Dernière mise à jour: janvier 20, 2021
Après avoir configuré votre boîte de réception et connecté une adresse e-mail partagée à celle-ci, découvrez comment envoyer des e-mails à vos contacts directement depuis la boîte de réception.
Remarque : Si vous ne pouvez pas répondre à un fil, assurez-vous que vous êtes membre de l'équipe dans les paramètres de la boîte de réception. Lorsqu'une boîte de réception n'est visible que par des utilisateurs et des équipes spécifiques, seuls les utilisateurs et les équipes sélectionnés peuvent consulter et répondre aux conversations entrantes. Les utilisateurs disposant d'autorisations Accès au compte ou Administrateur ou Super administrateur peuvent consulter toutes les boîtes de réception des conversations du portail, mais ne peuvent pas effectuer d'actions telles que l'attribution d'une conversation ou la réponse à un fil, sauf s'ils y sont ajoutés en tant que membre de l'équipe.
Rédiger un e-mail
Rédigez un e-mail dans la boîte de réception pour commencer une conversation avec vos contacts.
- Depuis votre compte HubSpot, accédez à Conversations > Boïte de récéption.
- Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur Rédiger.
- Dans la boîte contextuelle apparaissant dans l'angle inférieur droit :
- Cliquez sur le menu déroulant À et recherchez le nom d'un contact.
- Cliquez sur le menu déroulant De pour envoyer depuis une autre adresse e-mail d'équipe connectée.
- Dans le champ Objet, saisissez votre ligne d'objet.
- Saisissez votre e-mail. Vous pouvez utiliser un modèle d'e-mail existant, ou insérer un document ou un lien de prise de rendez-vous dans votre e-mail.
- Utilisez les icônes en bas de l'éditeur d'e-mails pour modifier le style de texte, insérer un lien, ajouter une image, inclure un bloc de texte, un lien vers un article de la base de connaissances ou charger un fichier.
- L'e-mail sortant sera connecté à n'importe quel dossier (contact, entreprise, transaction ou ticket) associé à la fiche d'informations du destinataire. Si vous ne souhaitez pas que l'e-mail soit associé à une fiche d'informations, cliquez sur le menu déroulant Associé à, puis décochez les cases pour les fiches d'informations spécifiques, ou ajoutez de nouvelles fiches d'informations associées.
- Cliquez sur Envoyer.
Vous pouvez consulter l'e-mail sortant dans la vue Envoyé de votre boîte de réception des conversations. Si vous incluez des pièces jointes dans l'e-mail sortant, ces pièces jointes seront également enregistrées dans la chronologie de la fiche d'informations.
Répondre à une conversation par e-mail
Répondre à tous les messages envoyés à l'adresse e-mail de votre équipe dans la boîte de réception. Une nouvelle fiche d'informations de contact sera créée pour tous les messages entrants s'il n'en existe aucune utilisant cette adresse e-mail.
Remarque : Si un e-mail entrant ne s'affiche pas dans votre boîte de réception des conversations, vérifiez les spams et les courriers indésirables de votre compte Office 365. Les e-mails envoyés dans les spams ou les courriers indésirables d'une boîte de réception Office 365 n'apparaitront pas dans la boîte de réception des conversations.
- Depuis votre compte HubSpot, accédez à Conversations > Boïte de récéption.
- Dans le panneau de gauche, cliquez sur une conversation e-mail pour l'ouvrir.
- Si des utilisateurs ayant des sièges payants assignés à Service Hub répondent déjà au visiteur ou consultent le fil de discussion, leur avatar apparaîtra dans l'éditeur de réponses et un indicateur de frappe signalera qu'ils répondent activement. Vous devez ouvrir une autre conversation non attribuée.
- Analysez la réponse par e-mail. Si la taille de l'e-mail est supérieure à 100 Ko, faites défiler jusqu'au bas du fil et cliquez sur Afficher l'ensemble du message pour ouvrir l'e-mail complet dans un autre onglet de navigateur.
- Dans l'éditeur de réponse, rédigez votre réponse.
- Utilisez les icônes en bas de l'éditeur d'e-mails pour modifier le style de texte, insérer un lien, ajouter une image ou charger un fichier. Vous pouvez également glisser et déposer des fichiers de votre ordinateur dans l'éditeur de réponses.
- Pour ajouter un document, un bloc de texte, un lien de prise de rendez-vous, un article de base de connaissances, un devis ou une vidéo dans votre réponse, cliquez sur Insérer.
- Lorsque vous avez terminé votre message, cliquez sur Envoyer.
- Si vous devez ajouter d'autres destinataires en copie ou copie cachée, ajouter plus de destinataires dans le champ À, modifier l'adresse e-mail du champ De ou gérer les fiches d'informations associées, cliquez sur l'icône Modifier les détails de l'e-mail pour développer la fenêtre de création d'e-mails.
- Lorsque la conversation est terminée, dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Marquer comme fermé.
Vous pouvez également réattribuer une conversation, commenter sur un fil, déplacer une conversation vers une autre boîte de réception ou transférer un e-mail à une autre équipe. Découvrez-en davantage sur la collaboration avec votre équipe dans la boîte de réception.
Remarque : Si vous transférez des e-mails vers la boîte de réception des conversations, n'oubliez qu'un e-mail comportant la mention « FW » ou « FWD » sera enregistré dans la fiche d'informations de l'expéditeur initial. Lorsque ces préfixes sont inclus dans la ligne d'objet, HubSpot recherche les coordonnées dans l'e-mail initial. HubSpot passera en revue la version en texte brut de l'e-mail pour obtenir ces informations. Découvrez-en davantage sur la gestion de vos paramètres de transfert.