Mettre en place des approbations de devis

Activez les approbations pour les devis pour les inscrire dans un processus d’approbation. Maintenez l’exactitude et la cohérence avant d’envoyer des devis aux acheteurs. Il existe deux types d’approbations que vous pouvez configurer : les approbations standard et les approbations avancées. Découvrez-en davantage sur chaque type ci-dessous. Une fois les approbations configurées, découvrez comment gérer les approbations de devis.

Types d’approbation

Configurez les approbations standard ou avancées dans les paramètres de devis. Vous ne pouvez pas activer simultanément les approbations standard et avancées.

Homologations standard

Attribuez jusqu’à 10 approbateurs pour examiner les devis qui correspondent à vos filtres configurés. Les filtres sont basés sur les propriétés et déterminent les devis qui doivent être approuvés. Indiquez si un approbateur unique ou tous les approbateurs doivent donner leur approbation. Par exemple, vous pouvez définir des approbations standard comme suit :

• Exiger l’approbation des devis supérieurs à un certain montant de remise.
• Exiger une approbation des devis pour lesquels la signature électronique est la méthode d’acceptation utilisée sur le devis.
• Exiger une approbation pour les devis pour lesquels une ligne de produit spécifique dépasse un certain montant de remise.

Approbations avancées

Les approbations avancées utilisent également des filtres de propriété, mais utilisent des règles basées sur des workflows pour une personnalisation plus détaillée.

Grâce aux approbations avancées, vous pouvez :

• Déclenchez des approbations en fonction des propriétés du devis et de la ligne de produit, telles que le montant du devis, le niveau de remise, le SKU, la fréquence de facturation, les conditions nettes et des attributs d’utilisateur spécifiques ou des objets associés (par exemple, les transactions).
• Utilisez des approbations séquentielles classées par ordre de priorité. Vous pouvez ajouter jusqu’à cinq séquences et dix approbateurs par séquence. Par exemple, vous pouvez définir un directeur des ventes comme première priorité, un directeur des ventes comme deuxième priorité et un représentant légal comme troisième priorité. Le directeur des ventes n’aura pas besoin d’approuver le devis tant que le responsable des ventes n’aura pas donné son approbation, et le représentant légal n’aura pas besoin d’approuver le devis tant que le directeur des ventes n’aura pas donné son approbation.

Revoyez les scénarios d’approbation courants.

Activer les approbations de devis

Activer les approbations de devis standard

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Devis.
3. En haut, cliquez sur l’onglet Approbations .
4. Sous Approbations de devis, activez l’option Approbations .
5. Sous Approbations standards, cliquez sur Modifier à côté de Devis.
   
6. Dans le panneau de droite :
   • Sous Lorsque ces conditions sont remplies, cliquez sur + Ajouter un filtre pour ajouter une propriété à filtrer.
   • Cliquez sur le menu déroulant Filtrage sur et sélectionnez l’objet pour lequel vous souhaitez afficher les propriétés.
   • Sous Informations sur l’objet, cliquez sur Propriétés [objet].
     
     
   • Utilisez la barre de recherche pour rechercher une propriété.
     
     
   • Cliquez sur la propriété selon laquelle vous souhaitez filtrer.
   • Configurez le filtre.
   • Sous ET, cliquez sur + Ajouter un filtre pour ajouter des critères de filtrage supplémentaires.
     
     

1. • Sous Ensuite, cliquez sur le menu déroulant Aprovers et sélectionnez les utilisateurs qui peuvent approuver les devis. Vous pouvez sélectionner plusieurs utilisateurs.

7. • Sous Exigences de l’approbateur, sélectionnez Tous les approbateurs requis ou Au moins un approbateur requis. Si vous sélectionnez Au moins un approbateur requis, lorsqu’un approbateur approuve un devis, il ne sera pas envoyé pour approbation aux autres utilisateurs sélectionnés. Si vous sélectionnez Tous les approbateurs obligatoires, si l’un des approbateurs est absent lors de l’envoi d’une approbation, le devis ne peut pas se poursuivre sans son approbation.
   • Dans le champ Avec cette note d’approbation , entrez une note. Les créateurs et approbateurs de devis verront cette note lorsqu’une approbation aura lieu. Par exemple, vous pouvez saisir la raison pour laquelle le devis doit être approuvé, en fonction du filtre que vous avez défini.
   • Cliquez sur Enregistrer.
8. Activez l’option Devis pour activer les approbations.
   
   

Activer les approbations avancées de devis

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Devis.
3. En haut, cliquez sur l’onglet Approbations .
4. Sous Approbations de devis, activez l’option Approbations .
5. Sous Approbations avancées, activez l’option Approbations avancées de devis . 
6. Cliquez sur Modifier pour configurer le workflow d’approbation avancée .

Personnaliser le workflow d’approbation avancée

Le workflow d’approbation est créé à l’aide de l’outil workflows lorsque les workflows avancés sont activés. Le workflow comporte deux actions que vous pouvez configurer :

• Ajouter une étape d’approbation de devis : utilisez cette action après avoir défini des critères d’approbation (par exemple, approuver les devis supérieurs à un certain montant ou approuver les devis de certains utilisateurs). Une fois ajouté, ajoutez un message pour les approbateurs, sélectionnez qui doit approuver le devis et leur priorité s’il s’agit d’une approbation séquentielle.
  
  
• Démarrer le flux d’approbation des devis : si une étape d’approbation de devis n’a pas été ajoutée au-dessus de cette action, les devis seront automatiquement approuvés. Si une étape d’approbation de devis est ajoutée, le flux d’approbation des devis commencera. Définissez les devis qui entrent dans le workflow d’approbation pour obtenir l’approbation de tous les approbateurs, de tout approbateur ou de manière séquentielle.
  
  

Vous pouvez personnaliser le workflow manuellement ou utiliser l’IA. Pour accéder au workflow :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Devis.
3. En haut, cliquez sur l’onglet Approbations .
4. Sous Approbations avancées, cliquez sur Modifier pour accéder au workflow.
5. Découvrez comment utiliser l’IA dans les workflows ou personnaliser le workflow manuellement, cliquez sur + sous le critère d’inscription.
   
   
6. Ajoutez vos actions. Par exemple, vous pouvez :
   • Cliquez sur Branche, puis sélectionnez Une propriété ou un résultat d’action.
   • Sélectionnez la propriété Montant du devis , puis cliquez sur Suivant. Définissez la branche 1 sur les supérieures à 5 000. Cela marquerait le début d’un workflow d’approbation avancée pour tous les devis supérieurs à 5 000 $. Cliquez sur Enregistrer.
   • Si vous souhaitez que les devis soient réinscrits, dans le panneau de gauche, cliquez sur l’onglet Paramètres et activez l’option Réinscrire.
   • Cliquez sur Enregistrer.
7. Consultez les scénarios d’approbation courants pour d’autres cas d’utilisation.
8. Sous l’action critère (par exemple, > 5 000), cliquez sur +. Dans le panneau de droite :
   • Cliquez pour développer la section CRM, puis cliquez sur Ajouter une étape d’approbation de devis. 
   • Dans le champ Message à l’approbateur , ajoutez un message. Vous pouvez ajouter des propriétés de devis au message à l’aide de la liste Choisir une variable de données (par exemple, montant du devis, propriétaire du devis).
   • Cliquez sur le menu déroulant Approbateurs et sélectionnez les approbateurs.
   • Cliquez sur le menu déroulant Priorité et sélectionnez une Priorité si vous créez une approbation séquentielle.
   • Cliquez sur Sauvegarder dans l'angle supérieur droit.
9. Cliquez sur + en dessous de l’étape Ajouter une validation de devis.
10. Dans le panneau de droite :
    • Cliquez pour développer la section CRM, puis cliquez sur Démarrer le flux d’approbation des devis. 
    • Sous Approbateurs requis, sélectionnez l’un des éléments suivants :
      • Tous les approbateurs pour exiger l’approbation de tous les approbateurs pour les devis qui répondent aux critères.
      • Tous les approbateurs exigent une approbation de l’un des approbateurs pour les devis qui répondent aux critères.
      • Séquentiel pour notifier les approbateurs par ordre de priorité. Les approbations séquentielles nécessitent l’approbation de chaque approbateur à chaque étape prioritaire.
    • Cliquez sur Sauvegarder dans l'angle supérieur droit.
11. Cliquez sur + sous Non satisfait. 
12. Dans le panneau de droite :
    • Cliquez sur Action Aller à.
    • Cliquez sur l’action Démarrer le flux d’approbation de devis . Si vous suivez cette méthode, les devis qui ne répondent pas aux critères d’approbation ne seront pas approuvés. Si vous souhaitez toujours que les devis qui ne répondent pas aux critères d’approbation passent par une approbation distincte, ajoutez une action d’étape Ajouter une approbation de devis sous la branche Aucun satisfait
    • Cliquez sur Terminé.
      
      
13. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Vérifier et activer pour activer le workflow.

Définir les notifications d’approbation

Les approbateurs peuvent définir le type de notifications qu’ils reçoivent pour les approbations dans leurs paramètres de notification. Les notifications par cloche et par e-mail sont activées par défaut.

Notifications basées sur HubSpot

Pour personnaliser les notifications que vous recevrez pour l’approbation de devis :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Notifications.
3. Faites défiler la page vers le bas et cliquez pour développer la section Général .
4. À côté de Activité d’approbation, sélectionnez les notifications que vous souhaitez recevoir pour approbation.
5. Ces paramètres s’appliquent uniquement à votre propre compte. Les autres utilisateurs doivent définir leurs propres préférences de notification. Les super administrateurs d’un compte Entreprise peuvent se connecter en tant qu’autres utilisateurs pour définir leurs notifications.

Notifications dans les applications tierces

Vous pouvez également recevoir des notifications dans des applications tierces, telles que Google Chat, Microsoft Teams et Slack. 

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Notifications.
3. En haut, cliquez sur l’onglet Autres applications .
4. Cliquez sur l’application que vous souhaitez configurer.

Étapes suivantes

• Découvrez comment créer et envoyer des devis.
• Découvrez comment gérer les devis, y compris les brouillons, les devis publiés et les devis expirés, effectuer le suivi des activités et exporter des devis.
• Découvrez comment gérer les validations de devis.