Suunnittele HubSpot–Salesforce-käyttöönotto

Ennen kuin yhdistät Salesforce-integraation HubSpotiin, suunnittele, miten tietojen synkronointi näiden kahden alustan välillä tulisi toteuttaa. Määritä, mitkä tietueet ja kentät tulisi synkronoida, kumman alustan tulisi hallita tiettyjä tietoja ja miten tietueiden omistajuutta tulisi hallita. Näiden päätösten suunnittelu etukäteen auttaa sinua määrittämään, miten tietoja luodaan, päivitetään ja ylläpidetään molemmilla alustoilla, jotta vältetään synkronointivirheet.

Voit esimerkiksi päättää synkronoida HubSpotista Salesforceen vain markkinoinnin kelpuuttamat liidit, käyttää Salesforcea myynnin hallinnoimien kenttien virallisena tietolähteenä ja synkronoida myyntimahdollisuuksien liikevaihdon HubSpotiin tuloksiden seurantaa varten.

Jos kyseessä on kertaluonteinen tietojen siirto Salesforcesta HubSpotiin eikä jatkuva synkronointi, lue lisää HubSpot Smart Transferin käytöstä.

Huomaa: ennen kuin yhdistät tuotantokäytössä olevan Salesforce-organisaatiosi HubSpotiin, testaa synkronointiasetuksesi Salesforce-sandboxilla, HubSpot-kehittäjän testitilillä tai HubSpot-sandbox-tilillä. Lue, miten yhdistät Salesforce-sandboxisi HubSpotiin.

1. Määritä tavoitteesi ja laajuus

Aloita määrittelemällä liiketoiminnalliset tulokset, jotka haluat saavuttaa yhdistämällä HubSpotin ja Salesforcen. Nämä tavoitteet auttavat sinua määrittämään, mitkä Salesforce- ja HubSpot-objektit ja -tietueet on synkronoitava.

Esimerkkejä kohdennetuista tavoitteista ovat:

• Lähetä kelpoiset markkinointiliidit HubSpotista Salesforceen.
• Tee Salesforcen myyntitiedot saataville HubSpotissa.
• Anna Salesforce-käyttäjille näkyvyys HubSpot-toimintaan ja tallennusaikajanoihin.
• Käytä Salesforcen liikevaihtotietoja HubSpotin attribuutiossa ja raportoinnissa.
• Vähennä tiimien manuaalista tietojen syöttämistä HubSpotin ja Salesforcen välillä.

2. Tutustu keskeisiin integraatiokäsitteisiin

Ennen kuin suunnittelet synkronointiasetuksia, tutustu siihen, miten HubSpot- ja Salesforce-objektit vastaavat toisiaan ja miten integraatio ohjaa, mitkä tietueet ja kenttäarvot synkronoidaan. Näiden käsitteiden ymmärtäminen auttaa sinua tekemään tietueita, kenttiä ja luotettavia tietolähteitä koskevia päätöksiä seuraavissa osioissa.

Huomaa: Salesforce-kampanjoilla ei ole suoraa vastinetta HubSpotissa. Vaikka HubSpotissa on kampanjatyökalu, se palvelee eri tarkoitusta eikä tarjoa samoja toimintoja kuin Salesforcen Kampanja-objekti.

3. Määritä , mitkä tietueet tulisi synkronoida

Ennen integraation kytkemistä päätä, mitkä tietueet tulisi synkronoida HubSpotin ja Salesforcen välillä ja pitäisikö tietueita luoda ja päivittää jommassakummassa alustassa.

Harkitse seuraavia kysymyksiä:

• Pitäisikö kaikki HubSpot-yhteystiedot synkronoida Salesforcen kanssa?
• Pitäisikö vain kelpoiset kontaktit synkronoida Salesforcen kanssa?
• Pitäisikö Salesforcen liidit, kontaktit, tilit ja myyntimahdollisuudet synkronoida HubSpotin kanssa?
• Pitäisikö Salesforcen myyntimahdollisuudet synkronoida HubSpotin kauppojen kanssa liikevaihtoraportointia varten?
• Pitäisikö integraatiossa käyttää sisällyttämissegmenttiä, jotta Salesforce pysyy siistinä?

Esimerkiksi, jos markkinointitiimisi lähettää Salesforceen vain markkinointikelpoisia liidejä, käytä HubSpotin liidien pisteytystä tunnistamaan markkinointikelpoiset liidit HubSpotissa ja synkronoi sitten vain nämä kontaktit Salesforceen sisällyttämissegmentin avulla.

4. Valitse , mikä Salesforce-käyttäjä muodostaa integraation

Yhdistetty käyttäjä eli integraatiokäyttäjä on se Salesforce-käyttäjä, jonka avulla muodostat integraation. Yhdistetyn käyttäjän Salesforce-oikeudet määrittävät, mitä HubSpot voi tehdä Salesforcessa synkronoinnin kautta. Kun HubSpot luo, päivittää tai synkronoi tietueita Salesforcessa, nämä toimet suoritetaan yhdistetyn käyttäjän oikeuksien mukaisesti.

Esimerkiksi jos liitetyllä käyttäjällä ei ole oikeutta tarkastella liidien objektia Salesforcessa, liidejä ei synkronoida HubSpotiin. HubSpot ei myöskään voi luoda tai päivittää liiditietueita Salesforcessa synkronoinnin kautta.

Tarkista Salesforce-integraation yhdistämiseen tarvittavat käyttöoikeudet.

Jos vaihdat liitetyn käyttäjän myöhemmin, uudella käyttäjällä on oltava vähintään yhtä laajat Salesforce-käyttöoikeudet kuin edellisellä käyttäjällä. Lue, miten voit vaihtaa liitetyn Salesforce-käyttäjän.

5. Määritä , miten Salesforce-tiedot liitetään HubSpot-tietoihin

Ennen kuin luot ominaisuuksia tai objekteja Salesforce-tiedoille, selvitä, mikä olemassa oleva HubSpot-tietorakenne edustaa tietoja parhaiten. Käytä mahdollisuuksien mukaan HubSpotin vakio-ominaisuuksia ja luo mukautettuja ominaisuuksia tai objekteja vain, jos tiedot vaativat erilaista rakennetta.

Ennen kuin luot mukautetun ominaisuuden, tarkista, onko vastaavaa HubSpot-vakio-ominaisuutta jo olemassa. Vakio-ominaisuuksien uudelleenkäyttö parantaa raportointia, työnkulkuja, segmentointia ja yhdenmukaisuutta koko HubSpotissa.

Jos harkitset mukautetun objektin luomista HubSpotissa Salesforce-tietoja varten, mieti ensin, ovatko tiedot:

• Edustaa erillistä liiketoimintayksikköä.
• Sillä on oma elinkaari tai tila.
• Tarvitsee useita tietueita yhtä yhteyshenkilöä, yritystä tai kauppaa kohti.
• Vaatii omat ominaisuutensa ja liitoksensa.
• Siitä on raportoitava erikseen.

6. Määritä totuuden lähde ja suunnittele kenttien kartoitukset

Määritä, kumman alustan tulisi olla luotettava tietolähde, kun HubSpotissa ja Salesforcessa on samasta tiedosta eri arvot. Sinun ei tarvitse käyttää yhtä alustaa kaikkien tietojen luotettavana tietolähteenä. Esimerkiksi Salesforce voi olla luotettava tietolähde myyntivaiheiden ja liikevaihdon osalta, kun taas HubSpot voi olla luotettava tietolähde markkinointikontaktien ja liidien hoidon tilan osalta.

Tämän vastuun määrittäminen ennen kenttien kartoitusten määrittämistä auttaa määrittämään, miten arvot tulisi synkronoida HubSpotin ja Salesforcen välillä.

Dokumentoi jokaisesta kenttäkartoituksesta seuraavat tiedot:

• HubSpot-ominaisuus, joka synkronoidaan Salesforcen kanssa.
• Vastaava Salesforce-kenttä, jonka kanssa se tulisi synkronoida.
• Synkronointisääntö, joka määrittää, miten kenttien arvot synkronoidaan HubSpotin ja Salesforcen välillä.

Kun valitset synkronointisäännön, tutustu käytettävissä oleviin vaihtoehtoihin:

• Käytä Salesforcea, ellei kenttä ole tyhjä: Salesforce on ensisijainen tietolähde, ellei Salesforce-kenttä ole tyhjä.
• Käytä aina Salesforcea: Salesforce korvaa aina HubSpotin arvon.
• Kaksisuuntainen: käytetään kummankin alustan viimeisintä päivitystä.
• Käytä aina HubSpotia: HubSpot korvaa aina Salesforcen arvon.
• Käytä HubSpotia, ellei kenttä ole tyhjä: HubSpot on ensisijainen lähde, ellei HubSpot-ominaisuus ole tyhjä.

7. Suunnittele tietueiden omistajuus

Päätä, kumman alustan tulisi määrittää ja päivittää tietueiden omistajat. Käytä mahdollisuuksien mukaan yhtä alustaa omistajuuslogiikan ensisijaisena lähteenä, jotta vältät ristiriitaiset määrittelyt HubSpotin ja Salesforcen välillä.

Määritä, kumman alustan tulisi hallinnoida tietueiden omistajuutta, tarkastelemalla seuraavia kysymyksiä:

• Pitäisikö Salesforcen määrittää omistajat liideille, kontakteille, tileille ja myyntimahdollisuuksille?
• Pitäisikö HubSpotin määrittää omistajat markkinoinnin luomille kontakteille?
• Pitäisikö omistajan muutokset synkronoida Salesforcen kanssa?
• Pitäisikö määrittämisloogikkaa käyttää HubSpotin työnkuluissa, Salesforcen automaatiossa vai molemmissa?
• Mitä pitäisi tapahtua, kun tietue määritetään uudelleen jommassakummassa alustassa?

Lue lisää omistajan synkronoinnin toiminnasta ja omistajan määrittämisen käyttäytymisestä.

8. Suunnittele toimintojen ja vuorovaikutuksen synkronointi

Integraatio tarjoaa kahta erilaista aktiviteettien synkronointityyppiä. Aikajanan synkronointi on yksisuuntaista HubSpotista Salesforceen ja synkronoi HubSpot-tapahtumat Salesforce-tehtävinä. Aktiviteettien synkronointi on kaksisuuntaista ja tukee tehtäviä, myyntisähköposteja, puheluita ja kokouksia, ja siinä on vaihtoehtoja päällekkäisyyksien poistamiselle, valikoivalle synkronoinnille ja liitoksille.

Määritä, mihin myynti- ja markkinointitoimintoihin käyttäjien on päästävä käsiksi HubSpotissa ja Salesforcessa. Valitse sitten toimintojen synkronointimenetelmä, joka tukee kyseisiä toimintoja ja vaadittua synkronointisuuntaa.

Tutustu seuraaviin aktiviteettityyppeihin:

• Markkinointiviestien lähetys
• Lomakkeiden lähetykset
• Myyntisähköpostit
• Puhelut
• Kokoukset
• Muistiinpanot
• Tehtävät

Seuraavat vaiheet

Kun olet tutustunut HubSpot-Salesforce-yhteyden suunnitteluvaiheisiin, yhdistä Salesforce-integraatio HubSpotiin.