Configurar cotizaciones

Utilice las cotizaciones para compartir precios con los compradores, registrar la aceptación de cotizaciones, recoger firmas y recibir pagos. Antes de crear cotizaciones, configura los parámetros de las mismas, como el branding, las direcciones de correo electrónico del remitente, las condiciones de pago, los plazos de validez y los recordatorios.

Configurar los valores predeterminados de las cotizaciones

Para empezar, ajusta las siguientes opciones de cotizaciones:

Configurar logotipo y branding 

Los logotipos y el branding se aplican a las cotizaciones del siguiente modo:

• El logotipo se basa en el logotipo configurado en los ajustes de branding de la cotización, o en los ajustes de branding de la cuenta si no se ha configurado ninguno.
• Los colores se basan en los colores del kit de marca. También puede crear branding de cotización o personalizar el branding de las plantillas.
• La actualización de su logotipo y marca no actualizará las cotizaciones publicadas existentes, sólo las cotizaciones redactadas actualmente y las cotizaciones creadas después de la actualización.

Establecer opciones de pago por defecto

Establezca los métodos de pago que sus cotizaciones aceptarán por defecto en su configuración de pagos. Los ajustes de pago pueden actualizarse al crear cotizaciones.

Establecer condiciones de pago netas por defecto

Establezca los términos netos por defecto en la configuración de la factura. Esta configuración define el número de días de plazo para el pago permitidos dentro de cada período de facturación, lo que aporta mayor transparencia a las condiciones del acuerdo de cotización.

Ten en cuenta que, si te has inscrito en la versión beta de Connected CPQ, Facturación y Pagos, las facturas se generan automáticamente a partir de las cotizaciones aceptadas. Los compradores realizan los pagos por cada factura. Las condiciones de pago neto se establecen al crear las cotizacionesy la facturación periódica se gestiona a través de los contratos.

Conectar tu dominio a HubSpot

Por defecto, las cotizaciones se alojan en el dominio principal de la landing page conectado a su cuenta. Si aún no has vinculado ningún dominio o quieres vincular un subdominio independiente para las cotizaciones de alojamiento (por ejemplo, billing.website.com), descubre cómo vincular un dominio a HubSpot.

Configurar los ajustes de cotización

Activar la creación de cotizaciones heredadas

Activa la opción de creación de cotizaciones antiguas para permitir a los usuarios crear tanto cotizacionescomo cotizaciones antiguas. Cuando esta opción está activada, los usuarios con una licencia de Revenue Hub pueden elegir entre «cotizaciones» o «cotizaciones antiguas» al crear una cotización.

Para activar el ajuste:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de datos , haga clic en Objetos.
3. En la página Objetos , haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y seleccione Cotizaciones.
4. Active el interruptor Activar creación de cotizaciones heredadas .

Ajuste del umbral de actividad para el seguimiento de la actividad del destinatario

Para ajustar el umbral:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de datos , haga clic en Objetos.
3. En la página Objetos , haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y seleccione Cotizaciones.
4. En Analizar umbral de seguimiento del nivel de actividad de la cotización, introduzca el umbral de actividad alto. Las cotizaciones publicadas cuya actividad se sitúe por debajo de este umbral se clasifican como de «baja actividad».

Establecer una dirección de correo electrónico predeterminada para el envío de cotizaciones

Establezca una dirección de correo electrónico predeterminada desde la que enviar las cotizaciones. La dirección de correo electrónico predeterminada puede ser una dirección de correo electrónico del equipo o una dirección de correo electrónico personal. Si no se establece un correo electrónico predeterminado, la cotización se enviará desde la dirección de correo electrónico personal o de equipo que el usuario elija al enviar la cotización.

Para establecer una dirección de correo predeterminada:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de datos , haga clic en Objetos.
3. En la página Objetos , haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y seleccione Cotizaciones.
4. Haga clic en el menú desplegable Predeterminado desde dirección y seleccione una dirección de correo electrónico.
5. Si quieres permitir que los usuarios envíen cotizaciones manualmente desde su dirección de correo electrónico personal, o desde otras direcciones de correo electrónico del equipo a las que tengan acceso, activa el interruptor Permitir el envío desde otras direcciones de correo electrónico .
6. Haz clic en Guardar.

Establecer contraseñas en las cotizaciones

Exija a los compradores que introduzcan una contraseña para acceder a cualquier cotización, o permita a los usuarios elegir si desean añadir la autenticación de contraseña a cotizaciones individuales. Una vez guardada, la configuración de autenticación de contraseña seleccionada se aplicará a las cotizaciones futuras.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de datos , haga clic en Objetos.
3. En la página Objetos , haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y seleccione Cotizaciones.
4. En Autenticación del comprador, seleccione una opción:
   • Sin autenticación: los compradores pueden ver las cotizaciones sin autenticación de contraseña.
   • Autenticación opcional: los usuarios que crean una cotización pueden elegir si desean añadir autenticación de contraseña a la cotización.
   • Autenticación obligatoria: todas las cotizaciones creadas deben incluir autenticación de contraseña.

Nota: descargar el PDF de una cotización desde el correo electrónico de cotización no requiere contraseña.

Aprende a establecer contraseñas al crear cotizaciones.

Ajuste un periodo de caducidad predeterminado

Ajuste un periodo de vencimiento predeterminado para las cotizaciones. Cualquier cotización nueva que se cree una vez activada esta opción utilizará automáticamente la fecha de caducidad configurada. Si un comprador no ha aceptado o firmado una cotización antes de la fecha de vencimiento, ésta caducará. El comportamiento de caducidad depende del método de aceptación:

• Firma electrónica: la cotización no caducará si el comprador ha firmado electrónicamente la cotización antes de la fecha de caducidad.
• Haga clic para aceptar: la cotización no caducará si el comprador ha aceptado la cotización antes de la fecha de caducidad.
• Imprima y firme: la cotización no caducará si se ha marcado como firmada.

Atención: si la cotización es aceptada o firmada antes de la fecha de caducidad, pero no ha sido refrendada o de pago, la cotización no caducará. 

Para ajustar el periodo de caducidad predeterminado:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de datos , haga clic en Objetos.
3. En la página Objetos , haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y seleccione Cotizaciones.
4. Haga clic en el menú desplegable Establecer un periodo de caducidad predeterminado e introduzca un periodo de caducidad predeterminado entre 1 y 365 días.
5. Haz clic en Actualizar.

Ajuste del valor de cotización predeterminado

Establezca un valor de cotización por defecto, ya sea Cantidad de cotización o Valor total del contrato (VCT).

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de datos , haga clic en Objetos.
3. En la página Objetos , haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y seleccione Cotizaciones.
4. Haga clic en el menú desplegable Valor de cotización predeterminado y seleccione Cantidad de cotización o Valor total del contrato (VCT).

Ajuste de las cotizaciones para eliminarlas al borrar un contacto

Cuando la configuración de privacidad de datos está activada, si se elimina un contacto, las cotizaciones asociadas a ese contacto no se eliminan transcurridos 30 días. Activa la opción «Eliminar cotizaciones al borrar un contacto » para que las cotizaciones se eliminen al cabo de 30 días. Este ajuste sólo está disponible cuando la configuración de privacidad de datos está activada.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de datos , haga clic en Objetos.
3. En la página Objetos , haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y seleccione Cotizaciones.
4. Active el interruptor Eliminar cotizaciones al eliminar contactos.

Ajuste de la firma electrónica para las cotizaciones

Gestión de la configuración de verificación de identidad de la firma electrónica

De forma predeterminada, las firmas electrónicas no requieren verificación de identidad durante el proceso de firma de la cotización. Si se requiere la verificación del comprador, active esta opción. Cuando utilice la verificación de identidad, tenga en cuenta lo siguiente:

• Si no es necesario que los remitentes verifiquen, active esta opción y recomiende a los remitentes que lo hagan a través de la página de índice de cotizaciones.
• Los compradores tienen una hora para completar el proceso de firma después de hacer clic en Verificar correo electrónico en la cotización. Si no firman la cotización en el plazo de una hora tras hacer clic en el botón Verificar correo electrónico , deben volver a la cotización compartida y hacer clic de nuevo en Verificar correo electrónico para generar un nuevo correo de verificación.
• Después de que los compradores hagan clic en Verificar correo electrónico, hacen clic en Iniciar firma para empezar a firmar la cotización. Si cierran la pestaña del navegador antes de firmar la cotización, el enlace dejará de ser válido. Deben hacer clic en «Verificar correo electrónico » en el mensaje, una hora después de recibirlo, para reiniciar el proceso de verificación.

Para activar la verificación de identidad:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de datos , haga clic en Objetos.
3. En la página Objetos , haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y seleccione Cotizaciones.
4. En la parte superior, haga clic en la pestaña Firma electrónica.
5. Para activar la verificación, en Configuración de la firma electrónica, active el interruptor Verificación de identidad . Se requerirá la verificación de la identidad al firmar cualquier cotización una vez activado el ajuste.
6. Haz clic en el menú desplegable Verificación desde dirección de correo electrónico y selecciona una dirección de correo electrónico de equipo. Las direcciones de correo electrónico personales no se pueden usar como predeterminadas.
7. Si no se establece un correo electrónico predeterminado, el correo electrónico se enviará desde success@hubspot.com.
8. Para desactivar la verificación, en Configuración de la firma electrónica, desactive el interruptor Verificación de identidad . Una vez desactivado el ajuste, no será necesario verificar la identidad para firmar las cotizaciones.
   
   
   

Establecer la dirección de correo electrónico del remitente de la firma electrónica

Seleccione una dirección de correo electrónico del equipo desde la que enviar los mensajes de firma electrónica. Si no se selecciona un correo electrónico, los correos electrónicos de firma electrónica se envían desde success@hubspot.com.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de datos , haga clic en Objetos.
3. En la página Objetos , haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y seleccione Cotizaciones.
4. En la parte superior, haga clic en la pestaña Firma electrónica.
5. Haga clic en el menú desplegable Firma electrónica desde dirección de correo electrónico y seleccione una dirección de correo electrónico del equipo.

Configurar recordatorios de cotizaciones

Envía recordatorios automáticos de cotizaciones a los compradores para promover que revisen y acepten una cotización. Puedes programar recordatorios relacionados con cualquiera de los siguientes eventos relacionados con las cotizaciones:

• Días después de enviar la cotización: envía un recordatorio un número determinado de días después de que se haya enviado la cotización.

• Días antes de la fecha de vencimiento: envía un recordatorio un número determinado de días antes de la fecha de vencimiento de la cotización.

Para configurar los recordatorios de cotizaciones:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de datos , haga clic en Objetos.
3. En la página Objetos , haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y seleccione Cotizaciones.
4. En la parte superior, haz clic en la pestaña «Recordatorios».
5. En la sección «Programación de recordatorios», configura cuándo deben enviarse los correos electrónicos de recordatorio:
   • Introduce el número de días antes o después de un evento de cotización.
   • Haz clic en elmenú desplegable y selecciona«Días después del envío de la cotización » o«Días antes de la fecha de vencimiento».
6. Para eliminar un recordatorio, haz clic en el delete icono de eliminar. Para añadir un recordatorio, haz clic en «+ Añadir recordatorio».
7. En«Hora de envío del recordatorio», selecciona la hora a la que se debe enviar el recordatorio. La zona horaria se basa en la zona horaria configurada en los ajustes de tu cuenta.
8. Haz clic en«Vista previa del correo electrónico de recordatorio » para ver cómo lo verán los compradores.
9. Para desactivar los correos electrónicos de recordatorio, desmarca la casilla «Enviar recordatorios automáticos a los destinatarios de las cotizaciones ».

Activar la aprobación de cotizaciones

Activa la aprobación de cotizaciones para que estas deban pasar por un proceso de aprobación antes de ser enviadas. Mantener la precisión y la coherencia antes de enviar las cotizaciones a los compradores. Más información sobre la aprobación de cotizaciones.

Si utiliza cotizaciones heredadas, obtenga más información sobre las aprobaciones de cotizaciones heredadas. 

Personaliza cotizaciones con branding y plantillas

Personaliza el branding de las cotizaciones y crea plantillas para estandarizar su elaboración:

• Obtenga más información sobre cómo personalizar el aspecto predeterminado de las cotizaciones, incluidos los tipos de letra, los colores, el diseño y el estilo. 

• Obtenga más información sobre la creación de plantillas de cotización para configurar el diseño de la cotización y los módulos rellenados previamente.

Pasos siguientes

• Aprenda a crear y enviar cotizaciones a sus compradores.
• Obtenga más información sobre la gestión de cotizaciones, incluido cómo ver, gestionar, realizar el seguimiento y exportar cotizaciones en su cuenta.
• Aprenda a gestionar las cotizaciones que requieren aprobación.
• Aprenda a configurar el agente de cierre para que asista a los compradores cuando consulten una cotización.