Plan uw HubSpot-Salesforce-implementatie

Voordat je de Salesforce-integratie met HubSpot koppelt, moet je bepalen hoe de gegevens tussen de twee platforms moeten worden gesynchroniseerd. Bepaal welke records en velden moeten worden gesynchroniseerd, welk platform de controle over specifieke gegevens moet hebben en hoe het eigendom van records moet worden beheerd. Door deze beslissingen van tevoren te plannen, kun je vaststellen hoe gegevens op beide platforms worden aangemaakt, bijgewerkt en onderhouden, zodat synchronisatiefouten worden voorkomen.

Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om alleen marketinggekwalificeerde leads van HubSpot naar Salesforce te synchroniseren, Salesforce te gebruiken als de bron van waarheid voor velden die onder de verantwoordelijkheid van de verkoopafdeling vallen, en de omzet van salesopportunities naar HubSpot te synchroniseren voor attributierapportage.

Voor een eenmalige gegevensmigratie van Salesforce naar HubSpot in plaats van een doorlopende synchronisatie kun je meer informatie vinden over het gebruik van HubSpot Smart Transfer.

Let op: test je synchronisatie-instellingen met een Salesforce-sandbox, een HubSpot-testaccount voor ontwikkelaars of een HubSpot-sandbox-account voordat je je productieve Salesforce-organisatie aan HubSpot koppelt. Lees hoe je je Salesforce-sandbox aan HubSpot koppelt.

1. Bepaal je doelen en reikwijdte

Begin met het definiëren van de bedrijfsresultaten die je wilt bereiken door HubSpot en Salesforce te koppelen. Deze doelen helpen je te bepalen welke Salesforce- en HubSpot-objecten en -records moeten worden gesynchroniseerd.

Voorbeelden van gerichte doelen zijn:

• Stuur gekwalificeerde marketingleads vanuit HubSpot naar Salesforce.
• Maak Salesforce-verkoopgegevens beschikbaar in HubSpot.
• Geef Salesforce-gebruikers inzicht in HubSpot-activiteiten en registreer tijdlijnen.
• Gebruik de omzetgegevens van Salesforce voor attributie en rapportage in HubSpot.
• Verminder de handmatige gegevensinvoer voor teams tussen HubSpot en Salesforce.

2. Bekijk de belangrijkste integratieconcepten

Bekijk, voordat je de synchronisatieconfiguratie plant, hoe HubSpot- en Salesforce-objecten met elkaar corresponderen en hoe de integratie bepaalt welke records en veldwaarden worden gesynchroniseerd. Inzicht in deze concepten helpt je bij het nemen van beslissingen over records, velden en de 'source of truth' in de volgende secties.

Let op: Salesforce-campagnes hebben geen directe tegenhanger in HubSpot. Hoewel HubSpot een campagnetool heeft, dient deze een ander doel en biedt deze niet dezelfde functionaliteit als het Salesforce-campagneobject.

3. Bepaal welke records moeten worden gesynchroniseerd

Bepaal, voordat je de integratie koppelt, welke records tussen HubSpot en Salesforce moeten worden gesynchroniseerd en of records in een van beide platforms moeten worden aangemaakt en bijgewerkt.

Houd rekening met de volgende vragen:

• Moeten alle HubSpot-contacten met Salesforce worden gesynchroniseerd?
• Moeten alleen gekwalificeerde contacten met Salesforce worden gesynchroniseerd?
• Moeten Salesforce-leads, -contacten, -accounts en -opportunities worden gesynchroniseerd met HubSpot?
• Moeten Salesforce-opportuniteiten worden gesynchroniseerd met HubSpot-deals voor omzetrapportage?
• Moet de integratie een opnamesegment gebruiken om Salesforce overzichtelijk te houden?

Als je marketingteam bijvoorbeeld alleen gekwalificeerde leads naar Salesforce moet sturen, gebruik dan de leadscoring van HubSpot om marketinggekwalificeerde leads in HubSpot te identificeren en gebruik vervolgens een inclusiesegment om alleen die contacten naar Salesforce te synchroniseren.

4. Selecteer welke Salesforce-gebruiker de integratie zal koppelen

De gekoppelde gebruiker of integratiegebruiker is de Salesforce-gebruiker die u gebruikt om de integratie te koppelen. De Salesforce-machtigingen van de gekoppelde gebruiker bepalen wat HubSpot via de synchronisatie in Salesforce kan doen. Wanneer HubSpot records in Salesforce aanmaakt, bijwerkt of synchroniseert, worden die acties uitgevoerd op basis van de machtigingen van de gekoppelde gebruiker.

Als de gekoppelde gebruiker bijvoorbeeld geen toestemming heeft om het lead-object in Salesforce te bekijken, worden leads niet gesynchroniseerd met HubSpot. HubSpot kan dan ook geen leadrecords in Salesforce aanmaken of bijwerken via de synchronisatie.

Bekijk de vereiste machtigingen om de Salesforce-integratie te koppelen.

Als je de gekoppelde gebruiker later wijzigt, moet de nieuwe gebruiker Salesforce-machtigingen hebben die gelijk zijn aan of uitgebreider zijn dan die van de vorige gebruiker. Lees hoe je je gekoppelde Salesforce-gebruiker kunt wijzigen.

5. Bepaal hoe Salesforce-gegevens worden toegewezen aan HubSpot

Bepaal, voordat je eigenschappen of objecten voor Salesforce-gegevens aanmaakt, welke bestaande HubSpot-gegevensstructuur de informatie het beste weergeeft. Gebruik waar mogelijk standaard HubSpot-eigenschappen en maak alleen aangepaste eigenschappen of objecten aan als de gegevens een andere structuur vereisen.

Controleer voordat je een aangepaste eigenschap aanmaakt of er al een standaard HubSpot-eigenschap bestaat. Het hergebruiken van standaardeigenschappen verbetert rapportage, workflows, segmentatie en consistentie binnen HubSpot.

Als je overweegt een aangepast object in HubSpot aan te maken voor Salesforce-gegevens, bedenk dan eerst of de gegevens:

• Verwijst naar een afzonderlijke bedrijfsentiteit.
• Heeft een eigen levenscyclus of status.
• Er zijn meerdere records per contactpersoon, bedrijf of deal nodig.
• Vereist eigen eigenschappen en koppelingen.
• Moet afzonderlijk worden gerapporteerd.

6. Bepaal de bron van waarheid en plan veldtoewijzingen

Bepaal welk platform de ‘source of truth’ moet zijn wanneer HubSpot en Salesforce verschillende waarden voor dezelfde informatie bevatten. Je hoeft niet één platform als ‘source of truth’ voor alle informatie te gebruiken. Salesforce kan bijvoorbeeld de ‘source of truth’ zijn voor verkoopfasen en omzet, terwijl HubSpot de ‘source of truth’ kan zijn voor marketingbetrokkenheid en nurture-status.

Door deze verantwoordelijkheid vast te stellen voordat je veldtoewijzingen configureert, kun je beter bepalen hoe waarden tussen HubSpot en Salesforce moeten worden gesynchroniseerd.

Documenteer voor elke veldtoewijzing het volgende:

• De HubSpot-eigenschap die met Salesforce moet worden gesynchroniseerd.
• Het bijbehorende Salesforce-veld waarmee het moet worden gesynchroniseerd.
• De synchronisatieregel die bepaalt hoe veldwaarden tussen HubSpot en Salesforce moeten worden gesynchroniseerd.

Bekijk bij het selecteren van een synchronisatieregel de beschikbare opties:

• Salesforce gebruiken tenzij leeg: Salesforce is de bron van de waarheid, tenzij het Salesforce-veld leeg is.
• Altijd Salesforce gebruiken: Salesforce overschrijft altijd de HubSpot-waarde.
• Tweerichtingssynchronisatie: de meest recente update van een van beide platforms wordt gebruikt.
• Altijd HubSpot gebruiken: HubSpot overschrijft altijd de waarde in Salesforce.
• HubSpot gebruiken tenzij leeg: HubSpot is de bron van waarheid, tenzij de HubSpot-eigenschap leeg is.

7. Plan de verantwoordelijkheid voor records

Bepaal welk platform de eigenaren van records moet toewijzen en bijwerken. Gebruik waar mogelijk één platform als primaire bron voor de eigendomslogica om tegenstrijdige toewijzingen tussen HubSpot en Salesforce te verminderen.

Om te bepalen welk platform de record-eigendom moet beheren, bekijk je de volgende vragen:

• Moet Salesforce eigenaren toewijzen aan leads, contacten, accounts en opportunities?
• Moet HubSpot eigenaren toewijzen aan door marketing aangemaakte contacten?
• Moeten wijzigingen in de eigenaar worden gesynchroniseerd met Salesforce?
• Moet de toewijzingslogica worden uitgevoerd in HubSpot-workflows, Salesforce-automatisering of beide?
• Wat moet er gebeuren wanneer een record op één platform opnieuw wordt toegewezen?

Lees meer over hoe de synchronisatie van eigenaren werkt en hoe de toewijzing van contactpersonen aan eigenaren verloopt.

8. Plan de synchronisatie van activiteiten en interacties

De integratie biedt twee soorten activiteitssynchronisatie. De tijdlijnsynchronisatie is eenrichtingsverkeer van HubSpot naar Salesforce en synchroniseert HubSpot-gebeurtenissen als Salesforce-taken. De activiteitssynchronisatie is tweerichtingsverkeer en ondersteunt taken, verkoop-e-mails, telefoongesprekken en vergaderingen, met opties voor ontdubbeling, selectieve synchronisatie en koppelingen.

Bepaal tot welke verkoop- en marketingactiviteiten gebruikers toegang moeten hebben in HubSpot en Salesforce. Selecteer vervolgens de synchronisatiemethode voor activiteiten die deze activiteiten ondersteunt en de vereiste synchronisatierichting.

Bekijk de volgende activiteitstypen:

• E-mailactiviteit van de marketingafdeling
• Formulierinzendingen
• Verkoopmails
• Telefoongesprekken
• Vergaderingen
• Notities
• Taken

Volgende stappen

Nadat je de stappen voor het plannen van je HubSpot-Salesforce-koppeling hebt doorgenomen, koppel je de Salesforce-integratie aan HubSpot.