Usar tareas

Haz seguimiento de tu lista de tareas pendientes con la herramienta Tareas en HubSpot. Los usuarios con permisos de superadministración en tu cuenta de HubSpot también pueden administrar qué usuarios tienen permiso para ver y editar tareas.

Descubre cómo planificar mejor tus tareas según tu agenda y el rendimiento pasado. En lugar de recibir notificaciones por tarea, también puedes optar por recibir un resumen de las tareas pendientes cada semana a través de correo electrónico.

Establecer valores predeterminados para crear tareas

Antes de comenzar a crear tareas, puedes establecer una fecha de vencimiento, hora de vencimiento y tiempo antes de la fecha de vencimiento predeterminados de una tarea para recibir un recordatorio. Estas preferencias solo se aplicarán a las tareas que crees en la página del índice de tareas o en un registro. Las tareas creadas en una secuenciano se completarán con estos valores predeterminados.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en tu nombre de cuenta en la esquina superior derecha y, a continuación, selecciona Perfil y preferencias.
• Selecciona la pestaña Tareas.
• En la sección Valores predeterminados, haz clic en los menús desplegables para seleccionar el valor predeterminado:
  • Fecha de vencimiento: selecciona el número de días o semanas predeterminado que se vencen tus tareas después de que se creen.
  • Hora de vencimiento: selecciona la hora predeterminada de vencimiento de tus tareas.
  • Recordatorio: selecciona la cantidad de tiempo predeterminada antes de la fecha de vencimiento de tu tarea para recibir un recordatorio. Selecciona No hay recordatorio para desactivar recordatorios de tareas predeterminadas.
• En la sección Tareas de seguimiento, selecciona la casilla de comprobación para recibir un recordatorio para crear una tarea de seguimiento cada vez que hayas completado una tarea desde una vista de lista. Borrar la casilla de comprobación para desactivar recordatorios de seguimiento.
• Una vez que hayas terminado, en la parte inferior izquierda, haz clic en Guardar.

Tus valores predeterminados completarán automáticamente los campos Fecha de vencimiento y Recordatorios de tareas cuando crees una nueva tarea, pero todavía puedes ajustar estos campos para tareas individuales según sea necesario.

Crear tareas

Puedes crear tareas desde diferentes herramientas dentro de HubSpot. Los usuarios de Sales Hub Pro o Enterprise también pueden automatizar tareas en las etapas del negocio. Si tienes acceso a secuencias, también puedes crear tareas en una secuencia.

Para completar tareas consecutivamente, descubre cómo crear y usar una cola de tareas.

Crear tareas en la página de índice de tareas

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Tareas.
• En la parte superior derecha, haz clic en Crear una tarea.
• En el panel derecho:
  • Título: ingresa un nombre de la tarea en el campo Título. Incluye el texto llamada o correo electrónico en el título de la tarea para establecer automáticamente el tipo de tarea correspondiente.
  • Tipo: selecciona Llamada, Correo electrónico o Tarea. Si usas la integración de HubSpot con LinkedIn Sales Navigator, selecciona Sales Navigator - Enviar InMail o Sales Navigator - Solicitud de conexión.
  • Prioridad: selecciona si la tarea es prioridad alta.
  • Asociar con registros: busca y selecciona los registros que deseas asociar a la tarea.
  • Asignada a: selecciona el usuario a quién está asignada la tarea.
  • Cola: agrega la tarea a una cola de tareas existente o crea una nueva cola de tareas.
  • Fecha de vencimiento: selecciona la fecha y hora de vencimiento.

• • Recordatorios de tarea: haz clic en el menú desplegable para seleccionar cuándo debe enviarse un recordatorio por correo electrónico al propietario de la tarea.
  • Notas: ingresa detalles sobre la tarea.

• Haz clic en Guardar.

Crear tareas en un registro

• Navega a tus registros:
• Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Contactos.
• Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Empresas.
• Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
• Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Servicio > Tickets.
• Objetos personalizados: En tu cuenta de HubSpot, navega a Contactos > Contactos, luego haz clic en el menú desplegable en la parte superior izquierda y selecciona el nombre del objeto personalizado.

• Haz clic en el nombre del registro.
• En el panel izquierdo, haz clic en Tarea tasks.
• En la ventana en la parte inferior, escribe los detalles de la tarea:
  1. Título: ingresa el nombre de la tarea. Incluye el texto llamada o correo electrónico para establecer automáticamente el tipo de tarea correspondiente.
  2. Fecha de vencimiento: selecciona una fecha y hora de vencimiento para la tarea.
  3. Notas: ingresa detalles sobre la tarea.
  4. Asociado con X registros: ve, agrega y elimina cualquier otro registro a la tarea.
  5. Tipo: selecciona Llamada, Correo electrónico o Tarea. Si usas la integración de HubSpot con LinkedIn Sales Navigator, selecciona Sales Navigator - Enviar InMail o Sales Navigator - Solicitud de conexión.
  6. Prioridad: selecciona si la tarea es prioridad alta.
  7. Asignado a: selecciona un usuario responsable de la tarea en el menú desplegable Asignado a.
  8. Recordatorio: selecciona una fecha y hora en que se envía el recordatorio por correo electrónico al propietario de la tarea.
  9. Cola: agrega la tarea a una cola de tareas existente o crea una nueva cola de tareas. Selecciona Ninguna si no deseas agregar esta tarea a una serie de tareas.

• Haz clic en Guardar tarea.

Crear tareas al registrar un correo electrónico o llamar

• Navega a tus registros:
• Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Contactos.
• Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Empresas.
• Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
• Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Servicio > Tickets.
• Objetos personalizados: En tu cuenta de HubSpot, navega a Contactos > Contactos, luego haz clic en el menú desplegable en la parte superior izquierda y selecciona el nombre del objeto personalizado.

• Haz clic en el nombre del contacto, empresa, negocio o ticket de asistencia técnica.
• En el panel izquierdo, haz clic en Correo electrónico email o Llamada calling e ingresa la información del correo electrónico o de la llamada.
• Antes de enviar el correo electrónico o guardar la llamada, selecciona la casilla de comprobación Crear una tarea para hacer seguimiento y haz clic en el menú desplegable para establecer una fecha de vencimiento para la tarea.

Crea tareas en tu bandeja de entrada de Gmail

Si tienes conectada tu bandeja de entrada de Gmail personal e instalada la extensión HubSpot Sales, puedes crear tareas en tu bandeja de entrada de Gmail.

• Inicia sesión en Gmail.
• En el lado derecho de tu bandeja de entrada de Gmail, haz clic en el símbolo de rueda dentadasprocket.

• Asegúrate de estar en la pestaña Tareas. Si solo ves un perfil de contacto, haz clic en la flecha en la parte superior izquierda del panel para volver y haz clic en la pestaña Tareas.

• Haz clic en Crear tarea e ingresa la siguiente información.
  • Título: ingresa el nombre de la tarea. Incluye el texto llamada o correo electrónico para establecer automáticamente el tipo de tarea correspondiente.
  • Fecha de vencimiento: haz clic en los menús desplegables para seleccionar una fecha y hora de vencimiento para la tarea.
  • Notas: ingresa detalles sobre la tarea.
  • Asociado con X registros: haz clic en el menú desplegable para ver, agregar y eliminar cualquier otro registro a la tarea.
  • Tipo de tarea: selecciona Llamar, Correo electrónico o Pendiente. Si usas la integración de HubSpot con LinkedIn Sales Navigator, selecciona Sales Navigator - Enviar InMail o Sales Navigator - Solicitud de conexión.
  • Asignado a: selecciona un usuario responsable de la tarea en el menú desplegable Asignado a.
  • Recordatorios de tareas: selecciona la casilla de comprobación Enviar recordatorio y luego, en el menú desplegable, selecciona una fecha y hora en que se envía el recordatorio por correo electrónico al propietario de la tarea.
  • Cola: agrega la tarea a una cola de tareas existente o crea una nueva cola de tareas. Selecciona Ninguna si no deseas agregar esta tarea a una serie de tareas.
• En la parte inferior, haz clic en Guardar.

Crear tareas de manera masiva según los registros seleccionados

• Navega a tus registros:
• Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Contactos.
• Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Empresas.
• Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
• Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Servicio > Tickets.
• Objetos personalizados: En tu cuenta de HubSpot, navega a Contactos > Contactos, luego haz clic en el menú desplegable en la parte superior izquierda y selecciona el nombre del objeto personalizado.

• Selecciona la casillas de comprobación junto a los registros para los que deseas crear tareas.
• Haz clic en + Crear tareas en la parte superior de la tabla.

• En el panel derecho, ingresa los detalles de las tareas y luego haz clic en Crear.

• En el panel derecho, escribe la siguiente información.
  • Título: el título se establecerá para ti e indicará el registro con el que está asociado..
  • Tipo: selecciona Llamada, Correo electrónico o Tarea. Si usas la integración de HubSpot con LinkedIn Sales Navigator, selecciona Sales Navigator - Enviar InMail o Sales Navigator - Solicitud de conexión.
  • Prioridad: selecciona si la tarea es prioridad alta.
  • Asignado a: selecciona a quién está asignada la tarea.
  • Cola: agrega la tarea a una cola de tareas existente o crea una nueva cola de tareas.
  • Fecha de vencimiento: haz clic en los menús desplegables para seleccionar al fecha y la hora de vencimiento.
  • Enviar recordatorio: selecciona la casilla de comprobación y luego haz clic en el menú desplegable para establecer cuándo debe enviarse el recordatorio por correo electrónico al propietario de la tarea.
• Haz clic en Crear. Se creará una tarea por registro.

Editar, completar y eliminar tareas

Puedes ver, editar, completar o eliminar tus tareas desde distintos lugares en tu cuenta de HubSpot. Si estás usando un dispositivo móvil, descubre cómo usar tareas en la app móvil de HubSpot.

Trabaja con tareas en la página del índice de tareas

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Tareas.

• Para filtrar las tareas en la pestaña en la que estás, haz clic en Filtro y selecciona el tipo de tarea, fecha de vencimiento o prioridad de las tareas que deseas ver.
• Para editar una tarea, coloca el cursor sobre la tarea y haz clic en Editar. En el panel derecho, haz cambios en la tarea y haz clic en Guardar.
• Para completar, editar, eliminar tareas o cambiar la cola de tareas de manera masiva:
  • Selecciona las casillas de comprobación junto a las tareas que deseas completar, editar o eliminar.

    • Para seleccionar todas las tareas de la página actual, selecciona la casilla de comprobación Seleccionar todo en la parte superior izquierda de la tabla.

    • Para seleccionar todos los registros en el filtro, selecciona la casilla Seleccionar todo, y luego haz clic en el enlace Seleccionar las [número] tareas.

• • En la parte superior de la tabla, selecciona la acción que deseas elegir:
    • Marcar como completado: las tareas seleccionadas se marcarán como completas.
    • Editar: en el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable Propiedad para actualizar y selecciona la propiedad que deseas editar. Introduce o selecciona el valor actualizado y haz clic en Guardar. 
    • Eliminar: en el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar. Las tareas seleccionadas se eliminarán.
    • Cambiar cola: en el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable Cola y selecciona la cola que deseas agregar a estas tareas. Haz clic en Guardar.
• Para editar las columnas en la tabla, haz clic en Editar columnas. En el cuadro de diálogo:

• • En el panel izquierdo, selecciona las columnas que deseas ver:

• • • Asociaciones: cualquier registro asociado con la tarea.
    • Fecha de vencimiento: la fecha en que se vence la tarea. Esto mostrará una fecha en el pasado si la tarea está atrasada.
    • Contactado por última vez: la última fecha en que se registró una conversación de chat, llamada, correo electrónico de ventas o reunión en un registro de contacto asociado. Esto solo tendrá un valor si un contacto está asociado directamente a la tarea.
    • Última interacción: la última fecha de aperturas y clics en correos electrónicos individuales, visitas recurrentes de leads, reuniones programadas y envíos de formularios en el registro del contacto. Esto solo tendrá un valor si un contacto está asociado directamente a la tarea.
    • Prioridad: el nivel de prioridad de la tarea. Esto solo tendrá un valor si seleccionas Alta al crear la tarea.
    • Tipo de tarea: el tipo de tarea, como Llamada, Correo electrónico o Por hacer.
    • Asignado a: el usuario de HubSpot al que se asigna a la tarea.
    • Notas: cualquier nota que hayas incluido con la tarea.
    • Fecha de creación: la fecha en que se creó la tarea.
  • En el panel derecho, haz clic en eliminar para eliminar cualquier columna que no desees ver.

Descubre cómo exportar tus tareas y usar las colas de tareas en la página del índice de tareas.

Trabaja con tareas en un registro

• Navega a tus registros:
• Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Contactos.
• Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Empresas.
• Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
• Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Servicio > Tickets.
• Objetos personalizados: En tu cuenta de HubSpot, navega a Contactos > Contactos, luego haz clic en el menú desplegable en la parte superior izquierda y selecciona el nombre del objeto personalizado.

• Para ver cualquier tarea asociada al registro, haz clic en Tareas en el panel central.
• En cada tarea:
  • Finalizar: haz clic en el ícono finalizar success para marcar la tarea como finalizada.
  • Título: ingresa el nombre de la tarea. Incluye el texto llamada o correo electrónico para establecer automáticamente el tipo de tarea correspondiente.
  • Asignado a: selecciona un usuario responsable de la tarea en el menú desplegable Asignado a.
  • Fecha de vencimiento: selecciona una fecha y hora de vencimiento para la tarea.
  • Tipo de tarea: selecciona Llamar, Correo o Pendiente. 
  • Prioridad: selecciona si la tarea es prioridad alta.
  • Recordatorio: selecciona una fecha y hora en que se envía el recordatorio por correo electrónico al propietario de la tarea.
  • Cola: agrega la tarea a una cola de tareas existente o crea una nueva cola de tareas. Selecciona Ninguna si no deseas agregar esta tarea a una cola de tareas.

• • Descripción: ingresa detalles sobre la tarea.
• Coloca el cursor sobre la tarea para acciones adicionales:
  • Asociado con X registros:  haz clic en el menú desplegable para ver, agregar y eliminar cualquier otro registro a la tarea.
  • Anclar: haz clic para anclar la tarea en la parte superior del registro.
  • Historial: haz clic para ver el historial de propiedades asociado con la tarea. 
  • Enlace: haz clic para navegar a una URL específica de la tarea. 
  • Eliminar: elimina la tarea.

Trabaja con tareas desde tu bandeja de entrada de Gmail

• Inicia sesión en Gmail.
• En el lado derecho de tu bandeja de entrada de Gmail, haz clic en el símbolo de rueda dentadasprocket.

• Asegúrate de estar en la pestaña Tareas. Si solo ves un perfil de contacto, haz clic en la flecha en la parte superior izquierda del panel para volver y haz clic en la pestaña Tareas.

• Para editar una tarea, haz clic en la tarea y actualiza sus detalles. Una vez finalizado, haz clic en Guardar.
• Para completar una tarea, haz clic en la marca de comprobación junto a ella.
• Para ver una tarea en tu cuenta de HubSpot, coloca el cursor sobre la tarea y haz clic en el menú desplegable Acciones. Selecciona Ver en HubSpot.
• Para eliminar una tarea, coloca el cursor sobre la tarea y haz clic en el menú desplegable Acciones. Seleccionar Eliminar.