Créer et modifier des objets personnalisés (BETA)

Si votre entreprise a besoin d'une relation ou d'un processus allant au-delà des objets CRM standard, vous pouvez créer un objet personnalisé. Les utilisateurs disposant de super administrateur dans les comptes Enterprise peuvent définir un objet personnalisé dans les paramètres de l'objet personnalisé ou via l' API.

Une fois définis, vous pouvez créer des propriétés, gérer des pipelines et personnaliser les associations entre les objets personnalisés et d'autres objets. Vous pouvez également utiliser des objets personnalisés dans d'autres outils HubSpot, tels que les courriels de marketing, les flux de travail et les rapports.

Si vous êtes un utilisateur avec des droits de super administrateur, optez pour votre compte dans la bêta Gérer et visualiser votre modèle de données pour avoir accès à cette fonctionnalité.

Remarque : selon votre abonnement, il existe des limites au nombre d'objets et de propriétés personnalisés que vous pouvez avoir. Découvrez-en davantage sur vos limites dans notre catalogue des produits et services HubSpot.

Avant de commencer

Avant de définir un objet personnalisé, il est important d'évaluer si c'est la bonne option pour votre entreprise et la qualité de vos données dans HubSpot. Voici quelques questions à se poser avant de créer son propre objet :

• Pouvez-vous utiliser un objet CRM existant et ses propriétés pour organiser vos données au lieu d'un objet personnalisé ?
• Pourrait-il y avoir un chevauchement ou des données incohérentes entre votre objet personnalisé et un objet existant ?
• Y a-t-il des caractéristiques propres aux objets existants que vous souhaitez utiliser ? Par exemple, les courriels de marketing ne peuvent être envoyés qu'aux contacts, et non à d'autres objets.
• Y a-t-il des rapports préétablis liés à des objets existants que vous souhaitez utiliser ? Par exemple, les rapports d'attribution des transactions et les prévisions de ventes sont directement liés aux transactions, et non à d'autres objets.

Pour plus de conseils sur l'organisation de vos données et sur le moment de créer un objet personnalisé, reportez-vous à cette leçon dans l'Académie HubSpot. Pour savoir si un objet personnalisé convient à votre compte, vous pouvez également contacter votre responsable de la réussite des clients.

Glossaire

Il existe certains termes et concepts avec lesquels vous devez vous familiariser avant de créer un objet personnalisé.

• Nom de l'objet: le titre de votre objet personnalisé. Il vous sera demandé de définir un nom pluriel et un nom singulier. Par exemple, Companies est un nom d'objet pluriel, et Company est le nom singulier de l'objet.
• Propriété d'affichage primaire: la propriété utilisée pour nommer un enregistrement de votre objet. Il s'agit de la principale propriété d'identification de votre objet. Par défaut, il apparaît comme la première colonne de votre page d'index et en haut à gauche de chaque enregistrement. Par exemple, le nom de la société est la principale propriété d'affichage pour les sociétés.

• Label: un nom de propriété tel qu'il apparaît dans votre CRM HubSpot, par exemple sur les enregistrements ou les pages d'index. Par exemple, la propriété de la société Company name est l'étiquette. Les étiquettes de propriété sont sujettes à modification et ne doivent pas être utilisées par les intégrations ou les API.
• Nom interne: la valeur interne d'une propriété qui est utilisée par les intégrations ou l'API. Par exemple, la valeur interne de la propriété Company name est name. Les noms internes ne peuvent pas changer, ils doivent donc être utilisés par les intégrations et les API pour faire référence à la propriété.

• Propriétés secondaires: propriétés d'identification supplémentaires pour un objet. Ces propriétés apparaissent sur la carte de profil d'un enregistrement sous la propriété d'affichage primaire. Pour les objets personnalisés, ils apparaissent également comme des filtres rapides supplémentaires sur la page d'index. Par exemple, les propriétés secondaires des sociétés sont le nom de domaine de la société et le numéro de téléphone, tandis qu'une propriété secondaire personnalisée pour les animaux de compagnie pourrait être le type d'animal.

Exemples

Les exemples ci-dessous sont basés sur des cas d'utilisation courants pour vous aider à comprendre comment un objet personnalisé peut affecter les données d'un compte, mais ils ne sont pas destinés à servir de conseils pour tous les scénarios. Pour savoir si un objet personnalisé est adapté à votre cas d'utilisation spécifique, contactez votre Customer Success Manager.

Les exemples suivants sont de bons exemples d'objets personnalisés :

• Un chenil veut garder la trace des animaux qu'il prend en pension, associer chaque animal à son propriétaire et garder la trace des notes et des engagements liés à chaque animal spécifique.
  • Ils créent un objet Pets avec le nom du Pet comme propriété d'affichage primaire et le type de Pet comme propriété secondaire.
  • Ils visualisent et recherchent les animaux de compagnie avec lesquels ils travaillent sur une page d'index, enregistrent des vues en fonction du type d'animal, associent des contacts à un animal et gèrent les activités et les rendez-vous dans le dossier d'un animal.
• Un concessionnaire automobile souhaite maintenir une base de données de toutes les voitures qu'il a en stock ou qu'il a vendues, et veut garder une trace des demandes liées à la vente de chaque voiture.
  • Ils créent un objet Cars avec Model comme principale propriété d'affichage.
  • Ils créent un pipeline d'objets personnalisé pour suivre les voitures au fur et à mesure qu'elles passent d'une étape à l'autre, comme l'arrivée dans l'inventaire, le processus d'achat et la vente.
  • Ils consultent les appels de demande ou les courriels enregistrés dans le dossier de chaque voiture, et associent les contacts et les transactions lorsque la voiture est vendue.

Voici des exemples où il n'est pas recommandé de créer un objet personnalisé :

• Une école dispose d'une base de données des élèves, de leurs parents et des enseignants. Ils veulent créer des objets personnalisés pour les parents et les enseignants afin de différencier les types de contact.
  • Ce n' est pas un bon cas d'utilisation car :
    • Un objet personnalisé ne doit pas répliquer un objet CRM existant. 
    • Une personne peut être à la fois parent et enseignant, ce qui entraîne un chevauchement des données. 
    • L'école serait incapable d'envoyer des courriels de marketing en masse aux parents et aux enseignants parce qu'ils ne sont pas des contacts.
  • Au lieu de cela, ils peuvent inclure tous les types de contact dans l'objet Contacts, et créer une propriété de type de contact personnalisée avec les options Student, Parent et Teacher.
• Une entreprise de rénovation de maisons utilise les notes sur les enregistrements HubSpot pour faire des demandes internes à ses entrepreneurs. Ils veulent créer un objet Notes pour garder la trace de toutes les demandes.
  • Ce n' est pas un bon cas d'utilisation car :
    • Les objets personnalisés ne doivent pas remplacer les engagements. Cela ajoute des étapes supplémentaires par rapport à l'étiquetage des utilisateurs, les activités d'autres enregistrements ne seraient pas automatiquement associées aux enregistrements de notes, et ils ne seraient pas en mesure d'utiliser les rapports d'activité préétablis.
    • Les informations relatives à un projet d'amélioration peuvent être stockées à plusieurs endroits si les utilisateurs mettent à jour à la fois l'enregistrement de la note et l'enregistrement du contact associé. Cela peut conduire à des données en double ou contradictoires.
  • Au lieu de cela, ils peuvent continuer à créer des notes sur des enregistrements d'objets CRM standard, les associer à d'autres enregistrements connexes, et étiqueter d'autres utilisateurs HubSpot sur ces notes. Ils peuvent également utiliser les rapports d'activité préétablis pour suivre l'activité de leurs notes.

Créer un objet personnalisé

Si vous êtes un super admin, vous pouvez créer un objet personnalisé dans vos paramètres HubSpot ou via l'API. Pour créer un objet personnalisé dans HubSpot :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Objets personnalisés.
• Cliquez sur le bouton Créer un objet personnalisé . Si vous avez déjà créé un objet personnalisé, le bouton Créer un objet personnalisé apparaît en haut à droite.
• Dans le panneau de droite, configurez votre objet personnalisé :
  • Pour définir le nom de votre objet personnalisé :
    • Nom de l'objet (singulier): saisissez le titre singulier de votre objet personnalisé (par exemple, Animal).
    • Nom de l'objet (pluriel): saisissez le titre pluriel de votre objet personnalisé (par exemple, Animaux de compagnie).

• • Pour créer la propriété d'affichage primairede l'objet : 
    • Propriété d'affichage primaire: saisissez un libellé pour la propriété utilisée pour nommer un enregistrement de votre objet (par exemple, Nom de l'animal pour les animaux de compagnie). Cette propriété est nécessaire pour créer un enregistrement d'objet personnalisé.
    • Type de propriété: sélectionnez le type de votre propriété d'affichage primaire, soit Texte à une ligne, soit Nombre 

• • • Cliquez sur le crayon d' édition sous l'étiquette pour modifier le nom interne de la propriété, puis cliquez sur Enregistrer pour confirmer. Le nom interne est utilisé par les intégrations ou les API, et ne peut être modifié une fois l'objet créé.
    • Cochezla case pour exiger des valeurs uniques pour la propriété d'affichage primaire. Si cette option est activée, les utilisateurs ne pourront pas saisir la même valeur pour plusieurs enregistrements (par exemple, pour l'objet Commandes, la propriété primaire Numéro de commande doit avoir des valeurs uniques).

• • Pour créer une propriété secondaire pour votre objet personnalisé :
    • Propriété d'affichage secondaire: entrez un libellé pour la propriété qui est affichée sous la propriété primaire sur un enregistrement (par exemple, Type d'animal de compagnie et Numéro de téléphone du propriétaire pour les animaux de compagnie). Les propriétés secondaires ne sont pas nécessaires pour créer un enregistrement d'objet personnalisé
    • Type de propriété: le type de votre propriété d'affichage secondaire, soit Texte à une ligne, soit Nombre.
    • Cliquez sur le crayon d' édition sous l'étiquette pour modifier le nom interne de la propriété, puis cliquez sur Enregistrer pour confirmer. Le nom interne est utilisé par les intégrations ou les API, et ne peut être modifié une fois l'objet créé.

• • Pour ajouter une propriété d'affichage secondaire supplémentaire, cliquez sur + Ajouter une propriété.
  • Pour supprimer une propriété secondaire, cliquez sur l'icône de suppression à côté de la propriété.

• Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Créer en bas du panneau.

Une fois que vous avez défini un objet personnalisé, vous pouvez effectuer les opérations suivantes dans les paramètres de votre objet personnalisé :

• Créez et modifiez les propriétés de votre objet personnalisé, notamment en définissant les propriétés qui apparaissent lors de la création manuelle de nouveaux enregistrements d'objets personnalisés
• Créez des étiquettes d'association pour définir les associations de votre objet personnalisé avec d'autres objets.
• Créez et gérez des pipelines d'objets personnalisés pour utiliser des étapes qui suivent les processus de votre objet personnalisé.
• Personnalisez les propriétés qui apparaissent dans les barres latérales, les fiches d'association et les fiches de conseil devos fiches d'objets personnalisés .

Modifier ou supprimer un objet personnalisé

Une fois que vous avez créé un objet personnalisé, les utilisateurs disposant de droits de super administrateur peuvent modifier son nom et ses propriétés, ou supprimer l'objet du compte HubSpot. Vous pouvez modifier et supprimer les objets personnalisés dans vos paramètres d'objet personnalisé ou via l'API. Pour modifier ou supprimer dans vos paramètres

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Objets personnalisés.
• Si vous avez plusieurs objets personnalisés, sélectionnez l' objet que vous souhaitez modifier ou supprimer.
• Dans l'onglet Configuration, cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sélectionnez l'une des options suivantes :

• • Voir où l'objet est utilisé: cliquez pour développer un groupe d'outils et voir où dans HubSpot l'objet est actuellement utilisé. Cliquez sur le nom d' un actif pour naviguer vers l'outil.
  • Modifier l'objet personnalisé: modifier le nom singulier et pluriel de l'objet. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer vos modifications. Vous ne pouvez pas modifier le nom interne de l'objet. Pour modifier les propriétés de l'affichage primaire ou secondaire, cliquez sur Modifier le libellé de la propriété pour accéder aux paramètres devotre propriété.
  • Supprimer un objet personnalisé: dans la boîte de dialogue, cochez la case pour reconnaître que vous ne pouvez pas restaurer un objet personnalisé supprimé, puis cliquez sur Supprimer l'objet pour confirmer. Vous ne pouvez pas supprimer un objet personnalisé qui est actuellement utilisé par d'autres outils. Vous devrez donc supprimer les références à l'objet dans ces outils avant de le supprimer.