Rédiger des e-mails et y répondre dans la boîte de réception

Après avoir configuré votre boîte de réception et connecté une adresse e-mail d'équipe à celle-ci, découvrez comment envoyer des e-mails à vos contacts directement depuis la boîte de réception.

Si vous utilisez l'application mobile HubSpot, apprenez à répondre aux E-mails en utilisant les conversations sur mobile.

Remarque : si vous ne pouvez pas répondre à un fil de discussion, assurez-vous que vous êtes ajouté en tant que membre de l'équipe dans les paramètres d' accès àla boîte de réception. Lorsqu'une boîte de réception n'est visible que par des utilisateurs et des équipes spécifiques, seuls les utilisateurs et les équipes sélectionnés peuvent consulter les conversations entrantes et y répondre. Ules utilisateurs disposant d'un accèsau compte ou d'une autorisation de superadministrateur peuvent consulter toutes les boîtes de réception de conversations du compte, mais ne peuvent pas effectuer d'actions dans la boîte de réception, comme répondre à un fil de discussion, sauf s'ils sont ajoutés en tant que membres de l'équipe.

Rédiger un e-mail

Rédigez un e-mail dans la boîte de réception pour commencer une conversation avec vos contacts.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Conversations > Boïte de récéption.
• Dans le coin inférieur gauche, cliquez sur Composer.

• Dans la boîte contextuelle apparaissant dans l'angle inférieur droit :
  • Cliquez sur le menu déroulant À et recherchez le nom d'un contact.
  • Cliquez sur le menu déroulant De pour envoyer depuis une autre adresse e-mail d'équipe connectée.
  • Dans le champ Objet, saisissez votre ligne d'objet.
  • Écrivez votre e-mail :
    • Utilisez le menu déroulant Insérer pour utiliser un modèle d' e-mail existant ou pour insérer un extrait, une citation, un document, un lien vers une réunion, un article de la base de connaissances ou une vidéo dans votre réponse.
    • Utilisez les icônes situées en bas de l'éditeur d'e-mail pour modifier le style de votre texte, insérer un lien, ajouter une image ou télécharger un fichier.

• Cliquez sur Envoyer. L'e-mail sortant sera enregistré dans la fiche d'informations de contact du destinataire.

Vous pouvez consulter l'e-mail sortant dans la vue Envoyé de votre boîte de réception des conversations. Si vous incluez des pièces jointes dans l'e-mail sortant, ces pièces jointes seront également enregistrées dans la chronologie de la fiche d'informations.

Remarque : si votre serveur d'e-mail utilise un logiciel de sécurité qui analyse les pièces jointes lors de la réception d'e-mails, HubSpot pourrait ne pas être en mesure d'enregistrer les pièces jointes incluses dans les réponses aux e-mails ou les e-mails entrants envoyés à l'adresse e-mail de votre équipe. Par exemple, si vos serveurs Office 365 exécutent Advanced Threat Protection avec Dynamic Delivery activé, les pièces jointes peuvent ne pas se connecter .

Répondre à une conversation par e-mail

Répondre à tous les messages envoyés à l'adresse e-mail de votre équipe dans la boîte de réception. Une nouvelle fiche d'informations de contact sera créée pour tous les messages entrants s'il n'en existe aucune utilisant cette adresse e-mail.

Remarque : Si un e-mail entrant ne s'affiche pas dans votre boîte de réception des conversations, vérifiez les spams et les courriers indésirables de votre compte Office 365. Les e-mails envoyés dans les spams ou les courriers indésirables d'une boîte de réception Office 365 n'apparaitront pas dans la boîte de réception des conversations. 

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Conversations > Boïte de récéption.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur une conversation e-mail pour l'ouvrir.
• Si vous disposez d'un siège payant attribué et que d'autres utilisateurs répondent déjà au visiteur ou consultent le fil de discussion, leur avatar apparaîtra dans l'éditeur de réponses et un indicateur de frappe signalera qu'ils sont en train de répondre activement. Vous devez ouvrir une autre conversation non attribuée.

• Analysez la réponse par e-mail. Si la taille de l'e-mail est supérieure à 100 Ko, faites défiler jusqu'au bas du fil et cliquez sur Afficher l'ensemble du message pour ouvrir l'e-mail complet dans un autre onglet de navigateur. 
• Dans l'éditeur de réponse, rédigez votre réponse.
  • Utilisez les icônes en bas de l'éditeur d'e-mails pour modifier le style de texte, insérer un lien, ajouter une image ou charger un fichier. Vous pouvez également faire glisser et déposer des fichiers depuis votre ordinateur dans l'éditeur de réponse.
  • Pour ajouter un document, un bloc de texte, un lien de prise de rendez-vous, un article de base de connaissances, un devis ou une vidéo dans votre réponse, cliquez sur Insérer.

• Lorsque vous avez terminé votre message, cliquez sur Envoyer.
• Si vous avez besoin d'ajouter des destinataires CC ou BCC, d'ajouter des destinataires dans le champ À ou de modifier l'adresse e-mail De , cliquez sur le menu verticalMenu en haut à droite pour développer les options d'édition. Vous pouvez cliquer sur le bas à côté du nom de l'expéditeur pour basculer entre les adresses de l'expéditeur de vos boîtes de réception connectées.

• Lorsque la conversation est terminée, cliquez sur suCloseconversation en haut à droite. Si un ticket est associé à la conversation, l'utilisateur peut fermer le ticket et la conversation en même temps, ou simplement fermer la conversation en cliquant sur le menu déroulant Plus et en sélectionnant Fermer la conversation.

Vous pouvez également réassigner une conversation, commenter un fil de discussion, déplacer une conversation vers une autre boîte de réception, transférer un E-mail à une autre équipe ou passer un appel à partir de l'éditeur de réponses. Découvrez-en davantage sur la collaboration avec votre équipe dans la boîte de réception.

Remarque : Si vous transférez des e-mails vers la boîte de réception des conversations, n'oubliez qu'un e-mail comportant la mention « FW » ou « FWD » sera enregistré dans la fiche d'informations de l'expéditeur initial. Lorsque ces préfixes sont inclus dans la ligne d'objet, HubSpot recherche les coordonnées dans l'e-mail initial. HubSpot passera en revue la version en texte brut de l'e-mail pour obtenir ces informations. Découvrez-en davantage sur la gestion de vos paramètres de transfert.