Zaplanuj wdrożenie HubSpot – Salesforce

Przed podłączeniem integracji Salesforce do HubSpot zaplanuj, w jaki sposób dane powinny być synchronizowane między obiema platformami. Określ, które rekordy i pola powinny być synchronizowane, która platforma powinna zarządzać konkretnymi danymi oraz w jaki sposób należy zarządzać własnością rekordów. Zaplanowanie tych decyzji z wyprzedzeniem pomoże Ci ustalić, w jaki sposób dane będą tworzone, aktualizowane i utrzymywane na obu platformach, co pozwoli uniknąć błędów synchronizacji.

Możesz na przykład zdecydować się na synchronizację z HubSpot do Salesforce wyłącznie potencjalnych klientów zakwalifikowanych przez dział marketingu, wykorzystać Salesforce jako źródło prawdziwych danych dla pól należących do działu sprzedaży oraz synchronizować przychody z szans sprzedaży do HubSpot na potrzeby raportowania atrybucji.

Jeśli chcesz przeprowadzić jednorazową migrację danych z Salesforce do HubSpot zamiast ciągłej synchronizacji, dowiedz się więcej o korzystaniu z funkcji HubSpot Smart Transfer.

Uwaga: przed połączeniem produkcyjnej organizacji Salesforce z HubSpot przetestuj ustawienia synchronizacji, korzystając z środowiska testowego Salesforce, testowego konta programisty HubSpot lub testowego konta HubSpot. Dowiedz się, jak połączyć środowisko testowe Salesforce z HubSpot.

1. Określ cele i zakres

Zacznij od zdefiniowania wyników biznesowych, które chcesz osiągnąć dzięki połączeniu HubSpot i Salesforce. Cele te pomogą Ci określić, które obiekty i rekordy w Salesforce i HubSpot należy zsynchronizować.

Przykłady konkretnych celów to:

• Prześlij zakwalifikowane leady marketingowe z HubSpot do Salesforce.
• Udostępnij dane sprzedażowe z Salesforce w HubSpot.
• Zapewnij użytkownikom Salesforce wgląd w aktywność w HubSpot i rejestruj osie czasu.
• Wykorzystaj dane dotyczące przychodów z Salesforce do atrybucji i raportowania w HubSpot.
• Ogranicz ręczne wprowadzanie danych przez zespoły między HubSpot a Salesforce.

2. Zapoznaj się z kluczowymi pojęciami dotyczącymi integracji

Przed zaplanowaniem konfiguracji synchronizacji zapoznaj się z tym, jak obiekty HubSpot i Salesforce odpowiadają sobie nawzajem oraz w jaki sposób integracja kontroluje, które rekordy i wartości pól są synchronizowane. Zrozumienie tych pojęć pomoże Ci podjąć decyzje dotyczące rekordów, pól i źródła prawdy w kolejnych sekcjach.

Uwaga: kampanie w Salesforce nie mają bezpośredniego odpowiednika w HubSpot. Chociaż HubSpot posiada narzędzie do kampanii, służy ono innym celom i nie oferuje takiej samej funkcjonalności jak obiekt „Kampania” w Salesforce.

3. Określ , które rekordy powinny być synchronizowane

Przed podłączeniem integracji zdecyduj, które rekordy powinny być synchronizowane między HubSpot a Salesforce oraz czy rekordy powinny być tworzone i aktualizowane na jednej z tych dwóch platform.

Rozważ następujące pytania:

• Czy wszystkie kontakty z HubSpot powinny być synchronizowane z Salesforce?
• Czy z Salesforce powinny synchronizować się tylko kwalifikowane kontakty?
• Czy potencjalni klienci, kontakty, konta i szanse sprzedaży z Salesforce powinny być synchronizowane z HubSpot?
• Czy szanse sprzedaży z Salesforce powinny synchronizować się z transakcjami w HubSpot na potrzeby raportowania przychodów?
• Czy integracja powinna wykorzystywać segment włączenia, aby utrzymać porządek w Salesforce?

Na przykład, jeśli zespół marketingowy ma wysyłać do Salesforce wyłącznie kwalifikowane leady, należy skorzystać z systemu punktacji leadów w HubSpot w celu zidentyfikowania leadów zakwalifikowanych przez marketing, a następnie użyć segmentu włączenia, aby zsynchronizować z Salesforce wyłącznie te kontakty.

4. Wybierz użytkownika Salesforce, który połączy integrację

Użytkownik połączony lub użytkownik integracji to użytkownik Salesforce, którego używasz do nawiązania integracji. Uprawnienia użytkownika połączonego w Salesforce określają, jakie działania HubSpot może wykonywać w Salesforce w ramach synchronizacji. Gdy HubSpot tworzy, aktualizuje lub synchronizuje rekordy w Salesforce, działania te są wykonywane zgodnie z uprawnieniami użytkownika połączonego.

Na przykład, jeśli użytkownik połączony nie ma uprawnień do przeglądania obiektu „lead” w Salesforce, leady nie zostaną zsynchronizowane z HubSpot. HubSpot nie będzie również mógł tworzyć ani aktualizować rekordów leadów w Salesforce w ramach synchronizacji.

Zapoznaj się z wymaganymi uprawnieniami do podłączenia integracji z Salesforce.

Jeśli później zmienisz połączonego użytkownika, nowy użytkownik musi mieć uprawnienia w Salesforce równe lub większe niż poprzedni użytkownik. Dowiedz się, jak zmienić połączonego użytkownika Salesforce.

5. Określ , w jaki sposób dane z Salesforce mają być mapowane do HubSpot

Przed utworzeniem właściwości lub obiektów dla danych z Salesforce określ, która istniejąca struktura danych w HubSpot najlepiej odzwierciedla te informacje. W miarę możliwości korzystaj ze standardowych właściwości HubSpot, a właściwości niestandardowe lub obiekty twórz tylko wtedy, gdy dane wymagają innej struktury.

Przed utworzeniem właściwości niestandardowej sprawdź, czy nie istnieje już standardowa właściwość HubSpot. Ponowne wykorzystanie standardowych właściwości usprawnia raportowanie, przepływy pracy, segmentację i spójność w całym HubSpot.

Jeśli rozważasz utworzenie obiektu niestandardowego w HubSpot dla danych z Salesforce, zastanów się najpierw, czy dane:

• Reprezentuje odrębny podmiot gospodarczy.
• Ma własny cykl życia lub status.
• Wymaga wielu rekordów na kontakt, firmę lub transakcję.
• Wymaga własnych właściwości i powiązań.
• Musi być raportowany niezależnie.

6. Określ źródło prawdy i zaplanuj mapowanie pól

Określ, która platforma powinna być źródłem prawdy, gdy HubSpot i Salesforce zawierają różne wartości dla tych samych informacji. Nie musisz używać jednej platformy jako źródła prawdy dla wszystkich informacji. Na przykład Salesforce może być źródłem prawdy dla etapów sprzedaży i przychodów, podczas gdy HubSpot może być źródłem prawdy dla zaangażowania marketingowego i statusu pielęgnowania relacji.

Określenie tego podziału przed skonfigurowaniem mapowań pól pomaga ustalić, w jaki sposób wartości powinny być synchronizowane między HubSpot a Salesforce.

Dla każdego mapowania pól należy udokumentować następujące informacje:

• Właściwość HubSpot do zsynchronizowania z Salesforce.
• Odpowiednie pole w Salesforce, z którym ma się synchronizować.
• Reguła synchronizacji określająca sposób synchronizacji wartości pól między HubSpot a Salesforce.

Wybierając regułę synchronizacji, przejrzyj dostępne opcje:

• Użyj wartości z Salesforce, chyba że pole jest puste: Salesforce jest źródłem prawdziwych danych, chyba że pole w Salesforce jest puste.
• Zawsze używaj Salesforce: Salesforce zawsze nadpisuje wartość z HubSpot.
• Dwukierunkowa: stosowana jest najnowsza aktualizacja z dowolnej platformy.
• Zawsze używaj HubSpot: HubSpot zawsze nadpisuje wartość z Salesforce.
• Używaj HubSpot, chyba że pole jest puste: HubSpot jest źródłem prawdziwych danych, chyba że właściwość w HubSpot jest pusta.

7. Zaplanuj przypisanie odpowiedzialności za rekordy

Zdecyduj, która platforma powinna przypisywać i aktualizować właścicieli rekordów. Tam, gdzie to możliwe, używaj jednej platformy jako głównego źródła logiki przypisywania, aby ograniczyć sprzeczne przypisania między HubSpot a Salesforce.

Aby ustalić, która platforma powinna zarządzać własnością rekordów, przeanalizuj poniższe pytania:

• Czy Salesforce powinien przypisywać właścicieli do leadów, kontaktów, kont i szans sprzedaży?
• Czy HubSpot powinien przypisywać właścicieli do kontaktów utworzonych przez dział marketingu?
• Czy zmiany właścicieli powinny być synchronizowane z Salesforce?
• Czy logika przypisywania powinna działać w przepływach pracy HubSpot, automatyzacji Salesforce czy w obu tych systemach?
• Co powinno się stać, gdy rekord zostanie ponownie przypisany na jednej z platform?

Dowiedz się więcej o tym, jak działa synchronizacja właścicieli oraz o zasadach przypisywania właścicieli kontaktów.

8. Zaplanuj synchronizację działań i interakcji

Integracja oferuje dwa rodzaje synchronizacji działań. Synchronizacja osi czasu jest jednokierunkowa — z HubSpot do Salesforce — i synchronizuje zdarzenia z HubSpot jako zadania w Salesforce. Synchronizacja działań jest dwukierunkowa i obsługuje zadania, e-maile sprzedażowe, rozmowy telefoniczne oraz spotkania, z opcjami deduplikacji, synchronizacji selektywnej i powiązań.

Określ, do jakich działań sprzedażowych i marketingowych użytkownicy muszą mieć dostęp w HubSpot i Salesforce. Następnie wybierz metodę synchronizacji działań, która obsługuje te działania oraz wymagany kierunek synchronizacji.

Zapoznaj się z następującymi typami działań:

• Działania związane z e-mailami marketingowymi
• Przesłane formularze
• E-maile sprzedażowe
• Rozmowy
• Spotkania
• Notatki
• Zadania

Kolejne kroki

Po zapoznaniu się z krokami planowania połączenia między HubSpot a Salesforce połącz integrację Salesforce z HubSpot.