Yhdistä HubSpot ja Microsoft Teams

Yhdistä Microsoft Teams -tilisi HubSpotiin, jotta voit lähettää yhteyshenkilöillesi Microsoft Teams -kokouslinkkejä ja vastaanottaa HubSpot-ilmoituksia Microsoft Teamsissa. Kun Microsoft Teams on yhdistetty HubSpotiin, HubSpot-botti lisätään Microsoft Teams -tiliisi.

Jos sinulla on palautetta tästä integraatiosta, voit lähettää ehdotuksia, pyyntöjä tai ideoita tällä lomakkeella.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin yhdistät HubSpotin ja Microsoft Teamsin, varmista, että HubSpot-sovellusta ei ole estetty Microsoft Teamsissa ja että HubSpot on valkoisessa luettelossa.

• Siirry Microsoft Teamsin hallintakeskukseen.
• Valitse vasemmasta sivupalkista Team-sovellukset > Hallitse sovelluksia.
• Etsi HubSpot.
• Napsauta HubSpot-sovellusta ja käännä Tilan vaihtokytkin kohtaan Sallittu.

• Napsauta seuraavaksi vasemmanpuoleisessa sivupalkissa Käyttöoikeuskäytännöt.
• Tarkista, että HubSpot-sovellus on sallittu organisaatiosi lupakäytännössä.

Sovelluksen vaatimukset

Microsoft Teamsin asennustyyppejä on kaksi. Riippumatta siitä, kumman asennustyypin valitset, asennat integraation kaikille käyttäjille HubSpot-portaalissasi.

Huomaa: sinun on oltava superadmin tai sinulla on oltava App Marketplace -oikeudet HubSpot-tililläsi. Sinun on oltava Microsoft Teamsin globaali ylläpitäjä, jotta voit asentaa Full Install -version.

• Täydellistä asennusta varten:
  • Lue organisaation tiedot: tarvitaan, jotta integraatio saa organisaation nimen.
  • Lue kaikkien käyttäjien täydelliset profiilit: vaaditaan, jotta integraatio saa perustiedot käyttäjistä.
  • Lue kaikki ryhmät: vaaditaan, jotta integraatio voi hakea luettelon ryhmistä.
  • Lue ja luo verkkokokouksia: vaaditaan, jotta integraatio voi luoda verkkokokouksia.
  • Read all group memberships (Lue kaikki ryhmän jäsenyydet): vaaditaan, jotta integraatio voi lukea perustiedot tiimin jäsenistä.
  • Luo kanavia: vaaditaan, jotta integraatio voi luoda kanavia osana työnkulun kanavien luontiominaisuutta.
  • Kaikkien kanavien nimien, kuvausten ja asetusten lukeminen ja kirjoittaminen: vaaditaan, jotta integraatio voi lukea kanavien luettelon.
  • Salli Teams-sovelluksen hallita itseään kaikkien tiimien osalta: vaaditaan, jotta integraatio voi asentaa HubSpot-botin tiimeihin.
  • Salli sovelluksen hallita itseään kaikkien käyttäjien osalta: vaaditaan, jotta integraatio voi asentaa HubSpot-botin käyttäjille.
  • Kirjaudu sisään ja lue käyttäjäprofiili: vaaditaan, jotta integraatio voi lukea sisäänkirjautuvan käyttäjän Microsoft Teams -käyttäjätunnuksen ja sähköpostin.
• Rajoitettua asennusta varten:
  • Lue ja luo verkkokokoukset: vaaditaan, jotta integraatio voi luoda verkkokokouksia.
  • Salli Teams-sovelluksen hallita itseään puolestasi: vaaditaan, jotta integraatio voi asentaa HubSpot-botin käyttäjälle.
  • Kirjaudusisään ja lue profiilisi: vaaditaan, jotta integraatio voi lukea sisäänkirjautuvan käyttäjän tunnuksen ja sähköpostin.

Huomaa: HubSpot pääsee käsiksi Microsoft Teamsin käyttäjätunnukseen, tiimin tunnuksiin ja yksityiseen keskusteluun, johon HubSpot-botti lähettää ilmoituksia.

Asenna Microsoft Teams -sovellus

• Etsi Microsoft Teams -integraatio ja valitse tuloksista Microsoft Teams.
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Asenna sovellus.
• Ennen kuin valitset asennusvaihtoehdon, tutustu valintaikkunan eroihin.
• Valitse Täysi asennus tai Rajoitettu asennus -vaihtoehto ja napsauta sitten Asenna sovellus.

Huomaa: työnkulut eivät ole käytettävissä, jos valitset rajoitetun asennuksen.

• Sinua pyydetään kirjautumaan Microsoft Teams -tilillesi. Syötä Microsoft Teamsin tunnukset.

• Voit valita HubSpotiin synkronoitavat tiimit napsauttamalla Yhdistetyt tiimit-välilehteä .
• Jos haluat yhdistää tietyn tiimin HubSpotiin, napsauta tiimin nimen vieressä olevaa Yhdistä-kytkintä päälle.

• Jos olet integraation asentanut käyttäjä, voit rajoittaa, mitä tiimejä HubSpotin käyttäjät voivat tarkastella valitsemalla Näytä-valintaruudun. Jos haluat, että kaikki käyttäjät voivat oletusarvoisesti tarkastella äskettäin luotuja tiimejä, valitse Ota näkyvyys oletusarvoisesti käyttöön äskettäin luoduille tiimeille (Turn on visibility for newly created teams by default ) -valintaruutu.
• Jos haluat yhdistää Microsoft Teams -käyttäjätilisi HubSpot-käyttäjätiliisi, valitse Käyttäjätili-välilehti . Sinun on suoritettava tämä vaihe, jotta voit lisätä Microsoft Teamsin kokouslinkkejä HubSpotin kokouslinkkeihin, vastaanottaa HubSpot-ilmoituksia Microsoft Teamsissa ja luoda mukautettuja työnkulun toimintoja tiimeille. Käyttäjät voivat joko asentaa botin manuaalisesti (Microsoft Teamsista) tai päivittää linkitetyn tilinsä HubSpotissa asentaakseen HubSpot-botin automaattisesti.

Huomaa: jokaisen käyttäjän on suoritettava alla olevat vaiheet Microsoft Teams -käyttäjätilin ja HubSpot-käyttäjätilin yhdistämiseksi.

• • Napsauta Yhdistä tili.
  • Kirjoita oikeassa paneelissa Microsoft Teams -tilikenttään Microsoft Teams -sähköpostiosoitteesi ja valitse sitten Päivitä linkitetty tili.
  • Microsoft Teams -tilillesi lähetetään vahvistusviesti. Siirry Microsoft Teamsiin ja etsi HubSpotin viesti ja napsauta sitten Vahvista.
  • Kun tilisi on vahvistettu, saat HubSpotilta tervetuliaisviestin Microsoft Teams -tilillesi ja voit aloittaa integraation käytön.

Saatat kohdata seuraavan virheen, kun yrität yhdistää Microsoft Teams -käyttäjän HubSpotiin:

Jokin meni pieleen, kun linkitettyä Microsoft Teams -tiliäsi päivitettiin.

Voit korjata tämän virheen:

• Tarkista, ettei HubSpot-sovellusta ole estetty Microsoft Teamsissa.
  • Siirry Microsoft Teamsin hallintakeskukseen.
  • Valitse vasemmassa paneelissa Team-sovellukset > Hallitse sovelluksia.
  • Etsi HubSpot.
  • Tarkista, että tila on Sallittu.

• • Siirry takaisin Microsoft Teamsiin.
  • Napsauta vasemmalla alhaalla olevaa Apps (Sovellukset) -painiketta.
  • Etsi HubSpot ja napsauta sovellusta.
  • Lisää HubSpot-sovellus manuaalisesti Microsoft Teams -tilillesi napsauttamalla Lisää.

Microsoft Teamsin kokouslinkkien lisääminen kokouksiin

Voit lisätä Microsoft Teams -kokouslinkkejä, kun suunnittelet kokousta CRM:ssä tai kun käytät kokoustyökalua. Kokouslinkit luodaan HubSpot-tilisi oletuskielellä, joka on asetettu HubSpot-tilillesi.

Huomaa: jokaisen käyttäjän on kartoitettava Microsoft Teams -käyttäjänsä HubSpotiin, jotta hän voi käyttää kokouslinkit-toimintoa .

• Jos haluat lisätä Microsoft Teams -linkin CRM:n tietueesta ajoittamaasi kokoustapahtumaan, siirry HubSpot-tililläsi tietueisiin.
  • Yhteystiedot:

• • Yritykset:
  • Deals:
  • Liput:
• Napsauta tietueen nimeä.
• Valitse vasemmassa paneelissa meetings Meet. Määritä kokous näytön alareunaan avautuvassa ikkunassa.
• Napsauta Valitse sijainti > Microsoft Teams.

Voit myös sisällyttää Microsoft Teams -linkin kokoustyökalussa luomallesi aikataulusivulle.

Huomaa: vaikka Office 365 -kalenterin yhdistäminen kokoustyökaluun ei ole pakollista, sitä suositellaan, jotta Microsoft Teams -integraatiosta saadaan kaikki hyöty irti.

• Vie hiiren kurssi kokouksen päälle ja valitse Muokkaa.
• Napsauta Yleiskatsaus-sivulla Lisää videoneuvottelu-linkin pudotusvalikkoa ja valitse Microsoft Teams.

• Napsauta Tallenna.

Huomaa: kokouslinkkejä ei voi päivittää, kun Microsoft Teamin linkki on luotu HubSpotissa. Linkin päivittäminen HubSpotissa edellyttää uuden kokouksen luomista.

HubSpotin aktiviteetti-ilmoitusten vastaanottaminen Microsoft Teamsissa

Kun olet yhdistänyt Microsoft Teams -sovelluksen HubSpotiin ja yhdistänyt käyttäjätilisi, seuraavat HubSpot-ilmoitustyypit lähetetään oletusarvoisesti HubSpot-botille Microsoft Teamsissa:

• Määritä
• Kommentti
• Seuraa
• Maininta
• Myöhästynyt
• Muistutus
• Vastaa
• Toimitus
• Näkymä (esim. asiakirjanäkymä)

Voit poistaa kaikkien ilmoitusten, ilmoitustyypin tai tiettyjen ilmoitusten lähettämisen Microsoft Teamsiin käytöstä:

• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Ilmoitukset.
• Napsauta Muut sovellukset-välilehteä .
• Jos haluat poistaa kaikki HubSpot-ilmoitukset käytöstä Microsoft Teamsissa, vaihda Microsoft Teams -kytkin pois päältä napsauttamalla sitä.

• Jos haluat kytkeä tietyt ilmoitustyypit pois päältä, laajennailmoitusaihe napsauttamalla Mitä sinulle ilmoitetaan -osiossa ja poista valintaruudut niiden ilmoitusten vierestä, joita et halua vastaanottaa.

HubSpot-yritysten ja -sopimusten yhdistäminen Microsoft Teams -kanaviin

Voit liittää yrityksen tai diilin tietueen Microsoft Teams -kanavaan:

• Siirry yritys- tai sopimustietueisiin:
  • Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteystiedot > Yritykset.
  • Kaupat: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Myynti > Kaupat.
• Napsauta oikean sivupalkin Microsoft Teams -kortissa Yhdistä Microsoft Teams -kanava.
• Napsauta ponnahdusikkunassa Valitse tiimi -pudotusvalikkoa ja valitse tiimi, joka liitetään HubSpot-tietueeseen.
  • Napsauta Select a channel (Valitse kanava ) -pudotusvalikkoa ja valitse olemassa oleva Microsoft Teams -kanava, joka yhdistetään HubSpot-tietueeseen.
  • Luo uusi kanava valitsemalla Luo uusi MS Teams -kanava.
  • Valitse aktiviteettityyppien valintaruudut synkronoidaksesi kyseiset hälytykset Microsoft Teams -kanavaan.
• Napsauta Associate channel (Yhdistä kanava).

Kun olet yhdistänyt kanavan, saat asiaankuuluvat aktiviteettihälytykset yhdistettyyn Microsoft Teams -kanavaan. Voit yhdistää useita tietueita yhteen kanavaan.

Microsoft Teamsin työnkulun toimintojen käyttäminen( vainProfessional ja Enterprise )

Kun olet yhdistänyt Microsoft Teamsin HubSpotiin, voit käyttää seuraavia työnkulun toimintoja:

• Create Microsoft Teams Channel (Luo Microsoft Teams -kanava): Luo uusi Microsoft Teams -kanava yritys- tai sopimuskohtaisessa työnkulussa.
• Lähetä Microsoft Teams -ilmoituksia: lähetä ilmoitus HubSpotin omistajalle ja Teams-kanavalle. Käytettävissä kaikissa työnkulutyypeissä paitsi mukautettuun kohteeseen ja tavoitteeseen perustuvissa työnkuluissa.

Huomaa: ilmoitusten lähettäminen Microsoft Teamsin yksityisiin kanaviin ei ole mahdollista.

• HubSpot-tililläsi siirry kohtaan Automaatio > Työnkulut.
• Napsauta työnkulun nimeä.
• Napsauta + plus-kuvaketta.
• Valitse oikeassa paneelissa Microsoft Teams -toiminto:
  • Jos haluat luoda kanavan, valitse Create Microsoft Teams Channel.
    • Voit valita, mihin tiimiin haluat luoda kanavan, napsauttamalla Tiimi-pudotusvalikkoa .
    • Kirjoita kanavan nimi Kanava-kenttään .
    • Valitse kanavan yksityisyysasetukset napsauttamalla avattavaa Tietosuoja-valikkoa .
    • Napsauta Tallenna.

• • Jos haluat lähettää ilmoituksia, valitse Lähetä Microsoft Teams -ilmoitukset.
    • Voit valita käyttäjät, joille ilmoitus lähetetään, napsauttamalla Users (Käyttäjät ) -pudotusvalikkoa.
    • Valitse tiimi, jolle ilmoitus lähetetään, napsauttamalla Tiimi-pudotusvalikkoa.
    • Valitse kanava, johon ilmoitus lähetetään, napsauttamalla Channel (Kanava ) -pudotusvalikkoa.
    • Kirjoita viesti Viesti-kenttään .
      • Voit muotoilla viestin käyttämällä tähtiä lihavoidaksesi tekstin, alleviivauksia kursivoidaksesi sen ja paluupainiketta uutta riviä varten.
      • Voit merkitä jonkun henkilön ilmoitukseen kirjoittamalla @ ja sen jälkeen hänen Microsoft Teams -käyttäjätunnuksensa.
      • Jos haluat sisällyttää ilmoitukseen hyperlinkin, laita hyperlinkkiteksti hakasulkeisiin ja sen jälkeen URL-osoite sulkeisiin. Esimerkiksi [HubSpot](www.hubspot.com).
    • Napsauta Select actions to include with message -pudotusvalikkoa ja valitse ilmoitukseen sisällytettävät toimet.
    • Napsauta Tallenna.

Ilmoitus lähetetään työnkulun toiminnossa määritettyyn Microsoft Teams -kanavaan. Ilmoituksen vastaanottava käyttäjä voi suorittaa toiminnon napsauttamalla mitä tahansa toimintopainiketta.

HubSpot-keskusteluihin vastaaminen Microsoft Teamsissa

Huomaa: tämä toiminto on käytettävissä vain, jos valitsit Integraation asennuksen yhteydessä vaihtoehdon Täysi asennus.

Kun olet yhdistänyt HubSpotin ja Microsoft Teamsin, voit lähettää ja vastaanottaa HubSpotin live-chat-, Facebook Messenger-, WhatsApp-, lomakeviestejä ja postilaatikkoviestejä suoraan Microsoft Teamsin kanavissa. Tätä varten käyttäjän, jolla on Account Access- tai Super admin -oikeudet, on päivitettävä Teams, jotta sitä voidaan käyttää HubSpot-keskusteluissa. Jokainen tiimi on päivitettävä tätä toimintoa varten.

Microsoft Teamin päivittäminen:

• Etsi Microsoft Teams -integraatio ja valitse tuloksissa Microsoft Teams.
• Napsauta Connected Teams -välilehdellä Botin päivitys -sarakkeessa Päivitä sen tiimin vieressä, jonka haluat päivittää. Tämän jälkeen sinut ohjataan Microsoft Teams -tilillesi.
• Microsoft Teams -tililläsi avautuu valintaikkuna, jossa näkyvät HubSpot-integraation tiedot. Napsauta Open (Avaa) -kohdan vieressä olevaa nuolikuvaketta ja valitse Add to a team (Lisää tiimiin). Valitse avattavan valikon avulla tiimi, jonka haluat päivittää, ja valitse sitten Set up a bot.
• Kun tiimi on päivitetty, siirry takaisin HubSpotiin. Voit nyt valita tiimin käytettäväksi keskustelujen saapuneet-kansiossa.

Tiimin valitseminen käytettäväksi keskustelujen saapuneet-kansiossa:

• Napsauta HubSpotin Microsoft Teams -integraatiosivulla Keskustelujen saapuneet-kansiot -välilehteä, jossa luetellaan kaikki HubSpot-tilillesi luodut keskustelujen saapuneet-kansiot.
• Napsauta Keskustelujen postilaatikon vieressä On/Off-vaihtoehtoa, jotta voit lähettää ja vastaanottaa viestejä keskustelujen postilaatikosta suoraan Microsoft Teamsin kanavissa.
• Valitse tiimi, joka vastaanottaa viestit, napsauttamalla Tiimi-pudotusvalikkoa.
• Napsauta Kanava-pudotusvalikkoa valitaksesi Microsoft Team -kanavan, joka vastaanottaa saapuvat viestit.

Kun olet yhdistänyt postilaatikon, saat automaattisesti ilmoituksen Microsoft Teamsissa, kun HubSpot-keskustelujen postilaatikossa on uusi viesti. Voit myös vastata suoraan Microsoft Teamsista.