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Meetings

Utiliser les réunions

Dernière mise à jour: février 13, 2019

Grâce à l'outil Réunions, vous pouvez intégrer les calendriers à HubSpot et les prospects peuvent programmer un rendez-vous à un horaire qui vous convient à tous les deux, sans avoir à échanger des e-mails. Pour commencer à utiliser l'outil Réunions :

Intégrer un calendrier à l'outil Réunions

L'intégration de vos calendriers Google ou Outlook 365 et de l'outil Réunions vous permet de synchroniser ces ressources avec HubSpot. Tout rendez-vous enregistré sur l'un de vos calendriers apparaîtra comme créneau horaire non disponible dans l'outil Réunions.

Pour configurer l'outil Réunions et y intégrer votre calendriers :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Ventes Réunions.

  • À l'invite, cliquez sur Autoriser pour permettre à l'outil d'accéder à votre calendrier.
Remarque :
  • Si vous n'avez pas connecté votre boîte de réception à HubSpot, le fait de connecter un calendrier à l'outil Réunions connectera également votre boîte de réception dans les paramètres d'intégration des e-mails. Toutefois, une fois que votre calendrier est intégré, vous pouvez désactiver la connexion de la boîte de réception sans désactiver la connexion du calendrier.
  • Si vous avez connecté votre boîte de réception en tant que boîte de réception partagée, votre calendrier ne peut être lié à l'outil Réunions. Seuls les boîtes de réception personnelles peuvent être connectées à l'outil Réunions.

Une fois l'intégration configurée, votre calendrier personnel par défaut s'affiche dans les paramètres des rendez-vous. Vous pouvez ensuite intégrer des calendriers supplémentaires : 

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Ventes Réunions
  • Cliquez ensuite sur l'onglet Intégration du calendrier.  
  • Enfin, sélectionnez le menu déroulant Utiliser plus de calendriers

Il est impossible d'ajouter un calendrier dont vous n'êtes pas propriétaire ou auquel vous n'avez pas accès depuis votre compte Google ou Office 365.  

L'outil Réunions bloque automatiquement toute prise de rendez-vous concomitant avec des événements indiquant Occupé sur vos calendriers intégrés. 

Lorsqu'un prospect programme un rendez-vous, celui-ci apparaît uniquement sur votre calendrier personnel par défaut.

Remarque : si vous avez activé l'intégration bidirectionnelle entre Google Agenda etHubSpot,tout événement créé avec un contact directement dans votre calendrier Google est ajouté comme rendez-vous à votre CRM. 

Les rendez-vous programmés depuis l'onglet Planifier de la fiche d'informations d'un contact génèrent l'envoi de notifications de rappel à ce dernier. Si vous ne vous connectez pas à votre calendrier, les rendez-vous programmés depuis cet onglet sont simplement ajoutés à la fiche d'informations du contact. 

L'intégration bidirectionnelle n'est pas disponible pour Office 365.

Définir les préférences de prise de rendez-vous (Hub Sales StarterPro ou Entreprise, ou Hub Service Starter, Pro ou Entreprise uniquement)

Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.Dans le menu latéral de gauche, accédez à Ventes Réunions.

Depuis l'onglet Préférences, vous pouvez :

  • Personnaliser les URL de vos rendez-vous dans le champ URL de rendez-vous . Notez que toute modification apportée aux URL des rendez-vous s'appliquera uniquement aux nouveaux liens et ne modifiera pas les liens existants.
  • Sélectionner le lien de prise de rendez-vous par défaut dans le menu déroulant Lien de rendez-vous par défautdropdown.

Personnaliser votre branding (Hub Sales StarterPro ou Entreprise, ou Hub Service StarterPro ou Entreprise uniquement)

Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.Cliquez sur l'onglet Branding.

Cliquez sur Charger pour charger le logo de votre entreprise et l'afficher sur toutes les pages de prise de rendez-vous. Si le logo de votre entreprise a déjà été chargé dans HubSpot, cliquez sur Parcourir pour l'ajouter ici. Utilisez la palette de couleurs pour sélectionner une couleur d'accentuation qui sera appliquée à toutes les pages de prise de rendez-vous. 

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Au lieu d'afficher app.hubspot.com dans les liens de prise de rendez-vous, vous pouvez inclure votre propre domaine personnalisé si vous utilisez  Hub Marketing Basique, Pro ou Entreprise :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Ventes Réunions.
  • Cliquez sur l'onglet Domaines personnalisés. Dans le menu déroulant Domaine de réunion, sélectionnez un domaine personnalisé pour héberger les liens de prise de rendez-vous au lieu d'une adresse HubSpot. Seuls les domaines qui ont été connectés dans le gestionnaire de domaine sont affichés dans le menu déroulant.

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Remarque : si vous utilisez un domaine personnalisé, l'URL doit toujours avoir un slug différent des liens existants sur d'autres domaines. Dans la mesure où http://votrenompersonnalisé.fr/réunions/exemple et http://app.hubspot.com/réunions/exemple sont considérés comme identiques, vous ne pourriez pas utiliser http://votrenompersonnalisé.fr/réunions/exemple si http://app.hubspot.com/réunions/exemple existe déjà. Même si un lien de prise de rendez-vous utilise un domaine personnalisé, vous ne pouvez pas utiliser le même slug en tant que lien sur un domaine non personnalisé.

Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Réunions.Les utilisateurs de HubSpot Sales Free ne disposent que d'un seul lien de réunion et d'une seule page de réservation. Pour les utilisateurs de (Hub Sales StarterPro ou Entreprise, ou de Hub Service Starter, Pro ou Entreprise, l'outil Réunions est pré-renseigné par défaut avec les liens suivants :


Des options prédéfinies de 60, 30 et 15 minutes. Lorsqu'un visiteur les utilise pour programmer un rendez-vous, son nom et son adresse e-mail lui sont demandés. Les utilisateurs de Hub Sales Pro ou Entreprise ou Hub Service Pro ou Entreprise peuvent se servir de ces liens comme critères de soumission de formulaire pour les workflows

Pour modifier ces liens de rendez-vous prédéfinis, placez le curseur sur l'un d'eux et cliquez sur Modifier,ou cliquez sur Créer un lien de prise de rendez-vous dans l'angle supérieur droit de l'écran pour créer un nouveau lien personnalisé.

Personnaliser les détails de vos rendez-vous

La création de rendez-vous se fait en quatre étapes (Détails, Configuration, Disponibilité et  Questions du formulaire). Lors de la première étape ( Détails), vous pouvez personnaliser les éléments suivants :

  • La photo. Elle s'affiche en haut de la page, et vous pouvez en changer en plaçant le curseur dessus, puis en cliquant sur Modifier la photo.
  • Le titre. Il se trouve dans le champ situé à droite de la photo. Cliquez dessus pour le modifier.
  • Le nom. Il s'agit du nom interne du lien qui apparaît dans le tableau de bord de l'outil Réunions et lorsqu'il est inséré à un e-mail.
  • Le lien. Il permet aux prospects de programmer ce rendez-vous dans votre calendrier. Seuls les utilisateurs de Hub Sales StarterPro ou Entrepriseou de Hub Service Starter, Pro ou Entreprise peuvent le modifier. Cette valeur n'est pas modifiable après sa création. Pour accéder à une autre URL, vous devez créer un nouveau lien. 
  • Le type de réunions (Hub Sales Proou Entreprise ou Hub Service Pro ou Entreprise uniquement). Choisissez un type de réunion dans le menu déroulant.
  • La plage horaire. Le temps alloué au rendez-vous dans votre calendrier. 

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Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. 

Personnaliser les options de vos rendez-vous

  1. La localisation. Cette option indique le mode de communication choisi ou l'emplacement du rendez-vous. Il peut s'agir d'un lien d'appel ou de vos bureaux, par exemple.Ces informations figurent sur l'invitation que votre contact reçoit dans son calendrier, ainsi que dans l'événement créé dans votre calendrier personnel par défaut. 
  2. Ajouter un lien de vidéoconférence : si vous avez intégré Zoom à HubSpot, sélectionnez un lien de vidéoconférence pour l'ajouter à votre invitation à la réunion. Si vous n'avez pas configuré l'intégration, cette option ne s'affiche pas. 
  3. L'objet de l'invitation. Il s'agit du nom de l'événement de calendrier reçu par votre contact, ainsi que de l'événement créé dans votre calendrier personnel par défaut une fois le rendez-vous confirmé (par exemple, Démonstration de produit avec M. Laurent). Ce champ supporte l'ajout de jetons de personnalisation grâce aux menus déroulants Jeton du contact et Jeton de l'entreprise.
  4. La description de l'invitation. Elle indique l'objet du rendez-vous et s'affiche lorsque celui-ci est confirmé. Cette description apparaît dans l'événement de calendrier reçu par votre contact, ainsi que dans l'événement créé dans votre calendrier personnel par défaut. 
  5. La langue. Sélectionnez la langue d'affichage de votre lien de prise de rendez-vous. 
  6. Le format de date et de nombre. Sélectionnez un pays pour définir le style de date et de nombre appliqué au lien de prise de rendez-vous.
  7. Les rappels. Les e-mails de rappel sont envoyés trois jours avant le rendez-vous, puis une heure avant.
    • Cochez la case Envoyez des e-mails de rappel aux prospects qui réservent des réunions via ce lien pour activer les e-mails de rappel pour le rendez-vous.
    • Cochez la case Inclure la description de l'invitation dans le rappel pour inclure la description d'invitation que vous avez saisie ci-dessus dans l'e-mail de rappel. 
    • Personnaliser les heures de rappel. Cliquez sur Ajouter un autre rappel pour définir des e-mails de rappel supplémentaires et cliquez sur l'icône Corbeille pour supprimer une heure de rappel. Vous pouvez ajouter jusqu'à trois heures de rappel.
    • Cliquez sur Afficher l'aperçu de l'e-mail pour visualiser l'e-mail que vos prospects recevront. La langue de l'e-mail correspond à la langue que vous avez spécifiée dans le menu déroulant Langue.

Remarque : pour les réunions Round Robin, l'e-mail de rappel sera envoyé à l'utilisateur HubSpot qui a été inscrit au rendez-vous avec le prospect, et non l'utilisateur HubSpot qui a créé le lien de prise de rendez-vous.

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Cliquez sur Paramètres avancés pour personnaliser les éléments suivants :  

  1. Délai de préavis minimum. Le délai minimum de réservation avant un rendez-vous.
  2. Période de battement. Une période avant ou après le rendez-vous pendant laquelle vous n'êtes pas disponible. La période de battement vous permet d'éviter de prendre des rendez-vous trop proches (p.ex. si vous avez une réunion de 13h00 à 13h30 et un battement de 30 minutes, le rendez-vous suivant serait possible à partir de 14h00). 
  3. Période d'ouverture du calendrier. Le nombre de semaines disponible pour la prise de rendez-vous dans votre agenda à partir de maintenant. 

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Si vous créez un lien de prise de rendez-vous pour un événement ou une conférence, vous pouvez spécifier une plage de dates personnalisée. Cliquez sur le menu déroulant Lorsqu'une réunion peut être programmée et sélectionnez Plage de dates personnalisée. Cliquez sur les champs de sélection de date et définissez la période. Notez qu'une période personnalisée ne peut pas dépasser 10 semaines.  custom-time-range

Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. 

Définir vos disponibilités

Vous pouvez placer le curseur sur une période et cliquer sur l'icône Copier pour sélectionner les jours de la semaine auxquels s'appliquera la disponibilité, ou cliquer sur l'icône Corbeille pour la supprimer. 

Une fois vos disponibilités définies, cliquez sur Suivant

Personnaliser les questions de votre formulaire (Hub Sales StarterPro ou Entreprise, ou Hub Service StarterPro ou Entreprise uniquement)

À l'étape suivante, vous pourrez personnaliser les questions de votre formulaire. Les champs  Prénom, Nom et E-mail sont requis par défaut, mais vous pouvez ajouter d'autres propriétés de contact depuis votre CRM et même des questions personnalisées.

Pour ce faire, cliquez sur + Propriété du contact ou + Question personnalisée, et sélectionnez une propriété dans le menu déroulant ou saisissez la question dans le champ, puis cliquez sur Enregistrer. Pour rendre ce champ optionnel, décochez la case Obligatoire, à droite du champ.

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Cliquez sur Enregistrer les modifications dans l'angle inférieur droit pour terminer la création du rendez-vous.

Le respect du règlement général sur la protection des données (RGPD) implique quelques légers changements dans vos liens de prise de rendez-vous, comme indiqué ci-dessous :

Remarque : ces fonctionnalités sont disponibles dans HubSpot. Toutefois, votre service juridique est plus à même de vous conseiller par rapport à votre situation spécifique.

  • Si vous activez l'option RGPD dans votre compte HubSpot, cette option sera activée par défaut pour tous les liens de prise de rendez-vous créés par la suite. Si vous n'effectuez aucune personnalisation, les liens de prise de rendez-vous extrairont le texte de vos paramètres de compte global et appliqueront automatiquement l'abonnement de type individuel.
  • Si vous désactivez l'option RGPD dans votre compte HubSpot, aucune action ne sera mise en œuvre au niveau des liens de prise de rendez-vous existants. En outre, l'option RGPD sera désactivée par défaut pour tous les nouveaux liens de prise de rendez-vous.
  • L'outil Réunions extrait le texte par défautde l'onglet Confidentialité et consentement, dans les paramètres des contacts et des entreprises. 
  • L'abonnement sélectionné par défaut dans l'outil Réunions est la communication « en face à face ». Il s'agit d'un type d'abonnement interne dans votre compte HubSpot. Cet identifiant d'abonnement par défaut peut être mis à jour dans les paramètres des contacts et des entreprises et s'appliquera aux liens de prise de rendez-vous nouvellement créés.
  • Toutes les configurations RGPD peuvent être personnalisées pour chaque lien. Si un utilisateur de votre compte désactive le RGPD sur son lien, la configuration personnalisée sera sauvegardée s'il décide par la suite de réactiver cette option.

L'intérêt légitime est un type de consentement distinct que vous pouvez recueillir lorsqu'un contact fixe un rendez-vous en utilisant vos liens de prise de rendez-vous. 

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Réunions.
  • Placez le curseur sur le lien de prise de rendez-vous et cliquez sur Modifier ou cliquez sur Créer un lien de réunion dans l'angle supérieur droit de l'écran. 
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Questionsde formulaire
  • Dans la section Confidentialité et consentement (RGPD), cliquez sur Personnalisercustomize-privacy-and-consent-
  • Dans le volet Personnaliser le consentement marketing, cliquez sur le menu déroulant Avis et consentement / Intérêt légitime. Sélectionnez Intérêt légitimelegitimate%20interest%20
  • Cliquez sur le menu déroulant Base juridique et sélectionnez l'une de deux options légales : Intérêt légitime - prospect/lead ou Intérêt légitime - client existant
  • Lors du recueil de l'intérêt légitime, vous pouvez recueillir implicitement plusieurs types d'abonnement, ce qui fait que le contact n'aura pas besoin de cocher des cases pour accepter un type d'abonnement particulier. Pour ajouter un abonnement, cliquez sur + Ajouter un autre abonnement, puis cliquez sur le menu déroulant Type d'abonnement et sélectionnez un type d'abonnement. 
  • Modifiez le texte de la politique de confidentialité si nécessaire. Pour visualiser le rendu du texte dans le lien de prise de rendez-vous, cliquez sur l'onglet Aperçu
  • Pour finir, cliquez sur Enregistrer.
  • Dans l'éditeur de rendez-vous, cliquez sur Enregistrer pour activer les modifications. 

Réception d'une réservation avec l'outil Réunions

Une fois les paramètres de vos rendez-vous configurés, vous pouvez recevoir votre première demande de rendez-vous. Cet article explique comment partager les rendez-vous de votre calendrier tout en décrivant ce processus du point de vue du client.

Vous pouvez inciter les prospects à programmer des rendez-vous dans votre agenda en leur faisant parvenir des liens de prise de rendez-vous personnalisés. Pour ce faire, placez le curseur sur le lien souhaité, puis cliquez sur le bouton Copier le lien qui apparaît sur la droite. Vous pouvez également intégrer un formulaire pour permettre aux visiteurs de prendre rendez-vous avec vous en cliquant sur  Plus Intégrer et en collant le code sur la page (Hub Sales Starter, Pro ou Entreprise, ou Hub Service Starter, Pro ou Entreprise uniquement)

Des options prédéfinies permettent à vos prospects de sélectionner la durée du rendez-vous (15, 30 ou 60 minutes). Ils peuvent aussi choisir l'un des liens de prise de rendez-vous prédéfini de 15, 30 ou 60 minutes. En outre, vous avez également la possibilité de copier un lien ou d'intégrer un lien personnalisé.

Voici deux exemples de lien de prise de rendez-vous :

Que se passe-t-il lorsqu'un prospect programme un rendez-vous ?

Lorsqu'un prospect clique sur l'un de vos liens de prise de rendez-vous, il peut choisir une date, un créneau horaire, et même la durée d'un rendez-vous si vous avez configuré ce paramètre. Si vous souhaitez proposer un rendez-vous dont la durée est prédéfinie, utilisez l'un des liens prédéfinis mentionnés plus haut.

Une fois que le prospect a sélectionné la date et l'heure du rendez-vous, il doit encore le confirmer. Si vous avez ajouté des propriétés de contact ou des questions personnalisées au formulaire, il est invité à renseigner les informations demandées. 

Lorsqu'un visiteur consulte une page de votre site web contenant un lien de prise de rendez-vous intégré, il peut également sélectionner une date et une heure de rendez-vous dans votre agenda. Il lui sera demandé de confirmer le rendez-vous, de renseigner les informations et propriétés de contact requises, et de répondre aux questions personnalisées le cas échéant.

Lorsqu'un rendez-vous est programmé dans votre agenda, vous recevez un e-mail de notification indiquant le créneau horaire sélectionné et le nom du contact. Depuis cette notification, vous pouvez également accéder aux informations du contact dans votre CRM ou à l'événement programmé dans votre calendrier personnel intégré par défaut. Notez que l'invitation n'est pas ajoutée à vos autres calendriers intégrés. Le contact reçoit, lui aussi, une invitation contenant tous les détails du rendez-vous. 

Remarque : les modifications apportées aux descriptions de prise de rendez-vous dans la fiche d'informations du contact ne seront envoyées au contact que si vous utilisez Google Agenda et avez activé l'intégration bidirectionnelle entre Google Agenda et HubSpot.Si vous utilisez un calendrier Office 365 ou si vous n'avez pas activé l'intégration, mettez à jour la description du rendez-vous dans l'événement du calendrier, et non dans la fiche d'informations du contact, pour lui envoyer les modifications.

Page de demande de rendez-vous

Si vous ne parvenez pas à accéder à l'un de vos calendriers intégrés, vos prospects ne pourront plus programmer de rendez-vous, même si vous avez intégré d'autres calendriers auxquels vous avez accès. S'ils cliquent sur l'un de vos liens de prise de rendez-vous, ils seront redirigés vers une page de demande de rendez-vous, et vous recevrez un e-mail de notification vous informant de cette demande et vous indiquant que votre calendrier n'est pas connecté. 

Lorsque l'un de vos calendriers intégrés n'est plus accessible, une alerte s'affiche sur la page de listing des liens de l'outil Réunions, disponible dans votre compte Hub Sales sous Ventes > Réunions.

De plus, le calendrier inaccessible apparaît en rouge sur la page d'intégration des calendriers dans les paramètres de l'outil Réunions. Vous pouvez accéder à cette page dans les paramètres de compte, sous Ventes > Réunions dans le menu latéral de gauche. Cliquez ensuite sur l'onglet Intégration de l'agenda.

Vous pouvez alors supprimer le calendrier en cliquant sur le signe X situé à sa droite, ou contacter son propriétaire pour lui demander de vous y redonner accès. Une fois votre accès au calendrier rétabli, rendez-vous à nouveau sur la page d'intégration des calendriers dans les paramètres de l'outil Réunions, puis rafraîchissez-la.