Llamada y escribe la información relevante.
  • Antes de guardar o enviar, marca la casilla Crear una tarea para hacerle seguimiento y haz clic en el menú desplegable para establecer una hora para tu tarea.

También puedes crear tareas masivas para múltiples contactos y empresas.

  • Navega hasta tus contactos o empresas. 
  • Marca las casillas a la izquierda de todos los registros para los que te gustaría crear tareas.
  • Para los contactos, haz clic en el menú desplegable Más en la fila de encabezado y selecciona Crear tareas. Para empresas, haz clic en + Crear tareas en la fila de encabezado.
  • Introduce los detalles de tu tarea:
  • Haz clic en Crear.

Móvil

Aplicación de iOS

  • Navega hasta la aplicación de HubSpot.
  • En la pestaña Resumen, desplázate a la sección Tareas y haz clic en el ícono más (+)

  • Define título, tipo y fecha de vencimiento para tu tarea. De manera predeterminada, la tarea se te asignará a ti. Presiona el campo Asignada a para cambiar el responsable. Presiona el campo Contacto asociado, Empresa o Negocio para seleccionar registros que asociar con esta tarea. 

  • Haz clic en Guardar.

En iOS, también puedes agregar una tarea de un registro de contacto, empresa o negocio haciendo clic en Agregar nota, actividad o tarea en la parte superior de la cronología y seleccionando la pestaña Tarea

Aplicación para Android

  • Navega a la aplicación HubSpot (CRM y Sales) 
  • Presiona la pestaña Tareas y luego haz clic en el ícono del signo más (+).
  • Define título, tipo y fecha de vencimiento para tu tarea. Por defecto, la tarea se te asignará a ti. Presiona el campo Asignada a para cambiar el responsable. Presiona Agregar un contacto, empresa o negocio para seleccionar registros que asociar con esta tarea. 

  • Haz clic en Guardar.

Crear colas de tareas

Puedes crear diferentes colas de tareas para organizar tus listas de tareas pendientes y finalizadas en una serie. Sigue estos pasos:

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Tareas
  • En el menú de la barra lateral izquierda, haz clic en Agregar una cola
  • Ponle un nombre a la nueva cola y haz clic en Guardar

Ahora puedes agregar tareas existentes a una cola específica:

  • Marca la casilla junto a la tarea.
  • Haz clic en + Agregar a la cola, selecciona una cola del menú desplegable y haz clic en Agregar

Para comenzar a completar tareas en la cola:

  • Haz clic en el nombre de la cola en el menú de la barra lateral izquierda.
  • Si es necesario, arrastra y suelta tareas en la cola para cambiar el orden, luego haz clic en Iniciar cola.
  • Se te dirigirá al registro relevante donde puedes completar tu tarea. Haz clic en la marca de verificación junto a la tarea en la cronología para marcarla como completada.
  • Haz clic en Siguiente para avanzar a la siguiente tarea de la cola. También puedes dejar la tarea sin completar y hacer clic en Omitir si deseas dejar una tarea para más tarde y avanzar a la siguiente.

Para eliminar o cambiar el nombre de una cola de tareas, selecciónalo desde el menú de la barra lateral izquierda y luego haz en clic el menú desplegable Acciones y selecciona Eliminar cola [nombre de la cola de tareas] o Cambiar nombre de cola.

Ten en cuenta: existe un límite de 10 colas de tareas por usuario en cada cuenta. Si necesitas crear una cola nueva y alcanzaste el límite, puedes eliminar una cola completada para crear otra para tu usuario. 

Ver, editar y eliminar tareas

Todas tus tareas aparecerán en el panel de tareas (Ventas > Tareas). Puedes personalizar y filtrar tu vista de tareas:

  • Para alternar entre los tipos de vista, usa los botones Tabla y Tablero. La vista de tabla muestra una lista de tus tareas, mientras que la vista de tablero te permite arrastrar y soltar tareas en diferentes estados.
  • Para filtrar tus tareas por responsable, tipo y fecha de vencimiento, usa los menús desplegables en la parte superior.
  • Para ver las tareas abiertas, las que vencen hoy, esta semana, las que están vencidas o completadas, o ver tareas dentro de una cola de tareas específica, haz clic en los elementos del menú de la barra lateral izquierda.
  • Para personalizar las columnas que aparecen en la vista Tabla de tu panel de tareas, haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Editar columnas.  En el cuadro de diálogo que aparece, marca la casilla a la izquierda de una columna para agregarla a la vista. Haz clic y arrastra elementos a la sección Columnas seleccionadas para reorganizar el orden de las columnas o la a la derecha del elemento para eliminarlo. Haz clic en Guardar.

Haz clic en el título de una tarea en el panel para editarlo o eliminarlo. Para marcar una tarea como completada, haz clic en elícono completada con éxito a la izquierda del título de una tarea o, en la vista Tablero, arrastra y suelta una tarea para cambiar su estado.

Las tareas también aparecerán en las cronologías del contacto asociado, la empresa y los registros de tickets de asistencia técnica. Busca la tarea en la cronología (si las tareas no aparecen, haz clic en el menú desplegable Filtrar cronología y marca la casilla Tareas), luego haz clic en Editar para hacer cambios o bien, en el menú desplegable Acciones y selecciona Eliminar para eliminar tu tarea. Para marcar una tarea como completada, haz clic en el ícono completada con éxito ubicado a la izquierda.

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Las tareas completadas se verán en el informe Productividad de tu panel de ventas. Las tareas aparecerán aquí cuando su fecha de vencimiento esté dentro del intervalo de fechas seleccionado del informe.

Ten en cuenta: actualmente no es posible exportar tareas desde HubSpot.