Planlegg implementeringen av HubSpot og Salesforce

Før du kobler Salesforce-integrasjonen til HubSpot, bør du planlegge hvordan dataene skal synkroniseres mellom de to plattformene. Bestem hvilke poster og felt som skal synkroniseres, hvilken plattform som skal ha kontroll over bestemte data, og hvordan eierskapet til postene skal håndteres. Ved å planlegge disse beslutningene på forhånd kan du fastlegge hvordan data skal opprettes, oppdateres og vedlikeholdes på begge plattformene, slik at du unngår synkroniseringsfeil.

Du kan for eksempel bestemme deg for å kun synkronisere markedsføringskvalifiserte leads fra HubSpot til Salesforce, bruke Salesforce som den autoritative kilden for salgsrelaterte felt og synkronisere inntekter fra salgsmuligheter til HubSpot for attribusjonsrapportering.

For en engangsdatamigrering fra Salesforce til HubSpot i stedet for en kontinuerlig synkronisering, kan du lese mer om hvordan du bruker HubSpot Smart Transfer.

Merk: Før du kobler din produksjonsorganisasjon i Salesforce til HubSpot,bør du teste synkroniseringsinnstillingene ved hjelp av en Salesforce-sandkasse, en HubSpot-utvikler-testkonto eller en HubSpot-sandkassekonto. Lær hvordan du kobler Salesforce-sandkassen din til HubSpot.

1. Definer målene og omfanget

Begynn med å definere de forretningsmessige resultatene du ønsker å oppnå ved å koble HubSpot og Salesforce sammen. Disse målene vil hjelpe deg med å avgjøre hvilke Salesforce- og HubSpot-objekter og -poster som må synkroniseres.

Eksempler på konkrete mål er:

• Send kvalifiserte markedsføringsleads fra HubSpot til Salesforce.
• Gjør Salesforce-salgsdata tilgjengelige i HubSpot.
• Gi Salesforce-brukere innsikt i HubSpot-aktivitet og registrer tidslinjer.
• Bruk Salesforce-inntektsdata til attribusjon og rapportering i HubSpot.
• Reduser manuell dataregistrering for teamene mellom HubSpot og Salesforce.

2. Gjennomgå sentrale integrasjonskonsepter

Før du planlegger synkroniseringskonfigurasjonen, bør du gå gjennom hvordan HubSpot- og Salesforce-objekter samsvarer, og hvordan integrasjonen styrer hvilke poster og feltverdier som skal synkroniseres. Å forstå disse konseptene vil hjelpe deg med å ta beslutninger om poster, felt og «source of truth» i de følgende avsnittene.

Merk: Salesforce-kampanjer har ikke en direkte tilsvarende funksjon i HubSpot. Selv om HubSpot har et kampanjeverktøy, tjener det et annet formål og tilbyr ikke den samme funksjonaliteten som Salesforce-kampanjeobjektet.

3. Bestem hvilke poster som skal synkroniseres

Før du kobler til integrasjonen, må du bestemme hvilke poster som skal synkroniseres mellom HubSpot og Salesforce, og om poster skal opprettes og oppdateres i en av de to plattformene.

Vurder følgende spørsmål:

• Bør alle HubSpot-kontakter synkroniseres med Salesforce?
• Bør kun kvalifiserte kontakter synkroniseres med Salesforce?
• Bør Salesforce-leads, kontakter, kontoer og salgsmuligheter synkroniseres med HubSpot?
• Bør Salesforce-muligheter synkroniseres med HubSpot-avtaler for inntektsrapportering?
• Bør integrasjonen bruke et inkluderingssegment for å holde Salesforce ryddig?

Hvis markedsføringsteamet ditt for eksempel kun skal sende kvalifiserte leads til Salesforce, kan du bruke HubSpots lead-scoring til å identifisere markedsføringskvalifiserte leads i HubSpot, og deretter bruke et inkluderingssegment for å synkronisere kun disse kontaktene til Salesforce.

4. Velg hvilken Salesforce-bruker som skal koble til integrasjonen

Den tilkoblede brukeren eller integrasjonsbrukeren er den Salesforce-brukeren du bruker til å koble til integrasjonen. Den tilkoblede brukerens Salesforce-tillatelser avgjør hva HubSpot kan gjøre i Salesforce gjennom synkroniseringen. Når HubSpot oppretter, oppdaterer eller synkroniserer poster i Salesforce, utføres disse handlingene i henhold til den tilkoblede brukerens tillatelser.

Hvis den tilkoblede brukeren for eksempel ikke har tillatelse til å vise lead-objektet i Salesforce, vil ikke leads synkroniseres til HubSpot. HubSpot vil heller ikke kunne opprette eller oppdatere lead-poster i Salesforce gjennom synkroniseringen.

Gå gjennom de nødvendige tillatelsene for å koble til Salesforce-integrasjonen.

Hvis du senere endrer den tilknyttede brukeren, må den nye brukeren ha Salesforce-tillatelser som er like eller større enn den forrige brukeren. Lær hvordan du endrer den tilknyttede Salesforce-brukeren.

5. Bestem hvordan Salesforce-data skal tilordnes til HubSpot

Før du oppretter egenskaper eller objekter for Salesforce-data, må du avgjøre hvilken eksisterende HubSpot-datastruktur som best representerer informasjonen. Bruk standard HubSpot-egenskaper der det er mulig, og opprett kun tilpassede egenskaper eller objekter når dataene krever en annen struktur.

Før du oppretter en tilpasset egenskap, bør du sjekke om det allerede finnes en standard HubSpot-egenskap. Gjenbruk av standardegenskaper forbedrer rapportering, arbeidsflyter, segmentering og konsistens i hele HubSpot.

Hvis du vurderer å opprette et tilpasset objekt i HubSpot for Salesforce-data, bør du først vurdere om dataene:

• Representerer en egen forretningsenhet.
• Har sin egen livssyklus eller status.
• Krever flere poster per kontakt, selskap eller avtale.
• Krever egne egenskaper og tilknytninger.
• Må rapporteres uavhengig.

6. Definer kilden til sannheten og planlegg feltkartlegginger

Bestem hvilken plattform som skal være «kilden til sannheten» når HubSpot og Salesforce inneholder forskjellige verdier for den samme informasjonen. Du trenger ikke å bruke én plattform som «kilden til sannheten» for all informasjon. For eksempel kan Salesforce være «kilden til sannheten» for salgsstadier og omsetning, mens HubSpot kan være «kilden til sannheten» for markedsføringsengasjement og oppfølgingsstatus.

Å definere dette før du konfigurerer feltkartlegginger, gjør det lettere å avgjøre hvordan verdiene skal synkroniseres mellom HubSpot og Salesforce.

For hver feltkartlegging må du dokumentere følgende:

• HubSpot-egenskapen som skal synkroniseres med Salesforce.
• Det tilsvarende Salesforce-feltet den skal synkroniseres med.
• Synkroniseringsregelen som bestemmer hvordan feltverdier skal synkroniseres mellom HubSpot og Salesforce.

Når du velger en synkroniseringsregel, bør du gå gjennom de tilgjengelige alternativene:

• Bruk Salesforce med mindre feltet er tomt: Salesforce er kilden til sannheten med mindre Salesforce-feltet er tomt.
• Bruk alltid Salesforce: Salesforce overskriver alltid HubSpot-verdien.
• Toveis: Den siste oppdateringen fra en av plattformene brukes.
• Bruk alltid HubSpot: HubSpot overskriver alltid Salesforce-verdien.
• Bruk HubSpot med mindre feltet er tomt: HubSpot er den autoritative kilden med mindre HubSpot-egenskapen er tom.

7. Planlegg eierskap til poster

Bestem hvilken plattform som skal tildele og oppdatere eiere av poster. Bruk om mulig én plattform som primær kilde for eierskapslogikk for å redusere motstridende tildelinger mellom HubSpot og Salesforce.

For å avgjøre hvilken plattform som skal administrere eierskapet til poster, bør du vurdere følgende spørsmål:

• Skal Salesforce tildele eiere for potensielle kunder, kontakter, kontoer og salgsmuligheter?
• Bør HubSpot tildele eiere for markedsføringsopprettede kontakter?
• Bør endringer i eier synkroniseres med Salesforce?
• Bør tildelingslogikken kjøres i HubSpot-arbeidsflyter, Salesforce-automatisering eller begge deler?
• Hva skal skje når en post tildeles på nytt i én plattform?

Les mer om hvordan eiersynkronisering fungerer og hvordan tildeling av kontaktpersoner fungerer.

8. Planlegg synkronisering av aktiviteter og engasjement

Integrasjonen tilbyr to typer synkronisering av aktiviteter. Tidslinjesynkroniseringen er enveis fra HubSpot til Salesforce og synkroniserer HubSpot-hendelser som Salesforce-oppgaver. Aktivitetssynkroniseringen er toveis og støtter oppgaver, salgs-e-poster, samtaler og møter, med alternativer for deduplisering, selektiv synkronisering og tilknytninger.

Bestem hvilke salgs- og markedsføringsaktiviteter brukerne trenger tilgang til i HubSpot og Salesforce. Velg deretter aktivitetssynkroniseringsmetoden som støtter disse aktivitetene og den nødvendige synkroniseringsretningen.

Gå gjennom følgende aktivitetstyper:

• Markedsføringsaktivitet via e-post
• Skjemainnsendinger
• Salgs-e-poster
• Samtaler
• Møter
• Notater
• Oppgaver

Neste trinn

Etter å ha gått gjennom trinnene for planlegging av HubSpot-Salesforce-tilkoblingen, kobler du Salesforce-integrasjonen til HubSpot.