Créer et modifier des objets personnalisés

Si votre entreprise a besoin d'une relation ou d'un processus allant au-delà des objets CRM standard , vous pouvez créer un objet personnalisé. Les utilisateurs disposant des autorisations super admin dans les comptes Entreprise peuvent définir un objet personnalisé dans les paramètres de l'objet personnalisé ou via API.

Une fois définis, vous pouvez créer des propriétés, gérer des pipelines et personnaliser les associations entre les objets personnalisés et d'autres objets. Vous pouvez également utiliser des objets personnalisés dans d'autres outils HubSpot, tels que les mails de marketing, les workflows et les rapports.

Remarque : En fonction de votre abonnement, il existe des limites sur le nombre d'objets et de propriétés personnalisés que vous pourriez avoir. Pour en savoir plus sur vos limites, consultez notre catalogue HubSpot Products & Services.

Avant de commencer

Avant de définir un objet personnalisé, il est important d'évaluer si c'est la bonne option pour votre entreprise et la qualité de vos données dans HubSpot.

Voici quelques questions à se poser avant de créer son propre objet :

• Pouvez-vous utiliser un objet CRM existant et ses propriétés pour organiser vos données au lieu d'un objet personnalisé ?
• Pourrait-il y avoir un chevauchement ou des données incohérentes entre votre objet personnalisé et un objet existant ?
• Y a-t-il des caractéristiques propres aux objets existants que vous souhaitez utiliser ? Par exemple, les e-mails de marketing ne peuvent être envoyés qu'à des contacts, et non à d'autres objets.
• Y a-t-il des rapports préétablis liés à des objets existants que vous souhaitez utiliser ? Par exemple, les rapports d'attribution des transactions et les prévisions de ventes sont directement liés aux transactions, et non à d'autres objets.

Pour comprendre les relations entre les objets et les données existantes, vous pouvez obtenir une vue d'ensemble du modèle de données de votre compte en naviguant vers Rapports > Gestion des données > Modèle de données. Pour obtenir des conseils supplémentaires sur le moment de créer un objet personnalisé, consultez cette leçon dans la HubSpot Academy ou contactez votre Customer Success Manager .

Glossaire

Il existe certains termes et concepts avec lesquels vous devez vous familiariser avant de créer un objet personnalisé.

• Nom de l'objet: le titre de votre objet personnalisé. Il vous sera demandé de définir un nom pluriel et un nom singulier. Par exemple, Companies est un nom d'objet pluriel, et Company est le nom singulier de l'objet.

• Propriété d'affichage primaire: propriété utilisée pour nommer un enregistrement de votre objet. Il s'agit de la principale propriété d'identification de votre objet. Par défaut, il apparaît dans la première colonne de la page d'index des objets et en haut à gauche de chaque enregistrement. Par exemple, le nom de la société est la principale propriété d'affichage pour les sociétés.

• Label: un nom de propriété tel qu'il apparaît dans votre CRM HubSpot, par exemple sur les enregistrements ou les pages d'index. Par exemple, la propriété de la société Company name est l'étiquette. Les étiquettes de propriété sont sujettes à modification et ne doivent pas être utilisées par les intégrations ou les API.
• Nom interne: la valeur interne d'une propriété qui est utilisée par les intégrations ou les API. Par exemple, la valeur interne de la propriété Société nom est name. Les noms internes ne peuvent pas changer, ils doivent donc être utilisés par les intégrations et les API pour faire référence à la propriété.

• Propriétés secondaires: propriétés d'identification supplémentaires pour un objet. Ces propriétés apparaissent sur la carte de profil d'un enregistrement sous la propriété d'affichage primaire. Pour les objets personnalisés, ils apparaissent également comme des filtres rapides supplémentaires sur la page d'index. Par exemple, les propriétés secondaires des sociétés sont le nom de domaine de la société et le numéro de téléphone, tandis qu'une propriété secondaire personnalisée pour les animaux de compagnie pourrait être le type d'animal.

Exemples

Les exemples ci-dessous sont basés sur des cas d'utilisation courants pour vous aider à comprendre comment un objet personnalisé peut affecter les données d'un compte, mais ils ne sont pas destinés à servir de conseils pour tous les scénarios. Pour savoir si un objet personnalisé est adapté à votre cas d'utilisation spécifique, contactez votre Customer Success Manager.

Les exemples suivants sont de bons exemples d'objets personnalisés :

• Un chenil pour animaux de compagnie souhaite garder une trace des animaux qu'il héberge, associer chaque animal à son propriétaire et garder une trace des activités liées à chaque animal. Ils créent un objet Pets avec le nom du Pet comme propriété d'affichage primaire et le type de Pet comme propriété secondaire. Ils visualisent et recherchent les animaux de compagnie avec lesquels ils travaillent sur une page d'index, enregistrent des vues en fonction du type d'animal, associent des contacts à un animal et gèrent les activités et les rendez-vous dans le dossier d'un animal.
• Un concessionnaire automobile souhaite maintenir une base de données des voitures qu'il a en stock ou qu'il a vendues, et garder une trace des demandes de vente liées à chaque voiture. Ils créent un objet Cars avec Model comme principale propriété d'affichage. Ils créent un pipeline d'objets personnalisés pour suivre les voitures au fur et à mesure qu'elles passent de l'état neuf à l'état d'inventaire, au processus d'achat et à la vente. Ils consultent les appels de demande ou les e-mails enregistrés dans le dossier de chaque voiture, et associent les contacts et les transactions lorsque la voiture est vendue.

Voici des exemples où il n'est pas recommandé de créer un objet personnalisé :

• Une école dispose d'une base de données d'élèves, de parents et d'enseignants. Ils veulent créer des objets personnalisés pour les parents et les enseignants afin de différencier les types de contact. C'est pas un bon cas d'utilisation car un objet personnalisé ne doit pas répliquer un objet CRM existant. Une personne peut être à la fois parent et enseignant, ce qui entraînerait un chevauchement des données. En outre, l'école ne pouvait pas envoyer d'e-mails en masse aux parents et aux enseignants parce qu'ils n'étaient pas des contacts. Au lieu de cela, ils pourraient inclure tous les types de contact dans l'objet Contacts et créer une propriété personnalisée Contact type avec les options Student, Parent, et Teacher.
• Une entreprise de rénovation de maisons utilise les notes sur les enregistrements HubSpot pour faire des demandes internes à ses entrepreneurs. Ils veulent créer un objet Notes pour garder la trace de toutes les demandes. Ce n'est pas un bon cas d'utilisation car les objets personnalisés ne doivent pas remplacer les activités. Cela ajoute des étapes supplémentaires par rapport à l'étiquetage des utilisateurs, les activités des autres enregistrements ne pouvaient pas associer automatiquement aux enregistrements de notes personnalisées, et ils ne pouvaient pas utiliser les rapports d'activité préconstruits. En outre, les informations relatives à un projet peuvent être stockées à plusieurs endroits si les utilisateurs mettent à jour à la fois l'enregistrement de la note personnalisée et un autre enregistrement associé, ce qui peut entraîner des doublons ou des conflits de données. Au lieu de cela, ils pourraient créer des notes sur les enregistrements, les associer à d'autres enregistrements, étiqueter les utilisateurs de HubSpot sur ces notes et utiliser des rapports prédéfinis pour suivre l'activité des notes.

Créer un objet personnalisé

Si vous êtes un super administrateur , vous pouvez créer un objet personnalisé dans vos paramètres HubSpot ou via l'API. Pour créer un objet personnalisé dans HubSpot :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, naviguez vers Objets > Objets personnalisés.
• S'il s'agit de votre premier objet personnalisé, cliquez sur Créer un objet personnalisé au centre de la page. Si vous créez un objet personnalisé supplémentaire, cliquez sur Créer un objet personnalisé en haut à droite.
• Dans le panneau de droite, configurez votre objet personnalisé :
  • Pour définir le nom de votre objet personnalisé :
    • Object Name (Singular): saisissez le titre singulier de votre objet personnalisé (par exemple, Pet).
    • Nom de l'objet (pluriel): saisissez le titre pluriel de votre objet personnalisé (par exemple, Animaux).

• • Pour créer la propriété d'affichage primairede l'objet : 
    • Propriété d'affichage primaire: saisissez un Libellé pour la propriété utilisée pour nommer un enregistrement de votre objet (par exemple, Nom de l'animal pour les animaux domestiques). Cette propriété est requise pour créer un enregistrement d'objet personnalisé.
    • Type de propriété: sélectionnez le type de votre propriété d'affichage principale, soit Texte sur une seule ligne ou Nombre. 

• • • Cliquez sur le edit crayon sous le Libellé pour modifier le nom interne de la propriété, puis cliquez sur Enregistrer pour confirmer. Le nom interne est utilisé par les intégrations ou les API, et ne peut pas être modifié une fois l'objet créé.
    • Cochez la case pour exiger des valeurs uniques pour la propriété d'affichage principale. Si cette option est activée, les utilisateurs ne pourront pas saisir la même valeur pour plusieurs enregistrements (par exemple, pour l'objet Orders, la propriété primaire Order number devrait exiger des valeurs uniques).

• • Pour créer une propriété secondaire pour votre objet personnalisé :
    • Propriété d'affichage secondaire: entrez un libellé pour la propriété qui est affichée sous la propriété primaire sur un enregistrement (par exemple, Type d'animal de compagnie et Numéro de téléphone du propriétaire pour les animaux de compagnie). Les propriétés secondaires ne sont pas nécessaires pour créer un enregistrement d'objet personnalisé et peuvent être ajoutées ou supprimées ultérieurement en modifiant l'objet personnalisé.
    • Type de propriété: le type de votre propriété d'affichage secondaire, soit Texte sur une seule ligne ou Nombre.
    • Cliquez sur le edit crayon sous le Libellé pour modifier le nom interne de la propriété, puis cliquez sur Enregistrer pour confirmer. Le nom interne est utilisé par les intégrations ou les API, et ne peut pas être modifié une fois l'objet créé.

• • Pour ajouter une propriété d'affichage secondaire supplémentaire, cliquez sur + Ajouter une propriété. Cette option n'apparaît que lorsque vous avez défini un Libellé et un type de propriété pour votre première propriété secondaire.
  • Pour supprimer une propriété secondaire existante, cliquez sur l'icône delete delete à côté de la propriété.

• Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Create en bas du panneau.

Une fois que vous avez défini un objet personnalisé, vous pouvez effectuer les opérations suivantes dans les paramètres de votre objet personnalisé :

• Créez et modifiez les propriétés de votre objet personnalisé, y compris en définissant les propriétés qui apparaissent lors de la création manuelle de nouveaux enregistrements d'objets personnalisés.
• Créer des libellés d'association pour définir les associations de votre objet personnalisé avec d'autres objets.
• Créez et gérez des pipelines d'objets personnalisés pour utiliser des étapes qui suivent les processus de votre objet personnalisé.
• Créer des enregistrements d'objets personnalisés.
• Personnalisez les propriétés qui apparaissent dans les barres latérales de vos enregistrements d'objets personnalisés , cartes d'association, et cartes de conseil.
• Pour voir comment votre objet personnalisé s'intègre dans le modèle de données de votre compte, naviguez vers Rapports > Gestion des données > Modèle de données.

Modifier ou supprimer un objet personnalisé

Une fois que vous avez créé un objet personnalisé, les utilisateurs disposant des autorisations super admin peuvent modifier son nom et ses propriétés, ou supprimer l'objet du compte HubSpot. Vous pouvez modifier et supprimer les objets personnalisés dans vos paramètres d'objet personnalisé ou via l'API. Pour modifier ou supprimer dans vos paramètres : 

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, naviguez vers Objets > Objets personnalisés.
• Si vous avez plusieurs objets personnalisés, sélectionnez l'objet que vous souhaitez modifier ou supprimer.
• Dans l'onglet Setup, cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sélectionnez l'une des options suivantes :

• • Voir où l'objet est utilisé: cliquez pour développer un groupe d'outils et voir où l'objet est actuellement utilisé dans HubSpot. Cliquez sur le nom d'un actif pour accéder à l'outil.
  • Modifier l'objet personnalisé: vous pouvez modifier le nom singulier et pluriel de l'objet, ainsi qu'ajouter, modifier ou supprimer des propriétés d'affichage. Vous ne pouvez pas modifier les noms internes de l'objet ou des propriétés .
    • Pour modifier les noms des propriétés d'affichage primaires ou secondaires existantes, cliquez sur Modifier le libellé de la propriété pour accéder aux paramètres de votre propriété .
    • Pour ajouter une propriété secondaire supplémentaire, cliquez sur + Ajouter une propriété, puis saisissez le nom de la propriété et sélectionnez le type de propriété .
    • Pour supprimer une propriété secondaire, survolez la propriété et cliquez sur l'icône de suppression delete . Si vous supprimez une propriété secondaire, elle reste accessible dans les enregistrements d'objets personnalisés, mais ne sera plus affichée dans la carte de profil ou dans les filtres de la page d'index. Si vous souhaitez supprimer la propriété, découvrez comment archiver et supprimer les propriétés dans vos paramètres de propriété.
    • Cliquez sur Enregistrer pour confirmer vos modifications.
  • Supprimer un objet personnalisé: dans la boîte de dialogue, cochez la case pour indiquer que vous ne pouvez pas restaurer un objet personnalisé supprimé, puis cliquez sur Supprimer l'objet pour confirmer. Vous ne pouvez pas supprimer un objet personnalisé qui est actuellement utilisé par d'autres outils, vous devrez donc supprimer les références à l'objet dans ces outils avant de le supprimer.