Configurer les devis

Utilisez les devis pour partager les prix avec les acheteurs, enregistrer l’acceptation des devis, collecter des signatures et recevoir des paiements. Avant de créer des devis, configurez votre logo, l’adresse e-mail par défaut pour les devis, les conditions de paiement par défaut, les dates d’expiration, etc. 

Configurer les paramètres généraux du devis

Pour commencer, configurez les paramètres de devis suivants :

Configurer le logo et le branding 

Les logos et le branding sont appliqués aux devis comme suit :

• Le logo est basé sur le logo configuré dans les paramètres de branding du devis ou sur les paramètres de branding du compte si aucun n’est défini.
• Les couleurs sont basées sur les couleurs du kit de marque. Vous pouvez également créer un branding de devis ou personnaliser le branding des modèles.
• La mise à jour de votre logo et de votre branding n’entraînera pas la mise à jour des devis publiés existants, mais uniquement des devis actuellement rédigés et des devis créés après la mise à jour.

Définir les options de paiement par défaut

Définissez les modes de paiement que vos devis accepteront par défaut dans vos paramètres de paiement. Les paramètres de paiement peuvent être mis à jour lors de la création de devis.

Définir les conditions de paiement net par défaut

Définir les termes nets par défaut dans les paramètres de facture. Le paramètre définit la chronologie en jours durant laquelle le paiement doit être effectué au cours de chaque période de facturation, ce qui ajoute de la transparence aux conditions de l’accord de devis.

Connecter votre domaine à HubSpot.

Par défaut, les devis sont hébergés sur le domaine principal de la page de destination connecté à votre compte. Si vous n’avez pas connecté de domaine ou souhaitez connecter un sous-domaine distinct pour héberger des devis (par exemple, billing.website.com), découvrez comment connecter un domaine à HubSpot.

Configurer les paramètres du devis

Activer la création de devis hérité

Activez l’option de création de devis hérité pour permettre aux utilisateurs de créer des devis ou des devis hérités. Lorsque le paramètre est activé, les utilisateurs disposant d’une licence utilisateur Commerce Hub pourront choisir parmi les devis ou les devis hérités lors de la création de devis.

Pour activer le paramètre :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion des données , cliquez sur Objets.
3. Sur la page Objets , cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Devis.
4. Activez l’option Activer la création de devis hérité .

Définir le seuil d'activité pour le suivi de l'activité des destinataires

Pour définir le seuil :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion des données , cliquez sur Objets.
3. Sur la page Objets , cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Devis.
4. Sous Analyser le seuil de suivi du niveau d'activité du devis, saisissez le seuil d'activité élevé. Les devis publiés dont l'activité est suivie en dessous de ce seuil seront définis comme Faible activité.

Définir une adresse e-mail par défaut pour l’expéditeur du devis

Définissez une adresse e-mail par défaut à partir de laquelle envoyer des devis. L'adresse e-mail par défaut peut être une adresse e-mail d'équipe ou une adresse e-mail personnelle. Si aucune adresse e-mail par défaut n’est définie, le devis sera envoyé à partir de l’adresse e-mail personnelle ou de l’adresse e-mail d’équipe choisie par l’utilisateur lors de l’envoi du devis.

Pour définir une adresse e-mail par défaut :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion des données , cliquez sur Objets.
3. Sur la page Objets , cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Devis.
4. Cliquez sur le menu déroulant Adresse de l’expéditeur par défaut et sélectionnez une adresse e-mail.
5. Si vous souhaitez autoriser les utilisateurs à envoyer manuellement des devis depuis leur adresse e-mail personnelle ou à partir d’autres adresses e-mail d’équipe auxquelles ils ont accès, activez l’option Autoriser l’envoi depuis d’autres adresses e-mail .
6. Cliquez sur Enregistrer.

Définir des mots de passe sur les devis

Demandez aux acheteurs de saisir un mot de passe pour accéder à tout devis ou permettez aux utilisateurs de choisir d’ajouter une authentification par mot de passe à des devis individuels. Après la sauvegarde, le paramètre d’authentification par mot de passe sélectionné s’appliquera aux futurs devis.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion des données , cliquez sur Objets.
3. Sur la page Objets , cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Devis.
4. Sous Authentification de l’acheteur,sélectionnez  une option :
   • Aucune authentification : les acheteurs peuvent consulter les devis sans authentification par mot de passe.
   • Authentification facultative : les utilisateurs qui créent un devis peuvent choisir d’ajouter une authentification par mot de passe au devis.
   • Authentification requise : tous les devis créés doivent inclure une authentification par mot de passe.

Remarque : Le téléchargement du PDF d’un devis à partir de l’e-mail du devis ne nécessite pas de mot de passe.

Découvrez comment définir des mots de passe lors de la création de devis.

Définir une période d'expiration par défaut

Définissez un délai d’expiration par défaut pour les devis. Tous les nouveaux devis créés après l’activation du paramètre auront automatiquement la date d’expiration définie. Si un acheteur n’a pas accepté ou signé un devis avant la date d’expiration, celui-ci expirera. Le comportement de chaque méthode d’acceptation est le suivant :

• Signature électronique : le devis n’expirera pas si l’acheteur l’a signé électroniquement avant la date d’expiration.
• Cliquer pour accepter : le devis n’expirera pas si l’acheteur l’a accepté avant la date d’expiration.
• Imprimer et signer : le devis n’expirera pas s’il a été marqué comme signé.

Remarque : Si le devis est accepté ou signé avant la date d’expiration, mais n’a pas été contresigné ou payé, il n’expirera pas. 

Pour définir le délai d’expiration par défaut :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion des données , cliquez sur Objets.
3. Sur la page Objets , cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Devis.
4. Cliquez sur le menu déroulant Définir un délai d'expiration par défaut et saisissez un délai d'expiration par défaut compris entre 1 et 365 jours.
5. Cliquez sur Mettre à jour.

Définir la valeur de devis par défaut

Définissez une valeur de devis par défaut, soit Montant du devis ou Valeur totale du contrat (TCV).

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion des données , cliquez sur Objets.
3. Sur la page Objets , cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Devis.
4. Cliquez sur le menu déroulant Valeur du devis par défaut et sélectionnez Montant du devis ou Valeur contractuelle totale (TCV).

Définir les devis à supprimer lors de la suppression du contact

Si les paramètres de confidentialité des données sont activés, si un contact est supprimé, tous les devis qui lui sont associés ne le sont plus après un délai de 30 jours. Activez le paramètre Supprimer les devis lors de la suppression d’un contact pour supprimer les devis pour supprimer les devis après 30 jours. Ce paramètre est uniquement disponible lorsque les paramètres de confidentialité des données sont activés.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion des données , cliquez sur Objets.
3. Sur la page Objets , cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Devis.
4. Activez l'option Supprimer les devis sur la suppression des contacts.

Configurer des signatures électroniques pour les devis

Gérer les paramètres de vérification de l'identité pour la signature électronique

Par défaut, les signatures électroniques ne nécessitent pas de vérification d’identité lors du processus de signature du devis. Si la vérification de l’acheteur est requise, activez ce paramètre. 

Remarque : Si les contresignataires ne sont pas tenus de vérifier, activez le paramètre et conseillez aux contresignataires de contresigner à l’aide de la page index des devis.

Pour activer la vérification d’identité :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion des données , cliquez sur Objets.
3. Sur la page Objets , cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Devis.
4. En haut, cliquez sur l’onglet Signature électronique.
5. Pour activer la vérification, dans les paramètres de Signature électronique, activez l’option Vérification d’identité . Une vérification d’identité sera requise lors de la signature de tout devis après l’activation du paramètre.
6. Cliquez sur le menu déroulant Vérification de l’adresse e-mail et sélectionnez une adresse e-mail d’équipe. Les adresses e-mail personnelles ne peuvent pas être utilisées par défaut.
7. Si aucun e-mail par défaut n’est défini, l’e-mail sera envoyé depuis success@hubspot.com.
8. Pour désactiver la vérification, dans les paramètres de Signature électronique, désactivez l’option Vérification d’identité . La vérification d’identité ne sera plus requise lors de la signature de devis une fois que le paramètre sera désactivé.
   
   

Définir l’adresse e-mail de l’expéditeur de la signature électronique

Sélectionnez l’adresse e-mail de l’équipe à partir de laquelle envoyer des signatures électroniques. Si aucun e-mail n’est sélectionné, les e-mails de signature électronique sont envoyés depuis success@hubspot.com.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion des données , cliquez sur Objets.
3. Sur la page Objets , cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Devis.
4. En haut, cliquez sur l’onglet Signature électronique.
5. Cliquez sur le menu déroulant Signature électronique depuis l’adresse e-mail et sélectionnez une adresse e-mail d’équipe.

Activer les approbations de devis

Activez les approbations pour les devis pour les inscrire dans un processus d’approbation. Maintenez l’exactitude et la cohérence avant d’envoyer des devis aux acheteurs. Découvrez-en davantage sur la configuration des approbations de devis.

Si vous utilisez des devis hérités, découvrez-en davantage sur les approbations de devis hérités. 

Personnaliser les devis avec du branding et des modèles

Personnalisez l’apparence des devis et créez des modèles pour aider les commerciaux à créer des devis standardisés plus efficacement :

• Découvrez-en davantage sur la personnalisation de l’apparence par défaut des devis, notamment les polices, les couleurs, la mise en page et le style. 

• Découvrez-en davantage sur la création de modèles de devis pour configurer la mise en page de devis et les modules préremplis.

Étapes suivantes

• Découvrez comment créer et envoyer des devis à vos acheteurs.
• Découvrez-en davantage sur la gestion des devis, notamment sur la façon d’afficher, de gérer, de suivre et d’exporter des devis dans votre compte.
• Découvrez comment gérer les devis qui nécessitent une approbation.
• Découvrez comment configurer l’agent de conclusion de ventes pour assister les acheteurs lors de la consultation d’un devis.