Hallitse asiakasportaalin asetuksia

Muokkaa portaalin nimeä

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Palvelu > Asiakasportaali.
2. Anna portaalin nimi. Tämä on otsikko, joka näkyy selaimen välilehdessä, kun asiakkaat ovat kirjautuneet asiakasportaaliin.

Hallitse verkkotunnusta

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Palvelu > Asiakasportaali.
2. Siirry URL-osoitteeseen. Slug-kentässä voit muokata URL-osoitteen slugia. Voit hallita asiakasportaalissasi käytettävää verkkotunnusta napsauttamalla Hallitse verkkotunnuksiasi.
3. Asiakasportaali näkyy verkkotunnuksellesi asetetulla ensisijaisella kielellä. Jos muutat verkkotunnuksesi kieltä Verkkotunnukset ja URL-osoitteet -asetuksissa , myös asiakasportaalin kieli päivittyy. Lue lisää HubSpotin kielitarjonnasta.

Huomaa: monikielisiä asiakasportaaleja ei tällä hetkellä tueta.

Muokkaa oletustietokantaa tai asiakaspalvelua

Voit valita oletustietokannan tai asiakaspalvelun asiakaspalveluportaalissa olevien kontaktien luomille lipuille. Kun asiakas kirjautuu asiakaspalveluportaaliin, hän voi vastata lippuun, ja hänen vastauksensa näkyy valitussa tietokannassa tai asiakaspalvelussa.

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Palvelu > Asiakasportaali.
2. Napsauta Valitse, minne portaalin liput lähetetään -osiossa avattavaa valikkoa ja valitse postilaatikko tai asiakaspalvelupiste.

Määritä asiakasticketien käyttöoikeudet

Voit määrittää, mitä ticket-viestejä asiakkaasi voivat tarkastella asiakasportaalissa, määrittämällä asiakasticketien käyttöoikeudet:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Palvelu > Asiakasportaali.
2. ValitseAsiakasticket-oikeudet-osiosta jokin seuraavista vaihtoehdoista:
   • Salli asiakkaiden tarkastella kaikkia yrityksensä lippuja : kun yhteyshenkilö kirjautuu asiakasportaaliin, näkyviin tulevat kaikki hänen ensisijaiseen yritystietueeseensa liittyvät liput sekä hänen yhteystietueeseensa liittyvät liput.
   • Salli asiakkaiden tarkastella vain omia lippuja: kun yhteyshenkilö kirjautuu asiakasportaaliin, näkyviin tulevat vain hänen yhteystietorekisteriinsä liittyvät liput.
   • Salli tietyn asiakaskunnan tarkastella kaikkia yrityksensä lippuja: vain yhteyshenkilöt, jotka täyttävät määritellyt kriteerit, voivat tarkastella yrityksensä lippuja. 
     • Napsauta Aseta yhteyshenkilön ominaisuudet.
       
       
     • Napsauta oikeassa paneelissa + Lisää suodatin asettaa kriteerit. 
     • Voit lisätä uuden suodattimen napsauttamalla+ Lisää suodatinAND-taiOR-ryhmissä. Kun asetat suodattimen AND-vaihtoehdolla, tietueiden on täytettävä kaikki suodatinryhmän kriteerit, jotta ne voidaan sisällyttää näkymään. Kun valitset OR-vaihtoehdon, tietueiden on täytettävä vähintään yhden suodatinryhmän kriteerit, jotta ne voidaan sisällyttää näkymään. Valitseominaisuus, jonka mukaan haluat suodattaa,asetaominaisuudenkriteeritja napsauta sittenKäytä suodatinta.
     • Kun olet valmis, napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa X-painiketta. Suodattimet otetaan käyttöön, mutta sinun on tallennettava näkymä, jotta suodattimet säilyvät. 
3. Napsauta Tallenna

Jos valitset Salli asiakkaiden tarkastella kaikkia yrityksensä lippuja, asiakkaasi voivat vaihtaa omien lippujensa ja yrityksensä lippujen välillä. Kun asiakas kirjautuu asiakasportaaliin, hän voi napsauttaa Lippujen näkymän oikeassa yläkulmassa olevaa Näytä-pudotusvalikkoa ja valita sitten jonkin vaihtoehdoista:

• Organisaation liput: kaikki asiakkaan yritykseen liittyvät liput tulevat näkyviin.
• Omistamani: vain asiakkaan yhteyshenkilöön liittyvät liput näkyvät.

Lisää tukilomake asiakasportaaliin

Voit lisätä tukilomakkeen asiakasportaaliin, jotta vierailijat voivat kirjautua sisään ja lähettää uuden tukipyynnön asiakasportaalista.

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Palvelu > Asiakasportaali.
2. Siirry Lisäasetukset-välilehteen.
3. Valitse Tukilomake-osiossa Connect-tukilomakkeen valintaruutu.
4. Kirjoita lomakkeen valikkoteksti. Se näkyy linkkinä asiakasportaalin navigointivalikossa.
5. Kirjoita Lomakkeen otsikkoteksti. Se näkyy lomakkeen yläosassa.
6. Valitse lomake avattavasta Lomakkeet- valikosta.
7. Napsauta vasemmassa alakulmassa Tallenna.

Sinun on valittava lomake, joka sisältää tikettien ominaisuudet ja joka on kytketty keskustelujen saapuvien viestien kansioon tai tukipalveluun. Voit lisätä tikettien ominaisuudet lomakkeeseen joko luomalla lomakkeen tukilomakemallin avulla tai ottamalla tikettien ominaisuudet käyttöön lomakkeen luontityökalussa.

Voit ottaa tikettien ominaisuudet käyttöön lomakkeessa seuraavasti:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Markkinointi > Lomakkeet.
2. Vie hiiri lomakkeen päälle ja napsauta Muokkaa.
3. Napsauta lomakkeen editorin vasemmassa paneelissa asetuskuvaketta.
4. Napsauta vasemmassa sivupalkin valikossa Lähetysasetukset.
5. Kytke Automaattinen lippujen luominen -kohdassa kytkin päälle.
6. Napsauta valintaikkunassa avattavaa valikkoa ja valitse postilaatikko tai asiakaspalvelu, ja napsauta sitten Tallenna.

Jokaisesta lomakkeen lähetyksestä luodaan lippu, joka näkyy asiakkaan omassa asiakasportaalissa sekä keskustelujen postilaatikossa.

Mukauta teema

Voit muokata asiakasportaalin ulkoasua seuraavasti:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Palvelu > Asiakasportaali.
2. Napsauta Mukauta portaalin ulkoasua -osiossa Muokkaa teemaa.
3. Varmista teeman esikatselussa tyylivaihtoehdoilla, että asiakasportaalin ulkoasu on yhdenmukainen muun verkkosivustosi kanssa. Lisätietoja teeman tyylin asetusten muokkaamisesta.

Huomaa: jos teet muutoksia teeman tyyleihin, nämä muutokset koskevat tikettiluetteloa, tikettien yksityiskohtia ja tikettilomakkeen sivua.

Mukauta tikettien näyttö

Hallitse, miten liput näkyvät portaalissasi muokkaamalla lippujen nimikkeitä, suodattamalla näkyvät liput ja valitsemalla lippusivulla näkyvät sarakkeet.

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Palvelu > Asiakasportaali.
2. Siirry Lisäasetukset-välilehteen.
3. Voit muuttaa lippujen näyttönimeä lippujen kotisivulla kirjoittamalla kenttään Lippujen näyttönimi uuden näyttönimen. Voit esimerkiksi muuttaa nimikkeen tilauksiksi, tapauksiksi tai pyynnöiksi. Opi päivittämään lomakkeen otsikkoteksti vastaamaan uutta nimikettä.
4. Voit mukauttaa, mitkä liput näkyvät asiakasportaalissa seuraavasti:
   • Napsauta Lippujen näkyvyys -osiossa Valitse lippujen ominaisuudet.
   • Valitse oikeanpuoleisesta paneelista lippujen ominaisuus, jonka mukaan haluat suodattaa, ja valitse sitten suodatuskriteerit.
5. Voit myös valita, mitkä sarakkeet näkyvät lipun näyttösivulla. Voit lisätä enintään 10 ominaisuutta:
   • Voit järjestää sarakkeet uudelleen napsauttamalla ja vetämällä ominaisuudet haluamaasi järjestykseen.
   • Voit lisätä ominaisuuden napsauttamalla + Lisää ominaisuus.
   • Voit muokata saraketta viemällä hiiren sen päälle ja napsauttamalla Muokkaa.
   • Voit poistaa ominaisuuden taulukosta viemällä hiiren sen päälle ja napsauttamalla Poista.
   • Voit palauttaa sarakkeet oletusasetuksiin napsauttamalla Palauta suositeltuihin oletusasetuksiin.
6. Valitse näytön vaihtoehto kohdassa Mukauta lipun omistajan näyttönimi. Oletuksena käytetään omistajan etunimeä, mutta voit valita, näytetäänkö omistajan koko nimi, sukunimi vai mukautettu alias.

7. Oletuksena lipun tila näkyy vain avoinna tai suljettuna. Jos haluat näyttää lipun tilan koko nimen, kytke Lipun vaiheet -kytkin päälle.

8. Napsauta Tallenna.

Voit tarkistaa, mitkä keskustelut näkyvät asiakasportaalissa, käyttämällä keskustelukorttia lipun tietueen oikeassa sivupalkissa. Jos lippuun liittyy useita keskusteluketjuja, vain alkuperäinen ketju näkyy asiakasportaalissa.

On suositeltavaa, että sinä ja tiimisi käytätte muistiinpanoja ja kommentteja sisäiseen viestintään lippujen osalta tai asetatte suodatussäännöt, joilla suodatetaan kaikki sisäinen viestintä pois asiakasportaalista.

Määritä lippujen toiminnot asiakkaille

Hallitse asiakkaiden vuorovaikutusta lippujen kanssa portaalissa sallimalla heidän vastata suljettuihin lippuihin tai sulkea lippuja itse.

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Palvelu > Asiakasportaali.
2. Siirry Lisäasetukset-välilehteen.
3. Valitse lipputoimintojen osiossa jokin seuraavista vaihtoehdoista:
   • Salli asiakkaiden vastata suljettuihin keskusteluihin: anna asiakkaiden vastata suljetun lipun olemassa olevaan ketjuun.
   • Salli asiakkaiden sulkea lippuja portaalista: anna asiakkaiden sulkea lippuja suoraan portaalista.
     • Napsauta Tiketin vaihe -pudotusvalikkoa ja määritä suljettu vaihe kullekin putkelle.
     • Jos putkistossasi on vain yksi suljettu vaihe, se valitaan oletuksena.
4. Napsauta Tallenna.

Muokkaa käyttöoikeuksien hallintaa

Voit joko sallia asiakkaiden luoda oman käyttäjätunnuksen tai määrittää käyttöoikeudet tietyille käyttöoikeusryhmille.

1. Käyttöoikeuden myöntäminen tietylle kontaktiryhmälle:

• • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Palvelu > Asiakasportaali.
  • Siirry Lisäasetukset-välilehteen.
  • Napsauta vasemmassa sivupalkissa kohtaa Käyttöoikeudet.
  • Valitse vaihtoehto Access group membership required (Vaaditaan pääsyoikeusryhmän jäsenyys), napsauta sitten avattavaa valikkoa ja valitse pääsyoikeusryhmät, joille haluat myöntää pääsyoikeuden ( ).
    
    

2. Jotta käyttäjät voivat luoda oman kirjautumistunnuksensa:
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Palvelu > Asiakasportaali.
   • Siirry Lisäasetukset-välilehteen.
   • Napsauta vasemmassa sivupalkissa Access (Pääsy).
   • Valitse vaihtoehto Self-registration required (Itserekisteröityminen vaaditaan). Tämä mahdollistaa kaikille käyttäjille rekisteröitymisen ja oman kirjautumistunnuksen luomisen asiakasportaaliin. Tämän vaihtoehdon valitsemiseksi sinun on oltava ottanut itserekisteröitymisen käyttöön yksityisten sisältöasetuksissasi.
3. Voit määrittää SSO:n yksityisen sisällön asetuksissa napsauttamalla Authentication Method (Todennusmenetelmä).
4. Voit hallita suostumusilmoitusta yksityisen sisällön asetuksissa napsauttamalla Suostumusilmoitus.

Yksityisen sisällön järjestelmäsivujen määrittäminen

Voit valita ja muokata järjestelmäsivuja, joita asiakkaasi käyttävät portaalissa, mukaan lukien sivut, joilla he voivat rekisteröityä, kirjautua sisään ja ulos. Voit myös määrittää pääsyn eston sivun ja salasanan nollaussivut.

Asiakasportaalin järjestelmäsivujen määrittäminen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaan Sisältö > Yksityinen sisältö.
3. Napsauta Sivut-välilehteä .
4. Napsauta kunkin järjestelmäsivutyypin alla olevaa avattavaa valikkoa ja valitse malli.
5. Kun olet valinnut mallin, voit muokata tai esikatsella sitä napsauttamalla Toiminnot ja valitsemalla sitten vastaavan vaihtoehdon.

Mukauta suostumus tietojen käsittelyyn (valinnainen)

Jos annat asiakkaiden rekisteröityä itse asiakaspalveluportaaliin, sinun tulee määrittää suostumusilmoitus, jossa kerrotaan, miten aiot käyttää heidän tietojaan.

Huomaa: vaikka nämä ominaisuudet ovat käytettävissä HubSpotissa, lakitiimisi on paras taho antamaan sinulle neuvontaa säännösten noudattamisesta juuri sinun tilanteessasi.

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Palvelu > Asiakasportaali.
2. Siirry Lisäasetukset-välilehteen.
3. Napsauta vasemmassa sivupalkissa Access(Pääsy).
4. Napsauta Suostumusilmoitus.
5. Sinut ohjataan yksityisen sisällön asetuksiin osoitteessa . Napsauta Valitse muokattava verkkotunnus -pudotusvalikkoa ja valitse verkkotunnus, jossa asiakasportaali sijaitsee.
6. Napsauta Suostumus tietojen käsittelyyn -osiossa Muokkaa nimenomaista suostumusta koskevaa sisältöä.
7. Päivitä ilmoitus- ja suostumus-paneelissa suostumus tietojen käsittelyyn -teksti tai suostumus tietojen käsittelyyn -valintaruudun teksti ja napsauta sitten Tallenna. Voit myös linkittää ilmoitus- ja suostumustekstistä juridisen tiimisi ulkoisiin resursseihin, jos se on tarpeen.

Tämä päivittää vain asiakaspalveluportaalisi suostumuksen käsittelyä koskevan tekstin. Opi asettamaan oletusilmoitus ja suostumusteksti muille HubSpot-työkaluille.

Ota käyttöön cutasiakasportaalin

Kun olet suorittanut asetusten määrittämisen, voit ottaa asiakasportaalin käyttöön.

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Palvelu > Asiakasportaali.
2. Kytke asiakaspalveluportaalin kytkin päälle sivun yläosassa.

Asiakasportaalista tiimillesi lähetetyt viestit näkyvät keskustelujen saapuneissa viesteissä ja näkyvät sähköpostiviesteinä tietueen aikajanalla.

Anna yhteyshenkilöille pääsy asiakasportaaliin

Voit antaa asiakkaillesi pääsyn asiakasportaaliin joko jakamalla heille linkin portaaliin tai antamalla heidän käyttää portaalia tietopankin kautta. Asiakasportaalin tarkasteleminen:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Palvelu > Asiakasportaali.
2. Napsauta oikeassa yläkulmassa Näytä asiakasportaali.
3. Valitsemastasi kirjautumis- ja todennusmenetelmästä riippuen asiakkaiden on ehkä määritettävä kirjautumistunnukset ennen kuin he voivat käyttää asiakasportaalia:
   • Jos asiakkaat voivat rekisteröityä itse, kirjautumistietokenttien alle ilmestyy linkki Rekisteröidy tästä .

1. • Jos vain tietyllä kontaktiryhmällä on pääsy, heille lähetetään sähköpostiviesti, jotta he voivat määrittää kirjautumistunnuksensa.

Huomaa: jos olet kirjautunut HubSpot-tiliisi, kun vierailet asiakasportaalissa, sinun ei tarvitse kirjautua sisään nähdäksesi tikettiluettelosivun.

Asiakasportaalin käyttö

Kun vierailijat kirjautuvat asiakasportaaliin, he voivat tarkastella kaikkia avoimia ja suljettuja tikettejä tikettiluettelosivulla sekä suodattaa ja etsiä olemassa olevia tikettejä.

Seuraavat tikettien ominaisuudet ovat oletusarvoisesti näkyvissä asiakasportaalissa:

• Aihe
• Pyytäjä
• Luontipäivä
• Tiketin omistaja
• Viimeinen aktiivisuuspäivä
• Tila

Voit tarkastella lisätietoja lipusta ja siihen liittyvistä keskusteluista napsauttamalla lipun nimeä, jolloin tiketitietosivun.

Huomaa: jos lippuun liittyy useita keskusteluketjuja, vain vanhin ketju näkyy asiakasportaalissa.

Ticket-tietojen vieminen asiakaspalveluportaalista

Voidakseen viedä ticket-tietoja asiakkaat voivat klikata taulukon oikeassa yläkulmassa olevaa Vie CSV-tiedostoon -painiketta. Tämä vie kaikki nykyisessä näkymässä näkyvät tiedot, mukaan lukien kaikki vientihetkellä käytössä olevat suodattimet.

Jos asiakas haluaa tehdä uuden ticketin, hän voi klikata Tee tukiticket -painiketta. Tämä vie hänet luomallesi ticket-lomakkeelle, jossa hän voi lähettää uuden ongelman.

Asiakas voi kirjautua ulos portaalista napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa Kirjaudu ulos -painiketta. Voit asettaa istunnon aikakatkaisun, jolloin asiakkaat kirjautuvat ulos automaattisesti, jos he eivät ole olleet aktiivisia tietyn ajan.