Rédiger des e-mails et y répondre dans la boîte de réception

Après avoir configuré votre boîte de réception et connecté une adresse e-mail d'équipe à celle-ci, découvrez comment envoyer des e-mails à vos contacts directement depuis la boîte de réception.

Si vous utilisez l'application mobile HubSpot, apprenez à répondre aux e-mails en utilisant les conversations sur mobile. 

Remarque : Si vous ne pouvez pas répondre à un fil, assurez-vous que vous êtes membre de l'équipe dans les paramètres de la boîte de réception. Lorsqu'une boîte de réception n'est visible que par des utilisateurs et des équipes spécifiques, seuls les utilisateurs et les équipes sélectionnés peuvent consulter et répondre aux conversations entrantes. Ules utilisateurs disposant d'un accès au compte ou de droits de super-administrateur peuvent consulter la boîte de réception des conversations du portail, mais ne peuvent pas effectuer d'actions dans la boîte de réception, comme répondre à un fil de discussion, à moins d'être ajoutés comme membres de l'équipe

Rédiger un e-mail

Rédigez un e-mail dans la boîte de réception pour commencer une conversation avec vos contacts.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Conversations > Boïte de récéption.
• Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur Rédiger.

• Dans la boîte contextuelle apparaissant dans l'angle inférieur droit :
  • Cliquez sur le menu déroulant À et recherchez le nom d'un contact.
  • Cliquez sur le menu déroulant De pour envoyer depuis une autre adresse e-mail d'équipe connectée.
  • Dans le champ Objet, saisissez votre ligne d'objet.
  • Saisissez votre e-mail. Vous pouvez utiliser un modèle d'e-mail existant, ou insérer un document ou un lien de prise de rendez-vous dans votre e-mail.
  • Utilisez les icônes en bas de l'éditeur d'e-mails pour modifier le style de texte, insérer un lien, ajouter une image, inclure un bloc de texte, un lien vers un article de la base de connaissances ou charger un fichier.
• L'e-mail sortant sera enregistré dans la fiche d'informations de contact du destinataire. Si vous souhaitez que l'e-mail soit enregistré dans une fiche d'informations associée, cliquez sur le menu déroulant Associé à, puis sélectionnez les cases à cocher à côté des fiches d'informations dans lesquelles vous souhaitez enregistrer l'e-mail.
• Cliquez sur Envoyer.

Vous pouvez consulter l'e-mail sortant dans la vue Envoyé de votre boîte de réception des conversations. Si vous incluez des pièces jointes dans l'e-mail sortant, ces pièces jointes seront également enregistrées dans la chronologie de la fiche d'informations.

Répondre à une conversation par e-mail

Répondre à tous les messages envoyés à l'adresse e-mail de votre équipe dans la boîte de réception. Une nouvelle fiche d'informations de contact sera créée pour tous les messages entrants s'il n'en existe aucune utilisant cette adresse e-mail.

Remarque : Si un e-mail entrant ne s'affiche pas dans votre boîte de réception des conversations, vérifiez les spams et les courriers indésirables de votre compte Office 365. Les e-mails envoyés dans les spams ou les courriers indésirables d'une boîte de réception Office 365 n'apparaitront pas dans la boîte de réception des conversations. 

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Conversations > Boïte de récéption.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur une conversation e-mail pour l'ouvrir.
• Si vous disposez d'un siège payant Service Hub et que d'autres utilisateurs répondent déjà au visiteur ou consultent le fil de discussion, leur avatar apparaîtra dans l'éditeur de réponse et un indicateur de frappe signalera qu'ils sont en train de répondre activement. Vous devez ouvrir une autre conversation non attribuée.

• Analysez la réponse par e-mail. Si la taille de l'e-mail est supérieure à 100 Ko, faites défiler jusqu'au bas du fil et cliquez sur Afficher l'ensemble du message pour ouvrir l'e-mail complet dans un autre onglet de navigateur. 
• Dans l'éditeur de réponse, rédigez votre réponse.
  • Utilisez les icônes en bas de l'éditeur d'e-mails pour modifier le style de texte, insérer un lien, ajouter une image ou charger un fichier. Vous pouvez également faire glisser et déposer des fichiers depuis votre ordinateur dans l'éditeur de réponse.
  • Pour ajouter un document, un bloc de texte, un lien de prise de rendez-vous, un article de base de connaissances, un devis ou une vidéo dans votre réponse, cliquez sur Insérer.
• Lorsque vous avez terminé votre message, cliquez sur Envoyer.
• Si vous devez ajouter d'autres destinataires en copie ou copie cachée, ajouter plus de destinataires dans le champ À, modifier l'adresse e-mail du champ De ou gérer les fiches d'informations associées, cliquez sur la flèche left pour développer les options de modification.

• Lorsque la conversation est terminée, dans l'angle supérieur droit, cliquez sur success Marquer comme fermé.

Vous pouvez également réattribuer une conversation, commenter sur un fil, déplacer une conversation vers une autre boîte de réception ou transférer un e-mail vers une autre équipe, ou passer un appel depuis l'éditeur de réponse. Découvrez-en davantage sur la collaboration avec votre équipe dans la boîte de réception.

Remarque : Si vous transférez des e-mails vers la boîte de réception des conversations, n'oubliez qu'un e-mail comportant la mention « FW » ou « FWD » sera enregistré dans la fiche d'informations de l'expéditeur initial. Lorsque ces préfixes sont inclus dans la ligne d'objet, HubSpot recherche les coordonnées dans l'e-mail initial. HubSpot passera en revue la version en texte brut de l'e-mail pour obtenir ces informations. Découvrez-en davantage sur la gestion de vos paramètres de transfert.