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Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.
Contacts

Importer des fiches d'informations et des activités

Dernière mise à jour: janvier 31, 2023

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Pour ajouter ou mettre à jour des données en masse, vous pouvez importer des fichiers dans HubSpot. Vous pouvez importer des fiches d'informations, telles que des contacts et des entreprises, ou des activités, telles qu'un e-mail envoyé à un contact ou une réunion pour une transaction en cours.

Voici les types d'import que vous pouvez effectuer ainsi que les objets et activités pris en charge :

  • Importer un objet ou une activité : import pour créer ou mettre à jour un objet ou une activité. Dans un import d'objet unique :
    • Vous pouvez créer et mettre à jour des fiches d'informations de contact, d'entreprise, de transaction, de ticket, de produit et d'objet personnalisé.
    • Vous pouvez créer des appels et des tâches, mais pas les mettre à jour.
  • Importer plusieurs objets et activités : import pour créer, mettre à jour et/ou associer plusieurs objets et activités. Vous pouvez importer plusieurs objets et activités dans un seul fichier, ou deux objets/un objet et une activité dans deux fichiers distincts. Dans un import de plusieurs objets :
    • Vous pouvez créer et mettre à jour des fiches d'informations de contact, d'entreprise, de transaction, de ticket et d'objet personnalisé.
    • Vous pouvez créer des lignes de produit, des appels, des e-mails, des réunions, des notes et des tâches, mais pas les mettre à jour. Les lignes de produit doivent être associées à des transactions et les e-mails, réunions et notes doivent être associés à un objet.

Vous pouvez suivre les instructions ci-dessous pour tous les imports, mais certaines étapes ne s'appliquent qu'à certains types d'import (par exemple, les étapes pour associer des fiches d'informations dans un import de plusieurs objets). Pour plus d'informations, consultez les exigences relatives aux fichiers d'import.

Avant d'importer

Avant de commencer un import :

  • Découvrez-en davantage sur les objets, les fiches d'informations ainsi que les propriétés et sur la gestion de votre base de données de CRM dans HubSpot.
  • Configurez vos fichiers d'import et vérifiez que vous disposez de tous les champs nécessaires. Une bonne configuration de vos fichiers vous permet d'éviter des erreurs d'import ou l'ajout de données incorrectes dans votre CRM. Vous pouvez consulter des exemples de fichiers d'import pour bien démarrer.
  • Il existe d'autres moyens de créer, de synchroniser ou d'associer des fiches d'informations :
    • Pour les contacts et les entreprises, vous pouvez également activer le paramètre pour créer et associer automatiquement des entreprises à des contacts en fonction du domaine de messagerie du contact. Si vous disposez de contacts avec des domaines de messagerie différents de ceux de leurs entreprises ou si vous importez d'autres objets, suivez les instructions pour associer vos fiches d'informations via un import.
    • Si vous disposez de données dans un autre système et que vous souhaitez configurer une synchronisation bidirectionnelle, découvrez comment connecter et utiliser la synchronisation des données de HubSpot plutôt que d'effectuer un import.

Importer des fiches d'informations et des activités

Une fois que vous avez configuré vos fichiers, pour les importer dans HubSpot :

  • Cliquez sur Import dans l'angle supérieur droit de n'importe quelle page index d'objet ou accédez à vos paramètres d'import :
    • Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
    • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Import et export.
    • Cliquez sur Accéder aux imports.
  • Sur la page Imports, cliquez sur Démarrer un import.
  • Sélectionnez Fichier depuis l'ordinateur, puis cliquez sur Suivant.
  • En fonction du type d'import, sélectionnez et téléchargez vos fichiers :
    • Import d'un objet ou d'une activité : 
      • Sélectionnez Un fichier, puis cliquez sur Suivant.
      • Sélectionnez un fichier, et cliquez sur Suivant.
      • Sélectionnez l'objet ou l'activité dans votre fichier d'import. Les appels et les tâches sont les seules activités qui peuvent être importées seules.
      • Cliquez sur Choisir un fichier et dans la boîte de dialogue, sélectionnez votre fichier d'import.
    • Import de plusieurs objets ou activités dans un seul fichier :
      • Sélectionnez Un fichier, puis cliquez sur Suivant.
      • Sélectionnez Objets multiples, puis cliquez sur Suivant.
      • Sélectionnez les objets et les activités dans votre fichier d'import, puis cliquez sur Suivant.
      • Cliquez sur Choisir un fichier et dans la boîte de dialogue, sélectionnez votre fichier d'import.
    • Import de plusieurs objets ou activités dans deux fichiers :
      • Sélectionnez Plusieurs fichiers avec des associations, puis cliquez sur Suivant.
      • Sélectionnez les deux objets ou l'objet et l'activité, puis cliquez sur Suivant.
      • Pour chaque objet, cliquez sur Choisir un fichier et sélectionnez votre fichier d'import.

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  • Si vous importez des données dans une langue autre que votre langue par défaut, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez la langue des en-têtes de colonne de votre fichier. La sélection de la langue correcte permet à HubSpot de mieux associer les en-têtes de colonne aux propriétés par défaut existantes. Si aucune correspondance n'est trouvée pour la langue sélectionnée, HubSpot recherchera une propriété en anglais à associer.
  • Cliquez sur Suivant.
  • Si vous importez et associez plusieurs objets dans deux fichiers, indiquez quelle colonne est incluse dans les deux fichiers :
    • Cliquez sur le menu déroulant Titres de colonnes communs trouvés dans vos fichiers et sélectionnez le nom de la colonne commune.
    • Dans le menu déroulant À quel objet de [colonne commune] correspond la clé unique ?, sélectionnez l'objet vers lequel la propriété doit être importée. Par exemple, si vous importez des contacts et des entreprises et que vous utilisez Nom de l'entreprise comme colonne commune, sélectionnez Entreprise pour télécharger ces données dans les fiches d'informations d'entreprise.
  • Cliquez sur Suivant.
  • Sur l'écran Mappez les colonnes de votre fichier avec les propriétés de [objet], HubSpot mappera les colonnes de votre fichier aux propriétés de votre objet ou activité sélectionné(e) en fonction de l'en-tête, de la langue de l'en-tête et du nom de la propriété. Si vous avez importé deux fichiers, il y aura une page de mappage pour chaque objet ou activité.
  • Le guide de mappage (BÊTA) affiche les propriétés requises pour créer ou mettre à jour les objets ou les activités. S'il manque à votre fichier l'une des propriétés nécessaires pour atteindre l'objectif de votre import (par exemple, vous souhaitez mettre à jour des transactions existantes, mais vous n'avez pas inclus de colonne ID de fiche d'informations), vous devez corriger votre fichier d'import et relancer l'import pour éviter les erreurs.
  • Dans la colonne Aperçu des informations, un aperçu des trois premières lignes de votre feuille de calcul est affiché.
    • Si aucune erreur n'a été détectée dans les trois premières lignes d'une colonne, une coche success apparaîtra dans la colonne Mappé.
    • Si certaines erreurs sont détectées dans les trois premières lignes d'une colonne, une icône d'alerte exclamation apparaîtra dans la colonne Mappé. Passez le curseur de la souris sur l'icône pour afficher l'erreur, puis cliquez sur Corriger les erreurs d'import pour savoir comment résoudre l'erreur.

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  • Si certaines colonnes ne correspondent pas aux bonnes propriétés de l'objet ou de l'activité, cliquez sur le menu déroulant dans la colonne Importer en tant que, puis sélectionnez les bonnes propriétés [Objet/Activité].

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  • Si des colonnes ne se mappent pas sur une propriété existante, cliquez sur le menu déroulant dans la colonne Propriété HubSpot. Dans le menu déroulant, vous pouvez choisir l'un des éléments suivants :
    • Pour mapper la colonne à une propriété existante, recherchez et sélectionnez une propriété existante.
    • Pour configurer une nouvelle propriété personnalisée (objets uniquement), cliquez sur Créer une nouvelle propriété, puis configurez votre nouvelle propriété dans le panneau de droite. Les données de la colonne seront mappées à cette nouvelle propriété personnalisée.
  • Pour ignorer l'import des données d'une rangée individuelle, cliquez sur le menu déroulant de la colonne Importer en tant que, puis sélectionnez Ne pas importer la colonne. Pour ignorer l'import des données de toutes les colonnes non mappées, cochez la case Ne pas importer de données dans des colonnes non mappées dans l'angle inférieur droit.
    • Cliquez sur le menu déroulant dans la colonne Importer en tant que, puis sélectionnez Libellé d'association. L'import d'un nouveau libellé d'association ne remplacera pas le libellé d'association existant. Le libellé importé sera ajouté à la fiche d'informations en tant que libellé d'association supplémentaire. Découvrez comment supprimer manuellement un libellé d'association d'une fiche d'informations.
    • Lorsque vous importez deux objets, la colonne Propriété HubSpot renseigne automatiquement la relation entre les objets que vous importez (par exemple, Contact et Entreprise). Si vous importez plus de deux objets, sélectionnez les deux objets dont les libellés d'association décrivent la relation.

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  • Si vous mettez à jour des fiches d'informations existantes ou si vous souhaitez éviter les doublons en associant des fiches d'informations, assurez-vous que vous avez mappé l'identifiant unique approprié (par exemple, l'ID de la fiche d'informations, l'e-mail, le nom de domaine de l'entreprise ou les propriétés de valeur unique) :
    • ID de fiche d'informations : cliquez sur le menu déroulant dans la colonne Importer en tant que, puis sélectionnez ID de fiche d'informations, ou si vous importez plusieurs objets, sélectionnez ID de fiche d'informations - [Objets] pour le bon objet. Si une ligne ne contient pas de valeur pour ID de fiche d'informations, une nouvelle fiche d'informations sera créée.

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    • Propriété personnalisée à valeur unique (BÊTA pour les transactions, les tickets et les objets personnalisés uniquement) : si vous avez créé une propriété qui nécessite des valeurs uniques, mappez la colonne à cette propriété dans la colonne de propriété HubSpot. Si vous importez plusieurs propriétés à valeur unique, vous sélectionnerez la propriété à utiliser comme identifiant sur la page Détails avant de terminer votre import.
    • Adresse e-mail (contacts uniquement) ou Nom de domaine de l'entreprise (entreprises uniquement) : mappez la colonne à la propriété correspondante dans la colonne de propriété HubSpot. Il existe des options supplémentaires lors de l'utilisation de ces propriétés d'identification :
      • Pour empêcher le remplacement des propriétés individuelles des fiches d'informations lors de l'import, cochez la case Ne pas remplacer de valeurs existantes si vous ne souhaitez pas mettre à jour les fiches d'informations qui ont une valeur existante pour cette propriété.
      • Pour éviter le remplacement de toutes les propriétés incluses dans l'import, sélectionnez la case à cocher en haut du tableau. Si la case à cocher est sélectionnée, l'import ne mettra pas à jour cette propriété pour les fiches d'informations disposant de la valeur. Aucune fiche d'informations nouvelle ou existante ne sera mise à jour.

Remarque : Les scénarios suivants sont des exceptions à l'utilisation d'identifiants uniques :

  • Lors de l'association de lignes de produit à des produits existants, il n'y a pas d'ID de fiche d'informations pour les produits. Au lieu de cela, pour le fichier des lignes de produit, sélectionnez Propriétés de ligne de produit dans la colonne Importer en tant que et ID du produit dans la colonne Propriété HubSpot.
  • Si vous utilisez l'adresse e-mail secondaire d'un contact existant comme identifiant unique, l'adresse e-mail secondaire ne remplacera pas l'adresse e-mail principale tant que vous n'incluez pas de colonne ID de contact dans votre fichier. Si vous incluez à la fois l'adresse e-mail secondaire et l'ID de fiche d'informations dans votre fichier, l'adresse e-mail secondaire remplacera l'adresse e-mail principale lors de l'import.
  • Une fois que toutes les colonnes sont mappées ou définies sur Ne pas importer la colonne, cliquez sur Suivant. Si vous avez importé deux fichiers, mappez les propriétés du second objet ou de la seconde activité, puis cliquez sur Suivant.
  • Saisissez les détails de votre import :
    • Saisissez un nom d'import.
    • Si vos fichiers comprennent plusieurs propriétés à valeur unique (BÊTA pour les transactions, les tickets et les objets personnalisés uniquement), cliquez sur le menu déroulant Propriété à utiliser pour trouver les [objets] existants et sélectionnez la propriété que vous souhaitez utiliser pour mettre à jour ou dédupliquer les fiches d'informations.
    • Si vous importez des contacts :
      • Pour créer automatiquement une liste des contacts importés, sélectionnez la case à cocher Créer une liste de contacts à partir de cet import. Même si vous avez effectué un import uniquement pour ajouter des contacts existants à une liste (c'est-à-dire un fichier contenant des valeurs pour Adresse e-mail ou ID de fiche d'informations mais pas de nouvelles valeurs de propriété), les fiches d'informations seront toujours incluses en tant que fiches d'informations mises à jour dans le tableau de l'historique des importations et le résumé de l'import individuel.
      • Pour confirmer que les contacts s'attendent à être contactés par vous et que votre fichier d'import ne contient pas de liste achetée, sélectionnez la case à cocher. Découvrez-en davantage sur la politique d'utilisation acceptable de HubSpot.
      • Si vous avez activé la fonctionnalité Règlement général sur la protection des données (RGPD) dans votre compte, utilisez le menu déroulant Définir la base juridique pour le traitement des données de contact pour sélectionner une base juridique de traitement.
    • Si vous importez un fichier contenant une propriété de date, utilisez le menu déroulant Format de date pour vérifier le format des valeurs de date dans la feuille de calcul.
    • Si vous importez un fichier avec une propriété numérique, utilisez le menu déroulant Format de nombre pour vérifier le format numérique du pays à utiliser pour vos données.
  • Une fois les options d'import définies, cliquez sur Terminer l'import.

Une fois l'import terminé, vous pouvez visualiser les fiches d'informations et mises à jour sur la page index de chaque objet, les nouvelles tâches sur la page index des tâches ou les nouvelles activités sur les fiches d'informations. Si votre import contenait des erreurs, découvrez comment résoudre les erreurs d'import. Vous pouvez également afficher, analyser et effectuer des actions avec vos imports précédents, y compris créer une liste, afficher ou supprimer des fiches d'informations importées.

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