Importer des fiches d'informations et des activités

Pour ajouter ou mettre à jour des données en masse, vous pouvez importer des fichiers dans HubSpot. Vous pouvez importer des fiches d'informations, telles que des contacts et des entreprises, ou des activités, telles qu'un e-mail envoyé à un contact ou une réunion pour une transaction en cours.

Voici les types d'import que vous pouvez effectuer ainsi que les objets et activités pris en charge :

• Importer un objet ou une activité : import pour créer et/ou mettre à jour un objet ou une activité. Dans un import d'objet unique :
  • Vous pouvez créer et/ou mettre à jour des enregistrements de contacts, de sociétés, d'affaires, de tickets, d'appels, de produits et d'objets personnalisés.

• • Vous pouvez créer des tâches, mais pas les mettre à jour.
• Importer plusieurs objets et activités : import pour créer, mettre à jour et/ou associer plusieurs objets et activités. Vous pouvez importer plusieurs objets et activités dans un seul fichier, ou deux objets/un objet et une activité dans deux fichiers distincts. Dans un import de plusieurs objets :
  • Vous pouvez créer et/ou mettre à jour des enregistrements de contacts, de sociétés, d'affaires, de tickets, d'appels et d'objets personnalisés. Vous pouvez créer et/ou mettre à jour des lignes de produit, mais celles-ci doivent être associées à des transactions.
  • Vous pouvez créer des appels des e-mails, des réunions, des notes et des tâches, mais pas les mettre à jour. Les e-mails, les réunions et les notes doivent être associés à un objet.

Vous pouvez suivre les instructions ci-dessous pour tous les imports, mais certaines étapes ne s'appliquent qu'à certains types d'import (par exemple, les étapes pour associer des fiches d'informations dans un import de plusieurs objets). Pour plus d'informations, consultez le site pour connaître les exigences relatives aux fichiers d'importation.

Avant d'importer

Avant de commencer un import :

• Vous devez disposer des autorisations d’import et de modification pour la fiche d’informations d’objet que vous importez dans HubSpot. 
• Découvrez-en davantage sur les objets, les fiches d'informations ainsi que les propriétés et sur la gestion de votre base de données de CRM dans HubSpot.
• Configurez vos fichiers d'importation et vérifiez que vous disposez de tous les champs requis. Une bonne configuration de vos fichiers vous permet d'éviter des erreurs d'import ou l'ajout de données incorrectes dans votre CRM. Vous pouvez vous référer à exemples de fichiers d'importation pour vous aider à démarrer.
• Il existe d'autres moyens de créer, de synchroniser ou d'associer des fiches d'informations :
  • Pour les contacts et les entreprises, vous pouvez activer le paramètre permettant de créer et d'associer automatiquement des entreprises aux contacts en fonction du domaine d'e-mail du contact. Si vous disposez de contacts avec des domaines de messagerie différents de ceux de leurs entreprises ou si vous importez d'autres objets, suivez les instructions pour associer vos fiches d'informations via un import.
  • Si vous avez des données dans un autre système et que vous souhaitez mettre en place une synchronisation bidirectionnelle, apprenez à connect et utilisez la synchronisation des données HubSpot plutôt que l'importation.

Importer des fiches d'informations et des activités

Une fois que vous avez configuré vos fichiers, pour les importer dans HubSpot :

• Cliquez sur Import dans l’angle supérieur droit de n’importe quelle page index d’objet ou accédez à vos paramètres d’import :
  • Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Import et export.
  • Cliquez sur Accéder aux imports.
• Sur la page Imports , cliquez sur Import un fichier.
• Pour importer des fiches d’informations et des activités, commencez l’import . Vous pouvez également sélectionner Répéter un import passé pour terminer un import avec les mêmes propriétés qu’un import précédent ou sélectionner pour importer une liste de désabonnement, des événements personnalisés ou des jeux de données.
• Sélectionnez les objets ou les activités dans votre fichier d'import, puis cliquez sur Suivant.
• Si vous importez deux objets/activités, sélectionnez le nombre de fichiers à télécharger.
  • Fichier unique : les deux objets/activités associés se trouvent dans le même fichier.
  • Fichiers multiples : vous avez deux fichiers avec un objet/activité dans chaque fichier.

• Cliquez sur Choisir un fichier et dans la boîte de dialogue, sélectionnez votre fichier d'import. Pour les imports de à deux fichiers, vous devrez sélectionner un fichier pour chaque objet ou activité. Pour générer un fichier d'exemple basé sur vos objets sélectionnés, cliquez sur Télécharger le fichier d'exemple.
• Cliquez sur le menu déroulant Choisir comment importer [objets/activités] pour chaque objet/activité et sélectionnez le mode d'import de vos données :

• • Créer et mettre à jour [fiches d'informations/activités] : l'import créera de nouvelles fiches d'informations et activités, et identifiera et mettra à jour les fiches d'informations existantes. Pour créer de nouveaux enregistrements ou activités, votre fichier doit contenir les propriétés requises pour cet objet/activité. Pour mettre à jour les enregistrements existants, votre dossier doit contenir un identifiant unique .
  • Créer de nouvelles [fiches d'informations/activités] uniquement : l'import créera uniquement de nouvelles fiches d'informations et activités. Les fiches d'informations existantes dans le fichier d'import seront ignorées. Pour créer de nouveaux enregistrements ou activités, votre fichier doit contenir les propriétés requises pour cet objet/activité.
  • Mettre à jour les [fiches d'informations/activités] existantes uniquement : l'import mettra à jour uniquement les fiches d'informations existantes. Les nouvelles fiches d'informations ou activités dans le fichier d'import seront ignorées. Pour mettre à jour les enregistrements existants, votre dossier doit contenir un identifiant unique .

Remarque : Les e-mails, réunions, notes et tâches ne peuvent pas être mises à jour via l'import, quelle que soit la manière dont vous choisissez d'importer les données.

• Si vous importez des associations d'objets de même type, cochez la case Associations d'objets identiques.
• Si vous importez des données dans une langue autre que votre langue par défaut, cliquez sur le menu déroulant Select the language of the column headers in your file et sélectionnez la langue . La sélection de la langue correcte permet à HubSpot de mieux associer les en-têtes de colonne aux propriétés par défaut existantes. Si aucune correspondance n'est trouvée pour la langue sélectionnée, HubSpot recherchera une propriété en anglais à associer.
• Cliquez sur Suivant.
• Si vous importez et associez deux objets dans deux fichiers, indiquez quelle colonne est incluse dans les deux fichiers :
  • Cliquez sur le menu déroulant Titres de colonnes communs trouvés dans vos fichiers et sélectionnez le nom de la colonne commune.
  • Dans le menu déroulant À quel objet de [colonne commune] correspond la clé unique ?, sélectionnez l'objet vers lequel la propriété doit être importée. Par exemple, si vous importez des contacts et des sociétés et que vous utilisez Nom de la société comme colonne commune, sélectionnez Société pour télécharger ces données dans les enregistrements de la société.
• Cliquez sur Suivant.
• Sur l'écran Mappez les colonnes de votre fichier avec les propriétés de [objet], HubSpot mappera les colonnes de votre fichier aux propriétés de votre objet ou activité sélectionné(e) en fonction de l'en-tête, de la langue de l'en-tête et du nom de la propriété. Si vous avez importé deux fichiers, il y aura une page de mappage pour chaque objet ou activité.
• Le guide de mappage affiche les propriétés requises pour créer et/ou mettre à jour les objets ou les activités. S'il manque à votre fichier l'une des propriétés nécessaires pour atteindre l'objectif de votre importation (par exemple, vous avez choisi de mettre à jour des transactions existantes mais n'avez pas inclus la colonne Record ID ), vous devez corriger votre fichier d'importation et relancer l'importation pour éviter les erreurs.
• Dans la colonne Aperçu des informations, un aperçu des trois premières lignes de votre feuille de calcul est affiché.
  • Si aucune erreur n'a été détectée, une coche success apparaîtra dans la colonne Mappé.
  • Si certaines erreurs sont détectées, il y aura une alerte exclamation icône dans la colonne Mapped avec le nombre d'erreurs. Cliquez sur [x] erreurs pour savoir comment résoudre les erreurs.

• Si certaines colonnes ne correspondent pas aux bonnes propriétés de l'objet ou de l'activité, cliquez sur le menu déroulant dans la colonne Importer en tant que, puis sélectionnez les bonnes propriétés [Objet/Activité].

• Si vous importez vers des enregistrements associés du même objet, mappez la propriété de l'identifiant unique des enregistrements associés en tant qu'association. Pour ce faire, dans la ligne de l'identifiant unique :
  • Dans la colonne Importer en tant que, cliquez sur le menu déroulant, puis sélectionnez Association. 
  • Dans la colonne Propriété HubSpot, cliquez sur le menu déroulant Choisir une propriété, puis sélectionnez la propriété de l'identifiant unique (par exemple, E-mail, ID de fiche d'informations).

• Si des colonnes ne se mappent pas à une propriété existante ou sont mappées à la mauvaise propriété, cliquez sur le menu déroulant dans la colonne Propriété HubSpot. Dans le menu déroulant, vous pouvez effectuer l'une des actions suivantes :
  
  • Pour mapper la colonne à une propriété existante, recherchez et sélectionnez une propriété existante. Vous pouvez passer la souris sur une propriété pour en afficher les détails et vous assurer que vous mappez la bonne propriété avant de la sélectionner.
  • Pour configurer une nouvelle propriété personnalisée (objets uniquement), cliquez sur Créer une nouvelle propriété, puis sur Configurer votre propriété dans le panneau de droite. Les données de la colonne seront mappées à cette nouvelle propriété personnalisée.

• Pour ignorer l'import des données d'une rangée individuelle, cliquez sur le menu déroulant de la colonne Importer en tant que, puis sélectionnez Ne pas importer la colonne. Pour ignorer l'import des données de toutes les colonnes non mappées, cochez la case Ne pas importer de données dans des colonnes non mappées dans l'angle inférieur droit.

• Si vous mettez à jour des enregistrements existants ou si vous souhaitez éviter les doublons lors de l'association d'enregistrements inter-objets, assurez-vous que vous avez mappé l'identifiant unique correct (par exemple, Record ID, e-mail, nom de domaine de l'entreprise, ou des propriétés de valeurs uniques personnalisées) :
  
  • ID de fiche d'informations : mappez la colonne à l'ID de fiche d'informations dans la colonne de propriété HubSpot. Si une ligne ne contient pas de valeur pour ID de fiche d'informations, une nouvelle fiche d'informations sera créée.

• • Adresse e-mail (contacts uniquement) ou Nom de domaine de l'entreprise (entreprises uniquement) : mappez la colonne à la propriété correspondante dans la colonne de propriété HubSpot.
  • Propriété personnalisée qui requiert des valeurs uniques (contacts, entreprises, affaires, tickets et objets personnalisés uniquement) : si vous avez créé une propriété qui requiert des valeurs uniques, mappez la colonne à cette propriété dans la colonne des propriétés HubSpot. Si vous importez plusieurs propriétés à valeur unique, vous sélectionnerez la propriété à utiliser comme identifiant sur la page Détails avant de terminer votre import.

• Si vous mettez à jour des fiches d'informations, cochez les cases de la colonne Gérer les valeurs existantes pour éviter que l'import n'écrase les valeurs des propriétés existantes des fiches d'informations. Lorsque cette option est sélectionnée pour une propriété, l'import ne mettra pas à jour la propriété pour les fiches d'informations qui ont déjà une valeur, mais mettra à jour la propriété pour les nouvelles fiches d'informations ou les fiches d'informations existantes qui n'ont pas de valeur actuelle pour la propriété.
  • Pour éviter que l'import n'écrase les valeurs existantes pour des propriétés individuelles, cochez la case Ne pas remplacer dans la ligne de la propriété.
  • Pour éviter le remplacement des valeurs existantes pour toutes les propriétés incluses dans l'import, sélectionnez la case à cocher en haut du tableau.

• Si vous importez et associez des objets, pour importer associez des libellés (Pro et Entreprise uniquement) :
  • Cliquez sur le menu déroulant dans la colonne Importer en tant que, puis sélectionnez Libellé d'association. L'import d'un nouveau libellé d'association ne remplacera pas le libellé d'association existant. Le libellé importé sera ajouté à la fiche d'informations en tant que libellé d'association supplémentaire. Apprenez comment supprimer manuellement une étiquette d'association d'un enregistrement.
  • Lorsque vous importez deux objets, la colonne Propriété HubSpot renseigne automatiquement la relation entre les objets que vous importez (par exemple, Contact et Entreprise). Si vous importez plus de deux objets, sélectionnez les deux objets dont les libellés d'association décrivent la relation.

• Une fois que toutes les colonnes sont mappées ou définies sur Ne pas importer la colonne, cliquez sur Suivant. Si vous avez importé deux fichiers, mappez les propriétés du second objet ou de la seconde activité, puis cliquez sur Suivant.
• Saisissez les détails de votre import :
  
  • Saisissez un nom d'import.
  • Si vos fichiers comprennent plusieurs propriétés à valeur unique (contacts, sociétés, offres, tickets, objets personnalisés uniquement), cliquez sur le menu déroulant Propriété à utiliser pour trouver des [objets] existants et sélectionnez la propriété que vous souhaitez utiliser pour mettre à jour ou dédupliquer des enregistrements. Cette option n'apparaîtra pas si vous avez également inclus l'ID de fiche d'informations, car il remplacera automatiquement les autres identifiants uniques.
  • Si vous importez des contacts :
    
    • Pour créer automatiquement une liste des contacts importés, sélectionnez la case à cocher Créer une liste de contacts à partir de cet import. Même si vous avez importé uniquement pour ajouter des contacts existants à une liste (c'est-à-dire un fichier avec E-mail ou ID d'enregistrement valeurs mais aucune nouvelle valeur de propriété), les enregistrements seront toujours inclus en tant que Enregistrements mis à jour dans le tableau de l'historique des importations et dans le résumé de l'importation individuelle.
    • Pour confirmer que les contacts s'attendent à être contactés par vous et que votre fichier d'import ne contient pas de liste achetée, sélectionnez la case à cocher. Découvrez-en davantage sur la politique d'utilisation acceptable de HubSpot.
    • Si vous avez activé les paramètres de confidentialité des données dans votre compte, utilisez le menu déroulant Définir la base juridique pour le traitement des données de contact pour sélectionner une base juridique de traitement.

• • Si vous importez des propriétés de date ou de date et d'heure, cliquez sur le menu déroulant Format de la date et confirmez le format des valeurs de date dans votre feuille de calcul. Pour les propriétés de date et d'heure, cliquez sur le menu déroulant Fuseau horaire pour confirmer le fuseau horaire que la propriété doit utiliser lors de l'import.
  • Si vous importez un fichier avec une propriété numérique, utilisez le menu déroulant Format de nombre pour vérifier le format numérique du pays à utiliser pour vos données.
• Si des propriétés de l'import sont utilisées dans des listes ou des workflows existants, pour en vérifier l'utilisation, cliquez sur le numéro des listes ou des workflows. Dans le panneau de droite, vous pouvez filtrer selon des propriétés spécifiques ou cliquer sur le nom d'une liste ou d'un import pour l'examiner.
• Cliquez sur Terminer l'import.

Une fois l’import terminé, vous pouvez visualiser les fiches d’informations et mises à jour sur la page d’accueil de chaque objet, les nouvelles tâches sur la page index des tâches ou les nouvelles activités sur les fiches d’informations. Si votre importation contenait des erreurs, apprenez comment résoudre les erreurs d'importation. Vous pouvez également consulter, analyser et effectuer des actions sur votre site previous imports, notamment créer une liste, consulter ou supprimer des enregistrements importés.