Planifica tu implementación de HubSpot y Salesforce

Antes de conectar la integración de Salesforce con HubSpot, planifica cómo deben sincronizarse los datos entre ambas plataformas. Determina qué registros y campos deben sincronizarse, qué plataforma debe controlar datos específicos y cómo debe gestionarse la titularidad de los registros. Planificar estas decisiones con antelación te ayuda a determinar cómo se crearán, actualizarán y mantendrán los datos en ambas plataformas para evitar errores de sincronización.

Por ejemplo, podrías decidir sincronizar únicamente los leads calificados por marketing desde HubSpot a Salesforce, utilizar Salesforce como fuente de referencia para los campos gestionados por el departamento de ventas y sincronizar los ingresos de las oportunidades con HubSpot para el informe de atribución.

Si deseas realizar una migración de datos puntual de Salesforce a HubSpot, en lugar de una sincronización continua, obtén más información sobre cómo utilizar HubSpot Smart Transfer.

Nota: antes de conectar tu organización de Salesforce de producción a HubSpot, comprueba la configuración de sincronización utilizando un entorno de pruebas de Salesforce, una cuenta de pruebas para desarrolladores de HubSpot o una cuenta de pruebas de HubSpot. Descubre cómo conectar tu entorno de pruebas de Salesforce a HubSpot.

1. Define tus metas y el alcance del proyecto

Empieza por definir los resultados empresariales que quieres conseguir al conectar HubSpot y Salesforce. Estas metas te ayudarán a determinar qué objetos y registros de Salesforce y HubSpot es necesario sincronizar.

Entre los ejemplos de metas específicas se incluyen:

• Envía leads calificados por marketing desde HubSpot a Salesforce.
• Haz que los datos de ventas de Salesforce estén disponibles en HubSpot.
• Ofrece a los usuarios de Salesforce visibilidad sobre la actividad de HubSpot y las cronologías de los registros.
• Utiliza los datos de ingresos de Salesforce para la atribución y la elaboración de informes en HubSpot.
• Reducir la introducción manual de datos por parte de los equipos entre HubSpot y Salesforce.

2. Repasar los conceptos clave de la integración

Antes de planificar la configuración de la sincronización, comprueba cómo se corresponden los objetos de HubSpot y Salesforce, y cómo la integración controla qué registros y valores de campo se sincronizan. Comprender estos conceptos te ayudará a tomar las decisiones relativas a los registros, los campos y la fuente de referencia en las siguientes secciones.

Nota: Las campañas de Salesforce no tienen un equivalente directo en HubSpot. Aunque HubSpot cuenta con una herramienta de campañas, su finalidad es diferente y no ofrece las mismas funcionalidades que el objeto «Campaña» de Salesforce.

3. Determina qué registros deben sincronizarse

Antes de conectar la integración, decide qué registros deben sincronizarse entre HubSpot y Salesforce y si los registros deben crearse y actualizarse en cualquiera de las dos plataformas.

Reflexiona sobre las siguientes preguntas:

• ¿Deberían sincronizarse todos los contactos de HubSpot con Salesforce?
• ¿Deberían sincronizarse con Salesforce únicamente los contactos calificados?
• ¿Deberían sincronizarse los leads, los contactos, las cuentas y las oportunidades de Salesforce con HubSpot?
• ¿Deberían sincronizarse las oportunidades de Salesforce con los negocios de HubSpot para la elaboración de informes de ingresos?
• ¿Debería la integración utilizar un segmento de inclusión para mantener ordenado Salesforce?

Por ejemplo, si tu equipo de marketing solo debe enviar leads calificados por marketing a Salesforce, utiliza la calificación de leads de HubSpot para identificar los leads calificados por marketing en HubSpot y, a continuación, utiliza un segmento de inclusión para sincronizar únicamente esos contactos con Salesforce.

4. Selecciona qué usuario de Salesforce se encargará de configurar la integración

El usuario conectado o usuario de integración es el usuario de Salesforce que se utiliza para conectar la integración. Los permisos de Salesforce del usuario conectado determinan lo que HubSpot puede hacer en Salesforce a través de la sincronización. Cuando HubSpot crea, actualiza o sincroniza registros en Salesforce, dichas acciones se llevan a cabo de acuerdo con los permisos del usuario conectado.

Por ejemplo, si el usuario conectado no tiene permiso para ver el objeto «lead» en Salesforce, los leads no se sincronizarán con HubSpot. Además, HubSpot no podrá crear ni actualizar registros de leads en Salesforce a través de la sincronización.

Revisa los permisos necesarios para conectar la integración con Salesforce.

Si más adelante cambias el usuario conectado, el nuevo usuario deberá tener permisos en Salesforce iguales o superiores a los del usuario anterior. Descubre cómo cambiar tu usuario conectado a Salesforce.

5. Determina cómo se asignan los datos de Salesforce a HubSpot

Antes de crear propiedades u objetos para los datos de Salesforce, determina qué estructura de datos existente de HubSpot representa mejor la información. Utiliza las propiedades estándar de HubSpot siempre que sea posible y crea propiedades u objetos personalizados únicamente cuando los datos requieran una estructura diferente.

Antes de crear una propiedad personalizada, comprueba si ya existe una propiedad estándar de HubSpot. La reutilización de propiedades estándar mejora la generación de informes, los workflows, la segmentación y la coherencia en todo HubSpot.

Si estás pensando en crear un objeto personalizado en HubSpot para los datos de Salesforce, plantéate primero si los datos:

• Representa una entidad empresarial independiente.
• Tiene su propio ciclo de vida o estado.
• Requiere varios registros por contacto, empresa u negocio.
• Requiere sus propias propiedades y asociaciones.
• Debe informarse sobre ello de forma independiente.

6. Definir la fuente de referencia y planificar las asignaciones de campos

Determina qué plataforma debe considerarse la fuente de referencia cuando HubSpot y Salesforce contengan valores diferentes para la misma información. No es necesario utilizar una sola plataforma como fuente de referencia para toda la información. Por ejemplo, Salesforce puede ser la fuente de referencia para las fases de venta y los ingresos, mientras que HubSpot puede serlo para la interacción de marketing y el estado de los procesos de captación de clientes potenciales.

Definir esta propiedad antes de configurar las asignaciones de campos ayuda a determinar cómo deben sincronizarse los valores entre HubSpot y Salesforce.

Para cada asignación de campos, documenta lo siguiente:

• La propiedad de HubSpot que se va a sincronizar con Salesforce.
• El campo correspondiente de Salesforce con el que debería sincronizarse.
• La regla de sincronización que determina cómo deben sincronizarse los valores de los campos entre HubSpot y Salesforce.

Al seleccionar una regla de sincronización, revisa las opciones disponibles:

• Utilizar Salesforce salvo que esté en blanco: Salesforce es la fuente de referencia salvo que el campo de Salesforce esté vacío.
• Utiliza siempre Salesforce: Salesforce siempre sobrescribe el valor de HubSpot.
• Bidireccional: se utiliza la actualización más reciente de cualquiera de las dos plataformas.
• Utiliza siempre HubSpot: HubSpot siempre sobrescribe el valor de Salesforce.
• Utilizar HubSpot salvo que esté en blanco: HubSpot es la fuente de referencia salvo que la propiedad de HubSpot esté vacía.

7. Titularidad de los registros del plan

Decide qué plataforma debe asignar y actualizar los titulares de los registros. Siempre que sea posible, utiliza una única plataforma como fuente principal para la lógica de asignación de responsabilidades, con el fin de reducir los conflictos de asignación entre HubSpot y Salesforce.

Para determinar qué plataforma debe gestionar la titularidad de los registros, analice las siguientes preguntas:

• ¿Debería Salesforce asignar responsables a los leads, los contactos, las cuentas y las oportunidades?
• ¿Debería HubSpot asignar responsables a los contactos creados por el departamento de marketing?
• ¿Deberían sincronizarse los cambios de titularidad con Salesforce?
• ¿Debería ejecutarse la lógica de asignación en los workflows de HubSpot, en la automatización de Salesforce o en ambos?
• ¿Qué debería ocurrir cuando se reasigna un registro en una plataforma?

Obtén más información sobre cómo funciona la sincronización de propietarios y el comportamiento de la asignación de propietarios.

8. Sincronización de actividades y interacción en Plan

La integración ofrece dos tipos de sincronización de actividades. La sincronización de la cronología es unidireccional, de HubSpot a Salesforce, y sincroniza los eventos de HubSpot como tareas de Salesforce. La sincronización de actividades es bidireccional y admite tareas, correos electrónicos de ventas, llamadas y reuniones, con opciones de desduplicación, sincronización selectiva y asociaciones.

Determina a qué actividades de ventas y marketing deben tener acceso los usuarios en HubSpot y Salesforce. A continuación, selecciona el método de sincronización de actividades que admita esas actividades y la dirección de sincronización deseada.

Revisa los siguientes tipos de actividades:

• Actividad de correos electrónicos de marketing
• Envíos de formularios
• Correos electrónicos de ventas
• Llamadas
• Reuniones
• Notas
• Tareas

Pasos siguientes

Una vez que hayas revisado los pasos para planificar la conexión entre HubSpot y Salesforce, conecta la integración de Salesforce con HubSpot.