Luo tehtäviä

Voit hallita tehtävälistaa HubSpotissa luomalla tehtäviä. Tehtävät ovat muistutuksia suoritettavista töistä, ja ne voidaan liittää tiettyihin tietueisiin, kuten yhteystietoihin, yrityksiin tai sopimuksiin.

Kun olet luonut tehtäviä, opettele, miten voit suorittaa tehtäviä tai muokata ja poistaa niitä.

Tehtävän tiedot

Riippumatta siitä, missä HubSpotissa luot tehtävän, voit täyttää seuraavat tiedot.

• Otsikko: Anna tehtävän nimi. Sisällytä tehtävän otsikkoon teksti Soita tai lähetä sähköpostia, jotta vastaava tehtävätyyppi määritetään automaattisesti.
• Tyyppi: Valitse Puhelu, Sähköposti tai Tehtävä. Jos käytät HubSpotin integraatiota LinkedIn Sales Navigatorin kanssa, valitse Sales Navigator - Send InMail tai Sales Navigator - Connection request.
• Prioriteetti: Valitse, onko tehtävä matalan, keskitason vai korkean prioriteetin tehtävä.
• Associate with records (Yhdistä tietueisiin ) tai [x]-yhdistykset: Valitse tietueet, jotka yhdistetään tehtävään.
• Assigned to: Valitse käyttäjä, jolle tehtävä osoitetaan.
• Jono: Lisää tehtävä olemassa olevaan tehtäväjonoon tai luo uusi tehtäväjono.
• Eräpäivä: Valitse tehtävän eräpäivä ja -aika. Ajan muoto (esim. 12 tunnin vs. 24 tunnin muoto) määräytyy päivämäärä- ja numeroasetusten perusteella.
• Tehtävän muistutukset taiMuistutus: Valitse pudotusvalikosta, milloin sähköpostimuistutus lähetetään tehtävän omistajalle. Lisätietoja tehtävämuistutuksista.
• Huomautukset: Kirjoita tehtäväsi yksityiskohdat.

Opi asettamaan oletusarvot eräpäivälle, eräajalle ja muistutuksille kaikille luomillesi tehtäville.

Tehtävien luomisen oletusarvojen asettaminen

Jos tehtävissäsi on johdonmukaisia yksityiskohtia, voit määrittää oletusasetukset, jotta ne täytetään aina, kun luot tehtävän. Voit asettaa oletusarvoisen eräpäivän, eräpäivän ajankohdan ja ajanjakson ennen tehtävän eräpäivää, jolloin saat muistutuksen. Luo esimerkiksi aina tehtäviä, jotka erääntyvät viikon kuluttua niiden luomisesta ja kello 11:00.

Nämä asetukset koskevat vain tehtäviä, jotka luot tehtävien hakemistosivulla tai tietueella. Oletusasetukset täyttävät automaattisesti Eräpäivä- ja Tehtävän muistutukset -kentät, kun luot uuden tehtävän, mutta voit silti säätää näitä kenttiä yksittäisten tehtävien osalta tarpeen mukaan.

1. Napsauta HubSpot-tilisi oikeassa yläkulmassa sijaitsevaa tilisi nimeä ja napsauta sitten Profiili ja valinnat.
2. Siirry Tehtävät-välilehdelle.
3. Valitse oletusasetukset -osiossa pudotusvalikoita napsauttamalla:
   • Eräpäivä: Valitse oletusarvoisesti päivien tai viikkojen määrä, jolloin tehtävät erääntyvät niiden luomisen jälkeen.
   • Erääntymisaika: valitse oletusajankohta, jolloin tehtävät erääntyvät.
   • Muistutus: Valitse oletusarvoisesti aika ennen tehtävän eräpäivää, jolloin saat muistutuksen. Valitse Ei muistutusta, jos haluat poistaa tehtävien oletusarvoiset muistutukset käytöstä. Lisätietoja tehtävien muistutuksista.
4. Valitse Seurantatehtävät-osiossa valintaruudut, jos haluat saada muistutuksen seurantatehtävän luomisesta aina, kun suoritat tehtävän loppuun luettelonäkymästä tai kun hylkäät liidin. Poista valintaruutu käytöstä, jos haluat poistaa seurantamuistutukset käytöstä.
5. Kun olet valmis, valitse Tallenna.

Tehtävien luominen

Voit luoda tehtäviä HubSpotissa useista työkaluista, kuten tehtävien indeksisivulta, kohteen indeksisivulta tai yksittäisestä tietueesta.

Jos käytät mobiililaitetta, opi, miten voit luoda tehtäviä HubSpotin mobiilisovelluksessa.

Luo tehtäviä tehtävien indeksisivulla

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Tehtävät.

2. Napsauta oikeassa yläkulmassa Luo tehtävä.

3. Kirjoita oikeassa paneelissa tehtäväsi tiedot.

4. Jos haluat tehdä tehtävästä toistuvan, valitse Aseta toistettavaksi -valintaruutu. Kirjoita tai napsauta nuolia valitaksesi numeron ja käytä sitten pudotusvalikkoa valitaksesi päivien, viikkojen, kuukausien tai vuosien välein toistettavan tehtävän (esim. 2 kuukauden välein). Uusi tehtävä luodaan, jos edellinen tehtävä on valmis, poistettu tai myöhässä.

5. Napsauta Luo, tai Luo ja lisää toinen luodaksesi nykyisen tehtävän ja aloittaaksesi toisen tehtävän luomisen.

Luo tehtäviä tietueille

Voit luoda tehtäviä useille tietueille irtotavarana tai yksittäisille tietueille joko objekti-indeksisivulla tai tietueen sisällä.

1. Siirry tietueisiisi.
2. Voit luoda tehtäviä useille tietueille:

   • Valitse niiden tietueiden vieressä olevat valintaruudut, joille haluat luoda tehtäviä. Jos haluat luoda tehtäviä kaikille sivulla oleville tietueille, valitse taulukon vasemmassa yläkulmassa oleva valintaruutu.

   • Valitse + Luo tehtäviä taulukon yläreunassa.

   • Kirjoita oikeassa paneelissa tehtävien tiedot.

   • Napsauta Luo. Jokaiselle valitulle tietueelle luodaan tehtävä samoilla tiedoilla.

3. Tehtävän luominen yksittäiseen tietueeseen:

   • Napsauta tietueennimeä.

• • Valitse vasemmassa paneelissa tasks Tehtävä.
  • Kirjoita tehtävän tiedot tehtäväeditoriin.
  • Jos haluat tehdä tehtävästä toistuvan, valitse Aseta toistettavaksi -valintaruutu. Kirjoita tai napsauta nuolia valitaksesi numeron ja valitse sitten pudotusvalikosta päivien, viikkojen, kuukausien tai vuosien aikaväliksi, jolloin tehtävä toistuu (esim. 2 kuukauden välein). Uusi tehtävä luodaan, jos edellinen tehtävä on valmis, poistettu tai myöhässä.
  • Napsauta Luo.

Luo seurantatehtäviä tietueiden aktiviteetteihin

Voit luoda tehtäviä, joiden avulla voit seurata toimintaa aktiviteetin jälkeen. Esimerkiksi kirjaa tapaaminen yhteyshenkilön kanssa ja luo sitten tehtävä, jossa lähetät hänelle sähköpostia kolmen päivän kuluttua ja kysyt tapaamisesta.

1. Siirry tietueisiin.
2. Napsauta tietueen nimeä.
3. Kirjaa vasemmassa paneelissa puhelu, sähköpostiviesti, muistio tai kokous tai laadi kahdenkeskinen sähköpostiviesti.
4. Valitse toimintoeditorin alaosassa Luo tehtävä -valintaruutu.
5. Voit vaihtaa tehtävätyypin valitsemalla Tehtävä ja valitsemalla Puhelu tai Sähköposti.
6. Jos haluat muuttaa eräpäivää, napsauta eräpäivää ja valitse vaihtoehto tai aseta mukautettu päivämäärä.
7. Napsauta toiminnosta riippuen Kirjaudu toimintoon, Tallenna huomautus tai Lähetä. Uusi tehtävä luodaan.

Tehtävien luominen Gmailissa

Jos olet yhdistänyt henkilökohtaisen Gmailin postilaatikkosi ja asentanut HubSpot Sales Chrome -laajennuksen, voit luoda tehtäviä Gmailin postilaatikossasi.

1. Kirjaudu sisään Gmailiin.
2. Napsauta Gmailin postilaatikon oikeassa reunassa olevaa sprocket hammasratas-kuvaketta.
3. Napsauta Tehtävät-välilehteä.
4. Napsauta Luo tehtävä ja kirjoita sitten tehtävän tiedot.
5. Napsauta alareunassa Tallenna.

Lue, miten voit luoda tehtäviä samalla kun lähetät sähköpostia Gmailissa.

Luo tehtäviä työnkulun avulla

Voit luoda tehtäviä automaattisesti työnkulut-työkalun avulla. Kun esimerkiksi yhteyshenkilö lähettää kyselylomakkeen, luo tehtävä, jonka avulla myyntitiimi voi soittaa yhteyshenkilölle.

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatio > Työnkulut.
2. Luo tai muokkaa työnkulkua.
3. Määritä ilmoittautumisen käynnistimet.
4. Lisää toiminto. Valitse vasemmassa paneelissa Luo tehtävä.
5. Määritä tehtävän tiedot ja valitse sitten Tallenna.
6. Viimeistele työnkulun määrittäminen.

Tehtävät luodaan automaattisesti, kun työnkulun ilmoittautumiskriteerit täyttyvät.

Tehtävien luominen järjestyksen avulla

Voit luoda tehtäviä osana sekvenssiä. Lähetä esimerkiksi automaattisesti sähköpostiviesti ja sen jälkeen tehtävä soittaa kolme päivää sähköpostiviestin jälkeen, jos vastausta ei tule.

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Myynti > Sarjat.
2. Luo tai muokkaa sekvenssiä.
   
3. Lisää sekvenssiin yleinen, sähköposti- tai soittotehtävävaihe.
4. Viimeistele sekvenssin luominen.

Tehtävät luodaan automaattisesti jakson määritetyssä vaiheessa.