Pianifica l'implementazione di HubSpot - Salesforce

Prima di collegare l’integrazione di Salesforce a HubSpot, pianifica come i dati dovranno essere sincronizzati tra le due piattaforme. Stabilisci quali record e campi devono essere sincronizzati, quale piattaforma deve gestire dati specifici e come deve essere gestita la proprietà dei record. Pianificare queste decisioni in anticipo ti aiuta a definire come i dati saranno creati, aggiornati e gestiti su entrambe le piattaforme, al fine di evitare errori di sincronizzazione.

Ad esempio, potresti decidere di sincronizzare solo i lead qualificati dal marketing da HubSpot a Salesforce, utilizzare Salesforce come fonte di riferimento per i campi di competenza del reparto vendite e sincronizzare il fatturato delle opportunità su HubSpot per i report di attribuzione.

Per una migrazione una tantum dei dati da Salesforce a HubSpot, anziché una sincronizzazione continua, scopri di più su come utilizzare HubSpot Smart Transfer.

Nota: prima di collegare la tua organizzazione Salesforce di produzione a HubSpot, verifica le impostazioni di sincronizzazione utilizzando una sandbox di Salesforce, un account di prova per sviluppatori HubSpot o un account sandbox HubSpot. Scopri come collegare la tua sandbox di Salesforce a HubSpot.

1. Definisci i tuoi obiettivi e l’ambito di applicazione

Inizia definendo i risultati aziendali che desideri ottenere collegando HubSpot e Salesforce. Questi obiettivi ti aiuteranno a determinare quali oggetti e record di Salesforce e HubSpot devono essere sincronizzati.

Ecco alcuni esempi di obiettivi mirati:

• Invia i lead di marketing qualificati da HubSpot a Salesforce.
• Rendi disponibili in HubSpot i dati di vendita di Salesforce.
• Fornisci agli utenti di Salesforce visibilità sulle attività di HubSpot e registra le tempistiche.
• Utilizza i dati relativi al fatturato di Salesforce per l’attribuzione e la reportistica in HubSpot.
• Riduci l’inserimento manuale dei dati da parte dei team tra HubSpot e Salesforce.

2. Esamina i concetti chiave dell’integrazione

Prima di pianificare la configurazione della sincronizzazione, esamina come corrispondono gli oggetti di HubSpot e Salesforce e in che modo l’integrazione controlla quali record e valori dei campi vengono sincronizzati. Comprendere questi concetti ti aiuterà a prendere le decisioni relative a record, campi e fonte di verità nelle sezioni seguenti.

Nota: le campagne di Salesforce non hanno un equivalente diretto in HubSpot. Sebbene HubSpot disponga di uno strumento per le campagne, esso ha uno scopo diverso e non offre le stesse funzionalità dell’oggetto Campagna di Salesforce.

3. Determina quali record devono essere sincronizzati

Prima di configurare l’integrazione, decidi quali record devono essere sincronizzati tra HubSpot e Salesforce e se i record devono essere creati e aggiornati in una delle due piattaforme.

Prendi in considerazione le seguenti domande:

• Tutti i contatti di HubSpot devono essere sincronizzati con Salesforce?
• È opportuno sincronizzare con Salesforce solo i contatti qualificati?
• I lead, i contatti, gli account e le opportunità di Salesforce dovrebbero sincronizzarsi con HubSpot?
• Le opportunità di Salesforce dovrebbero sincronizzarsi con le trattative di HubSpot per la reportistica sui ricavi?
• L'integrazione dovrebbe utilizzare un segmento di inclusione per mantenere pulito Salesforce?

Ad esempio, se il tuo team di marketing deve inviare a Salesforce solo i lead qualificati, utilizza il lead scoring di HubSpot per identificare i lead qualificati dal marketing in HubSpot, quindi utilizza un segmento di inclusione per sincronizzare solo quei contatti con Salesforce.

4. Seleziona quale utente di Salesforce collegherà l’integrazione

L’utente collegato, o utente dell’integrazione, è l’utente di Salesforce che utilizzi per configurare l’integrazione. Le autorizzazioni di Salesforce dell’utente collegato determinano ciò che HubSpot può fare in Salesforce tramite la sincronizzazione. Quando HubSpot crea, aggiorna o sincronizza i record in Salesforce, tali azioni vengono eseguite in base alle autorizzazioni dell’utente collegato.

Ad esempio, se l’utente collegato non dispone dell’autorizzazione per visualizzare l’oggetto “lead” in Salesforce, i lead non verranno sincronizzati su HubSpot. Inoltre, HubSpot non sarà in grado di creare o aggiornare i record dei lead in Salesforce tramite la sincronizzazione.

Verifica le autorizzazioni necessarie per collegare l’integrazione con Salesforce.

Se in seguito modifichi l’utente collegato, il nuovo utente dovrà disporre di autorizzazioni in Salesforce pari o superiori a quelle dell’utente precedente. Scopri come modificare l’utente collegato a Salesforce.

5. Determina come i dati di Salesforce vengono mappati su HubSpot

Prima di creare proprietà o oggetti per i dati di Salesforce, stabilisci quale struttura di dati esistente in HubSpot rappresenti al meglio le informazioni. Utilizza le proprietà standard di HubSpot ove possibile e crea proprietà o oggetti personalizzati solo quando i dati richiedono una struttura diversa.

Prima di creare una proprietà personalizzata, verifica se esiste già una proprietà standard di HubSpot. Il riutilizzo delle proprietà standard migliora la reportistica, i flussi di lavoro, la segmentazione e la coerenza in tutto HubSpot.

Se stai valutando la creazione di un oggetto personalizzato in HubSpot per i dati di Salesforce, valuta innanzitutto se i dati:

• Rappresenta un'entità aziendale distinta.
• Ha un proprio ciclo di vita o stato.
• Richiede più record per contatto, azienda o trattativa.
• Richiede proprietà e associazioni proprie.
• Deve essere oggetto di reportistica indipendente.

6. Definire la fonte di verità e pianificare le mappature dei campi

Stabilisci quale piattaforma debba essere la fonte di riferimento quando HubSpot e Salesforce contengono valori diversi per le stesse informazioni. Non è necessario utilizzare un’unica piattaforma come fonte di riferimento per tutte le informazioni. Ad esempio, Salesforce potrebbe essere la fonte di riferimento per le fasi di vendita e il fatturato, mentre HubSpot potrebbe esserlo per il coinvolgimento di marketing e lo stato di nurturing.

Definire questa attribuzione prima di configurare le mappature dei campi aiuta a determinare come i valori debbano sincronizzarsi tra HubSpot e Salesforce.

Per ogni mappatura dei campi, documentare quanto segue:

• La proprietà di HubSpot da sincronizzare con Salesforce.
• Il campo corrispondente di Salesforce con cui deve essere sincronizzata.
• La regola di sincronizzazione che determina come i valori dei campi devono essere sincronizzati tra HubSpot e Salesforce.

Quando selezioni una regola di sincronizzazione, esamina le opzioni disponibili:

• Usa Salesforce se non è vuoto: Salesforce è la fonte di riferimento a meno che il campo di Salesforce non sia vuoto.
• Usa sempre Salesforce: Salesforce sovrascrive sempre il valore di HubSpot.
• Bidirezionale: viene utilizzato l’aggiornamento più recente proveniente da una delle due piattaforme.
• Usa sempre HubSpot: HubSpot sovrascrive sempre il valore di Salesforce.
• Usa HubSpot se non è vuoto: HubSpot è la fonte di riferimento a meno che la proprietà di HubSpot non sia vuota.

7. Pianifica la proprietà dei record

Decidi quale piattaforma debba assegnare e aggiornare i proprietari dei record. Ove possibile, utilizza un’unica piattaforma come fonte primaria per la logica di proprietà, al fine di ridurre le assegnazioni in conflitto tra HubSpot e Salesforce.

Per determinare quale piattaforma debba gestire la proprietà dei record, esamina le seguenti domande:

• Salesforce deve assegnare i responsabili per lead, contatti, account e opportunità?
• HubSpot dovrebbe assegnare i responsabili ai contatti creati dal marketing?
• Le modifiche relative ai responsabili dovrebbero sincronizzarsi con Salesforce?
• La logica di assegnazione dovrebbe essere eseguita nei flussi di lavoro di HubSpot, nell’automazione di Salesforce o in entrambi?
• Cosa dovrebbe accadere quando un record viene riassegnato in una piattaforma?

Scopri di più su come funziona la sincronizzazione dei proprietari e sul comportamento dell’assegnazione dei proprietari dei contatti.

8. Pianifica la sincronizzazione delle attività e delle interazioni

L’integrazione offre due tipi di sincronizzazione delle attività. La sincronizzazione della Timeline è unidirezionale da HubSpot a Salesforce e sincronizza gli eventi di HubSpot come attività di Salesforce. La sincronizzazione delle attività è bidirezionale e supporta attività, e-mail di vendita, chiamate e riunioni, con opzioni per la deduplicazione, la sincronizzazione selettiva e le associazioni.

Determina a quali attività di vendita e marketing gli utenti devono poter accedere in HubSpot e Salesforce. Quindi seleziona il metodo di sincronizzazione delle attività che supporta tali attività e la direzione di sincronizzazione richiesta.

Esamina i seguenti tipi di attività:

• Attività di email marketing
• Invii di moduli
• Email di vendita
• Chiamate
• Riunioni
• Note
• Attività

Passi successivi

Dopo aver esaminato i passaggi per pianificare la connessione tra HubSpot e Salesforce, collega l’integrazione di Salesforce a HubSpot.