Après avoir configuré votre boîte de réception et connecté une adresse e-mail partagée à celle-ci, découvrez comment envoyer des e-mails à vos contacts directement depuis la boîte de réception.
Remarque : Si vous ne pouvez pas répondre à un fil, assurez-vous que vous êtes inclus en tant que membre de l'équipe dans les paramètres de la boîte de réception. Lorsqu'une boîte de réception n'est visible que par des utilisateurs et des équipes spécifiques, seuls les utilisateurs et les équipes sélectionnés peuvent consulter et répondre aux conversations entrantes. Les utilisateurs disposant des autorisations Administrateur ou Super administrateur peuvent consulter toutes les boîtes de réception des conversations dans le portail, mais ne peuvent pas effectuer d'actions telles que l'attribution d'une conversation ou la réponse à un fil, sauf s'ils y sont ajoutés en tant que membre de l'équipe.
Rédiger un e-mail
Rédigez un e-mail dans la boîte de réception pour commencer une conversation avec vos contacts.
- Depuis votre compte HubSpot, accédez à Conversations > Boïte de récéption.
- Dans le coin supérieur gauche, cliquez sur Rédiger.
- Dans la boîte contextuelle apparaissant dans le coin inférieur droit :
- Cliquez sur le menu déroulant À et recherchez le nom d'un contact.
- Cliquez sur le menu déroulant De pour envoyer depuis une autre adresse e-mail d'équipe connectée.
- Dans le champ Objet, saisissez votre ligne d'objet.
- Saisissez votre e-mail. Vous pouvez utiliser un modèle d'e-mail existant, ou insérer un document ou un lien de prise de rendez-vous dans votre e-mail.
- Utilisez les icônes en bas de l'éditeur d'e-mails pour modifier le style de texte, insérer un lien, ajouter une image, inclure un bloc de texte, un lien vers un article de la base de connaissances ou charger un fichier.
- L'e-mail sortant sera connecté à n'importe quel dossier (contact, entreprise, transaction ou ticket) associé à la fiche d'informations du destinataire. Si vous ne souhaitez pas que l'e-mail soit associé à une fiche d'informations, cliquez sur le menu déroulant Associé avec, puis sur la ou les case(s) à cocher pour la ou les fiche(s) d'informations spécifique(s), ou ajoutez de nouvelles fiches d'informations associées.
Remarque : si vous incluez des pièces jointes dans l'e-mail sortant, ces pièces jointes seront également enregistrées dans la chronologie de la fiche d'informations.
- Cliquez sur Envoyer.
Vous pouvez consulter l'e-mail sortant dans la vue Envoyé de votre boîte de réception des conversations.
Répondre à une conversation par e-mail
Répondre à tous les messages envoyés à l'adresse e-mail de votre équipe dans la boîte de réception. Une nouvelle fiche d'informations de contact sera créée pour tous les messages entrants s'il n'en existe aucune utilisant cette adresse e-mail. Vous pouvez également laisser une note interne pour un autre membre de l'équipe si vous devez l'intégrer dans la conversation.
- Depuis votre compte HubSpot, accédez à Conversations > Boïte de récéption.
- Dans le panneau de gauche, cliquez sur une conversation e-mail pour l'ouvrir.
- Dans l'éditeur de réponse, rédigez votre réponse.
- Utilisez les icônes en bas de l'éditeur d'e-mails pour modifier le style de texte, insérer un lien, ajouter une image ou charger un fichier.
- Pour ajouter un document, un bloc de texte, un lien de prise de rendez-vous, un article de base de connaissances, un devis ou une vidéo dans votre réponse, cliquez sur Insérer.
- Lorsque vous avez terminé votre message, cliquez sur Envoyer.
- Si vous devez ajouter d'autres destinataires en copie ou copie cachée, ajouter plus de destinataires dans le champ À, modifier l'adresse e-mail du champ De ou gérer les fiches d'informations associées, cliquez sur l'icône Modifier les détails de l'e-mail pour développer la fenêtre de création d'e-mails.
- Si vous souhaitez qu'un autre membre de l'équipe révise la conversation, cliquez sur l'onglet Commentaire.
- Saisissez @ et le nom du membre de votre équipe, puis cliquez sur Ajouter un commentaire. Une notification sera envoyée au membre de l'équipe avec un lien vers la conversation.
- Lorsque la conversation est terminée, dans le coin supérieur droit, cliquez sur Marquer comme fermé.
Remarque : si vous transférez des e-mails vers la boîte de réception des conversations, n'oubliez qu'un e-mail comportant la mention « FW » ou « FWD » sera enregistré dans la fiche d'informations de l'expéditeur initial. Lorsque ces préfixes sont inclus dans la ligne d'objet, HubSpot recherche les coordonnées dans l'e-mail initial. HubSpot passera en revue la version en texte brut de l'e-mail pour obtenir ces informations.