Crear y editar objetos personalizados

Si tu empresa requiere establecer una relación o un proceso distintos a los objetos estándar del CRM, puedes crear un objeto personalizado. Los usuarios con permisos de superadministrador en cuentas Enterprise pueden definir un objeto personalizado en la configuración de objetos personalizados o a través de la API.

Una vez definido, te permite crear propiedades, administrar pipelines y personalizar las asociaciones entre los objetos personalizados y otros objetos. También puedes utilizar objetos personalizados en otras herramientas de HubSpot, como correos electrónicos de marketing, workflows e informes.

Nota: según tu suscripción, es posible que haya un límite en el número de objetos personalizados y propiedades que puedes tener. En nuestro Catálogo de productos y servicios de HubSpot encontrarás más información sobre tus límites.

Antes de comenzar

Antes de definir un objeto personalizado, es importante evaluar si es adecuado para tu negocio y la calidad de tus datos en HubSpot.

Esas son algunas cuestiones que debes tener en cuenta antes de crear tus propios objetos:

• ¿Es posible utilizar un objeto existente en el CRM y sus propiedades asociadas para organizar los datos en lugar de un objeto personalizado?
• ¿Es posible que haya superposición o inconsistencia en los datos entre el objeto personalizado y un objeto existente?
• ¿Hay alguna característica exclusiva de los objetos existentes que quieras utilizar? Por ejemplo, el envío masivo de correos electrónicos de marketing sólo puede hacerse con los contactos, no con otros objetos.
• ¿Existen informes predeterminados conectados a objetos existentes que quieras utilizar? Por ejemplo, los informes de atribución de negocios y las previsiones de ventas están conectados directamente a los negocios, no a otros objetos.

Para comprender las relaciones entre los objetos y los datos existentes, puedes consultar el modelo de datos de tu cuenta haciendo clic en Informes > Gestión de datos > Modelo de datos. Para obtener más orientación sobre cuándo crear un objeto personalizado, consulta esta lección en HubSpot Academy o ponte en contacto con tu mánager del éxito del cliente.

Glosario

A continuación encontrarás algunos términos y conceptos con los que debes familiarizarte antes de crear un objeto personalizado.

• Nombre del objeto: la manera como se llama el objeto personalizado. Tendrás que definir la forma plural y el singular del nombre. Por ejemplo, Empresas es la forma plural, y Empresa, es la forma singular.
• Propiedad principal: la propiedad que se utiliza para nombrar el registro del objeto. Esta es la propiedad que se utiliza para identificar el objeto. Por defecto, es la primera columna en la página del índice de objetos y en la parte superior izquierda de cada registro. Por ejemplo, Nombre de la empresa es la propiedad de visualización principal de las empresas.

• Etiqueta: es el nombre de la propiedad tal y como aparece en el CRM HubSpot; p. ej., en los registros o en las páginas de índice. Por ejemplo, la propiedad de empresa Nombre de la empresa es la etiqueta. Las etiquetas de propiedades pueden cambiar, por lo que no se deben utilizar con integraciones o API.
• Nombre interno: es el valor interno de una propiedad, utilizado por las integraciones o las API. Por ejemplo, el valor interno de la propiedad Nombre de empresa es name. Los nombres internos no cambian, por lo que son ideales para utilizarlos con integraciones y API para referirse a la propiedad.

• Propiedades secundarias: son las propiedades adicionales para identificar un objeto. Estas propiedades aparecen en la tarjeta de perfil de un registro debajo de la propiedad principal. En el caso de los objetos personalizados, también aparecen como filtros en la página de índice. Por ejemplo, las propiedades secundarias de Empresas son Dominio de la empresa y Número de teléfono, mientras que en el caso de Mascotas, una propiedad secundaria personalizada podría ser Tipo de animal.

Ejemplos

Los siguientes ejemplos se basan en casos de uso comunes, y te ayudarán a entender cómo un objeto personalizado puede afectar los datos de una cuenta, sin embargo, es posible que no apliquen para todos los escenarios. Para saber si un objeto personalizado es adecuado para en tu caso específico, comunícate con tu mánager del éxito del cliente.

Estos son muy buenos ejemplos de un objeto personalizado:

• En una guardería para mascotas se quiere llevar un registro de los animales, asociar cada uno con su dueño y llevar un registro de las actividades de cada mascota. Por eso, crean el objeto Mascotas; Nombre de la mascota será la propiedad principal y Tipo de animal, la propiedad secundaria. En una página de índice pueden ver y buscar las mascotas con las que trabajan, guardar vistas en función del tipo de animal, asociar contactos a cada uno y gestionar las actividades y citas en cada registro.
• Un concesionario de coches quiere mantener una base de datos de los vehículos que tiene actualmente en inventario o que ya ha vendido, y monitorizar las consultas de ventas relacionadas con cada uno. Por eso, crean el objeto Coches; Modelo será la propiedad principal. Luego, crean una pipeline para el objeto personalizado a fin de hacer un seguimiento de los coches a medida que pasan las etapas, como "nuevo" o "inventariado", "en proceso de compra" y "vendido". En el registro de cada coche podrán ver las llamadas o los correos electrónicos de consulta, y podrán asociar contactos y negocios cuando el coche se esté vendiendo.

En los siguientes ejemplos se muestran situaciones en las que no se recomienda crear un objeto personalizado:

• Un centro educativo tiene una base de datos de alumnos, padres y profesores, y quieren crear objetos personalizados para padres y profesores con el fin diferenciar los dos tipos de contacto. Esto no es recomendable, porque un objeto personalizado no debería replicar un objeto existente del CRM. Una persona podría ser a la vez padre y profesor, lo que daría lugar a un solapamiento de los datos. Además, no sería posible realizar envíos masivos de correos a los padres y profesores, porque no son contactos. En su lugar, podrían incluir todos los tipos de contacto dentro del objeto Contactos y crear una propiedad personalizada denominada Tipo de contacto con las opciones Alumno, Padre y Profesor.
• Una empresa de remodelaciones utiliza las notas en los registros de HubSpot para hacer solicitudes internas a sus contratistas, y quieren crear el objeto Notas para hacer un seguimiento de todas las solicitudes. Esto no es recomendable, porque los objetos personalizados no deberían sustituir las actividades. Esto añade pasos adicionales: a diferencia del etiquetado de usuarios, si pertenecen a otro registro, las actividades no podrían asociarse automáticamente a los registros personalizados de notas y no podrían utilizarse con los informes de actividad predeterminados. Además, la información sobre un proyecto podría almacenarse en varios lugares si los usuarios modifican el registro de la nota personalizada y además otro registro asociado, lo que podría dar lugar a datos duplicados o contradictorios. En su lugar, podrían crear notas en los registros, asociarlas a otros registros, etiquetar a usuarios de HubSpot en ellas y utilizar los informes predeterminados para monitorizar la actividad de las notas.

Crear un objeto personalizado

Si eres superadministrador, puedes crear objetos personalizados desde la configuración de HubSpot o mediante una API. Para crear un workflow con objetos personalizados:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, haz clic en Objetos > Objetos personalizados.
• Si es tu primer objeto personalizado, haz clic en Crear objeto personalizado en el centro de la página. Si vas a crear un nuevo objeto personalizado, haz clic en Crear objeto personalizado en la parte superior derecha.
• En el panel derecho, configura el objeto personalizado.
  • Para nombrar el objeto personalizado, ten en cuenta lo siguiente:
    • Nombre del objeto (singular): introduce la forma singular del objeto, por ejemplo, Mascota.
    • Nombre del objeto (plural): introduce la forma plural del objeto, por ejemplo, Mascotas.

• • Para establecer la propiedad principal del objeto: 
    • Propiedad principal: fija una etiqueta para la propiedad, que se usará para nombrar el registro del objeto, por ejemplo, Nombre de la mascota en el caso del objeto Mascotas. Se requiere establecer esta propiedad para crear un registro de objeto personalizado.
    • Tipo de propiedad: selecciona el tipo para la propiedad principal, sea Texto de una sola línea o Número.

• • • Haz clic en el ícono del edit lápiz situado debajo de la etiqueta para cambiar el nombre interno de la propiedad y, a continuación, haz clic en Guardar para confirmar. El nombre interno se utiliza con integraciones o API, y no se puede editar una vez creado el objeto.
    • Selecciona la casilla de verificación si necesitas valores únicos para la propiedad principal. Con esta opción activada, los usuarios no podrán introducir el mismo valor en varios registros (por ejemplo, para el objeto Pedidos, la propiedad principal Número de pedido necesita valores únicos).

• • Para establecer una propiedad secundaria del objeto personalizado:
    • Propiedad secundaria: introduce una etiqueta para la propiedad que se mostrará debajo de la propiedad principal en un registro (por ejemplo, Tipo de mascota y Número de teléfono del propietario, en el caso del objeto Mascotas). Las propiedades secundarias no son necesarias para crear un registro de objeto personalizado.
    • Tipo de propiedad: el tipo de la propiedad secundaria, sea Texto de una sola línea o Número.
    • Haz clic en el ícono del edit lápiz situado debajo de la etiqueta para modificar el nombre interno, y haz clic en Guardar para confirmar. El nombre interno se utiliza con integraciones o API, y no se puede editar una vez creado el objeto.

• • Para añadir una nueva propiedad secundaria, haz clic en + Agregar propiedad. Esto sólo aparecerá una vez que hayas establecido la etiqueta y el tipo de propiedad de la primera propiedad secundaria.
  • Para eliminar una propiedad, haz clic en el ícono de la delete papelera al lado de la propiedad que quieres eliminar.

• Cuando hayas terminado, haz clic en Crear en la parte inferior del panel.

Una vez que hayas definido un objeto personalizado, puedes hacer lo siguiente en la configuración del objeto personalizado:

• Crear y editar propiedades para el objeto personalizado, incluida la configuración de las propiedades que aparecen al crear manualmente nuevos registros de objetos personalizados.
• Crear etiquetas de asociación para trazar las asociaciones del objeto personalizado con otros objetos.
• Crear y administrar las pipelines de los objetos personalizados para utilizar etapas específicas según los procesos de los objetos personalizados.
• Crear registros de objetos personalizados.
  
• Personalizar las propiedades que aparecen en las barras laterales, tarjetas de asociación y tarjetas de la vista de tablero de los registros de objetos personalizados.
• Ver cómo encaja el objeto personalizado en el modelo de datos de tu cuenta. Haz clic en Informes > Gestión de datos > Modelo de datos.

Editar o eliminar un objeto personalizado

Una vez creado un objeto personalizado, quienes tienen permisos de superadministrador pueden editar el nombre y las propiedades, o eliminar el objeto de la cuenta de HubSpot. Puedes editar y eliminar objetos personalizados desde la configuración de objetos personalizados o mediante la API. Para editar o eliminar objetos desde la configuración:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, haz clic en Objetos > Objetos personalizados.
• Si tienes varios objetos personalizados, selecciona el objeto que quieres editar o eliminar.
• En la pestaña Configuración, haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona una de las siguientes opciones:

• • Ver dónde se utiliza el objeto: haz clic para acceder al panel lateral del grupo de herramientas y ver en qué parte de HubSpot se está utilizando actualmente el objeto. Haz clic en el nombre de la herramienta para verla.
  • Editar objeto personalizado: haz clic para editar la forma singular o plural del objeto. Haz clic en Guardar para confirmar. No se puede cambiar el nombre interno del objeto. Si quieres modificar la propiedad principal o las secundarias, haz clic en Editar etiqueta de propiedad para ir a la configuración de las propiedades.
  • Eliminar objeto personalizado: en el cuadro de diálogo, selecciona la casilla de verificación para confirmar que no quieres restaurar el objeto personalizado eliminado y, a continuación, haz clic en Eliminar objeto para confirmar. No se puede eliminar un objeto personalizado que se esté utilizando con otras herramientas, por lo que tendrás que eliminar las referencias al objeto en esas herramientas antes de eliminarlo.