Creare e gestire le fatture

Creare fatture in HubSpot per raccogliere pagamenti digitali tramite l'elaborazione dei pagamenti Stripe o i pagamenti HubSpot, o per tenere traccia dei pagamenti effettuati al di fuori di HubSpot. Questa guida all'installazione spiega come configurare le fatture per il vostro account, incluso come personalizzare i prefissi, aggiungere informazioni fiscali e impostare le fatture per gli abbonamenti. È inoltre possibile esaminare le proprietà predefinite di HubSpot per le fatture.

È possibile creare e finalizzare le fatture senza impostare un elaboratore del pagamento e procedere alla riscossione manuale dei pagamenti. Tuttavia, se volete accettare pagamenti online, dovrete impostare l'elaborazione dei pagamenti Stripe (disponibile per tutti gli abbonamenti) o i pagamenti HubSpot( soloStarter, Professional o Enterprise).

La valuta di una fattura può essere impostata come qualsiasi valuta supportata da HubSpot. Scopri come impostare le valute per il tuo account.

Attenzione: i requisiti di fatturazione possono variare da giurisdizione a giurisdizione. Si consiglia di consultare i propri consulenti legali o fiscali per determinare se HubSpot Invoices soddisfa i propri obblighi di conformità.

Creare una fattura

Esistono diversi modi per creare una fattura:

• I Super Amministratori e gli utenti con i permessi di oggetto Fatture possono creare una fattura direttamente da un record del contatto, dell'azienda, della trattativa o del preventivo, oppure dalla pagina indice delle fatture.
• Da un preventivo pubblicato, per copiare i dettagli del preventivo in una nuova fattura.
• Creare e inviare automaticamente fatture ricorrenti, utilizzando gli abbonamenti.
• Le fatture vengono create automaticamente quando i pagamenti vengono effettuati tramite link di pagamento o preventivi.

Creare una fattura dalla pagina indice

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
• In alto a destra, fare clic su Crea fattura.

Creare una fattura a partire da un record del contatto, dell'azienda o della trattativa

• Navigare verso i record:
  • Contatti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
  • Aziende: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
  • Trattative: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
• Fare clic sul nome del record.
  • Per i contatti e le aziende, nella barra laterale destra, nella sezione Fatture, fare clic su Aggiungi, quindi selezionare Crea fattura.

• • Per le trattative, nella barra laterale destra, nella sezione Fatture, fare clic su Aggiungi, quindi selezionare una delle seguenti opzioni:
    
    • Convertire trattativa in fattura: creare una fattura utilizzando le informazioni della trattativa, comprese le voci associate.
    • Crea fattura vuota: crea una nuova fattura da zero.
    • Aggiungi fattura esistente: selezionare una fattura esistente da associare alla trattativa.

• • • È possibile creare una fattura anche dall'editor delle voci di una trattativa.

Creare una fattura a partire da un preventivo pubblicato

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
• Passare il mouse sul nome del preventivo, fare clic su Azioni e selezionare Converti in fattura. In questo modo si creerà una nuova fattura utilizzando le informazioni del preventivo.

Si accede quindi all'editor delle fatture per configurare i dettagli della fattura. Se il preventivo ha più di un contatto, vi verrà richiesto di rimuovere i contatti extra nell'editor delle fatture.

Nota bene: per impostazione predefinita, quando si crea una fattura, viene utilizzato un prefisso standardizzato di INV seguito da un numero che aumenta in sequenza per ogni fattura creata (ad esempio, INV-1001 e poi INV-1002). È possibile aggiornare il prefisso e il numero iniziale delle fatture nelle impostazioni.

Impostazione della fatturazione

Nella sezione Fattura a dell'editor delle fatture, impostare innanzitutto i record associati alla fattura, i termini di pagamento e altro ancora.

• Durante la creazione, ogni fattura può essere associata a un contatto. Una volta creata, è possibile aggiungere altri contatti utilizzando le associazioni nella barra laterale destra.
  
  Per associare la fattura a un contatto:
  • Fare clic su Aggiungi contatto.
  • Nel pannello di destra, cercare un contatto esistente o crearne uno nuovo.
  • Fare clic su Avanti e continuare a impostare le etichette di associazione necessarie.
  • Fare clic su Salva.
• Durante la creazione, ogni fattura può essere associata a un'azienda. Una volta creata, è possibile aggiungere altre aziende utilizzando le associazioni nella barra laterale destra.
• Per associare la fattura a un'azienda:
  • Fare clic su Aggiungi azienda.
  • Nel pannello di destra, cercare un'azienda esistente o crearne una nuova.
  • Fare clic su Avanti e continuare a impostare le etichette di associazione necessarie.
  • Fare clic su Salva.
• Per aggiungere un indirizzo di fatturazione alla fattura:
  • Fare clic su Modifica in Indirizzo di fatturazione.
  • Nel pannello di destra, inserire le informazioni sull'indirizzo.
  • Fare clic su Applica.
• Per aggiungere un indirizzo di spedizione alla fattura:
  • Fare clic su add Aggiungi indirizzo di spedizione.
  • Nel pannello di destra, inserire le informazioni sull'indirizzo.
  • Fare clic su Salva.
• Per impostazione predefinita, la data della fattura sarà impostata sul giorno corrente. Per aggiornarla, fare clic sul campo Data fattura, quindi utilizzare il selettore di data per selezionare una nuova data.
• Per impostazione predefinita, il pagamento della fattura sarà dovuto al ricevimento della stessa. Per selezionare termini di pagamento diversi, fare clic sul menu a discesa Termini di pagamento e selezionare un termine di pagamento. Il campo della data di scadenza si aggiornerà automaticamente per corrispondere al termine selezionato.
• Eventuali proprietà personalizzate configurate nelle impostazioni della fattura saranno visualizzate sul lato destro, sotto la voce Data di scadenza. Se è stata attivata l'impostazione che consente agli utenti di sovrascrivere questi campi, è possibile modificarli durante la creazione della fattura.

Aggiunta di voci

Nella sezione Voci, aggiungere le voci che l'acquirente acquisterà. Imparate a usare le voci con le fatture.

Aggiungi commenti

Se si desidera aggiungere delle note per l'acquirente sulla fattura, è possibile aggiungerle al campo Commenti. È possibile utilizzare le opzioni di testo in fondo al campo di testo per formattare il testo, aggiungere un collegamento ipertestuale o inserire un frammento. Nelle impostazioni della fattura è possibile aggiungere un commento predefinito che apparirà su ogni fattura.

Configurare le opzioni di fatturazione

Nella sezione Fatturazione, scegliere se si desidera accettare pagamenti online, impostare quali opzioni di pagamento saranno disponibili per l'acquirente e scegliere se raccogliere le informazioni sull'indirizzo di fatturazione e di spedizione. Le impostazioni dei pagamenti online sono ereditate dalle impostazioni di pagamento del checkout.

• Per accettare pagamenti online, attivare l'interruttore Cassa. Se l'interruttore della cassa è disattivato, le opzioni seguenti non saranno disponibili.
  • Selezionare le caselle di controllo accanto alle forme di pagamento che si desidera accettare (ad esempio, carta di credito o di debito o pagamenti con addebito bancario, come ACH).
  • Per raccogliere le informazioni sull'indirizzo di fatturazione al momento del checkout, selezionare la casella di controllo Raccogli indirizzo di fatturazione per gli acquisti con carta di credito.
  • Per raccogliere le informazioni sull'indirizzo di spedizione al momento del checkout, selezionare la casella di controllo Raccogli indirizzo di spedizione. Quando l'acquirente inserisce le informazioni sulla spedizione, potrà scegliere solo tra i Paesi impostati nelle impostazioni di pagamento.
  • Per consentire ai clienti di inserire un importo personalizzato al momento del pagamento, selezionare lacasella di controllo Consenti al cliente di pagare un importo inferiore al saldo dovuto . Se si desidera registrare un pagamento manuale o esistente come pagamento parziale, è possibile farlo dalla pagina dell'indice delle fatture. Gli importi dei pagamenti personalizzati devono essere inferiori al saldo totale dovuto.

Impostazioni avanzate

Nella sezione Impostazioni avanzate è possibile personalizzare la lingua e il locale della fattura, nonché l'URL della fattura. Per accedere alle impostazioni avanzate, fare clic su Impostazioni avanzate.

• Per impostazione predefinita, la lingua utilizzata per i titoli e le etichette della pagina è l'inglese. Per cambiare la lingua, fare clic sul menu a discesa Lingua e selezionare una lingua.
• Per impostazione predefinita, il formato della data e dell'indirizzo è quello degli Stati Uniti. Per modificare questo formato, fare clic sul menu a discesa Locale e selezionare un locale.
• Per impostare un URL di fatturazione personalizzato utilizzando uno qualsiasi dei domini collegati, fare clic sul menu a discesa Dominio, quindi selezionare un dominio. È anche possibile inserire uno slug personalizzato alla fine dell'URL, inserendo un valore nel campo Content slug. Un'anteprima dell'URL della fattura viene visualizzata sotto i campi dell'URL.
• Se nel proprio account sono stati impostati degli ID fiscali e si desidera includerli nella fattura, selezionare le caselle corrispondenti .

Salvare e finalizzare

In qualsiasi momento della creazione della fattura, è possibile fare clic su Salva in alto a sinistra per salvare la fattura come bozza. È possibile tornare su una fattura in bozza in qualsiasi momento per modificarla o eliminarla. È anche possibile fare clic su Anteprima in alto a destra per vedere come apparirà la fattura all'acquirente.

Se siete pronti a finalizzare la fattura, potete inviarla all'acquirente:

• In alto a destra, fare clic su Finalizza. Una volta finalizzata, una fattura non può essere cancellata.

• Nella finestra di dialogo, controllare la clausola di esclusione della responsabilità, quindi fare clic su Finalizza.

Inviare la fattura

Dopo aver finalizzato la fattura, apparirà una finestra di dialogo con le opzioni per l'invio della fattura all'acquirente tramite e-mail. È possibile chiudere la richiesta facendo clic sulla X e inviarla in un secondo momento. Le e-mail di promemoria sono gestite dalle impostazioni della fattura.

• Per prima cosa, impostate i campi dell'indirizzo e-mail:
  • Il campo A viene automaticamente riempito con l'indirizzo e-mail del contatto associato alla fattura. Per modificare questo indirizzo, fare clic sul menu a discesa e selezionare un contatto. È anche possibile inserire un nuovo indirizzo e-mail e HubSpot creerà automaticamente un record del contatto dopo l'invio.
  • Per aggiungere un indirizzo e-mail al campo Cc , fare clic sul menu a discesa, selezionare i contatti o inserire indirizzi e-mail personalizzati. È possibile aggiungere fino a nove indirizzi e-mail nel campo CC.
  • Se nelle impostazioni della fattura è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, il campo Da verrà automaticamente riempito con l'indirizzo e-mail predefinito. Altrimenti, sarà riempito con l'indirizzo e-mail personale. Se è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, ma è stata attivata l'impostazione che consente agli utenti di inviare le fatture dalla loro e-mail personale o da altre e-mail del team a cui hanno accesso, sarà possibile selezionare un indirizzo e-mail diverso.
    • Se non è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, l'indirizzo e-mail selezionato diventerà l'indirizzo predefinito per i futuri invii di fatture, ma potrà essere modificato prima di ogni invio.
    • Le risposte a questa e-mail saranno indirizzate all'indirizzo Da . Se si seleziona un indirizzo e-mail utilizzato per una casella di posta elettronica collegata, comprese le caselle di posta elettronica condivise del team, è possibile gestire il follow-up nella casella di posta in arrivo delle conversazioni di HubSpot.
• Fare clic su Invia fattura. L'acquirente riceverà un'e-mail contenente i dettagli della fattura con un link per visualizzarla nel suo browser e una versione PDF della fattura come allegato.
• Per comporre manualmente un'e-mail individuale con un link alla fattura, fare clic su Scrivi e-mail manualmente.

Creazione automatica di fatture

Creare e inviare automaticamente fatture ricorrenti, utilizzando gli abbonamenti

Per automatizzare la fatturazione in base a un abbonamento, procedere come segue.

Visualizzare le fatture create automaticamente dai pagamenti tramite link o preventivi

Quando viene creata automaticamente una fattura da un link di pagamento o da un preventivo, la fattura viene associata al pagamento.

È possibile visualizzare le fatture dalla pagina dell'indice delle fatture, oppure visualizzare la fattura associata dal record del pagamento stesso. La fattura non viene inviata automaticamente al cliente. Se si desidera inviare la fattura, seguire i seguenti passaggi.

Gestire le fatture

Dopo aver creato le fatture, è possibile gestirle dalla pagina di indice delle fatture, come per gli altri record del CRM.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
• Fare clic sul nome della fattura.
• Nel pannello di destra è possibile impostare il proprietario della fattura tramite il campo Proprietario, visualizzare le proprietà dell'azienda, vedere i pagamenti effettuati e gestire le associazioni della fattura, compresa l'aggiunta di altri contatti e aziende.

Gestire le fatture emesse

• Modifica: continua a impostare la fattura.
• Visualizza la cronologia delle proprietà: controlla i valori passati delle proprietà della fattura.
• Clona: crea una nuova fattura con gli stessi dettagli.
• Elimina: cancella la bozza della fattura.

Gestire le fatture finalizzate

Per le fatture finalizzate, è possibile accedere alle seguenti opzioni facendo clic sul menu a discesa Azioni in alto a destra:

• Modifica: se l'impostazione per la modifica delle fatture è stata attivata, i Super Amministratori e gli utenti con il permesso di modifica delle fatture possono modificare le fatture finalizzate dalla pagina dell'indice delle fatture. Una volta salvate le modifiche, si consiglia di inviare una comunicazione al cliente per informarlo che la fattura è stata modificata, includendo i dettagli delle modifiche.

• Record di pagamento: contrassegnare manualmente la fattura come pagata creando un nuovo record di pagamento o applicandone uno esistente. Dopo aver selezionato questa opzione:
  • Per creare un nuovo record di pagamento, compilare i campi dei dettagli del pagamento nella barra laterale destra, quindi fare clic su Record payment. Il pagamento apparirà sotto Pagamenti quando si visualizzeranno i dettagli della fattura.
  • Per applicare un pagamento esistente alla fattura, nella barra laterale destra fare clic sulla scheda Applica esistente. Cercare quindi un record del contatto in base all'importo del pagamento, all'ID o all'indirizzo e-mail del contatto associato al pagamento. Selezionare il pagamento, quindi fare clic su Applica pagamento. Il pagamento apparirà tra i Pagamenti quando si visualizzeranno i dettagli della fattura.

Attenzione: quando sicontrassegna manualmente la fattura come pagata, i contatti non riceveranno automaticamente una ricevuta. Se è necessaria una ricevuta, è possibile inviarla al contatto dalla pagina dell'indice dei pagamenti.

• • Per eliminare un pagamento:

• • • Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
    • Fare clic sul nome della fattura.
    • Nella barra laterale destra, nella sezione Pagamenti, fare clic su Visualizza pagamento associato.
    • Fare clic sull'importo del pagamento.
    • Fare clic sul menu a discesa Azioni in alto a destra, quindi su Elimina.
    • Fare clic su Elimina record per confermare.

• Visualizza fattura: apre la fattura in una scheda separata del browser.
• Visualizza la cronologia delle proprietà: controlla i valori passati delle proprietà per la fattura.
• Copia link: copia l'URL della fattura per inviarla a un acquirente.
• Invia: invia la fattura tramite un'e-mail. Per saperne di più sull'invio di e-mail di fatturazione.
• Scarica: scarica un PDF della fattura.
• Clona: crea una nuova fattura con gli stessi dettagli.

• Elimina: se l'impostazione per eliminare le fatture è stata attivata, i Super Amministratori e gli utenti con il permesso di modifica delle fatture possono eliminare le fatture finalizzate non pagate dalla pagina dell'indice delle fatture. L'eliminazione delle fatture è permanente e non può essere annullata.

Attenzione: i numeri delle fatture continueranno ad aumentare in sequenza a partire dall'ultima fattura creata (anche se questa o altre fatture sono state eliminate). Pertanto, l'eliminazione di una fattura può creare un vuoto permanente nella numerazione delle fatture. La numerazione può essere ripristinata solo se tutte le fatture vengono eliminate (ma le fatture pagate non possono essere eliminate). Si consiglia di consultare il team di contabilità per assicurarsi che il sistema funzioni con i sistemi attuali.

• Annulla: contrassegna la fattura come nulla. Dopo aver contrassegnato una fattura come nulla, non è più possibile riscuotere il pagamento della fattura o annullarla. Non è possibile annullarla.
  • Se è stato effettuato un pagamento online a fronte della fattura, non è possibile annullare la fattura, anche se viene emesso un rimborso.
  • Se è stato registrato un pagamento manuale a fronte della fattura, il pagamento deve essere cancellato prima di poterlo annullare.

Filtrare ed esportare le fatture

• Fare clic su Filtri avanzati in alto a sinistra.
• Nel pannello di destra, fare clic su + Aggiungi filtro per impostare un nuovo filtro.
• Cercare e selezionare la proprietà che si desidera filtrare, quindi impostare i criteri del filtro.
• Per selezionare un'altra proprietà, fare clic su AND o OR. Per saperne di più sull'impostazione dei filtri e sul salvataggio delle viste.
  
  
• Per modificare le colonne visualizzate nella tabella, fare clic su Modifica colonne in alto a destra della tabella.
• Fare clic su Esporta in alto a destra della tabella per esportare tutte le fatture, oppure selezionare le caselle di controllo accanto alle fatture che si desidera esportare, quindi fare clic su Esporta. Per saperne di più sull'esportazione dei record.

Inviare le fatture

Dopo aver creato una fattura, è possibile condividerla tramite un link diretto o un'e-mail, oppure inserire le fatture durante la composizione dei messaggi sui record del CRM e nella Posta in arrivo delle conversazioni.

Per inviare la fattura in un'e-mail:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
• Fare clic sul nome della fattura.
• Nella barra laterale destra, fare clic su Azioni, quindi selezionare Invia.
• Nella finestra di dialogo, configurare i campi dell'indirizzo e-mail, quindi fare clic su Invia fattura.

• L'acquirente riceverà quindi un'e-mail contenente i dettagli della fattura con un link per visualizzarla nel proprio browser e una versione PDF della fattura come allegato.

È anche possibile inviare manualmente un'e-mail con un link alla fattura o inserire il link nei messaggi.

Nota bene: se si invia una fattura in un'e-mail scritta manualmente o inserendo un link, la proprietà Data ultimo invio non verrà aggiornata. Per saperne di più sulle proprietà delle fatture.

Per inviare manualmente un'e-mail individuale con un link alla fattura:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
• Fare clic sul nome della fattura.
• Nella barra laterale destra, fare clic su Azioni, quindi selezionare Invia.
• Nella finestra di dialogo, fare clic su Scrivi e-mail manualmente. Si verrà reindirizzati al record della trattativa associato alla fattura, dove sarà possibile comporre l'e-mail. Il link alla fattura sarà automaticamente incluso nel corpo dell'e-mail.
• Dopo aver composto l'e-mail, fare clic su Invia.

Per condividere un link diretto a una fattura:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
• Fare clic sul nome della fattura.
• Nella barra laterale destra, fare clic su Azioni, quindi selezionare Copia collegamento.

• È quindi possibile inserire il link nella piattaforma di messaggistica preferita e l'acquirente può fare clic sul link per visualizzare la fattura all'URL configurato durante la creazione della fattura.

Per inserire una fattura in un'e-mail o in un messaggio individuale nella Posta in arrivo delle conversazioni:

• Nello strumento di composizione dei messaggi, fare clic su Inserisci, quindi selezionare Strumento di composizione.
• Selezionare una fattura o fare clic su Gestisci per accedere alla pagina di indice delle fatture.

Dopo aver selezionato una fattura, verrà aggiunto un collegamento ipertestuale al messaggio utilizzando il numero della fattura.

Rivedere la cronologia delle modifiche

È possibile visualizzare la cronologia delle modifiche apportate a una fattura, compresi i cambiamenti di stato e quando sono state inviate le e-mail di fatturazione, quali utenti hanno eseguito l'azione e la data e l'ora in cui si è verificata l'azione.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
• Fare clic sul nome della fattura.
• Nel pannello di destra, scorrere fino al pannello dello storico.

Nota bene: attualmente le integrazioni con i conti Hubspot, come Quickbooks Online e Xero, non supportano la sincronizzazione delle fatture da HubSpot. Tuttavia, è possibile esportare i record delle fatture e caricarli nel proprio sistema contabile. È possibile iscriversi agli aggiornamenti sulle nuove funzionalità di integrazione delle fatture, come la sincronizzazione delle fatture, compilando questo modulo.