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Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.

Connecter votre calendrier à HubSpot

Dernière mise à jour: novembre 27, 2023

Disponible avec le ou les abonnements suivants, sauf mention contraire :

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Dans les paramètres de votre calendrier, vous pouvez connecter un calendrier Google, Office 365 ou Exchange à l'outil Réunions. Un calendrier connecté vous permet de : 

  • permettre aux contacts de planifier des réunions sur votre calendrier tout en les empêchant de réserver des réunions sur des événements de calendrier existants ;
  • synchroniser les réunions créées dans HubSpot avec votre calendrier ;
  • synchroniser les tâches HubSpot avec votre calendrier (Sales Hub et Service Hub Pro et Entreprise uniquement avec une licence utilisateur) ;
  • personnaliser l'URL et le domaine de votre page de planification ;
  • ajouter un lien de prise de rendez-vous à votre profil de chat.

Un calendrier connecté n'est pas nécessaire pour afficher, modifier ou créer des pages de planification dans l'outil de réunions, mais il est nécessaire pour réserver des réunions. Si un calendrier n'est pas connecté, la page de planification sera en mode hors ligne. Des rendez-vous peuvent être demandés, mais ils ne seront pas automatiquement ajoutés au calendrier.

Remarque : Si votre compte a été créé avant le 13 mars 2023, il se peut que vous ayez connecté un compte pour les paramètres de calendrier et un compte pour les paramètres de réunion. Vous maintiendrez ces liens. Toutefois, si vous déconnectez l'un des comptes après le 13 mars 2023, vous ne pourrez connecter qu'un seul compte.

Connecter votre calendrier Gmail ou Office 365

Vous pouvez connecter un calendrier hébergé par Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) ou Office 365. Avant de connecter votre calendrier, tenez compte des informations suivantes :

Pour connecter un calendrier :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
  • Cliquez sur l'onglet Calendrier.
  • Cliquez sur Connecter votre calendrier.
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Google/Gmail ou Office 365, puis cliquez sur Connecter votre calendrier.

Connect-calendar-gmail

  • Vérifiez les informations dans la boîte de dialogue, puis cliquez sur Accepter et se connecter à [Google/Office 365] pour que l'outil Réunions puisse accéder à votre calendrier.
    • Sur la page de connexion Google, sélectionnez le compte auquel vous souhaitez vous connecter, puis vérifiez les autorisations. Cliquez sur Autoriser pour continuer à connecter votre calendrier.
    • Sur la page de connexion à Office 365, assurez-vous que vous êtes connecté au bon compte et vérifiez les autorisations. Cliquez sur Oui pour continuer à connecter votre calendrier.

Vous serez redirigé vers le tableau de bord des réunions, où vous pourrez gérer vos paramètres de calendrier.

Divulgation nécessaire : HubSpot aura accès à la fois à votre calendrier Google et à tout autre calendrier auquel vous accédez via Google afin d'alimenter l'outil Réunions et de permettre l'association d'événements à des contacts dans le CRM. HubSpot pourra créer ou modifier vos calendriers et mettre à jour des événements de calendrier individuels.

Connecter votre calendrier Exchange

Avant de connecter votre calendrier Exchange, tenez compte des informations suivantes : 

  • Vérifiez avec votre équipe informatique que votre serveur Exchange fonctionne sur Exchange 2010 SP2 et les versions ultérieures.
  • Votre adresse e-mail et votre mot de passe Exchange sont obligatoires pour connecter votre calendrier. Cependant, en fonction de la configuration de votre serveur Exchange, HubSpot peut exiger des informations supplémentaires pour vous connecter. Consultez le tableau ci-dessous avant de connecter votre calendrier pour vous assurer que vous disposez de toutes les informations nécessaires.
Informations (*obligatoire) Exemples
Adresse e-mail* jdoe@hubspot.com
Mot de passe* HubSpot123
Nom d'utilisateur jdoe
URL Exchange https://email.hubspot.com/ews/exchange.asmx
Version Exchange Exchange 2010 SP2 et versions ultérieures

Remarque : Si votre compte Exchange est configuré pour utiliser la double authentification, vous devrez saisir le mot de passe d'une application tierce. Consultez la documentation de Microsoft pour savoir comment générer un mot de passe pour une application tierce.

Avant de connecter votre calendrier, tenez compte des informations suivantes :

Pour connecter un calendrier :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
  • Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Général.
  • Cliquez sur l'onglet Calendrier.
  • Cliquez sur Connecter votre calendrier.
  • Dans la boîte de dialogue, sélectionnez Exchange, puis cliquez sur Connecter votre calendrier.

Calendar-sync-ME

  • Découvrez à quoi vous attendre lorsque vous connectez votre calendrier à HubSpot, puis cliquez sur Continuer.
  • Dans la boîte de dialogue, saisissez les informations suivantes :
    • Adresse e-mail : votre adresse e-mail Exchange.
    • Nom d'utilisateur : saisissez votre nom d'utilisateur. Il s'agit généralement de la partie située avant le symbole @ dans l'adresse e-mail, ou de votre identifiant d'utilisateur.
    • Mot de passe : votre mot de passe Exchange.
    • URL Exchange : saisissez l'URL utilisée pour accéder à votre serveur Exchange.

Connexion d'un calendrier Exchange

  • Cliquez sur Connecter la boîte de réception

Vous serez redirigé vers le tableau de bord des réunions, où vous pourrez gérer vos paramètres de calendrier.

Personnaliser les paramètres de votre calendrier connecté

Après avoir connecté votre calendrier :

  • Vous pouvez permettre à HubSpot de se synchroniser avec votre calendrier.
  • Les utilisateurs disposant d'une licence utilisateur Sales Hub ou Service Hub Pro ou Entreprise peuvent synchroniser leurs tâches HubSpot avec leurs calendriers.
  • Vous pouvez autoriser HubSpot à créer une page de planification de rendez-vous et à connecter des calendriers supplémentaires.
  • Les utilisateurs disposant d'une licence utilisateur Sales Hub ou Service Hub peuvent personnaliser l'URL de leur page de planification.
  • en fonction de votre abonnement à HubSpot, vous pouvez également héberger l'URL de la page de planification sur un domaine personnalisé qui est connecté à HubSpot.
  • Vous pouvez ajouter une page de programmation à votre profil de chat.

Pour gérer vos paramètres de calendrier : 

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
  • Cliquez sur l'onglet Calendrier.

Synchroniser votre calendrier et vos tâches

Par défaut, la case Synchronisation du calendrier est cochée lorsque vous connectez votre calendrier Google ou Office 365 . Tout événement créé avec un contact directement dans Google Agenda ou le calendrier Office 365 sera synchronisé dans le CRM comme réunion.

Remarque : la synchronisation du calendrier ne synchronise pas les réunions créées via des intégrations.

Avec la synchronisation du calendrier, les réunions créées directement sur une fiche de contact dans le CRM enverront des invitations à des événements de calendrier au contact. Si votre calendrier n'est pas synchronisé, une réunion sera créée sur la fiche d'informations mais aucune invitation aux événements de calendrier ne sera envoyée. Découvrez-en davantage sur la planification des rendez-vous dans HubSpot.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
  • Cliquez sur l'onglet Calendrier.
  • Cochez la case Synchronisation du calendrier.

Si votre calendrier est synchronisé et que vous disposez d'un siège payant de Sales Hub ou Service Hub , vous pouvez également synchroniser vos tâches HubSpot vers un calendrier secondaire afin que les tâches HubSpot apparaissent sur votre calendrier Google ou Office 365. Découvrez-en davantage sur la synchronisation de vos tâches HubSpot avec votre calendrier

Calendar-sync

Activer les pages de planification de rendez-vous et connecter les calendriers de disponibilité

Par défaut, la case à cocher Pages de planification de rendez-vous sera sélectionnée lorsque vous connecterez votre calendrier Google Agenda ou Office 365 à HubSpot. Si vous sélectionnez cette option, vous pourrez créer une page de planification personnelle qui permettra aux personnes de réserver des horaires disponibles directement dans le calendrier principal de votre compte. Vous pouvez ensuite connecter d'autres calendriers à votre calendrier intégré afin que HubSpot vérifie votre disponibilité sur chaque calendrier avant de présenter les heures disponibles à vos prospects. Découvrez-en davantage sur la création d'une page de planification de rendez-vous.

Remarque : si vous utilisez Gmail et que vous êtes autorisé à consulter le calendrier d'une autre adresse e-mail, votre adresse e-mail doit être autorisée par Gmail à consulter tous les détails de l'événement pour que le calendrier s'affiche en tant qu'option dans HubSpot.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
  • Cliquez sur l'onglet Calendrier.
  • Sélectionnez la case à cocher Pages de planification de rendez-vous.
  • Cliquez sur le menu déroulant Calendriers des disponibilités et sélectionnez tous les calendriers supplémentaires.
  • Cliquez sur Enregistrer.

Availability-calendars

Il est impossible d'ajouter à votre compte HubSpot un calendrier dont vous n'êtes pas propriétaire ou auquel vous n'avez pas accès depuis votre compte Google ou Office 365. Découvrez comment configurer de nouveaux calendriers Google et de nouveaux calendriers Office 365. Lorsqu'un prospect planifie une réunion, celle-ci apparaît uniquement sur votre calendrier personnel par défaut.

Si vous ne parvenez pas à accéder à l'un de vos calendriers, vos contacts ne pourront plus programmer de rendez-vous avec vous, même si vous avez intégré d'autres calendriers. Au lieu de cela, vous recevrez un e-mail indiquant que quelqu'un essaie de prendre rendez-vous avec vous. Vous pourrez alors demander au propriétaire du calendrier de vous redonner l'accès ou supprimer le calendrier inactif de vos paramètres.

Pour gérer les calendriers inactifs :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
  • Cliquez sur l'onglet Calendrier.
  • Pour supprimer le calendrier de vos paramètres, cliquez sur le X à côté du calendrier inactif.

Availability-calendars-remove

Modifier l'URL de votre page de planification et la page de planification par défaut (Sales Hub ou Service Hub Starter, Pro ou Entreprise uniquement)

Dans les paramètres de votre calendrier dans HubSpot, vous pouvez modifier l'URL de votre page de planification qui est utilisée pour chaque page de planification que vous créez  . Vous pouvez également modifier la page de planification par défaut qui est utilisée lors de l'insertion de liens vers des réunions dans les modèles d'e-mails de vente .

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
  • Cliquez sur l'onglet Calendrier.
  • Dans le champ URL de réunions, modifiez l'URL. Notez que toute modification apportée aux URL des pages de planification s'appliquera uniquement aux nouvelles pages de planification et ne modifiera pas les URL des pages de planification existantes.

Modification de l'URL de calendrier

  • Pour sélectionner une autre page de planification par défaut, cliquez sur le menu déroulant Lien de réunion par défaut.

Remarque : tout utilisateur peut héberger des pages de programmation sur n'importe quel domaine personnalisé connecté dans le gestionnaire de domaine


Vous pouvez utiliser votre propre domaine personnalisé pour vos pages de programmation afin de refléter votre marque et de permettre aux champs du formulaire de de se pré-remplir avec des informations provenant de formulaires déjà remplis.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
  • Cliquez sur l'onglet Calendrier.
  • Dans le menu déroulant Domaine de réunion, sélectionnez un domaine personnalisé pour héberger vos pages de planification au lieu d'une adresse HubSpot. Seuls les domaines qui ont été connectés dans votre gestionnaire de domaine apparaîtront dans le menu déroulant pour la sélection.

Menu déroulant du domaine de réunion

Une fois que vous aurez changé de domaine, tous vos liens de réunion seront mis à jour.

Si vous souhaitez empêcher les moteurs de recherche d'indexer les pages de planification sur des domaines personnalisés, vous pouvez ajouter "Disallow : /meetings*" à votre fichier robots.txt .

Remarque : Si vous utilisez un domaine personnalisé, l'URL doit toujours avoir un slug différent de la page de planification existante sur d'autres domaines.

Par exemple, http://yourcustomname.com/meetings/example et http://app.hubspot.com/meetings/example sont considérés comme identiques, vous ne pourriez pas utiliser http://yourcustomname.com/meetings/example si http://app.hubspot.com/meetings/example existe déjà.

Désactiver vos pages de planification

Si vous souhaitez désactiver toutes vos pages de planification sans les supprimer : 

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
  • Cliquez sur l'onglet Calendrier.
  • Dans la section Pages de planification, cliquez sur Désactiver.
  • Pour réactiver vos pages de planification, cliquez sur Activer.

Ajouter un lien de prise de rendez-vous à votre widget de chat

Vous pouvez inclure un lien de prise de rendez-vous dans le widget de chat afin qu'un visiteur puisse accéder à votre page de planification pendant une conversation de chat.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
  • Cliquez sur l'onglet Calendrier.
  • Dans la section Profil de chat, sélectionnez la case à cocher Inclure un lien vers votre page de prise de rendez-vous dans la fenêtre de chat.
  • Cliquez sur le menu déroulant Lien de rendez-vous du chat et sélectionnez un lien de prise de rendez-vous.

Paramètres du profil de chat

Lorsque vous avez terminé de modifier les paramètres de votre outil Réunions, cliquez sur Enregistrer. Apprenez à créer ou modifier une page de planification puis la partager avec vos contacts.

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