Kirjaa Microsoft Teams -puhelut HubSpot-tietueisiin

Kun olet yhdistänyt HubSpotin ja Microsoft Teamsin, voit kirjata Microsoft Teamsin puhelut automaattisesti HubSpot-tietueisiin. Näin asiakaskeskustelut tallentuvat CRM-järjestelmääsi, ja tiimisi voi tarkastella puheluhistoriaa yhdessä muiden vuorovaikutusten kanssa ilman, että jokaista puhelua tarvitsee kirjata manuaalisesti. Voit myös määrittää click-to-call-toiminnon ja saapuvien puheluiden reitityksen avaamaan kyseisen HubSpot-yhteystietotietueen, kun vastaat Microsoft Teams -puheluihin. Tämä helpottaa asiakastietojen käyttöä keskustelujen aikana.

Ennen kuin aloitat

• Sinun on yhdistettävä Microsoft Teams -sovelluksen järjestelmänvalvojan tason asennusversio. Jos olet yhdistänyt käyttäjätason asennusversion, lue lisää siitä, miten voit siirtyä järjestelmänvalvojan tason asennukseen.
• Käyttäjät on liitettävä HubSpotin ja Microsoft Teamsin välillä, jotta puhelut voidaan kirjata HubSpot-tietueisiin.
• Microsoft Teams -puhelut voidaan kirjata vain HubSpotissa jo olemassa oleviin yhteystietueisiin. Jotta kirjaaminen toimisi, Microsoft Teamsissa käytetyn puhelinnumeron on vastattava tarkalleen joko HubSpotissa olevan yhteyshenkilön puhelinnumeroa tai matkapuhelinnumeroa, mukaan lukien sekä maakoodi että suuntanumero.
• HubSpot ei kirjaa puheluita yhteystietueisiin, jos yhteyshenkilön sähköpostiosoite vastaa HubSpot-tilin käyttäjän sähköpostiosoitetta.

Ota Teams-puheluiden automaattinen kirjaaminen käyttöön

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta. Siiry vasemman sivuvalikkopalkin kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset.
2. Napsauta Microsoft Teams.
3. Napsauta Asetukset -välilehteä. Napsauta sitten Teams-puhelin.
4. Valitse Lähtevät puhelut ja Saapuvat puhelut -valintaruudut niiden puheluiden osalta, jotka haluat kirjata automaattisesti HubSpot-tietokantaan. Valittu puhelutyyppi kirjataan automaattisesti yhteystietueeseen, siihen liitettyyn ensisijaiseen yritystietueeseen sekä kaikkiin siihen liitettyihin kauppatietueisiin.

Kun puhelu on kirjattu HubSpotin yhteystietueeseen, puhelun soittanut käyttäjä saa Microsoft Teamsissa HubSpot-botilta viestin, jossa ilmoitetaan, että puhelu on kirjattu. Käyttäjät voivat myös muokata kirjattujen puheluiden tietoja suoraan ilmoituksesta.

Huomaa: Microsoft Teams -puheluiden viiveen vuoksi puhelujen kirjaaminen tietueisiin kestää keskimäärin 15 minuuttia ja enintään 60 minuuttia.

Lisätoiminnot

Click-to-call-toiminnon tai saapuvien puheluiden reitityksen käyttöönotto edellyttää asetusten määrittämistä HubSpotin ulkopuolella.

Ota click-to-call-toiminto käyttöön

Click-to-call-toiminto on käytettävissä vain Windows-käyttäjille. Kun toiminto on määritetty, voit aloittaa Microsoft Teams -puhelun HubSpot-tietueen sivulta napsauttamalla yhteyshenkilön puhelinnumeron vieressä olevaa ” externalLink ” -kuvaketta.

Jos käytät Windows 10:tä:

1. Napsauta Käynnistä -painiketta ja valitse Oletussovellukset.
2. Napsauta Valitse oletussovellukset protokollan mukaan.
3. Napsauta TEL ja valitse Microsoft Teams.

Jos käytät Windows 11:tä:

1. Napsauta Käynnistä -painiketta ja valitse Oletussovellukset.
2. Napsauta Valitse oletussovellukset linkkityypin mukaan.
3. Valitse TEL-osiosta Microsoft Teams.

Avaa HubSpot-yhteystietueet, kun hyväksyt saapuvat Teams-puhelut

1. Siirry Microsoft Teamsin hallintakeskukseen.
2. Siirry vasemmalla olevasta navigointipalkista kohtaan Ääni > Puhelukäytännöt.

• • Voit ottaa kaikkien käyttäjien saapuvien puheluiden reitityksen HubSpotiin käyttöön napsauttamalla Yleinen käytäntö.
  • Jos haluat ottaa käyttöön saapuvien puheluiden reitityksen HubSpotiin tietyille käyttäjille, luo uusi käytäntö ja määritä se sitten kyseisille käyttäjille.

3. Napsauta käytännössä Avaa sovellukset selaimessa saapuville PSTN-puheluille -kytkintä , jotta se kytkeytyy päälle.
4. Liitä seuraava URL-osoite: https://app.hubspot.com/msteams-integration-ui/{Your HubID}/calling/redirect/{phone}

• • Korvaa {Your HubID} tilisi Hub- tunnuksella .
  • {phone} ei saa korvata URL-osoitteessa.

5. Siirry Microsoft Teamsin asetuksiin ja napsauta Puhelut.
6. Napsauta kytkintä Salli kolmannen osapuolen sovellusten avautuminen automaattisesti uuteen selainikkunaan saapuvien PSTN-puheluiden yhteydessä, jotta se kytkeytyy päälle.

Kun asetus on tehty, HubSpot-tietue avautuu automaattisesti, kun hyväksyt Teamsissa saapuvan puhelun yhteyshenkilöltä.