Planeje sua implementação do HubSpot - Salesforce

Antes de conectar a integração do Salesforce ao HubSpot, planeje como os dados devem ser sincronizados entre as duas plataformas. Determine quais registros e campos devem ser sincronizados, qual plataforma deve controlar dados específicos e como a propriedade dos registros deve ser gerenciada. Planejar essas decisões com antecedência ajuda você a estabelecer como os dados serão criados, atualizados e mantidos em ambas as plataformas para evitar erros de sincronização.

Por exemplo, você pode decidir sincronizar apenas leads qualificados de marketing do HubSpot para o Salesforce, usar o Salesforce como fonte de verdade para campos de propriedade de vendas e sincronizar a receita de Oportunidade com o HubSpot para relatórios de atribuição.

Para uma migração de dados única do Salesforce para o HubSpot, em vez de uma sincronização contínua, saiba mais sobre como usar a Transferência Inteligente da HubSpot.

Observação: antes de conectar sua organização de produção do Salesforce ao HubSpot, teste as configurações de sincronização usando um ambiente de testes do Salesforce, uma conta de teste de desenvolvedor da HubSpot ou uma conta de ambiente de testes do HubSpot. Saiba como conectar seu ambiente de testes do Salesforce ao HubSpot.

1. Defina suas metas e escopo

Comece definindo os resultados de negócios que deseja alcançar conectando o HubSpot e o Salesforce. Essas metas ajudarão você a determinar quais objetos e registros do Salesforce e do HubSpot precisam ser sincronizados.

Exemplos de metas focadas incluem:

• Envie leads de marketing qualificados do HubSpot para o Salesforce.
• Disponibilize os dados de vendas do Salesforce no HubSpot.
• Dê aos usuários do Salesforce visibilidade das atividades do HubSpot e dos cronogramas dos registros.
• Use os dados de receita do Salesforce para atribuição e relatórios do HubSpot.
• Reduza a entrada manual de dados para equipes entre o HubSpot e o Salesforce.

2. Revisar os principais conceitos de integração

Antes de planejar a configuração de sincronização, revise como os objetos do HubSpot e do Salesforce correspondem e como a integração controla quais registros e valores de campo são sincronizados. Compreender esses conceitos o ajudará a tomar decisões de registro, campo e fonte da verdade nas seções a seguir.

Observação: As campanhas do Salesforce não têm um equivalente direto no HubSpot. Embora o HubSpot tenha uma ferramenta de campanhas, ele serve a um propósito diferente e não oferece a mesma funcionalidade que o Salesforce Campanha objeto.

3. Determine quais registros devem ser sincronizados

Antes de conectar a integração, decida quais registros devem ser sincronizados entre o HubSpot e o Salesforce e se os registros devem ser criados e atualizados em uma das duas plataformas.

Considere as seguintes perguntas:

• Todos os contatos do HubSpot devem ser sincronizados com o Salesforce?
• Apenas contatos qualificados devem ser sincronizados com o Salesforce?
• Os leads, contatos, contas e Oportunidades do Salesforce devem ser sincronizados com o HubSpot?
• As Oportunidades do Salesforce devem ser sincronizadas com os negócios do HubSpot para relatórios de receita?
• A integração deve usar um segmento de inclusão para manter o Salesforce limpo?

Por exemplo, se sua equipe de marketing somente deve enviar leads qualificados para o Salesforce, use a pontuação de leads do HubSpot para identificar leads qualificados para marketing no HubSpot e use um segmento de inclusão para sincronizar apenas esses contatos com o Salesforce.

4. Selecione qual usuário do Salesforce conectará a integração

O usuário conectado ou usuário da integração é o usuário do Salesforce que você usa para conectar a integração. As permissões do Salesforce do usuário conectado determinam o que o HubSpot pode fazer no Salesforce por meio da sincronização. Quando o HubSpot cria, atualiza ou sincroniza registros no Salesforce, essas ações são executadas de acordo com as permissões do usuário conectado.

Por exemplo, se o usuário conectado não tiver permissão para exibir o lead objeto no Salesforce, os leads não serão sincronizados com o HubSpot. A HubSpot também não poderá criar ou atualizar registros de leads no Salesforce através da sincronização.

Revise as permissões necessárias para conectar a integração do Salesforce.

Se você alterar o usuário conectado posteriormente, o novo usuário deverá ter permissões do Salesforce iguais ou superiores ao usuário anterior. Saiba como alterar seu usuário conectado do Salesforce.

5. Determinar como os dados do Salesforce são mapeados para o HubSpot

Antes de criar propriedades ou objetos para os dados do Salesforce, determine qual estrutura de dados existente do HubSpot representa melhor as informações. Use propriedades padrão do HubSpot sempre que possível e crie propriedades ou objetos personalizados somente quando os dados exigirem uma estrutura diferente.

Antes de criar uma propriedade personalizada, verifique se já existe uma propriedade padrão do HubSpot. A reutilização de propriedades padrão melhora os relatórios, os fluxos de trabalho, a segmentação e a consistência no HubSpot.

Se você está pensando em criar um objeto personalizado no HubSpot para dados do Salesforce, considere primeiro se os dados:

• Representa uma entidade comercial distinta.
• Tem seu próprio ciclo de vida ou status.
• Precisa de vários registros por contato, empresa ou negócio.
• Requer suas próprias propriedades e associações.
• Deve ser relatado de forma independente.

6. Definir a fonte da verdade e planejar mapeamentos de campo

Determine qual plataforma deve ser a fonte da verdade quando o HubSpot e o Salesforce contiverem valores diferentes para as mesmas informações. Você não precisa usar uma plataforma como fonte da verdade para todas as informações. Por exemplo, o Salesforce pode ser a fonte da verdade para estágios de vendas e receita, enquanto o HubSpot pode ser a fonte da verdade para o engajamento de marketing e o status do estímulo.

Definir essa propriedade antes de configurar mapeamentos de campo ajuda a determinar como os valores devem ser sincronizados entre a HubSpot e a Salesforce.

Para cada mapeamento de campo, documente o seguinte:

• A propriedade do HubSpot para sincronizar com o Salesforce.
• O campo correspondente do Salesforce com o qual deve sincronizar.
• A regra de sincronização que determina como os valores de campo devem ser sincronizados entre a HubSpot e a Salesforce.

Ao selecionar uma regra de sincronização, revise as opções disponíveis:

• Use o Salesforce, a menos que esteja em branco: o Salesforce é a fonte da verdade, a menos que o campo do Salesforce esteja vazio.
• Sempre usar o Salesforce: o Salesforce sempre substitui o valor do HubSpot.
• Bidirecional: a atualização mais recente de qualquer plataforma é usada.
• Sempre usar o HubSpot: o HubSpot sempre substitui o valor do Salesforce.
• Use o HubSpot, a menos que esteja em branco: o HubSpot é a fonte da verdade, a menos que a propriedade do HubSpot esteja vazia.

7. Propriedade do registro do plano

Decida qual plataforma deve atribuir e atualizar os proprietários dos registros. Sempre que possível, use uma plataforma como fonte principal de lógica de propriedade para reduzir atribuições conflitantes entre a HubSpot e a Salesforce.

Para determinar qual plataforma deve gerenciar a propriedade do registro, revise as seguintes perguntas:

• O Salesforce deve atribuir proprietários para leads, contatos, contas e Oportunidade?
• A HubSpot deve atribuir proprietários para contatos criados por marketing?
• As alterações do proprietário devem ser sincronizadas com o Salesforce?
• A lógica de atribuição deve ser executada nos fluxos de trabalho do HubSpot, na automação do Salesforce ou em ambos?
• O que deve acontecer quando um registro é reatribuído em uma plataforma?

Saiba mais sobre como funciona proprietário sincronização e contato proprietário comportamento de atribuição.

8. Planejar sincronização de atividades e engajamentos

A integração oferece dois tipos de sincronização de atividades. A sincronização da Linha do tempo é unidirecional do HubSpot para o Salesforce e sincroniza eventos do HubSpot como tarefas do Salesforce. A sincronização de atividades é bidirecional e oferece suporte a tarefas, e-mails de vendas, chamadas e reuniões, com opções de desduplicação, sincronização seletiva e associações.

Determine quais atividades de vendas e marketing os usuários precisam acessar no HubSpot e no Salesforce. Em seguida, selecione o método de sincronização de atividade que dá suporte a essas atividades e a direção de sincronização necessária.

Revise os seguintes tipos de atividades:

• Atividade de e-mail de marketing
• Envios de formulários
• Emails de vendas
• Chamadas
• Reuniões
• Observações
• Tarefas

Próximas etapas

Depois de revisar as etapas para planejar sua conexão do HubSpot-Salesforce, conecte a integração do Salesforce ao HubSpot.