Yhdistä henkilökohtainen sähköpostisi

Liitä henkilökohtainen sähköpostitili HubSpotiin, jotta voit lähettää henkilökohtaisia sähköposteja CRM-järjestelmästä, tallentaa sähköpostivastaukset CRM:ään, lähettää sarjasähköposteja ja asentaa HubSpot Salesin, jotta pääset käyttämään myyntityökaluja suoraan sähköpostilaatikostasi.

Tämän sähköpostitilin tulee olla käyttäjäkohtainen, eikä kukaan muu tiimissäsi saa käyttää sitä. Sen tulee olla sähköpostiosoite, jota käytät yleensä lähettäessäsi sähköposteja yhteyshenkilöillesi, kuten yrityksesi sähköpostiosoite. Yhdistämällä henkilökohtaisen sähköpostitilisi annat HubSpotille luvan lähettää sähköposteja yhteyshenkilöillesi yrityksesi sähköpostipalvelimia käyttäen. Jotkin HubSpot-työkalut edellyttävät henkilökohtaisen sähköpostin yhdistämistä. Voit yhdistää HubSpot-palveluun useita henkilökohtaisia sähköpostiosoitteita, joita käyttäjäsi voi käyttää sähköpostien lähettämiseen.

Tiimin sähköpostiosoite on sähköpostiosoite, johon useilla käyttäjillä on pääsy ja jota he käyttävät viestintään asiakkaiden kanssa. Voit liittää tiimin sähköpostiosoitteen keskustelujen postilaatikkoon tai asiakaspalveluun, jotta tiimisi voi tarkastella, hallita ja vastata sähköposteihin yhdestä paikasta.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin liität henkilökohtaisen postilaatikkosi, tutustu vaatimuksiin ja rajoituksiin.

Vaatimukset

• Jos haluat yhdistää Exchange-postilaatikon, varmista IT-tiimiltäsi, että Exchange-palvelimellasi on Exchange 2010 SP2 tai uudempi versio. 

• Jos haluat liittää postilaatikkosi IMAP-protokollan kautta, varmista IT-tiimisi kanssa, että kaikki tekniset vaatimukset täyttyvät.

Rajoitukset ja huomioitavaa

• Käyttäjät, joilla on vain lukuoikeudet, eivät voi yhdistää henkilökohtaisia sähköpostejaan HubSpot-palveluun. Lue lisää käyttöoikeuksien hallinnasta.

• Et voi käyttää yhtä sähköpostitiliä sekä henkilökohtaisena sähköpostina että tiimin sähköpostina HubSpotissa. 
• Seuraavia sähköpostitilejä ei tueta, kun yhdistät henkilökohtaisen sähköpostisi:
  • Gmail-tilit, joissa on käytössä Googlen Advanced Protection Program.
  • Microsoft 365:n jaetut postilaatikot.
  • ActiveSync. Jos käytät ActiveSynciä sähköpostiohjelmassasi, yhdistä tilisi HubSpot-Exchange-yhteyden avulla.
  • Amazon SES ja Amazon WorkMail. Jos sinulla on ongelmia liitetyn sähköpostin kanssa ja käytät jompaakumpaa näistä sähköpostipalveluntarjoajista sähköpostisi isännöintiin, on suositeltavaa vaihtaa sähköpostipalveluntarjoaja Gmailiin tai Microsoft 365:een.

Yhdistä sähköpostisi

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Yleiset.
3. Napsauta Sähköposti-välilehteä .
4. Napsauta Yhdistä henkilökohtainen sähköposti.

5. Jos haluat ottaa postilaatikon automaatiotoiminnot käyttöön yhdistämisen yhteydessä, valitse valintaikkunassa Ota postilaatikon automaatio käyttöön -valintaruutu.
6. Napsauta Yhdistä postilaatikkosi.
7. Kirjoita tekstikenttään sähköpostiosoitteesi ja napsauta sitten Seuraava.
   
8. Napsauta Yhdistä [sähköpostipalveluntarjoajaan].
   

9. Jos sähköpostipalveluntarjoajaasi ei tunnisteta, napsauta Haluan valita sähköpostipalveluntarjoajani itse. Valitse sitten sähköpostipalveluntarjoajasi.  
10. Jatka alla olevien ohjeiden mukaisesti sähköpostipalveluntarjoajasi mukaan:
    • Google/Gmail
    • Microsoft Outlook
    • Microsoft Exchange
    • Microsoft Outlook (GCC High) (BETA)
    • Muu sähköpostipalveluntarjoaja (IMAP)

Gmail

1. Lue läpi, mitä voit odottaa, kun yhdistät Gmail-postilaatikkosi HubSpot-palveluun, ja napsauta sitten Jatka.

Pakollinen ilmoitus: kunintegroit Google-tilisi HubSpot-alustaan, voit yhdistää useita Google-palveluita HubSpot-tiliisi. Näin HubSpot pääsee käsiksi Google-tilisi tietoihin. Nämä palvelut ja tietotyypit on kuvattu alla;

Gmail: Voit lähettää ja vastaanottaa Gmail-viestejä, ajoittaa sähköpostien lähettämistä ja muokata sähköpostiluonnoksia HubSpot-sovelluksessa. Voit myös kirjata ja seurata sovelluksessa lähetettyjä sähköposteja. HubSpotilla on pääsy Gmail-tietoihisi, kuten sähköpostin otsikoihin, aiheviesteihin ja sähköpostin tekstiin.

Käytämme Google-tietojasi vain tuotteemme eri osien toiminnassa, jotka liittyvät päivittäin käyttämiisi Google Workspace -työkaluihin. Tiedot ovat sinun. Haluamme vain auttaa sinua kasvamaan paremmin. Voit poistaa integroinnin HubSpot-sovelluksesta siirtymällä kohtaan Asetukset > Integraatiot > Sähköpostin integraatiot ja napsauttamalla ”Poista käytöstä”. Voit myös peruuttaa HubSpotin käyttöoikeuden Google-tililtäsi seuraamalla tässä lueteltuja ohjeita. Lisätietoja Google-integraatiosta ja tiedoista, joihin meillä on pääsy, on tietosuojakäytännössämme.

2. Sinua pyydetään kirjautumaan Gmail-tiliisi. Kirjoita sen Google-tilin sähköpostiosoite, jota haluat käyttää. Jos olet jo kirjautunut yhteen tai useampaan Gmail-tiliisi, valitse tili, jonka haluat yhdistää.
3. Tarkista vaaditut käyttöoikeudet ja napsauta sitten Salli.

4. Sinut ohjataan takaisin asetuksiin, ja näyttöön tulee valintaikkuna, jossa ilmoitetaan, että Gmail-postilaatikkosi on yhdistetty HubSpotiin.

Pakollinen ilmoitus: käyttämällä Gmail-sähköpostin integrointia HubSpotin kanssa annat HubSpotille pääsyn tiliisi liittyviin tietoihin, mukaan lukien yhteystiedot, sähköpostit, kalenteri, jakelulistat, otsikot ja sähköpostisi seurattujen linkkien URL-osoitteet, jos käytät sähköpostin seurantatoimintoa. Lisäksi HubSpot voi lukea, muokata, luoda ja lähettää sähköposteja liitetystä Gmail-tilistäsi. HubSpot skannaa sähköpostisi sisällön tunnistaakseen, mitä sähköposteja olet päättänyt seurata, jotta se voi tarjota sinulle ilmoitusominaisuuden. HubSpot tallentaa vastaukset, lähtevät viestit, sähköpostin otsikot, otsikkokentän, jakelulistat, aliakset, lähetysajan ja sähköpostin tekstin. Sähköpostisi voi sisältää arkaluonteisia tietoja, kuten yhteystietojesi nimiä, yksityisiä viestejäsi tai taloudellisia tai lääketieteellisiä tietoja. Ymmärrät, että seuraamasi viestit ovat näkyvissä muille käyttäjille HubSpot-tililläsi.

Jos yhdistät Gmail-tilisi IMAP:n (tai yleisen postilaatikon yhteyden) kautta, tilauspalvelalla on pääsy vain sähköpostiosoitteeseen, salasanaan, palvelintietoihin, sähköpostin metatietoihin ja viestien tekstiin. Lisäksi Gmail-tilin yhdistäminen IMAP:n kautta ei vaadi sinua yhdistämään muita G Suite -sovelluksia.

Microsoft Outlook

1. Lue läpi, mitä voit odottaa, kun yhdistät Microsoft 365 -postilaatikkosi HubSpot-palveluun, ja napsauta sitten Jatka.
2. Sinua pyydetään kirjautumaan Microsoft 365 -tiliisi. Kirjoita sen Microsoft 365 -tilin sähköpostiosoite, jota haluat käyttää. Jos olet jo kirjautunut yhteen tai useampaan sähköpostitiliisi, valitse tili, jonka haluat yhdistää.
3. Sinut ohjataan takaisin asetuksiin, joissa yhteys vahvistetaan ja saatetaan loppuun. Valintaikkunassa ilmoitetaan, että Microsoft 365 -postilaatikkosi on yhdistetty HubSpot-palveluun.

Tarvittava ilmoitus: jos käytät Outlook-sähköpostin integrointia HubSpotin kanssa, HubSpotilla on pääsy tiliisi liittyviin tietoihin, mukaan lukien yhteystiedot, sähköpostit, kalenteri, jakelulistat, otsikot ja sähköpostisi seurattujen linkkien URL-osoitteet, jos käytät sähköpostin seurantatoimintoa. HubSpot skannaa sähköpostisi sisällön tunnistaakseen, mitä sähköposteja olet päättänyt seurata, jotta se voi tarjota sinulle ilmoitustyökalun. HubSpot tallentaa vastaukset, lähtevät viestit, sähköpostin otsikot, otsikkokentät, jakelulistat, aliakset, lähetysajat ja viestien sisällöt. Seuraamasi viestit ovat näkyvissä muille HubSpot-tilisi käyttäjille.

Microsoft Exchange

Huomaa: Microsoft lopettiExchange Onlinen perusautentikoinnin käytön lokakuussa 2022 ja vaatiimodernia autentikointia. HubSpotin Exchange-integraatio käyttää perusautentikointia, mutta se on suunniteltuExchange On-Premises -instansseille, joihin tämä muutos ei vaikuta ja jotka toimivat edelleen perusautentikoinnin avulla. Jos olet Exchange Online -käyttäjä, voit sen sijaan yhdistää HubSpotin Outlook-integraatioon. Se on yhteensopiva pilvipohjaisen Exchangen kanssa ja käyttää OAuthia, joka on modernin todennuksen muoto. Voit yhdistää postilaatikkosi uudelleen Outlook-integraation avulla milloin tahansa.

Sähköpostilaatikon yhdistämiseen tarvitaan Exchange-sähköpostiosoitteesi ja salasanasi. Exchange-palvelimesi kokoonpanosta riippuen yhdistämiseen saatetaan tarvita lisätietoja. Tarkista seuraavasta taulukosta, että sinulla on kaikki tarvittavat tiedot:

1. Lue läpi, mitä voit odottaa, kun yhdistät postilaatikkosi HubSpotiin, ja napsauta sitten Jatka. Voit myös tutustua HubSpot Salesin tietosuojakatsaukseen ennen yhdistämistä.
2. Syötä valintaikkunaan Exchange-sähköpostiosoitteesi ja salasanasi. 

3. Syötäkäyttäjätunnuksesi ja Exchange-URL-osoitteesinapsauttamalla Näytä valinnaiset kentät.Exchange-palvelun Autodiscover-ominaisuutta käytetään oletuksena Exchange-URL-osoitteen tunnistamiseen verkkotunnuksesi DNS-asetusten avulla.
4. Jos Exchange-URL-osoitetta ei tunnisteta automaattisesti, syötä seuraavat tiedot manuaalisesti:

• • Käyttäjätunnus: kirjoita käyttäjätunnuksesi. Yleensä se on sähköpostiosoitteen @-merkin edessä oleva osa tai käyttäjätunnuksesi.
  • Exchange-URL: kirjoita URL-osoite, jota käytetään Exchange-palvelimeen pääsemiseksi.

Huomaa: Exchange-palvelimesiExchange-URL on yleensä muodossa https://mail.domain.com/ews/exchange.asmx. Jos et ole varma, mitä sinun pitäisi syöttää, kirjaudu Exchange-postilaatikkoosi selaimella, kopioi URL ja liitä se Exchange-URL- kenttään. Oikea Exchange-URL tunnistetaan ja ehdotetaan oletuksena.

5. Napsauta Yhdistä postilaatikko.
6. Yhteys tarkistetaan ja muodostetaan, ja valintaikkunassa ilmoitetaan, että Exchange-postilaatikkosi on yhdistetty HubSpot-palveluun.

Jos Exchange-tilin yhdistämisessä ilmenee virhe, lue lisää tilin yhdistämisongelmien vianmäärityksestä.

Pakollinen ilmoitus: jos yhdistät sähköpostitilisi Exchange-palvelun kautta, HubSpotilla on pääsy sähköpostiosoitteeseesi, salasanaasi, palvelintietoihisi, sähköpostin metatietoihin ja viestien sisältöön. Näiden tunnistetietojen avulla HubSpot pääsee käsiksi muihin tiliisi liittyviin tietoihin, kuten kalenteriin, yhteystietoihin ja jakeluryhmiin.

Muu sähköpostipalveluntarjoaja (IMAP)

Huomaa: sinun on täytettävä kaikkitekniset vaatimukset postilaatikkosi yhdistämiseksi. 

1. Lue läpi, mitä voit odottaa, kun yhdistät postilaatikkosi HubSpotiin, ja napsauta sitten Jatka. Voit myös tutustua HubSpot Salesin tietosuojakatsaukseen.
2. Syötä seuraavaksi sähköpostiosoite ja salasana, joita käytät kirjautuessasi sähköpostitilillesi. Useimmissa tapauksissa HubSpot tunnistaa palvelimesi IMAP- ja SMTP-asetukset, kun olet syöttänyt sähköpostiosoitteesi ja salasanasi. Tai jos tilisi järjestelmänvalvoja on jo määrittänyt verkkotunnuksesi IMAP-asetukset, IMAP- ja SMTP-palvelintietosi täyttyvät automaattisesti.

Huomaa: jos sähköpostilaatikkosi käyttää kaksivaiheista todennusta, sinun on syötettävä kolmannen osapuolen sovelluksen salasana. Tutustu sähköpostipalveluntarjoajasi (esim. Yahoo Mail tai iCloud) ohjeisiin saadaksesi ohjeet kolmannen osapuolen sovelluksen salasanan luomiseen. Lue lisää sähköpostilaatikon yhdistämisestä kaksivaiheisen todennuksen kanssa yhteisöstä.

3. Jos HubSpot ei tunnista palvelimesi IMAP- ja SMTP-asetuksia, napsauta laajentaaksesi Lisäasetukset-kohdan.
   • Jos lähtevä postisi (SMTP) ei käytä samoja tunnistetietoja kuin saapuva postisi (IMAP), poista valinta Lähtevä posti käyttää samoja tunnistetietoja kuin saapuva -valintaruudusta ja syötä sitten tunnistetiedot sekä lähtevälle että saapuvalle postipalvelimelle.
   • Muussa tapauksessa syötä palvelimesi käyttäjätunnus, IMAP-palvelin ja -portti sekä SMTP-palvelin ja -portti vastaaviin kenttiin.
   • Voit myös valita Luota kaikkiin varmenteisiin -valintaruudun tarvittaessa . Lue, miten löydät nämä palvelintiedot sähköpostiohjelmastasi.

4. Napsauta Yhdistä postilaatikko.
5. Yhteys vahvistetaan ja muodostetaan, ja näyttöön avautuu valintaikkuna, jossa ilmoitetaan, että postilaatikkosi on yhdistetty HubSpotiin.

Pakollinen ilmoitus: jos yhdistät sähköpostitilisi IMAP:n (tai yleisen postilaatikon yhteyden) kautta, HubSpotilla on pääsy vain sähköpostiosoitteeseen, salasanaan, palvelintietoihin, sähköpostin metatietoihin ja viestien sisältöön. Lisäksi Outlook-tilisi yhdistäminen IMAP:n kautta ei vaadi sinua yhdistämään muita Microsoft-sovelluksia.