Planera din HubSpot–Salesforce-implementering

Innan du ansluter Salesforce-integrationen till HubSpot bör du planera hur data ska synkroniseras mellan de två plattformarna. Bestäm vilka poster och fält som ska synkroniseras, vilken plattform som ska styra specifika data och hur ägarskapet för posterna ska hanteras. Att planera dessa beslut i förväg hjälper dig att fastställa hur data ska skapas, uppdateras och underhållas på båda plattformarna för att undvika synkroniseringsfel.

Du kan till exempel välja att endast synkronisera marknadsföringskvalificerade leads från HubSpot till Salesforce, använda Salesforce som den primära källan för fält som hanteras av säljteamet och synkronisera intäkter från affärsmöjligheter till HubSpot för attributionsrapportering.

För en engångsmigrering av data från Salesforce till HubSpot, istället för en löpande synkronisering, kan du läsa mer om hur du använder HubSpot Smart Transfer.

Observera: innan du ansluter din produktionsorganisation i Salesforce till HubSpotbör du testa dina synkroniseringsinställningar med hjälp av en Salesforce-sandbox, ett HubSpot-testkonto för utvecklare eller ett HubSpot-sandboxkonto. Läs mer om hur du ansluter din Salesforce-sandbox till HubSpot.

1. Definiera dina mål och omfattning

Börja med att definiera de affärsresultat du vill uppnå genom att ansluta HubSpot och Salesforce. Dessa mål hjälper dig att avgöra vilka Salesforce- och HubSpot-objekt och -poster som behöver synkroniseras.

Exempel på specifika mål är:

• Skicka kvalificerade marknadsföringsleads från HubSpot till Salesforce.
• Gör Salesforce-försäljningsdata tillgängliga i HubSpot.
• Ge Salesforce-användare insyn i HubSpot-aktiviteter och tidslinjer.
• Använd intäktsdata från Salesforce för attribuering och rapportering i HubSpot.
• Minska den manuella datainmatningen för teamen mellan HubSpot och Salesforce.

2. Gå igenom viktiga integrationsbegrepp

Innan du planerar synkroniseringskonfigurationen bör du gå igenom hur HubSpot- och Salesforce-objekten motsvarar varandra och hur integrationen styr vilka poster och fältvärden som ska synkroniseras. Att förstå dessa begrepp hjälper dig att fatta beslut om poster, fält och källor till sanning i de följande avsnitten.

Observera: Salesforce-kampanjer har ingen direkt motsvarighet i HubSpot. Även om HubSpot har ett kampanjverktyg tjänar det ett annat syfte och erbjuder inte samma funktionalitet som Salesforce-objektet Kampanj.

3. Bestäm vilka poster som ska synkroniseras

Innan du ansluter integrationen ska du bestämma vilka poster som ska synkroniseras mellan HubSpot och Salesforce och om poster ska skapas och uppdateras i någon av de två plattformarna.

Tänk på följande frågor:

• Bör alla HubSpot-kontakter synkroniseras med Salesforce?
• Ska endast kvalificerade kontakter synkroniseras med Salesforce?
• Ska Salesforce-leads, kontakter, konton och affärsmöjligheter synkroniseras med HubSpot?
• Ska Salesforce-affärsmöjligheter synkroniseras med HubSpot-affärer för intäktsrapportering?
• Bör integrationen använda ett inkluderingssegment för att hålla Salesforce rent?

Om ditt marknadsföringsteam till exempel endast ska skicka kvalificerade leads till Salesforce, använd HubSpots lead-poängsättning för att identifiera marknadsföringskvalificerade leads i HubSpot och använd sedan ett inkluderingssegment för att endast synkronisera dessa kontakter till Salesforce.

4. Välj vilken Salesforce-användare som ska ansluta integrationen

Den anslutna användaren eller integrationsanvändaren är den Salesforce-användare som du använder för att ansluta integrationen. Den anslutna användarens behörigheter i Salesforce avgör vad HubSpot kan göra i Salesforce genom synkroniseringen. När HubSpot skapar, uppdaterar eller synkroniserar poster i Salesforce utförs dessa åtgärder i enlighet med den anslutna användarens behörigheter.

Om den anslutna användaren till exempel inte har behörighet att visa lead-objektet i Salesforce kommer leads inte att synkroniseras till HubSpot. HubSpot kommer inte heller att kunna skapa eller uppdatera lead-poster i Salesforce via synkroniseringen.

Granska de behörigheter som krävs för att ansluta Salesforce-integrationen.

Om du byter den anslutna användaren senare måste den nya användaren ha behörigheter i Salesforce som är lika med eller större än den tidigare användarens. Läs om hur du byter din anslutna Salesforce-användare.

5. Bestäm hur Salesforce-data ska mappas till HubSpot

Innan du skapar egenskaper eller objekt för Salesforce-data ska du avgöra vilken befintlig HubSpot-datastruktur som bäst representerar informationen. Använd standardegenskaper i HubSpot där det är möjligt och skapa anpassade egenskaper eller objekt endast när data kräver en annan struktur.

Innan du skapar en anpassad egenskap ska du kontrollera om det redan finns en standardegenskap i HubSpot. Att återanvända standardegenskaper förbättrar rapportering, arbetsflöden, segmentering och konsekvens i hela HubSpot.

Om du överväger att skapa ett anpassat objekt i HubSpot för Salesforce-data, fundera först på om data:

• Representerar en separat affärsenhet.
• Har en egen livscykel eller status.
• Kräver flera poster per kontakt, företag eller affär.
• Kräver egna egenskaper och kopplingar.
• Måste rapporteras separat.

6. Definiera källan till sanningen och planera fältmappningar

Bestäm vilken plattform som ska vara den giltiga källan när HubSpot och Salesforce innehåller olika värden för samma information. Du behöver inte använda en enda plattform som den giltiga källan för all information. Till exempel kan Salesforce vara den giltiga källan för säljstadier och intäkter, medan HubSpot kan vara den giltiga källan för marknadsföringsengagemang och nurture-status.

Att definiera detta ansvar innan du konfigurerar fältmappningar hjälper dig att avgöra hur värdena ska synkroniseras mellan HubSpot och Salesforce.

För varje fältmappning ska du dokumentera följande:

• HubSpot-egenskapen som ska synkroniseras med Salesforce.
• Det motsvarande Salesforce-fältet som den ska synkroniseras med.
• Synkroniseringsregeln som avgör hur fältvärden ska synkroniseras mellan HubSpot och Salesforce.

När du väljer en synkroniseringsregel ska du granska de tillgängliga alternativen:

• Använd Salesforce om inte tomt: Salesforce är den giltiga källan om inte Salesforce-fältet är tomt.
• Använd alltid Salesforce: Salesforce skriver alltid över HubSpot-värdet.
• Tvåvägs: den senaste uppdateringen från någon av plattformarna används.
• Använd alltid HubSpot: HubSpot skriver alltid över Salesforce-värdet.
• Använd HubSpot om inte tomt: HubSpot är den giltiga källan om inte HubSpot-egenskapen är tom.

7. Planera ägarskap för poster

Bestäm vilken plattform som ska tilldela och uppdatera rekordägare. Använd om möjligt en plattform som primär källa för ägarskapslogiken för att minska konflikter mellan HubSpot och Salesforce.

För att avgöra vilken plattform som ska hantera ägarskapet för poster, gå igenom följande frågor:

• Ska Salesforce tilldela ägare för leads, kontakter, konton och affärsmöjligheter?
• Ska HubSpot tilldela ägare till kontakter som skapats av marknadsföringen?
• Ska ägarändringar synkroniseras med Salesforce?
• Ska tilldelningslogiken köras i HubSpot-arbetsflöden, Salesforce-automatisering eller båda?
• Vad ska hända när en post tilldelas på nytt i en plattform?

Läs mer om hur ägarsynkronisering fungerar och hur tilldelningen av kontaktägare sker.

8. Planera synkronisering av aktiviteter och engagemang

Integrationen erbjuder två typer av aktivitetssynkronisering. Tidslinjesynkroniseringen är enkelriktad från HubSpot till Salesforce och synkroniserar HubSpot-händelser som Salesforce-uppgifter. Aktivitetssynkroniseringen är dubbelriktad och stöder uppgifter, säljmejl, samtal och möten, med alternativ för deduplicering, selektiv synkronisering och kopplingar.

Bestäm vilka försäljnings- och marknadsföringsaktiviteter som användarna behöver ha tillgång till i HubSpot och Salesforce. Välj sedan den synkroniseringsmetod som stöder dessa aktiviteter och den önskade synkroniseringsriktningen.

Granska följande aktivitetstyper:

• Marknadsföringsaktivitet via e-post
• Formulärinlämningar
• Försäljningsmejl
• Samtal
• Möten
• Anteckningar
• Uppgifter

Nästa steg

När du har gått igenom stegen för att planera din HubSpot-Salesforce-anslutning ansluter du Salesforce-integrationen till HubSpot.