QuickBooks-toimintojen käyttö työnkulkuissa

Automatisoi kirjanpitotehtäviä HubSpotista QuickBooks Online -työnkulkutoimintojen avulla. Kun olet yhdistänyt QuickBooks Onlinen HubSpotiin, voit luoda työnkulkujen avulla QuickBooks-tietueita, kuten QuickBooks-laskuja, myyntitarjouksia, myyntikuitteja, kuluja ja hyvityskuitteja, CRM-järjestelmässäsi tapahtuneiden toimien perusteella. Tämä auttaa vähentämään manuaalista tietojen syöttöä ja varmistaa, että myynti- ja talousprosessit ovat yhdenmukaiset molemmissa järjestelmissä.

Esimerkiksi kun kauppa saavuttaa tietyn vaiheen, voit käyttää työnkulkua luodaksesi automaattisesti laskun tai myyntitarjouksen QuickBooks Onlinessa.

Huomaa: HubSpotin työnkulkujen QuickBooks Online -toiminnot ovat käytettävissä vain Yhdysvalloissa sijaitseville asiakkaille.

Ennen kuin aloitat

Luodakseen laskuja, myyntitarjouksia ja kuitteja QuickBooks Onlinessa HubSpot tarkistaa ensin molempien alustojen väliset tiedot ennen kuin mitään tietoja synkronoidaan QuickBooks Onlineen. Tämä auttaa varmistamaan tietojen oikeellisuuden ja estämään tarpeettomien tietojen luomisen QuickBooks Onlineen. Alla on lueteltu vaatimukset, jotka yhteystietojen ja rivitietojen on täytettävä, jotta HubSpot voi luoda uusia kohteita QuickBooks Onlinessa työnkulun toimintojen avulla:

• Yhteystiedot: yhteystiedon on vastattava tietojen synkronointiasetuksiasi, jotta HubSpot voi luoda kohteita QuickBooks Onlineen. Muussa tapauksessa työnkulun toiminto epäonnistuu. Tämä estää HubSpotia luomasta tarpeettomia yhteystietoja QuickBooks Onlineen. Esimerkiksi jos käytät Luo QuickBooks-lasku -toimintoa, mutta rekisteröidyn kaupan yhteyshenkilö ei täytä synkronointivaatimuksia, HubSpot ei luo laskua QuickBooks Onlineen. Siksi on suositeltavaa määrittää HubSpot-työnkulut rekisteröitymään tietojen synkronoinnin yhteyshenkilösuodattimien perusteella.
• Rivitiedot: HubSpotin rivitiedot on liitettävä työnkulkuun liitettyihin tarjous - tai kauppatietueisiin , jotta lasku, myyntiarvio tai myyntikuitti voidaan luoda QuickBooksissa. HubSpot yhdistää HubSpotin rivitiedon vastaavaan tuotteeseen QuickBooksissa. Jos vastaavuutta ei löydy, laskua, myyntiarviota tai myyntikuittia ei luoda.

On suositeltavaa ottaa tuotteiden synkronointi käyttöön QuickBooks-asetuksissa. QuickBooks-tuotteita käytetään kauppa- ja tarjousriveissä sen varmistamiseksi, että lasku, myyntiarvio tai myyntikuitti luodaan.

Lisää QuickBooks-toiminnot kauppa- tai tarjouspohjaiseen työnkulkuusi

Voit lisätä QuickBooks-toimintoja HubSpot-työnkulkuihin luodaksesi laskuja, myyntitilauksia tai tarjouksia QuickBooks-tilillesi. Lisää nämä toiminnot seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Automaatio > Työnkulut. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Automaatio > Työnkulut.
2. Napsauta työnkulun nimeä muokataksesi olemassa olevaa työnkulkua. Tai napsauta Luo työnkulku luodaksesi uuden työnkulun.
3. Napsauta +-kuvaketta.
4. Valitse vasemmasta paneelista QuickBooks-toiminto:

• • Luo lasku napsauttamalla Luo QuickBooks-lasku.
  • Luo tarjous napsauttamalla Luo QuickBooks-tarjous.
  • Luo myyntikuitti napsauttamalla Luo QuickBooks-myyntikuitti.

5. Napsauta avattavaa valikkoa " Mille QuickBooks -tilille haluat luoda laskun/tarjouksen/myyntikuitin ?" ja valitse QuickBooks-tili .
6. Napsauta Maksuehdot-pudotusvalikkoa ja valitse arvo (käytettävissä vain Luo QuickBooks-lasku -toiminnossa ).
7. Napsauta Asiakkaat-pudotusvalikkoa ja valitse asiakas.
8. Napsauta Tuotteet-pudotusvalikkoa ja valitse tuote.
9. Napsauta avattavaa valikkoa ”Luo tuote QuickBooksissa, jos sitä ei ole olemassa?” ja valitse joko ”Kyllä” tai ”Ei”.
10. Napsauta Tallenna.
11. Viimeistele työnkulun muokkaus ja napsauta sitten Tarkista ja julkaise tarkistaaksesi työnkulun.
12. Napsauta Ota käyttöön -painiketta ottaaksesi työnkulun käyttöön.

Huomaa: luodut laskut liitetään työnkulun kohteeseen. Jos esimerkiksi luot laskun kauppapohjaisen työnkulun avulla, lasku liitetään kyseiseen kauppaan.

Käytä maksutapahtumien laukaisimia työnkuluissa

Voit lisätä QuickBooks-toimintoja HubSpot-työnkulkuihin luodaksesi laskuja tai myyntitilauksia QuickBooksissa, kun tarjous tai kauppa on maksettu.

Maksetun tarjouksen lisääminen työnkulkuun:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Automaatio > Työnkulut. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Automaatio > Työnkulut.
2. Luo uusi työnkulku napsauttamalla oikeassa yläkulmassa Luo työnkulku.
3. Etsi vasemmasta paneelista laukaisija ESign completed signatures ja valitse se. Napsauta sitten Seuraava.

4. Lisää tarvittaessa muita valinnaisia ehtoja rekisteröitymistä varten.

Voit liittää maksetun kaupan työnkulkuun seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Automaatio > Työnkulut. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Automaatio > Työnkulut.
2. Voit luoda uuden työnkulun napsauttamalla oikeassa yläkulmassa Luo työnkulku.
3. Etsi vasemmasta paneelista laukaisija Kaupan nimi ja valitse sitten sisältää minkä tahansa Maksulinkki. Napsauta sitten Seuraava.
4. Lisää muut mahdolliset kaupan lisäehdot liittämistä varten.

QuickBooks-toimintojen käyttö HubSpot-maksujen yhteydessä

Voit myös luoda maksettuja laskuja ja myyntikuitteja työnkulkujen avulla, jos HubSpot-maksut on määritetty. Myyntikuitteja voidaan luoda kaikentyyppisille tuotteille. Maksettuja laskuja voidaan luoda vain verovapaista rivitiedoista.

Huomaa: näitä toimintoja voi käyttää vain maksuihin perustuvissa työnkuluissa.

QuickBooks Online -toimintojen käyttäminen maksupohjaisessa työnkulussa:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Automaatio > Työnkulut. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Automaatio > Työnkulut.
2. Luo uusi työnkulku napsauttamalla oikeassa yläkulmassa Luo työnkulku.
3. Etsi vasemmasta paneelista työnkulun maksutapahtuma ja valitse se.
4. Jokaista lisäämääsi rekisteröintikynnysten ryhmää varten sinun tulee lisätä myös suodatin Lähde ei ole mikään laskuista. Tämä estää HubSpotia rekisteröimästä jo laskuilla suoritettuja maksuja, mikä aiheuttaisi päällekkäisiä laskuja QuickBooks Onlinessa. Napsauta sitten Seuraava. Tämän jälkeen sinut ohjataan työnkulun muokkausnäkymään.

5. Napsauta+-kuvaketta.
6. Valitse vasemmasta paneelista QuickBooks-toiminto:

• • Luo lasku napsauttamalla Luo maksettu QuickBooks-lasku. Tämä luo maksettavan laskun QuickBooksissa HubSpot-maksutietojesi perusteella.
  • Luo myyntikuitti napsauttamalla Luo QuickBooks-myyntikuitti. Tämä luo myyntikuitin QuickBooksissa HubSpot-maksutietojesi perusteella.
  • Napsauta pudotusvalikkoa Mille QuickBooks -tilille haluat luoda laskun/myyntikuitin ? ja valitse QuickBooks-tili .

7. Napsauta Asiakas -pudotusvalikkoa ja valitse asiakas.
8. Napsauta Tuotteet-pudotusvalikkoa ja valitse tuote.
9. Napsauta avattavaa valikkoa Luodaanko tuote QuickBooksiin, jos sitä ei vielä ole? ja valitse joko Kyllä tai Ei.
10. Napsauta Tallenna.
11. Viimeistele työnkulun muokkaus ja napsauta sitten Tarkista ja julkaise tarkistaaksesi työnkulun.
12. Napsauta Ota käyttöön -painiketta ottaaksesi työnkulun käyttöön.

Luo QuickBooks-kulu työnkulkujen avulla

Voit myös luoda QuickBooks-kulun HubSpot-työnkulun toiminnon avulla. Tämä toiminto luo QuickBooksiin kulun, joka vastaa HubSpot-maksumaksuasi. Luo kulu seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Automaatio > Työnkulut. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Automaatio > Työnkulut.
2. Luo uusi työnkulku napsauttamalla oikeassa yläkulmassa Luo työnkulku.
3. Etsi vasemmasta paneelista työnkulun maksutapahtuma ja valitse se. Napsauta sitten Seuraava. Siirryt työnkulun muokkausnäkymään.
4. Napsauta+-kuvaketta.
5. Valitse vasemmasta paneelista Luo QuickBooks-kulu.
6. Täytä pakolliset kentät.
7. Napsauta Tallenna.

Luo QuickBooks-palautuskuitti työnkulkujen avulla

Voit luoda QuickBooks-palautuskuitin, kun HubSpot-maksuissa tapahtuu täysi palautus:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Automaatio > Työnkulut. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Automaatio > Työnkulut.
2. Luo uusi työnkulku napsauttamalla oikeassa yläkulmassa Luo työnkulku.
3. Etsi vasemmasta paneelista työnkulun maksutapahtuma-laukaisija ja valitse se. Napsauta sitten Seuraava. Siirryt työnkulun muokkausnäkymään.
4. Napsauta+-kuvaketta.
5. Valitse vasemmasta paneelista Luo QuickBooks-palautuskuitti.
6. Täytä pakolliset kentät.
7. Napsauta Tallenna.